Ćwiczenia 4 20.11.2007

formalizacja - unormowanie i utrwalenie w formie pisemnej określonych instytucji za pomocą statutów, instrukcji, regulaminów

wzorce działania

hipoteza - określa sytuację organizacyjną w jakiej może się znaleźć podmiot

dyspozycja - wskazuje sposób zachowania się podmiotu

środki pobudzania - bodźce, które mogą być użyte gdy podmiot nie zachowa się zgodnie ze wzorcem

klasyfikacja wzorców

I

- techniczne - regulują stosunki między ludźmi a aparaturą

- społeczne - regulują stosunki między ludźmi w procesie działania

II - wg sposobu rejestracji

- pamięciowe - zapisywane w ludzkiej pamięci

- zapisane

III - ze względu na podmiot tworzący wzorzec

- prawne utworzone przez państwo

- pozaprawne tworzone dla potrzeb wewnętrznych instytucji

stopień formalizacji (stany skrajne)

- stan niedoformalizowania - formalizacja nie obejmuje wszystkich elementów jakie powinny być sformalizowane, niedokładnie reguluje - skutkiem tego stanu są spory kompetencyjne, niewykonane zadania

- stan przeformalizowania - nadmierna szczegółowość regulacji (a nie można przecież przewidzieć wszystkich przyszłych sytuacji) - skutkiem tego stanu są konflikty, wątpliwości interpretacyjne, pracownik nie wykazuje się kreatywnością i inicjatywą, organ działa wolno

Optymalny stopień formalizacji pozwala na sprawne funkcjonowanie organizacji

przejawy formalizacji

- statuty

- procedury postępowania

- regulamin

- instrukcje

- schematy organizacyjne

statut - przepisy regulują formy zależności organizacyjnej i funkcjonalnej danej jednostki oraz podział kompetencji w jej obrębie a także cele jej działania

regulamin - służy określeniu zasad, przesłanek i trybu powtarzających się działań w ramach rygorów administracyjno-prawnych - np. regulamin pracy, regulamin organizacyjny

schemat organizacyjny - sposób uporządkowania elementów, instytucji, ogniw organizacji (stanowisk pracy). Schemat organizacyjny to instytucja narysowana na papierze, wskazuje się na nim podległości służbowe, współdziałanie, podstawowe wyznaczniki (rozpiętość kierowania i ilość szczebli organizacji)

instrukcje obiegu dokumentów - określają zasady, wymogi, przebieg czynności związany z zatwierdzeniem i kontrolą przebiegu dokumentów w organizacji

znalezienie optymalnego stopnia formalizacji zależy min. od:

- celów

- rozmiarów organizacji

- rodzaju

- metod realizacji zadań

wyższej formalizacji sprzyjają

- wysoki stopień złożoności celu

- wysoka waga zadań realizowanych

- wysoka podzielność zadań

- duża ilość pracowników

Formalizacja pociąga za sobą koszty. Tworzenie reguł musi być poprzedzone badaniami. Powstają koszty związane z ograniczeniem inicjatywy pracowników, obniżeniem elastyczności w zakresie realizacji zadań.

Organizacja urzędu administracyjnego

urząd - część aparatu administracyjnego wyodrębniona rzeczowo i organizacyjnie

Różnice:

- nazwa

- zakres działania - ustawowo przyznany

- załatwianie określonych spraw - f. zewnętrzna

- wykonywanie f. kierowniczej - f. wewnętrzna

Efektywna realizacja zadań przez urząd wymaga właściwego podziału pracy między urzędnikami zatrudnionymi np. podział wg roli jednostki organizacyjnej (wydziały, departamenty załatwiające sprawy merytoryczne).

zasady grupowania zadań

- grupowanie zadań jednorodnych pod względem rzeczowym

- jednolitość podstaw prawnych

- specjalistyczne wymagania wobec pracowników (merytoryczne itp.)

Kierowanie urzędem jest to samodzielna funkcja, odrębna od funkcji zewnętrznej urzędu.

- bezpośrednie rozstrzyganie spraw jednostek

- rozpatrywanie sprzeciwów, kontrola, nadzór w pracy

- zadania kierownicze:

- planowanie pracy

- organizowanie - czynności, których celem jest powiązanie ich w większe całości np. tworzenie struktur organizacyjnych, podział pracy, przydział zadań

- motywowanie - podejmowanie działań których celem jest wywołanie u pracowników pożądanego stosunku do pracy. Bodźce mogą mieć charakter pozytywny i negatywny (eliminowanie zachowań niezgodnych z oczekiwaniami kierownika)

- kontrolowanie - konieczny element wszelkich działań. Funkcja realizowana osobiście lub za pomocą wyspecjalizowanych służb

I

- systematyczne - realizowane w sposób ciągły

- doraźne - przeprowadzane w razie potrzeby

II

- faktyczna

- dokumentalna

III

- uprzednia

- bieżąca

- następcza

2

---