Outsourcing
Spis treści.
1. Wstęp. 3
2. Korzyści z wprowadzenia umowy outsourcingowej. 4
3. Powodzenie umowy outsourcingowej. 6
4. Kolejne etapy wdrożenia umowy outsourcingowej. 6
5. Główne elementy umowy outsourcingowej. 7
6. Wady umów outsourcingowych. 7
7. Działalność outsourcingowa firmy Informix. 8
8. Zakończenie. 91. Wstęp.
Przedsiębiorstwa poszukują coraz lepszych metod zarządzania i wykorzystywania własnego majątku. Jedną z takich metod, która obecnie znajduje coraz więcej zwolenników jest outsourcing czyli podwykonastwo.
Outsourcing to wykorzystywanie zasobów zewnętrznych, zamiast pozyskiwania i wykorzystywania ich lokalnie i sprowadza się do powierzania niektórych elementów organizacji przedsiębiorstwa innym firmom do odpłatnego zarządzania i wykonywania za nich określonych funkcjonalnych zadań. Outsourcing polega na takim zorganizowaniu firmy, aby niektóre z jej działań odbywały się poza nią i kontrolowane były przez firmy zewnętrzne. Obejmują one swym zasięgiem opiekę nad stanowiskami o rutynowym zakresie obowiązków, a co za tym idzie o wysokiej rotacji. Dzięki zapewnieniu przez firmę zewnętrzną wykwalifikowanego personelu na takich stanowiskach przestaje pojawiać się problem wakatu. Obecnie outsourcing ma największe zastosowanie w sferze usług komputerowych IT (Information Technology) z powodu bardzo wysokich kosztów przeprowadzanych na bieżąco nieustannie zmian technicznych. Coraz bardziej popularne, również w Polsce staje się przekazywanie firmom zewnętrznym niezbędnych dla właściwego funkcjonowania przedsiębiorstwa czynności odbiegających od profilu działalności zasadniczej, takich jak: administrowanie płacami, księgowości, rekrutacji pracowników, ochrony mienia, telemarketingu w połączeniu z obsługą klienta, prowadzenia recepcji, szkoleń czy prowadzenia bufetu. Outsourcing stosowany jest zwykle, gdy zasoby zewnętrzne są dostępne, wysokiej jakości i tańsze od wewnętrznych. Każda firma realizuje co jakiś czas określony projekt, który wymaga zatrudnienia zewnętrznych ekspertów, którzy dysponują niezbędną wiedzą i doświadczeniem w realizacji podobnych projektów oraz umiejętnościami koordynacji i zarządzania projektami.
Korzenie outsourcing'u sięgają lat siedemdziesiątych. Outsourcing pojawił się po raz pierwszy w Stanach Zjednoczonych, kolebce innowacji w zakresie zarządzania, skąd jego bardziej zaawansowane formy przenikają do nas. Stopniowo coraz więcej przedsiębiorstw dochodziło do wniosku, iż nie będą w stanie stać się ekspertami w więcej niż jednej, dwóch dziedzinach. Doprowadziło to do wyzbywania się przez przedsiębiorstwa różnych sfer swej działalności i powierzeniu ich prowadzenia specjalistom. Z czasem zmieniła się wyraźnie struktura wielkich korporacji, które coraz częściej stanowią globalny szkielet z tysiącami małych firm partnerskich. Według Economic World Summit w Stanach Zjednoczonych i Europie Zachodniej przedsiębiorstwa najczęściej decydują się na outsourcing działu IT (30%), kadr (16%), dystrybucji i logistyki (14%) oraz księgowości i finansów (11%). Przykładem jest tutaj firma Nike, producent odzieży i obuwia sportowego, która nie posiada żadnej fabryki, a całą produkcję oddaję „na zewnątrz”. Sama firma zajmuje się kreowaniem i zarządzaniem swoja marką i rozwojem firmy.
2. Korzyści z wprowadzenia umowy outsourcingowej.
W wyniku podpisania umowy outsourcingowej zleceniodawca może odnieść wiele korzyści. W zależności od tego w jakiej sferze działalności firmy będzie obowiązywał outsourcing mogą to być następujące korzyści:
Obniżenie kosztów, ponieważ nie musi ponosić kosztów związanych z stworzeniem i utrzymaniem stanowiska pracy, kosztów ubezpieczeń zdrowotnych, emerytalnych, szkolenia pracownika.
Powierzenie czynności organizacji firmy grupie fachowców, którzy wiedzą, umiejętnościami i doświadczeniem przewyższają zwykle naszych pracowników. Firma outsourcingowa wykonując podobne czynności w wielu firmach może zatrudnić fachowców, ponieważ jest konkurencyjna płacowo.
Uzyskamy większą stabilność opieki nad powierzonym majątkiem i funkcjami organizacyjnymi naszej firmy - brak uzależnienia od choroby, urlopu, opieki nad dzieckiem.
Możliwość korzystania z usług ekspertów o dużym doświadczeniu i fachowości, których zatrudnienie byłoby zbyt drogie i nieracjonalne.
Umowa z firma outsourcingową to więcej niż zatrudnienie pojedynczego fachowca. Specjalista skierowany do współpracy z przedsiębiorstwem korzysta z całej wiedzy zgromadzonej w firmie doradczej, z firmowych baz danych oraz innych ekspertów.
Możliwość obejścia blokady etatów. Przy wykonywaniu pracy specjalista korzysta ze stanowiska [racy, oprzyrządowania i oprogramowania firmy outsourcingowej.
Bardziej efektywne wykorzystanie czasu pracy. W przeciwieństwie do pracownika zatrudnionego na etacie firma w ramach outsourcingu pracuje wtedy, gdy jest coś do zrobienia. Nie liczy godzin nadliczbowych, a jeśli istnieje taka potrzeba pracuje również w soboty i niedziele.
Nie występuje uzależnienie firmy od osoby, która ma dostęp do informacji poufnych i może w przypadku ewentualnych konfliktów czynić szkody w firmie.
Łatwy dostęp do najnowszych technologii informatycznych, w przypadku outsourcingu informatycznego.
Uwalnia osoby zarządzające przedsiębiorstwem od czasochłonnych czynności administracyjnych i umożliwia koncentrację uwagi na podstawowej działalności firmy.
Pozwala utrzymać pożądany poziom etatów, zapewniając jednocześnie wystarczającą liczbę odpowiednio wykwalifikowanego personelu.
Pomaga w zwiększaniu wydajności wszystkich komórek organizacyjnych firmy, dzięki oddelegowaniu rutynowych i czasochłonnych zadań na zewnątrz.
Zapewnia wysoką jakość usług w oparciu o dotychczasowe doświadczenia oraz specjalizację firm świadczących omawiane usługi.
Może wpłynąć na wyraźne zmniejszenie wysokości inwestycji, bo płacisz za usługę, a nie musisz inwestować w infrastrukturę. W każdym razie nie ma potrzeby natychmiastowego i trwałego angażowania kapitału firmy w sferę obsługiwaną przez outsourcing.
Ryzyko starzenia się technologii spada na barki firmy outsourcingowej.
Możliwość dostępu do najnowszych osiągnięć z dziedziny zarządzania i organizacji.
Wsparcie telefoniczne, możliwość korzystania z najnowszych osiągnięć z dziedziny przesyłania usług teleinformatycznych itp.
Powodzenie umowy outsourcingowej.
Powodzenie umowy outsourcingowej zależy w dużej części od początkowej jej fazy. Outsourcing powinien być wdrażany etapami i wszystkie te etapy powinny być w miarę precyzyjnie zapisane w umowie. Przejęcie opieki nad określoną sferą działalności firmy przez drugą firmę wymaga dobrego poznania się i zdobycia zaufania przez obie strony umowy outsourcingowej. Najlepiej prześledzić tę fazę na przykładzie firmy informatycznej Informix.
Etapy wdrożenia umowy outsourcingowej.
Inwentaryzacja sprzętu i oprogramowania używanego przez zleceniodawcę.
Podpisanie „Umowy Serwisowej i Administracyjnej” na okres trzech miesięcy. W tym okresie zazwyczaj następuje uporządkowanie systemy informatycznego klienta oraz wypracowanie procedur współpracy obu stron z uwzględnieniem lokalnej specyfiki.
Po upływie trzech miesięcy strony analizują przebieg i warunki dotychczasowej współpracy i wprowadzają w miarę potrzeby poprawki do umowy.
Stała opieka nad systemem informatycznym Zleceniodawcy zgodnie z podpisaną „Stałą Umową Opieki Serwisowej i Administracyjnej”.
Główne elementy umowy outsourcingowej:
Umowa długookresowa stała.
Wynagrodzenie stałe zryczałtowane, płatność w ratach miesięcznych, a dodatkowo wynagrodzenia za każdą godzinę przeprowadzoną ponad uzgodniony limit.
Wady umów outsourcingowych.
Klienci decydując się na outsourcing muszą sobie uświadomić, że istnieje niebezpieczeństwo, iż firma outsourcingowa nie wywiąże się z wcześniej uzgodnionych zobowiązań, zrealizuje usługę w mniejszym zakresie lub nie dotrzyma terminów umowy. Zawsze istnieje zagrożenie, że usługodawca może w sposób nieuczciwy wykorzystać klienta. Ponieważ usługobiorca pokrywa koszty działalności firmy outsourcingowej, to w przypadku jej dominacji na lokalnym rynku usług nie stara się minimalizować swoich kosztów, narażając klienta na dodatkowe, częste zbędne wydatki.
Odbiorca usług firmy outsourcingowej powinien dbać o to aby stale kontrolować jakość oferowanych usług i mieć zasadniczy wpływ na decyzje dotyczące kierunków rozwoju informatyzacji. Jeśli bowiem zarząd przedsiębiorstwa straci panowanie nad systemami informatycznymi, może także utracić kontrolę nad całą działalnością podstawową. W skrajnym przypadku firma outsourcingowa może zacząć zachowywać się jak konkurent swojego klienta lub dążyć do przejęcia jego firmy, albo też nadużyć swych uprawnień i wykorzystać dostęp do informacji (np. do planu finansowego) we współpracy z innymi przedsiębiorstwami. Klient może mieć również trudności z porzuceniem tej formy współpracy, ponieważ jest to bardzo kłopotliwe.
Można stwierdzić, że outsourcing nie może oznaczać całkowitej rezygnacji z kontroli systemu informatycznego przedsiębiorstwa. Mimo, że wykonawca tego typu usług zarządza systemem informatycznym zleceniodawcy i odpowiada za wykonanie codziennych zadań, to kierownictwo przedsiębiorstwa musi stale go kontrolować.
Działalność outsourcingowa firmy Informix.
Niewątpliwie podstawowym motywem wprowadzania w organizacji gospodarczej outsourcingu informatycznego jest redukcja kosztów działania własnych systemów komputerowych. Jednakże coraz większe znaczenie ma również dążenie do realizacji usług na coraz wyższym poziomie. Znalezienie dobrego usługodawcy daje dostęp do całkowicie nowej wiedzy, zwiększając równocześnie elastyczność organizacji w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu rynkowym. Firma Informix wychodząc naprzeciw potrzebom firm poszukujących możliwości realizacji własnych działań informatycznych na zewnątrz oferuje pakiet usług tzw. selektywnego outsourcingu. Określenie selektywny oznacza w tym przypadku, że klient może wybrać taki zakres usług informatycznych, realizowanych dla niego przez Informix, które mu najbardziej odpowiadają.
Obecnie podstawowymi usługami firmy Informix, które stały się przedmiotem zainteresowania firm są:
Zarządzanie systemami.
Informix zarządza i prowadzi bieżący nadzór nad rozwojem środowiska systemowego, zwłaszcza w zakresie architektury klient-serwer. Pomoc Informix polega również na określaniu pojawiających się nowych potrzeb klientów w zakresie sprzętu i oprogramowania. Różnego typu statystyki prowadzone podczas działania systemów pozwalają określać i wzmacniać ich najsłabsze punkty.
Zarządzanie siecią.
Informix administruje, zarządza, monitoruje i rozwija całe środowisko sieciowe klienta bez względu na jego rozległość. W tym zakresie bardzo istotną pomoc daje jeden z najbardziej popularnych systemów do zarządzania OpenView, umożliwiający obserwację i zmianę konfiguracji sieci komputerowej. Współpraca oprogramowania Informix z systemami IOS firmy Cisco umożliwia kontrolę sieci do poziomu poszczególnych urządzeń sieciowych.
Zarządzanie środowiskiem komputerów PC.
Informix prowadzi w ramach całej organizacji działania integracyjne obejmujące pełną obsługę środowiska komputerów PC. Działania te są realizowane przede wszystkim na platformie oprogramowania firmy Microsoft. Ujednolicanie oprogramowania, zwłaszcza w zakresie aplikacji biurowych, wiąże się ze znaczną obniżką kosztów korzystania ze sprzętu PC. Klient w każdej chwili może również korzystać z interakcyjnej pomocy technicznej udzielanej bezposrednoi przez telefon (Help Desk).
Serwis ratunkowy.
Serwis ratunkowy jest uruchamiany w sytuacjach występowania różnego typu katastrof, takich jak klęski żywiołowe, atak terrorystyczny, kradzież, czy awarie zasilania o szerokim zasięgu. Serwis ratunkowy prowadzony przez Informix gwarantuje, że systemy informatyczne organizacji dotkniętej katastrofą będą mogły wznowić działania w ciągu 24 godzin lub szybciej.
Zakończenie.
Outsourcing traktowany był dotychczas jedynie jako narzędzie biznesu. Dzisiaj zaczyna wykraczać daleko poza takie rozumienie. Dzisiejsi menedżerowie coraz lepiej rozumieją istotę i przydatność usług outsourcingowych dla ich własnych przedsiębiorstw. Wraz z wyjściem poza obszar Ameryki Północnej, gdzie outsourcing się narodził i rozprzestrzenieniem się na cały świat, tworzy on niepowtarzalną wartość. Tak więc outsourcing ewoluując od działu zarządzania do dojrzałej gałęzi przemysłu staje się fenomenem nadchodzącego wieku i co ważniejsze jego przyszłość jawi się w coraz jaśniejszych barwach.
Outsourcing jest dziś jedną z najbardziej żywotnych gałęzi gospodarki. Posiadając własne standardowe, narzędzia specjalistyczne oprogramowanie, usługi, stowarzyszenia, konferencje nabiera coraz większego znaczenia.
Harvard Business Review określił outsourcing największym odkryciem ostatnich 75 lat. Badania przeprowadzone przez magazyn Fortune jednoznacznie wskazują, że wiodące firmy aktywnie wykorzystują w swojej działalności outsourcing w celu osiągnięcia wyników gospodarczych.
Zjawisko to obrazują następujące liczby:
W 1996 roku firmy amerykańskie przeznaczyły na outsourcing więcej niż 100 miliardów USD,
W 1997 roku wartość usług outsourcingowych na rynku europejskim zamknęła się liczbą ponad 15 miliardów USD. Oczekuje się, że na koniec roku 2001 osiągnie sumę 27 miliardów USD,
Ponad 90 % organizacji gospodarczych wykorzystuje w swej działalności outsourcing w przynajmniej jednej dziedzinie,
Wg szacunków globalne wydatki na outsourcing osiągną w 2001 roku 318 miliardów USD.
Outsourcing zaczyna odgrywać kolosalne znaczenie i coraz większy krąg organizacji będzie wkrótce ogarnięty jej ideą. Stwarza ona bowiem duże możliwości rozwoju i pozwala na osiągnięcie wielu sukcesów zarówno firmom jak i kierującymi nimi menadżerom.
„Outsourcing -alternatywa zarządzania systemem informatycznym przedsiębiorstwa”, Rzeczpospolita, str.13., 1996 r.
„Outsourcing informatyczny”, Computerworld, 04.08.2000 r.
10
Kraków 2002