Outsourcing - wykorzystywanie zasobów zewnętrznych, zlecanie wyspecjalizowanym podmiotom zewnętrznym procesów niezbędnych dla funkcjonowania własnego przedsiębiorstwa, które zostaną tam zrealizowane efektywniej niż byłoby to możliwe we własnym zakresie. Outsourcing jest częścią szerszego zagadnienia - strategii przedsiębiorstwa w obszarze sourcingu.

Zwykle dotyczy to zadań pomocniczych, nie związanych bezpośrednio z uzyskiwaniem dochodu. Współcześnie bardzo często outsource'owane są usługi ochroniarskie, prawnicze, informatyczne, księgowe, rekrutacyjne, wynajem pracowników (outosourcing personalny), utrzymywanie czystości itd. Niektóre firmy idą znacznie dalej, outsource'ując np. support lub część produkcji. Wśród dużych zachodnich koncernów rozpowszechniła się praktyka outsource'owania znacznej części produkcji do krajów o tańszej sile roboczej, zwłaszcza do krajów azjatyckich - szczególną popularnością cieszą się usługi firm hinduskich.

Najczęstszą przyczyną wprowadzania praktyk outsourcingowych jest chęć obniżenia kosztów i uniknięcia sytuacji korupcjogennych.

W przypadku gdy outsourcing okazał się błędną decyzją biznesową firmy realizują projekty insourcingowe.

Do zalet powierzenia części zadań firmie zewnętrznej można zaliczyć:

• optymalizacja kosztów obsługi,

• podniesienie bezpieczeństwa organizacji,

• przyjmowanie bez ograniczeń dodatkowych zleceń,

• nieponoszenie ryzyka kosztów pozyskania pracowników oraz ich szkolenia,

• niskie koszty zarządzania kontraktem,

• dostęp do specjalistów z wielu dziedzin,

• wyższa elastyczność.

Proces wdrożenia outsourcingu można ująć w pięciu krokach:

• analiza potrzeb i zasadności wprowadzenia usług outsourcingu w trakcie których określa się które funkcje mają być wydzielone,

• planowanie procesu wdrożenia, w czasie którego przygotowuje się procedury współpracy,

• realizacja,

• monitoring efektywności usługi outsourcingu,

• modyfikacja funkcjonowania procesu outsourcingu.

Blaski i cienie outsourcingu [edytuj]

Pracodawcy dzięki outsourcingowi płacą niższe składki i nie muszą prowadzić pełnej dokumentacji kadrowo-finansowej zatrudnionych przez firmę zewnętrzną pracowników.

Obniżenie kosztów odbywa się często kosztem pracownika zatrudnionego przez firmę świadczącą usługi outsourcingowe który po prostu zarabia mniej niż byłby zatrudniony w firmie macierzystej, choć sytuacja taka nie zawsze musi być regułą. Dotyczy to często ludzi o niskich kwalifikacjach zawodowych lub o niewielkim stażu pracy. Z drugiej strony outsourcing daje możliwość zdobycia doświadczenia zawodowego osobom o niewielkim stażu pracy i dla wielu stanowi start w karierze zawodowej.

Outsourcing to nie tylko zatrudnianie osób o niskich kwalifikacjach zawodowych, wykonujących proste prace manualne czy pracę fizyczną - ale w równie dużej mierze specjalistów w swoich dziedzinach. Jako przykład można tu wymienić branżę informatyczną. W obecnych czasach każda większa firma aby być konkurencyjną i istnieć na rynku musi posiadać swoją własną strukturę informatyczną. Lepiej jest danej firmie skupić się na działalności i rozwijaniu w swojej branży a informatykę powierzyć firmie posiadającej doświadczenie i specjalistów w branży IT - tak jest taniej i lepiej. Organizacja ma większą elastyczność finansową wynikającą z ograniczenia kosztów stałych oraz posiada możliwość lepszego zarządzania działalnością poboczną. Choć outsourcing może osłabić siłę zespołu przez zmianę funkcji wspierających, wymagać zaangażowania w koordynację przepływu informacji, osłabić zdolność organizacji uszczuplając jej bazę umiejętności oraz wzmocnić poczucie braku bezpieczeństwa wśród pracowników, wynikające z obawy, czy personel nadal będzie zatrudniany przez Organizację, czy zostanie przejęty przez firmę zewnętrzną wykonującą zlecenie.

Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my -- Henry Ford, 1923

Niebezpieczeństwa wynikające ze stosowania outsourcingu:

• wystąpienie możliwości uzależnienia się od firmy, której zlecono subprocesy,

• niemożność zachowania wysokiej jakości przy dużym udziale obcych komponentów,

• zatarcie obrazu firmy wśród klientów,

• możliwość poniesienia strat wynikających z niesolidności kooperantów,

• ujemne stosunki społeczne związane w redukcją personelu,

• ryzyko wzrostu kosztów.

Definicja

Wśród definicji występujących w literaturze przedmiotu, w których akcentowane są cechy charakterystyczne outsourcingu można przedstawić propozycję P. Bendora-Samuela, jednego z uznanych międzynarodowych autorytetów w tej dziedzinie. Autor określa outsourcing jako powierzenie przez organizację realizacji określonego procesu (własności procesu - process ownership) usługodawcy określając szczegółowo efekty, jakie zleceniodawca zamierza uzyskać, ale bez instrukcji dotyczących sposobu wykonywania poszczególnych zadań, pozostawiając inicjatywę w tym zakresie zleceniobiorcy [www.outsourcing-faq.com, 2005].

Powierzenie usługodawcy kompetencji decyzyjnych w zakresie sposobów realizacji zleconych zadań to warunek zastosowania outsourcingu, który został podkreślony również w definicji zaproponowanej przez innego specjalistę w tej dziedzinie Maurice'a F. Greavera Juniora. Według tego autora outsourcing polega na przekazaniu zewnętrznym usługodawcom zgodnie z postanowieniami w umowie (kontrakcie) powtarzających się wewnętrznych zadań organizacji, związanych z ich realizacją pracowników, maszyn, urządzeń, wyposażenia, technologii i innych zasobów oraz kompetencji decyzyjnych dotyczących ich wykorzystania [M. F. Greaver II, 1999, s. 3].

Z obydwu przedstawionych definicji wynika, że outsourcing dotyczy zlecania zadań, które dotychczas były realizowane w przedsiębiorstwie. Na tej podstawie prezentowaną formę współpracy można więc potraktować jako rozwiązanie podejmowane zazwyczaj w następstwie działań restrukturyzacyjnych. Zaprezentowana przez P. Bendora - Samuela definicja outsourcingu wskazuje natomiast na możliwość wykorzystania takich rozwiązań nie tylko do pojedynczych usług, czy nawet funkcji pomocniczych, ale zwłaszcza w zakresie procesów gospodarczych realizowanych wcześniej samodzielnie przez zleceniodawcę.

Związek outsourcingu z działalnością restrukturyzacyjną w przedsiębiorstwie podkreślony został także w polskojęzycznych opracowaniach min. J. Penca [1997] lub M. Trockiego [2001]. Pierwszy z wymienionych autorów zaakcentował wpływ wymienionego rozwiązania na zmiany struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa i jego kontaktów z otoczeniem [J. Penc, 1997, s. 13]. Outsourcing został w tym przypadku zdefiniowany jako: korzystanie z kompleksowych usług będących kombinacją różnorodnych usług cząstkowych sprzedawanych i rozliczanych jako jednostka, jakie oferują zewnętrzni wykonawcy (oferenci) [J. Penc, 1997, s. 302]. Takie ujęcie wykazuje pewne podobieństwo zwłaszcza do podejścia reprezentowanego przez wspomnianego wcześniej P. Bendora - Samuela.

M. Trocki natomiast w swojej pracy powołuje się na podejście przedstawione przez M. F. Greavera Juniora [1999] i definiuje outsourcing jako: przedsięwzięcie polegające na wydzieleniu ze struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa macierzystego realizowanych przez nie funkcji i przekazanie ich do realizacji innym podmiotom gospodarczym [M. Trocki, 2001, s. 13]. Autor proponuje użycie terminów „wydzielenie” lub „wyodrębnienie” jako polskojęzycznych odpowiedników outsourcingu, co wskazuje na postrzeganie prezentowanego rozwiązania jako działania o charakterze restrukturyzacyjnym.

Warto zwrócić uwagę, że zarówno M. Trocki, jak również J. Penc podejmując rozważania w zakresie outsourcingu akcentują zwłaszcza zmiany w przedsiębiorstwie macierzystym poprzedzające zastosowania wyróżnionej formy współpracy. Wspomniani wcześniej P. Bendor-Samuel i M. F. Greaver Junior podkreślają natomiast charakterystyczną cechę relacji pomiędzy zleceniodawcą a zleceniobiorcą polegającą na przejęciu przez zleceniobiorcę obok zasobów zleceniodawcy także kompetencji decyzyjnych dotyczących ich wykorzystania zgodnie z postanowieniami umowy pomiędzy partnerami.

Outsourcing a współpraca

W oparciu o koncepcję przedstawioną przez P. Bendora-Samuela obecnie należy podkreślić zasadniczą różnicę pomiędzy outsourcingiem a innymi formami współpracy z usługodawcą. Związana jest ona przede wszystkim z zakresem kompetencji decyzyjnych dotyczących możliwości wprowadzania zmian w zakresie zleconych zadań. W przypadku outsourcingu bowiem tzw. własność (ownership) zleconych zadań jest przekazywana zleceniobiorcy, a zleceniodawca określa tylko oczekiwania dotyczące efektów działania zleceniobiorcy. Inne formy współpracy z usługodawcą charakteryzują się natomiast pozostawieniem wyróżnionych kompetencji decyzyjnych zleceniodawcy, który nie tylko określa oczekiwane efekty, ale także przekazuje zleceniobiorcy instrukcje dotyczące sposobów realizacji zadań. Takie formy współpracy z usługodawcą wiążą się zazwyczaj z większym zaangażowaniem zleceniodawcy w kontrolowanie zleceniobiorcy, ale zleceniodawca może znacznie łatwiej zmienić kooperanta niż w warunkach powierzenia usługodawcy własności (ownership) zleconych zadań (czy także całego procesu).

Charakter i cele procesu

Outsourcing jest procesem o charakterze strategicznym, przebudowującym struktury organizacyjne w przedsiębiorstwie, mającym wpływ na funkcjonowanie procesów w nim zachodzących. W przypadku podziału procesu ze względu na cele, wyróżnia się outsourcing naprawczy (mający na celu wyjście przedsiębiorstwa z konkretnej, niekorzystnej sytuacji), dostosowawczy (zmiana struktury firmy dla lepszego dopasowania do nowych warunków rynkowych) oraz rozwojowy (zmiany prowadzące do efektywnego funkcjonowania w przyszłości, wynikające z odczytywania trendów rynkowych).

Korzyści z zastosowania outsourcingu

Analizy przedsiębiorstw, które zdecydowały się na przeprowadzenie outsourcingu wykazują, iż w następstwie odnotowano obniżkę kosztów uzyskania danej usługi, poprawę jej jakości, restrukturyzację poziomu zatrudnienia, a także zwiększoną elastyczność funkcjonowania organizacji w nowych warunkach.

---