7a Plan komunikacji ok

<Nazwa Projektu>

Plan komunikacji

Wersja <1.0>

[Text zawarty w nawiasach kwadratowych, napisany niebieską kursywą (styl=InfoBlue), jest zawarty jako wskazówka dla osoby tworzącej dokument. Powinien zostać skasowany przed opublikowaniem ostatecznej wersji dokumentu.]

[Aby dostosować automatyczne pola (gdy zaznaczone, mają szare tło) w Microsoft Word wybierz Plik>Właściwości i zamień Tytuł, Temat i Nazwę Firmy na odpowiednie wartości dla tego dokumentu. Po zamknięciu okna dialogowego, automatyczne pole mogą zostać zaktualizowane poprzez wybranie Edycja>Zaznacz wszystko (lub Ctrl+A) i naciśnięcie klawisza F9. Powyższa operacja musi zostać wykonana osobno dla Nagłówka i Stopki.]

Historia Zmian

Data	Wersja	Opis zmiany	Autor
<dd/mm/rr>	<x.x>	<szczegóły>	<nazwisko>

Spis treści

1. Wprowadzenie

Dokument Specyfikacji Wymagań

Wprowadzenie

Komunikacja w szerokim znaczeniu to wymiana informacji między jej uczestnikami. Dokument ten został stworzony aby usystematyzować sposób komunikacji w projekcie. Swoim zakresem obejmuje on sposób komunikacji między uczestnikami aktualnego projektu. Od samego początku tzn. od momentu nawiązania współpracy ze zleceniodawcą do momentu całkowitego zakończenia projektu.

Dalsza część tej części dokumentu zawiera cel, zakres dokumentu oraz definicje, akronimy oraz skróty w nim zawarte. Znajdziemy też tu spis dokumentów powiązanych i opis dalszej części projektu, w której to znajdzie się ogólny opis (diagram przypadków użycia i wnioski, oraz założenia i zależności), oraz zostaną opisane wymagania systemowe (zestawienie use-case'ów, wymagania niefunkcjonalne) na końcu znajdą się informacje pomocnicze.

Cel

Plan komunikacji w projekcie jest to dokument zapewniający strukturę, która pozwala na gromadzenie i przechowywanie informacji różnego typu i określającą wykorzystywane w tym celu metody. Ponadto opisywane procedury uwzględniają również sposoby gromadzenia i przekazywania danych aktualizujących oraz korygujących wcześniej rozesłane informacje.

Celem stworzenia tego dokumentu było usystematyzowanie procesu komunikacji w zespole projektowym miedzy jej uczestnikami. Ponieważ jest dużo nośników informacji: np. słowa (komunikacja werbalna), gesty, teksty, obrazy, dźwięki czy też sygnały bardzo istotną jest kwestia, aby były one zrozumiałe dla odbiorcy. Proces komunikacji przebiega według określonego modelu: nadawca -> kodowanie -> kanał komunikacji -> dekodowanie -> odbiorca. Aby cały projekt, którego system zarządzania został omówiony w dokumencie Plan Zarządzania Projektem (załącznik), zakończył się powodzeniem, należy zadbać, aby komunikacja odbywała się w odpowiedni sposób i zarówno nadawca jak i odbiorca nie mieli wątpliwości co do treści komunikatu.

Zakres

Dokument ten jest obwiązujący w czasie trwania całego projektu i swoim zakresem obejmuje wszystkie osoby z nim związane. Wszelkie przejawy komunikacji muszą opierać się na opisanych poniżej schematach. Ich przestrzeganie jest obligatoryjne na każdym szczeblu prowadzenia projektu.

W zakres zarządzania komunikacją włącza się:

Planowanie komunikacji,
Dystrybucja informacji,
Raportowanie z postępów,
Zamknięcie administracyjne,

Definicje, akronimy i skróty

Use-case - Opis zachowania systemu i jego odpowiedzi na zapytania z zewnątrz. Technika używana w celu zebrania wymogów funkcjonalnych system

Nadawca - osoba nadająca komunikat do innej osby (za pośrednictwem różnorodnych kanałów)

Odbiorca - osoba, do której kierowany jest komunikat,

SVN (Subversion) - wolne oprogramowanie na licencji Apache, zapisuje nie tylko zawartość poliku oraz informacje czy dany plik istnieje, alr także położenie pliku w katalogach, jego kopię, zmiany nazw.

Mind-map - szczególny rodzaj notowania pobudzający obie półkule ludzkiego mózgu w przeciwieństwie do tradycyjnego notowania linearnego. W centralnej części mapy należy umieścić kolorowy rysunek. Od niego powinny odchodzić grube linie z najważniejszymi hasłami. Od tych linii mogą odchodzić kolejne cieńsze z mniej ważnymi informacjami, a od nich jeszcze kolejne. Mapy myśli nie mają żadnych ograniczeń pod względem wielkości sporządzanych notatek.

Dokumenty powiązane

Plan Zarządzania Projektem

Data oddania: 27.11.2008

Osoba odpowiedzialna: Katarzyna Kolbrecka

Źródło: załącznik

Plan komunikacji - szablon

Data oddania: 9.12.2008

Osoba odpowiedzialna: Małgorzata Jaworska

Źródło: załącznik

Organizacja dokumentu

Dalsza część dokumentu zawiera w punkcie 2.1 ogólny kształt struktury wewnętrznej projektu oraz jej otoczenia. Dla każdej zdefiniowanej komórki znajduje się tam jej szczegółowy opis. W kolejnym punkcie opisane zostały ścieżki komunikacji, tzn. kiedy i w jaki sposób będą przesyłane pomiędzy stronami komunikacji. W punkcie 2.3 przedstawione są szablony komunikacji, które zostaną użyte do komunikacji opisanej w punkcie 2.2. Opis sposobu dokumentowania przebiegu komunikacji oraz sposób jej archiwizowania to zawartość punktu 2.4 niniejszego dokumentu.

Opis ogólny

Struktura

Proces komunikacji odbywa się według następującego modelu: nadawca -> kodowanie -> kanał -> dekodowanie -> odbiorca.

W projekcie przyjmuje się, iż do aktu komunikacji dojdzie tylko wówczas, gdy:

Informacja zostanie przekazana w języku zrozumiałym dla obu komunikujących się stron,
Zaistnieje skuteczny nośnik tej komunikacji,
Przekaz nie zostanie zniekształcony przez czynniki zewnętrzne,
Przekaz spotka się z odbiorem,
Informacja w założeniu będzie przeznaczona dla danego odbiorcy,

Za obowiązująca przyjmuje się model struktury sieciowej (z pewnymi odstępstwami), opiera się on na demokracji, w miarę możliwości każdy uczestnik projektu ma duży wpływ na podejmowane decyzje. Na potrzeby tego projektu uznaje się, iż rola lidera pozostaje cały czas po stronie kierownika projektu, który jest odpowiedzialny za koordynowanie, reprezentowanie zespołu i pełnienie funkcji administracyjnych. Komunikacja w zespole odbywa się na płaszczyźnie „każdy z każdym”, z zaznaczeniem roli menadżera projektu jako lidera.

Kierownik projektu odpowiada zarówno za komunikację wewnątrz zespołu, jak i za kontakty z otoczeniem projektu. Wśród kontaktów kierownika projektu można wymienić:

Komitet sterujący
Użytkownicy końcowi
Zespół projektowy
Zespół oceniający jakość projektu

Ścieżki komunikacji

Kierownik projektu winien inicjować spotkania z komitetem sterującym, jak i z zarządem użytkowników. Kontakty zewnętrzne kierownika projektu winny stanowić znaczny procent całego czasu komunikacji. Umożliwia to również izolowanie wykonawców od nadmiernych kontaktów z otoczeniem. Pośród środowisk otoczenia szczególną uwagę należy również zwrócić na kontakty z użytkownikiem. Zespół projektowy winien często kontaktować się z użytkownikiem i wysłuchiwać jego opinii, wdrażając część uzyskanych sugestii.

Kierownik projektu winien utrzymywać kontakty z podwykonawcami i dokonywać z nimi wszelkich ostatecznych uzgodnień, zakresu współpracy, terminów, kosztów i zobowiązań.

Zebrania informacyjne mają charakter oficjalny i powinny zostać dobrze przygotowane. Kierunek informacji może być dwojaki: od kierownika do słuchacza lub odwrotnie. W odniesieniu do każdego zebrania należy podjąć następujące działania:

przygotowanie zebrania
zwołanie zebrania
przeprowadzenie zebrania
wyciągnięcie wniosków

Strukturę dystrybucji informacji określają osoby, którym przekazywane będą poszczególne informacje, a także metody za pomocą których przekazywane będą różne typy informacji. Struktura ta musi odpowiadać zależnością funkcyjnym i hierarchicznym, określonym w diagramie organizacyjnym projektu (dokument: Plan Zarządzania Projektem pkt 3.1)

Do podstawowych sposobów dystrybucji komunikatów między członkami zespołu, jak również komunikacji ze zleceniodawcą należy zaliczyć e-mail. W ten sposób kierowane są wszelkie zapytania i odpowiedzi do innych osób, jak również informacje. Nadawca powinien zadbać, aby jego informacja była jasna, zrozumiała i kompletna. Odbiorca ma się upewnić, że jest ona prawidłowa. Informacja może być dzielona pomiędzy członków zespołu adekwatnych do tematu wiadomości.

Aby projekt zakończył się sukcesem, należy zadbać o odpowiedni system raportowania. Plany raportowania powinny uwzględniać odbiorcę raportu, okres raportowania, zawartość raportu i sposób dystrybucji raportu.

Raporty powinny być przygotowywane przez wszystkich uczestników procesu projektowego.
Powinny one być udostępniane wszystkim uczestnikom projektu (za pośrednictwem svn),
Raporty powinny być wykonywane w pierwszy i trzeci piątek każdego miesiąca,
Raporty powinny zawierać informację o postępie prac projektowych (o zakończeniu zadań lub stopniu ich zaawansowania),
Podstawowym odbiorcą jest kierownik projektu,
Kierownik projektu przedstawia raporty (informacyjne i postęp prac) zleceniodawcy,

Poza wszelkiego rodzaju dokumentami, należy pamiętać, iż komunikacja werbalna jest podstawą wszelkiego rodzaju spotkań, dlatego szczególną uwagę należy zwrócić na różne spotkania.

Do organizacji spotkań niezbędne będą:

Dane kontaktowe wszystkich członków zespołu,
Grafik dostępności członków zespołu,

Większość przeglądów, ustaleń, spotkań statusowych odbywa się na zebraniach (lub telekonferencjach). Zwołuje się zebrania w następujących celach:

Informacyjny - oficjalne przekazanie informacji określonej grupie słuchaczy, mają jasno określony program i zaplanowany jest ich czas.
Roboczy - mają na celu rozdział zadań do realizacji. Zebrania te są dość krótkie, następuje na nich tylko przydział aktualnie realizowanych prac
Uzgodnień realizacyjnych - organizowane między współuczestnikami procesu projektowego. Są one bardzo formalne i bardzo istotne ze względu na realizację projektu,
Narad roboczych organizowanych w przypadku zajścia jakiegoś nieprzewidzianego zdarzenia, które ma istotny wpływa na projekt. Mają one na celu rozwiązanie problemu. Formę spotkania określa prowadzący. Zwołując takie spotkanie zaleca się wykorzystanie formuły „burzy mózgów”

Na zakończenie każdej fazy projektu jak również na zakończenie całości projektu mamy do czynienia z procesem zwanym administracją lub administracyjnym zamknięciem. Polega on na weryfikacji i udokumentowaniu wyników projektu dla umożliwienia formalnej jego oceny. Należy pamiętać, aby proces ten następował po każdej fazie projektu a nie tylko na koniec. Będziemy wówczas pewni, że wszystko idzie zgodnie z założonym planem.

Administracja związana jest bezpośrednio z archiwum projektu - gdzie kompletne i poindeksowane zapisy przygotowane są do archiwizacji.

Szablony komunikacji

Plan komunikacji - szablon1

Data oddania: 9.12.2008

Osoba odpowiedzialna: Małgorzata Jaworska

Źródło: załącznik

Plan komunikacji - szablon2

Data oddania: 9.12.2008

Osoba odpowiedzialna: Małgorzata Jaworska

Źródło: załącznik3

Plan komunikacji - szablon

Data oddania: 9.12.2008

Osoba odpowiedzialna: Małgorzata Jaworska

Źródło: załącznik

Plan komunikacji - szablon4

Data oddania: 9.12.2008

Osoba odpowiedzialna: Małgorzata Jaworska

Źródło: załącznik

Archiwizacja komunikacji

Do archiwizacji komunikacji używany jest system kontroli wersji Subversion (zwany również jako SVN) , czyli narzędzie służące głównie do śledzenia zmian w kodzie źródłowym, ale również do przechowywania wersjonowanych dokumentów.

Każdy uczestnik projektu jest obowiązany umieszczać w tym miejscu dokumenty z wszelkich spotkań, ustaleń, warsztatów, należy pamiętać o dodaniu krótkiej notatki informacyjnej o czym traktuje dany dokument.

W tym miejscu przechowywane są również wszelkie wyniki testów aplikacji. Należy pamiętać o odpowiednim wersjonowaniu adekwatnym do kolejnych roboczych wersji aplikacji.

Ponadto należy pamiętać, iż wszelkie przejawy komunikacji za pośrednictwem e-maili należy przechowywać na serwerach do całkowitego zakończenia projektu po zarchiwizować w podane przez osobę do tego uprawnioną miejsca.

Wszelkie dokumenty w postaci papierowej należy przechowywać jako dokumenty powiązane z projektem jeszcze 10 lat po całkowitym zakończeniu projektu. Należy je również zeskanować i w postaci cyfrowej umieścić w opisanym powyżej systemie SVN.

Sprawy sporne, w przypadku braku odpowiedniej dokumentacji, rozstrzygane są na niekorzyść zgłaszającego problem.