1.System informacyjny, system informatyczny; wyjaśnić treść pojęć. Wymienić i opisać elementy systemu.

System informacyjny możemy określić jako wielopoziomową strukturę, która pozwala użytkownikowi tego systemu na transformowanie określonych informacji wejścia na pożądane informacje wyjścia za pomocą odpowiednich procedur i modeli. W wyniku uzyskania tych informacji podejmowane są określone decyzje.

Elementy systemu informacyjnego:

SI = {P, I, T, O, M, R}

gdzie:

SI - system informacyjny danej organizacji

P - zbiór podmiotów, które są użytkownikami systemu,

I - zbiór informacji o sferze realnej, czyli o jej stanie i zachodzących w niej zmianach, a więc tzw. zasoby informacyjne,

T - zbiór narzędzi technicznych stosowanych w procesie pobierania, przesyłania, przetwarzania i wydawania informacji,

O - zbiór rozwiązań systemowych stosowanych w danej organizacji, a więc stosowana formuła zarządzania (scentralizowana, rynkowa)

M - zbiór metainformacji, czyli opis systemu informacyjnego i jego zasobów informacyjnych,

R - relacje między poszczególnymi zbiorami.

Jeżeli chociaż jeden z rozpatrywanych zbiorów dotyczy sprzętu komputerowego, wówczas mówimy, że jest to system informatyczny

System informatyczny jest to wyodrębniona część systemu informacyjnego, która jest z punktu widzenia przyjętych celów skomputeryzowania.

Elementy systemu informatycznego.

• Sprzęt (hardware) - jest to sprzęt techniczny, dzięki któremu informacje są nadawane, odbierane, przetwarzane i przesyłane. Jest to zbiór, który składa się z rozmaitych urządzeń technicznych takich jak: procesor, pamięć, urządzenia wejścia (klawiatura, czytniki), urządzenia wyjścia (monitor, drukarki).

• Oprogramowanie (software) - jest to zbiór programów i instrukcji napisanych w specjalnym języku, który jest zrozumiały dla komputera.

• Baza danych - jest to taka organizacja zintegrowanych zbiorów danych z pewnej dziedziny informacji, która pozwala na zaspokojenie potrzeb jednego lub wielu użytkowników bez uprzedniego sortowania w różne pożądane struktury potrzebne do przetwarzania lub bezpośredniego udzielania informacji.

• Telekomunikacja - jest to organizacja, sprzęt oraz oprogramowanie umożliwiające wspólna pracę dwu lub wielu komputerów, a w pewnych sytuacjach pozwalająca na pracę jednego komputera z terminalami, czyli końcówkami.

• Ludzie - jest to najważniejszy element całego systemu. Personel informatyczny składa się z ludzi, którzy: zarządzają, projektują, programują, eksploatują, konserwują system.

• Organizacja - sprawia, że poszczególne elementy systemu stanowią całość. Organizacja zawiera w sobie: strategie rozwoju, politykę, reguły i zasady postępowania.

2. Kanał informacyjny; interpretacja przyczyn strat informacji.

Analiza najprostszego systemu informacyjnego pokazuje, że między użytkownikiem a zasobami danych istnieją powiązania nazywane kanałami informacyjnymi.

Między nadawcą i odbiorcą istnieje też sprzężenie zwrotne, które pozwala na weryfikacje przekazanych informacji.

Przy przesyłaniu informacji za pomocą kanałów informacyjnych mamy do czynienia ze stratami informacyjnymi, powstającymi na skutek rozmaitych zakłóceń. Działanie tych czynników powoduje, że informacja źródłowa ulega zniekształceniu. Wielkość tego zniekształcenia może stanowić podstawę dla oceny jakości działania systemu informayjnego.

Pomiędzy nadawcą i odbiorcą istnieją tzw. filtry, które nie przepuszczają całej przesyłanej informacji. Wyróżniamy filtr fizyczny (zniekształca informacje np. urządzenia techniczne) i filtr semantyczny (znaczeniowy - największa strata informacji) filtr merytoryczny (pragmatyczny - oddzielający redundancje).

Redundancja - nadmiar informacji. W systemie informacyjnym może ona oznaczać :

• Nadmiar kodu, czyli odwzorowania informacji za pomocą większej liczby znaków, niż jest to niezbędne

• Występowanie wielokrotne kopii tych samych wiadomości lub ich części

• Kilkakrotne, ale nie identyczne odwzorowanie tych samych informacji w różnych wiadomościach.

Drogi prowadzące do zmniejszenia strat informacji (najbardziej efektywne) - przy filtrze semantycznym:

• Słownik (tezaurus) - uporządkowany systematycznie zbiór terminów, które odwzorowują treść informacji w systemach informacyjnych.

• Reguły - pozwalają na korzystanie z odpowiedniego języka ekonomicznego, czyli stworzenia odpowiedniej gramatyki ekonomicznej.

Przy filtrze pragmatycznym dla zmniejszenia strat występujących w procesie dostarczania informacji należy dążyć do skrócenia drogi jej przesyłania (wyeliminowanie ogniw pośrednich). Systemy informatyczne pozwalają skrócić tą drogę. Z punktu widzenia kryterium występowania ogniw pośrednich, systemy informacyjne możemy podzielić na dwa rodzaje:

• System informacji bezpośredniej gdzie między nadawcą a odbiorcą nie występują ogniwa pośrednie

• System informacji wielopoziomowej, w którym występuje co najmniej jedno ogniwo pośrednie (str. 24)

3.Wymienić i podać interpretację wymagań stawianych systemom informatycznym.

1. DOSTĘPNOŚĆ - dla użytkownika wszystkich systemów informacyjnych, które są mu niezbędne dla podejmowania decyzji oraz wykonania przez niego nałożonych zadań.

2. AKTUALNOŚĆ - jako zadanie, którego realizacja pozwala na to, że użytkownicy otrzymują informacje aktualne. Na ile są to informacje aktualne zależy od konkretnej organizacji.

3. RZETELNOŚĆ - prawdziwość, wiarygodność. Wymaga się, aby występowała zgodność otrzymanej informacji z informacją, która opisuje dany obiekt lub zjawisko w danym czasie i miejscu. Informacje, które otrzymuje użytkownik powinny być prawidłowe pod względem metodologicznym.

4. KOMPLETNOŚĆ - różnica między informacją źródłową a informacją otrzymaną przez użytkownika. Kompletność określana jest jako strata informacyjna, która zachodzi w procesie przesyłania i przetwarzania informacji.

5. PORÓWNYWALNOŚĆ - informacje muszą pochodzić z jednej lub pokrewnej dziedziny, co umożliwia przeprowadzenie analizy porównawczej. Trudniej to przeprowadzić na wyższych szczeblach zarządzania, gdzie korzysta się z informacji zagregowanej. Informacje zebrane na szczeblu elementarnym, tzw. inf. Źródłowe są najbardziej przydatne dla przeprowadzenia porównań.

6. NIEZAWODNOŚĆ - systemu jest iloczynem zawodności wszystkich powiązanych szeregowo elementów.

7. PRZETWARZALNOŚĆ - Istniejące w organizacji zasoby informacyjne nie zawsze mogą być absorbowane przez system, np. inf. Przedstawione graficznie lub zapisu głosu.

8. ELASTYCZNOŚĆ - zdolność systemu informacyjnego do reagowania na zmiany dokonujące się wewnątrz organizacji i na zewnątrz jej. Elastyczność jest to zdolność systemu informacyjnego do przyswojenia informacji pochodzących z rozmaitych nadajników i mających różną postać oraz zdolność dostosowania się do stale zmieniających się potrzeb użytkowników.

9. WYDAJNOŚĆ - zdolność systemu do przesyłania i przetwarzania w sensie fizycznym określonej ilości informacji w jednostce czasu.

10. EKONOMICZNOŚĆ - rozumiana jako wiązka kryteriów związanych z efektami i kosztami projektowania i eksploatacji systemu.

11. CZAS REAKCJI SYSTEMU - jak długo użytkownik musi czekać na odpowiedź na zadane pytanie.

12. SZCZEGÓŁOWOŚĆ - jest to wymaganie co do detalizacji informacji jaką musi zapewnić eksploatowany system informacyjny.

13. STABILNOŚĆ SYSTEMU - odporność na zakłócenia zewnętrzne i wewnętrzne. Użytkownik może wymagać od systemu informacyjnego ultrastabilności tj. możliwość powrotu systemu do stanu przed zakłóceniem jego pracy.

14. PRIORYTETOWOŚĆ - użytkownicy, szczególnie decydenci najwyższego szczebla zarządzania wymagają, aby system był zdolny do zaspokojenia ich potrzeb przed potrzebami innych użytkowników.

15. POUFNOŚĆ - użytkownik zwykle chciałby, aby informacje z pewnego zakresu działań organizacji, nie były przeznaczone do szerokiego rozpowszechniania i aby tym informacją zapewnić specjalną ochronę.

16. BEZPIECZEŃSTWO - określa się skalą możliwości odzyskania przypadkowo utraconych danych.

17. ŁATWOŚĆ UŻYTKOWANIA - nowoczesne systemy informacyjne nie są eksploatowane, ponieważ użytkownik uważa, że są trudne do opanowania od wcześniej używanych.

4 Opisać fazy cyklu życia SI

System informacyjny przechodzi wraz z organizacją kolejne stadia rozwoju. Od momentu powstania organizacji i burzliwego jej rozwoju często zwanego okresem dzieciństwa do jej okrzepnięcia a następnie likwidacji lub restrukturyzacji. Zmiany te określamy jako cykl życia systemu. Cykl życia systemu informacyjnego składa się z następujących faz :

Analiza Projekt Zastosowanie (wdrożenie) Utrzymanie

W cyklu tym — analiza stanowi pierwszą fazę procedury wytworzenia i eksploatacji systemu. Niekiedy uważa się, że faza analizy powinna być poprzedzona fazą promocyjną lub przedprojektową. Wiąże się to z faktem, że prowadzenie analizy pociąga za sobą wydatkowanie pewnych zasobów. Dobrze jest, więc wcześniej rozważyć zasadność tych wydatków. W analizie systemu należy odpowiedzieć na kilka pytań. Poznanie tych odpowiedzi jest niezbędne do stworzenia nowego systemu informacyjnego lub rekonstruowana już funkcjonującego. Zestaw pytań zależy od konkretnej sytuacji. Najczęściej stawiane są następujące pytania:

1. Co będzie przedmiotem analizy?

2. Gdzie będzie ona przeprowadzona?

3. Kto będzie przeprowadzał analizę?

4. Jak analiza będzie przeprowadzona, a więc jaką filozofią i metodami?

5. Dla kogo będzie ona przeprowadzona, czyli dla jakich decydentów?

6. Kiedy będziemy ją przeprowadzali, a więc kiedy się ona rozpocznie i przez jak długi okres będzie realizowana?

7. Jakie i w jakiej wysokości środki są niezbędne dla wykonania analizy?

W zależności od postawionych zadań rozróżnia się następujące rodzaje analizy:

• analizę ilościową (niekiedy zwaną analizą techniczną), która polega na wyznaczeniu wartości interesujących nas wielkości lub wskaźników jakości charakteryzujących system,

• analizę jakościową (określaną też jako analiza społeczna), która akcentuje organizacyjne, psychologiczne oraz społeczne problemy systemu.

W analizie określa się niezmiernie istotne elementy systemu, jak jego cele. Elementy te są wyznaczone na podstawie analizy potrzeb informacyjnych użytkowników. Analiza rozumiana jest jako ciąg działań w wyniku których identyfikujemy następującą sytuację problemową:

A = {P, C, D, W, H}

gdzie:

A — analiza,

P — zbiór podmiotów decyzyjnych na który składają się: podzbiór osób i podzbiór organizacji, którzy będą użytkownikami sys­temu. System będzie więc budowany dla zaspokojenia ich potrzeb informacyjnych, dlatego też przeprowadzenie iden­tyfikacji tego zbioru jest pierwszą czynnością procedury,

C — zbiór celów, a więc podzbiory wymagań, które użytkownik pragnie osiągnąć w wyniku funkcjonowania systemu. Zbiór ten jest artykułowany w różny sposób — kwantyfikowalny czy też opisowy (nie kwantyfikowalny). Analityk systemu, powinien identyfikować obok celów również zachodzące miedzy nimi relacje. Określenie celów, ich zwymiarowanie i relacji wymaga posługiwania się rozmaitymi technikami badawczymi.

D — zbiór metod i technik dzięki którym możemy określić wyma­gania użytkownika, a więc przeprowadzić identyfikację celów i relacji zachodzących między nimi. Praktyka wykazuje, że stosowane są rozmaite metody i techniki. Jedne z nich są podejściami zdroworozsądkowymi, inne zaś bardzo złożone, czy też technik symulacji komputerowej. Rekomendowane jest stosowanie co najmniej dwóch metod, z których jedna jest metodą podstawową, druga zaś prezentuje zupełnie inne pode­jście metodyczne, co służy weryfikacji uzyskanych rezultatów.

W — zbiór warunków w jakich przeprowadzamy analizę. Warunki te tworzą dwa podzbiory a mianowicie podzbiór warunków wewnętrznych oraz podzbiór warunków zewnętrznych z oto­czenia organizacji. W myśl podejścia systemowego warunki wewnętrzne są właśnie kształtowane przez otoczenie. Organi­zacja chcąc efektywnie funkcjonować musi albo dostosować się do otoczenia, albo też, jeżeli jest na tyle silna, sama je kształtować. Warunki mogą być bardzo zróżnicowane i dotyczyć zarówno tych czynników, które oddziałują pozytywnie jak też są ograniczeniami. Warunki te mają różny wymiar i dotyczyć mogą takich problemów jak zagadnienia: techniczne, ekonomiczne, socjopsychologiczne i organizacyjne.

H — zbiór hipotez o wielkościach charakteryzujących poszczególne wymienione uprzednio zbiory, a więc podmioty decyzyjne, cele metody i techniki, warunki. Wynika to z faktu, że organizacji nie można rozpatrywać statycznie, lecz dynamicznie. W trakcie rozwoju organizacji zmieniają się rozpatrywane zbiory. Ponieważ najczęściej nie można określić z całkowitą pewnością wszystkich elementów zbiorów, dlatego też przyjmujemy hipotezy kształtowania się ich. Najczęściej hipotezy przedstawione są w postaci określenia współczynnika prawdopodobieństwa zaistnienia określonego stanu organizacji lub jej otoczenie.

5 Wymienić i scharakteryzować główne grupy użytkowników SI

System informacyjny budowany jest dla określonej organizacji lub pewnej ich grupy. Jest on przeznaczony zarówno dla organizacji jako całości, jak i dla grup użytkowników oraz użytkowników indywidualnych funkcjonujących w ramach tej organizacji. Podstawowe grupy użytkow­ników przedstawia rysunek.

Jak widać, zbiór użytkowników systemu jest szeroki i dotyczy grup o różnorodnych potrzebach i preferencjach. Otoczenie jest niezmiernie istotne, ponieważ to ono ma ostateczny wpływ na funkcjonowanie organizacji. Podobnie na problemy otoczenia organizacji i jego rolę patrzy K. Obłój - uważa on bowiem, że „w firmie ważne są dwie sprawy pieniądze i klienci". Pieniądze dlatego, że bez nich firma nie może funkcjonować, a klienci są głównym motorem jej działania.

Wiele znanych nam systemów informacyjnych zarządzania, pomimo, że zestalały zaprojektowane w sposób bardzo nowoczesny, nie osiągnęło zakładanych efektów. Przyczyną tego stanu jest właśnie nie uwzględnienie w- fazie analizy, potrzeb klientów jako pełnoprawnych użytkowników systemu.

W organizacjach typu spółki akcyjne mamy do czynienia z nowym rodzajem użytkownika — akcjonariuszem. Jest to dość liczna grupa użytkowników, którzy związali z organizacją swoje nadzieje, powierzyli jej swoje zasoby finansowe i teraz chcą mieć wgląd w jej działalność.

Oddzielną grupę użytkowników stanowią osoby, które nadzorują działalność organizacji z punktu widzenia różnych wykonywanych przez nich zadań. Będą to, na przykład, następujące rodzaje użytkowników: urzędy skarbowe, urzędy celne, urzędy statystyczne.

Użytkownikami zewnętrznymi o specyficznych relacjach z organizacją są banki, które w przypadku udzielania kredytów pragną mieć obraz całej jej działalności oraz organizacje współpracujące, które zaopatrują albo odbierają produkcję lub usługi organizacyjni.

Wśród użytkowników wewnętrznych, którzy są najłatwiejsi do identyfikacji, wydzielamy, jak przedstawiono na rysunku, cztery grupy, a mianowicie :

• kierownicy najwyższego szczebla (top management) odpowiadający za decyzje strategiczne,

• kierownicy średniego szczebla, czyli szczebla taktycznego,

• kierownicy bezpośrednio nadzorujący pracę, czyli szczebel operacyjny,

• wykonawcy zwykle stanowiący najliczniejszą grupę użytkowników.

Pominięcie którejś z grup użytkowników to narażenie się na duże trudności w eksploatacji systemu. Aktualizacja systemu w trakcie jego eksploatacji jest możliwa, lecz powoduje znaczny wzrost kosztów przedsięwzięcia.

6. W jakim celu przeprowadza się analizę potrzeb informacyjnych użytkowników SI? Jaki wpływ ma analiza na właściwości SI.

Cele analizy SI:

• Minimalizacja niezadowolenia z funkcjonowania SI

• Eliminowanie konfliktu pomiędzy wdrażającymi a użytkownikami

• Określenie potrzeb użytkowników SI w aspekcie ilościowym i jakościowym

• Pozyskanie wiarygodnych danych odnośnie wymagań użytkowników względem SI

• Zwiększenie użyteczności SI

• Oszacowanie przyszłych potrzeb użytkownika SI

• Usprawnienie SI tak, by był on pomocny w procesie podejmowania decyzji

• Eliminowanie dublowania się systemów

• Uproszczenie i automatyzowanie nakładających się czynności

Wpływ analizy na właściwości SI:

• Wzrost efektywności działania SI

• Wspomaganie procesów zarządzania organizacją

7. Opisać metody prezentacji wyników analizy SI.

Stosowane metody i techniki można podzielić na następujące trzy grupy:

1. Podejście socjo-psychologiczne - niekiedy zwane podejściem społecznym, w którym zagadnienie analizy postrzega się nie w kategoriach technicznych (inżynieryjnych), lecz jako przedsięwzięcie społeczne. Takie podejście stosowane jest między innymi do badania potrzeb użytkownika. Dotyczy ono całego systemu, jak na przykład metoda SSM (Soft Systems Methodology), lub jej pewnej części, jak analiza strategiczna SWOT. W praktyce można zauważyć, że podejście strukturalne i obiektowe bardzo często jest poprzedzone podejściem socjo-psychologicznym.

2. Podejście strukturalne - w którym dąży się do formalnej analizy systemu. W wyniku tej analizy tworzone są hierarchiczne struktury, których elementami są: dane, funkcje i związki zachodzące między nimi. Podejście to jest obecnie dominujące. W analizie strukturalnej stosowanych jest wiele technik szczegółowych, takich jak: diagram przepływu danych, modelowanie związków encji, modelowanie infologiczne, modelowanie binarne, tablice decyzyjne. Jedną z najbardziej popularnych technik jest model związków encji czyli tzw. E/R (entity relationship) zwany też jako obiekt - atrybut - związek.

3. Podejście obiektowe (object oriented analysis) - jest obecnie bardzo dynamicznie rozwijającym się kierunkiem zarówno w sferze analizy jak i projektowania. Podejście obiektowe pozwala na łączeniu modelowania danych i procesów. Podstawą jest tu analiza obiektu. Jak pisze P. Coad i E. Yourdon, obiekt jest to abstrakcja czegoś w dziedzinie problemu, który odzwierciedla zdolność systemu do przechowywania informacji o tym, interakcji z tym czymś, lub obie te rzeczy. W analizie obiektowej ważnym pojęciem jest klasa, jako opis obiektu lub obiektów z jednolitym zbiorem atrybutów i usług.

W trakcie przeprowadzania analizy buduje się model danych używając w tym celu następujących pojęć:

1. Obiekt zwany też entity (jednostką) lub też encją. Jest to pojęcie dotyczące obiektów istniejących i wyróżnianych w otaczającej nas rzeczywistości, lub też może być pojęciem abstrakcyjnym, związanym z rozważaną przez nas rzeczywistością. Obiekt stanowi moduł (tzw. kapsułę) i zawiera dane i procesy; ujmuje on statyczne i dynamiczne aspekty systemów.

2. Powiązania obiektów (relacje). Reprezentacja tych klas elementów modelu, które odpowiadają powiązaniom obiektów występujących w rzeczywistości.

3. Własności (atrybutów). Reprezentacja tych klas elementów, które spełniają rolę cech charakterystycznych. Atrybut może mieć pojedynczą wartość lub zestaw wartości. Zmienia się on w czasie i stanowi o stanie obiektu.

Analiza ma za zadanie rozdzielenie lub strukturalizację pewnej całości na części tak, aby poznać ich naturę, proporcje, funkcje, wzajemne powiązania itd.

Analityk skoncentrowany jest na świecie użytkownika i stosuje podejście, które charakteryzuje się: abstrakcją, hermetyzacją, dziedziczeniem, skojarzeniem, porozumiewaniem się, metodą prezentacji, skalą, kwalifikacją.

Podstawową formą prezentacji modelu danych jest, w podejściu strukturalnym, graficzny schemat zwany diagramem związków encji, lub też zwany Entity Relationship (w skrócie E/R).

Diagram ten powinien:

• reprezentować wszystkie potrzebne dane;

• reprezentować ich powiązania zgodnie z zasadami działania organizacji;

• dostarczyć potrzebnych informacji dla budowy projektu systemu informacyjnego.

Diagram E/R zbudowany jest z użyciem symboli przedstawionych na rysunku. W diagramie E/R używa się dwóch podstawowych symboli:

• obiekty czyli encje;

• powiązania.

Rys. 1. Diagram związków encji - symbole. [książka str 69]

Podstawowe elementy diagramu E/R określa się w sposób przedstawiony na rys.

Rys. 2. Diagram związków encji - powiązania. [książka str.70]

8. Wyjaśnić pojęcia: projektowanie prognostyczne i projektowanie diagnostyczne.

Projektowanie diagnostyczne, to takie, w którym za punkt wyjścia przyjmuje się obecny stan organizacji, a projektant pragnie ją usprawnić. Najbardziej popularne, nazywane jest często podejściem tradycyjnym. W podejściu tym projektuje się system lepszy od istniejącego. W przestrzeni czasu sytuację tę można przedstawić następująco:

W podejściu tym znamy obiekt i jego niedomagania oraz istniejące możliwości poprawy. Naszym zadaniem jest poprawa tego stanu. Formułujemy, więc kryterium oceniające oraz istniejące warunki ograniczające. Celem jest zaprojektowanie systemu lepszego niż obecnie funkcjonujący.

Projektowanie prognostyczne, to takie, gdzie za punkt wyjścia bierzemy naszą wizję organizacji w przyszłości, a nie interesuje stan obecny. Pierwszym zadaniem jest określenie horyzontu czasu, a ściślej punktu w przyszłości, na jaki projektujemy system. Przyjmujemy zasadę, że nasz stan powinien być przez długi czas nowoczesny. Im dłuższy ma być ten czas, tym większe prawdopodobieństwo podjęcia nietrafionych decyzji.

9. Opisać cztery procedury projektowania SI

Dla przedstawienia podstawowych podejść do projektowania zastosowano dwa kryteria:

• podejście uwzględniające aspekt czasu

1. projektowanie diagnostyczne- za punkt wyjścia przyjmuje się obecny stan organizacji, a projektant pragnie ją usprawnić

2. projektowanie prognostyczne- za punkt wyjścia obieramy naszą wizję organizacji w przyszłości, a nie interesuje nas stan obecny

kryterium procedury działań

1. kaskadowa

2. ewolucyjna

3. inkrementacyjna (przyrostowa)

4. spiralna

PROJEKTOWANIE SI

DIAGNOSTYCZNE

PROGNOSTYCZNE

PROCEDURA DZIAŁAŃ (SEKWENCJA)

KASKADOWA

EWOLUCYJNA

PRZYROSTOWA

SPIRALNA

Założeniami procedury działań są :

Strukturalne podejście do procesu projektowania charakteryzujące się tym, że całość problemu staramy się podzielić na samodzielne elementy. Biorąc za podstawę całościową analizę organizacji przechodzimy do budowy projektu dla poszczególnych obszarów jej działania.

Przyjęcie następującej sekwencji działań:

• Sformułowanie wymagań

• Analiza

• Projekt

• Zastosowanie

• Testowanie

• Eksploatacja

Procedura kaskadowa charakteryzuje się tym, że proces projektowy odbywa się stopniowo. Projektuje się system dla całej organizacji, a przed przystąpieniem do projektowania nie określa się szczegółowo wszystkich faz projektowania. Uszczegółowienia poszczególnych etapów dokonuje się stopniowo: wraz z nabyciem doświadczenia i postępem prac określane są poszczególne zadania projektowe (stosowanie zasady sprzężenia zwrotnego), ponieważ nie znamy wszystkich elementów procesu projektowego, często musimy wracać do etapu poprzedniego: ograniczamy przez to w znacznym stopniu ryzyko błędu, tym samym obniżamy koszty.

Procedura ewolucyjna jest typowa dla podejścia strukturalnego, system dzielimy na elementarne części, a dopiero na końcu działań projektowych przystępujemy do integracji całego systemu i wykonania testów. Cechą procedury jest projektowanie nadążne- cały czas jesteśmy nastawieni na zmieniający się cel. Ponieważ wraz z upływem czasu cel ulega zmianie, musimy przez cały czas analizować i kontrolować proces projektowania. W ten sposób minimalizujemy straty spowodowane wadliwym działaniem systemu. Kosztem etapowej modyfikacji systemu, uzyskujemy efekt aktualności systemu.

Procedura przyrostowa pozwala projektować system etapami w przypadku, gdy nie dysponujemy odpowiednimi środkami, aby projektować od razu cały system. Prace nad projektem odbywają się metodą ciągłą. Organizację prac można porównać do tworzenia osiedla domów, gdzie poszczególne brygady pracują przy budowie jednego domu, a następnie przenoszą się na kolejną budowę, na ich miejsce przychodzi nowa brygada kontynuująca pracę.

Spinaczem poszczególnych etapów są

• Wymagania

• Analiza, koncepcja

• Testowanie

• Instalacja

• Eksploatacja

W tych ostatnich etapach dbamy o spójność całego systemu

Procedura spiralna charakteryzuje się realizacją kolejno poszczególnych zakresów działania systemów. System dzieli się na etapy i dla każdego z nich opracowuje się całościowy projekt. Zasadą jest, że ulepszamy system metodą kolejnych przybliżeń. Czas realizacji jest stosunkowo długi, procedurę stosuje się dla złożonych i drogich przedsięwzięć.

Wynikiem jest opracowanie prototypów. Ciąg czynności jest następujący:

Plan wymagań dla całej organizacji

• Analiza ryzyka

• Prototyp

• Projekt oprogramowania

• Weryfikacja projektu

• Kodowanie

• Testowanie modułów

• Integracja

• Testowanie całości

• Wdrożenie

W wyniku realizacji poszczególnych etapów otrzymujemy projekt coraz bardziej doskonały- oczywiście większym kosztem.

W praktyce często stosuje się mieszanki ww procedur dla szybkiego wdrożenia podejście diagnostyczno-kaskadowe, dla złożonych projektów podejście prognostyczno-spiralne.

10. Jakie czynniki uzasadniają celowość stosowania TQM w projektowaniu SI?

Projekt jest odpowiedniej jakości, jeżeli jest z niego zadowolony (wewnętrzny) klient, przy czym ocena jakości jest pozostawiona jego subiektywnej percepcji (uważa tak firma doradcza Bekaert Stanwick z Belgii). Dlatego też przy projektowaniu powinno się stosować zasady zarz. przez jakość TQM.

Zarządzanie TQM jest rodzajem zbiorowego wysiłku zorientowanego na ciągłe doskonalenie całej organizacji, której zadaniem jest stałe polepszanie zasad jej funkcjonowania oraz poprawienie zadowolenia klientów.

Wg norm ISO - TQM jest to taki sposób zarz. organizacją, który dąży do ustanowionej partycypacji i współpracy pracowników przy polepszaniu jakości produktów i usług, swojego działania, wytyczonych przez siebie celów. Ostatecznymi zadaniami są: uzyskania zadowolenia klientów, szybkie terminy realizacji, zadowolenie pracowników.

W projektowaniu systemu informacyjnego możemy wydzielić 3 nast. składniki:

1. techniczny - rozumiany jako instrumentarium technik organizacyjnych (standardy, harmonogramy, narzędzia komp. Wspomagające proces projektowy czyli CASE).

2. ludzki - czyli behawioralny, w którym możemy wydzielić nast. Elementy:

• relacje między pracownikami zespołu projektującego,

• relacje między liderem a kierowanymi przez niego pracownikami,

• postawa top-managementu.

3. zarządzanie, czyli tzw. management component i jego otwartość na zmiany.

TQM jest wtedy skuteczne jeżeli pozwoli na integrację wszystkich wymienionych składników.

Zasady TQM nie są wyłącznie sformalizowanym przepisem na poprawę jakości, ale okr. też filozofię, która propaguje pewien sposób myślenia. Każda firma, która projektuje SI poszukuje stale możliwości ulepszania jakości. Posługuje się w tym celu zasadami, które można przedst. Za pomocą okręgu DEMINGA (plan-do-check-adjust, a wiec planowanie-wykonanie-sprawdzenie-dostosowanie).

Normy ISO pełnią w tym cyklu działań rolę dostarczyciela danych do sprawdzania i doskonalenia projektu. Konieczność zastosowania zasad TQM w proj. Systemów wynika z następujących przyczyn:

1. Duża konkurencja na rynku, która powoduje, że coraz więcej firm musi zwracać uwagę na jakość projektu. Klienci często wymagają, aby w kontrakcie zawrzeć dokładnie określone standardy zgodne z normami ISO.

2. Straty wywołane przez dopuszczenie do eksploatacji projektu o niedostatecznej jakości są bardzo duże. W konsekwencji klient wywiera bardzo duży nacisk na podjęcie działań zgodnych z zasadami TQM.

3. Zastosowanie metody TQM pozwala na śledzenie całości procesu powstawania systemu i na określenie odpowiedzialności poszczególnych osób za realizację projektu.

11. Na czym polega reengineering?

Ze względu na rozmaite czynniki wewnętrzne i zewnętrzne projekt systemu informacyjnego musi być stale udoskonalany. Działanie zwane reengineeringiem określamy jako stały proces dużych zmian (rewolucyjnych), mający na celu przybliżanie się do doskonałości w zastosowaniu systemów informacyjnych. Ponieważ takiej doskonałości nie ma więc jest to stały proces. „Idealny” system to może być system, który realizuje wszystkie potrzebne funkcje, a nic nie kosztuje. Doskonały system to taki. w którym nic już nie można poprawić. Zdajemy sobie sprawę, że takiego stanu niej jesteśmy w stanie osiągnąć. Końcowy rezultat reengineeringu to rozwiązanie, satysfakcjonujące, doskonalsze od poprzednich, a nie ostateczny ideał

Zasada BPR (Business Proces Reengineering) to inaczej reengineering.

W większości organizacji dominuje tradycyjne podejście, czyli cząst­kowa racjonalizacja. Podejście charakterystyczne dla reengineeringu to kompleksowy proces usprawnień.

Zasady które są podstawą i charakteryzują reengineering :

1. Należy skupić się na rezultatach a nie na zadaniach. Proces projektowy może przebiegać w wielu fazach. Pracownik zarządza­jący tym procesem powinien skupić się na efekcie końcowym, a więc na projekcie, a nie na jego etapach.

2.Działanie o charakterze reengineeringu powinno oznaczać radykal­ne przekonstruowanie całości systemu. Nie należy się zadowalać małym postępem, ale dążyć do znacznych zmian.

3. Proces zmian powinien odbywać się z góry do dołu. Działanie takie spowodowane jest tym, że tylko kierownictwo najwyższego szcze­bla zdaje sobie sprawę z potrzeb firmy jako całości (oprócz niezbędnego auto­rytetu, osoba ta musi posiadać dobrą wiedzę dotyczącą procesu projektowania). Pracownicy szczebla podstawowego dostrzegają tylko problem własnego działu lub pionu, natomiast pracownicy średnich szczebli nie mają wystarczającego autorytetu, by zainicjować w firmie tak poważny proces przemian. Jednak nie można lekceważyć sygnałów, które otrzymuje się od kierownictwa niższego i średniego szczebla o niewłaściwym funkcjonowaniu systemu.

4. Osoba, która jest zainteresowana rezultatem końcowym procesu projektowania powinna odgrywać główną rolę w jego przebiegu. Tradycyjnie w firmie zawsze istniała ścisła specjalizacja. Technologia informacyjna pozwala na przeprowadzanie wielu operacji w jednym miejscu. W konsekwencji jedna osoba lub komórka zdolna jest do samodzielnego zrealizowania wielu zadali bez konieczności kooperacji z innymi.

5. Reengineering powinien być projektem liderów i dzięki nim wpro­wadzony w głąb organizacji. Znaczy to, że firma nie skorzysta z przemian, jeśli nie zainwestuje w nią pracę, czas i swoich najlepszych fachowców. Reengineering wymaga wysokiego stopnia koncentracji oraz dyscypliny.

6. Punkty decyzyjne powinny znajdować się najbliżej miejsca wyko­nania pracy. Związane to jest ze wspomnianą wcześniej zasadą, że naprawa błędu jest tym mniej kosztowna im wcześniej została wykryta. Kontrola procesu projektowego powinna być wbudowa­na w sam system.

7. Należy być przygotowanym w realizacji reengineeringu na rozmaite przeszkody. Do najbardziej istotnych należy:

— skupienie się tylko na projektowaniu, a nie na wprowadzeniu go w życie,

— nie można wszystkich uszczęśliwić — w wyniku procesu reen­gineeringu niektórzy zostaną zwolnieni z pracy, inni awansują,

— należy być przygotowanym na przejawy sprzeciwu i konsekwen­tnie kontynuować działania, ludzie wyrażają często obawy przed zmianami, powoduje to, że w wielu firmach na skutek oporu pra­cowników nie wdrożono nawet najbardziej potrzebnych zmian,

— nie powinno się rozciągnąć procesu zmian w czasie dłuższym niż 12 miesięcy, reengineering działa stresująco i jeżeli rezultaty nie są widoczne po roku, to pracownicy stają się niecierpliwi i zdezorientowani. Gotowi są pomyśleć, że został im przed­stawiany następny nieużyteczny program rekonstrukcji firmy.

Podsumowując możemy określić, że w myśl zasad reengineeringu system należy analizować pod kątem następujących cech charakterystycz­nych: stopnia pośrednictwa i stopnia współpracy. Dlatego też przeprowa­dzając analizę procesu projektowania należy odpowiedzieć na następujące pytania:

1. Jaki jest stopień pośrednictwa a więc ile osób i ile komórek organizacyj­nych jest zaangażowanych w rozwiązanie danego problemu?

2. Jaki jest stopień współpracy wykonawców w rozwiązywaniu problemu?

Celem usprawnień, zgodnie z zasadami reengineeringu, odnoszącymi się do projektowania systemu informacyjnego, jest stworzenie doskonale pracującego zespołu. Zespół powinien tak ze sobą współpracować, aby stanowił lojalną i partnerską grupę. Należy dążyć do stworzenia multidyscyplinarnego zespołu, który łączy silna „więź duchowa".

Procedura reen. składa się z następujących kroków

1) w pierwszym kroku procedury należy określić problem, który będzie przez nas rozwiązywany. Należy stworzyć jego mapę i wyznaczyć proponowaną ścieżkę działań — patrz rysunek 3.11.

Zależnie od kształtowania się relacji współpracy i pośred­nictwa, można przedstawić następujące cztery podstawowe wzorce funkcjo­nowania organizacji:

1. duże pośrednictwo i niska współpraca — I ćwiartka,

2. duże pośrednictwo i duża współpraca — II ćwiartka,

3. niskie pośrednictwo i duża współpraca — III ćwiartka,

4. niskie pośrednictwo i niska współpraca — IV ćwiartka.

Scentralizowany system zarządzania charakteryzuje wiele szczebli decyzyjnych. Decyzja zapada na najwyższym szczeblu, a następnie musi przejść przez wiele szczebli organizacyjnych zanim dotrze do wykonawcy. W praktyce długość drogi powinno się liczyć podwójnie. Pierwszy raz jest to droga informacji, która przechodzi od szczebla wykonawcy, drugi raz jest to droga informacji w postaci decyzji. Nic więc dziwnego, że na tej drodze pojawiają się zarówno rozmaite zniekształcenia informacji, jak też czas jej przesyłania jest bardzo długi. Można stwierdzić, że system scen­tralizowany charakteryzuje duży stopień pośrednictwa. W odróżnieniu od niego demokratyczny system zarządzania charakteryzuje niskie pośrednic­two. Ćwiartki pierwsza i druga to system scentralizowany, a trzecia i czwarta — zdecentralizowany.

Kryterium współpracy możemy określić na podstawie częstotliwości i intensywności wymiany informacji pomiędzy członkami zespołu współpra­cującego. Ćwiartki pierwsza i czwarta charakteryzują niski stopień współ­pracy zespołu, a ćwiartki druga i trzecia przedstawiają sytuację, kiedy ta współpraca jest dobra. W konsekwencji możemy stwierdzić, że sytuacja którą ilustruje ćwiartka pierwsza jest niekorzystna dla organizacji. Najlepiej jest kiedy sytuację w firmie można umieścić w trzeciej ćwiartce. Położenie w pozostałych ćwiartkach można skomentować: nie jest źle, ale zespół kie­rowniczy ma jeszcze dnie pole do popisu. Jeżeli analiza działalności naszej or­ganizacji wskazuje, że jej sytuację ilustruje, przedstawiony na rysunku 3.11 punkt A, to nasze działania powinny zmierzać do osiągnięcia punktu B. Możliwych dróg jest wiele, niektóre z nich zostały na rysunku zaznaczone linią przerywaną.

2) Wybór optymalnej drogi usprawnień jest następnym krokiem procedury zmiany funkcjonowania systemu informacyjnego, a tym samym organizacji. Wybór ten zależy w pierwszym rzędzie od specyfiki i determinacji jej pracowników w dążeniach do doskonałości.

3) Następne kroki procedury, to realizacja usprawnień i określenie dalszych kierunków postępowania dla stałego ulepszania systemu informacji. Postępowanie nasze jest spiralą działań, które powodują wzrost konkurencyjności firmy i dostosowanie się systemu informacyjnego do wymagań organizacji.

Co daje reen.- podstawowe efekty

• poprawa jakości projektu i skrócenie czasu jego opracowania

• znaczne zmniejszenie zatrudnienia personelu firmy

• dodatkowe zyski dla klientów i akcjonariuszy,

• krótszy czas przekazywania informacji i to zarówno klientom jak i decydentom.

• udoskonalenie systemu obsługi klientów,

• eliminacja niepotrzebnych czynności i redukcja opóźnień w przekazy­waniu informacji,

Uważa się jednak, że jego największą zaletą jest dostarczenie narzędzi, które pozwolą na projektowanie systemu informacyjnego firmy i lepsze skupieniu się nad problemami związanymi z istnieniem konkurencji na rynku.

Oczywiście istnieją również możliwość niepowodzenia którego przyczyny mogą być następujące:

1. bariera psychologiczna; ludzie, którzy powinni dokonać zmian, w rzeczywistości wcale ich nie chcą i obawiają się, że w nowej sytuacji nie będzie dla nich miejsca pracy

2. błędy w organizacji zespołu, który ma usprawniać funkcjonowanie firmy, a więc powołanie osób niekompetentnych oraz takich, które nie mogą ze sobą współpracować (istotne jest stworzenie takiego zespołu, który pragnie uzyskać sukces jako grupa i w którym nie jest ważne kto jest autorem pomysłu)

3. konieczność przezwyciężenia stereotypów; znane są przykłady, że firmy angażują tylko takich pracowników, którzy nigdy nie wy­konywali pracy, tak jak się od nich oczekuje, chodzi o to, aby . wyszkolić pracownika nie obarczonego starymi nawykami, przyzwyczajeniami i tradycją; do wymienionych Ograniczeń należy dodać, ze musimy sami wykształcić specjalistów.

Działania metodą reengineeringu w procesie projektowania systemu informacyjnego można podzielić na dwie fazy. Pierwsza faza to zmiany w organizacji, dla której wykonujemy projekt zmian systemu informacyj­nego. Druga faza to zmiany w organizacji procesu projektowania.

Sprawdzanie

Doskonalenie

Wykonanie

Planowanie

POŚREDNICTWO

CZAS

WSPÓŁPRACA

NADAWCA

ODBIORCA

KANAŁ INFORMACYJNY

SPRZĘŻENIE ZWROTNE

Podejście diagnostyczne

Podejście prognostyczne

Stan obecny

Czas

---