Rzeczpospolita 29.03.07 Nr 075

Jak poprawnie zaewidencjonować przychód

Aby prawidłowo zaksięgować przychody w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, nie wystarczy zapoznać się z objaśnieniami zawartymi w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie prowadzenia księgi. Trzeba też dokładnie przestudiować przepisy ustawy o PIT

Do wpisywania przychodów w księdze przychodów i rozchodów - prowadzonej zarówno według starego, jak i nowego wzoru - służą trzy kolumny:

• ¦ 7 -. w której wpisujemy przychody ze sprzedaży wyrobów (towarów handlowych) i usług,

• ¦ 8 - przeznaczona do wpisywania pozostałych przychodów (np. z odpłatnego zbycia składników majątku, otrzymanych kar umownych, wynagrodzenia płatnika),

• ¦ 9 - w której wpisujemy łączną kwotę przychodów zewidencjonowanych w kol. 7 i 8.

Zapisy w księdze dotyczące przychodów mogą być dokonywane na bieżąco albo po zakończeniu miesiąca - ale aby skorzystać z tej drugiej ewentualności, trzeba spełniać pewne warunki.

Zapisy na bieżąco

Zasadniczo zapisów w księdze dotyczących przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług dokonujemy raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Podstawą są wystawione faktury. Przy czym, gdy w danym dniu wystawiamy wiele faktur, zapisów w księdze możemy dokonywać jedną sumą wynikającą z dziennego zestawienia tych faktur. Zestawienie sprzedaży musi przy tym zawierać co najmniej następujące dane:

• ¦ datę i kolejny numer zestawienia,

• ¦ numery od do faktur objętych zestawieniem,

• ¦ sumę zbiorczą tych faktur,

• ¦ podpis podatnika lub osoby, która sporządziła zestawienie.

Gdy mamy sprzedaż nieudokumentowaną fakturami - przychód ewidencjonujemy na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie wykazujemy wartość tych przychodów za dany dzień.

Z kasy do księgi

Podatnicy ewidencjonujący obrót za pomocą kas rejestrujących zapisują przychody w księdze na podstawie danych z raportów dobowych, skorygowanych o wartości zwrotów towarów, wynikające z odrębnych ewidencji prowadzonych dla celów VAT.

Uwaga, w takim wypadku nie należy wpisywać do księgi kwot wynikających z faktur dokumentujących sprzedaż uprzednio zarejestrowaną w kasie. Oznaczałoby to bowiem dublowanie przychodu. Wymagane jest jednak połączenie w sposób trwały (np. zszywką) kopii wystawionych faktur ze zwróconymi oryginałami paragonów fiskalnych.

Zapisy po zakończeniu miesiąca

Przychody można też wpisywać do właściwych kolumn księgi w jednej pozycji na koniec każdego miesiąca.

Taką możliwość mają przedsiębiorcy, którzy prowadzą:

¦ ewidencję sprzedaży w miejscu wykonywania działalności - przychody wpisują wówczas na podstawie danych z tej ewidencji (patrz ramka),

¦ ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących - w takim wypadku wysokość przychodów ustala się na podstawie miesięcznych zestawień raportów dobowych; zestawienie takie powinno zawierać:

• -numer kolejny wpisu,

• -numer unikatowy pamięci fiskalnej kasy,

• -numery i daty raportów dobowych,

• -łączną kwotę należności, wynikającą z raportów, pomniejszoną o łączną kwotę podatku i skorygowaną o wartości dotyczące zwrotów towarów wynikające z odrębnej ewidencji,

¦ ewidencję sprzedaży VAT (uproszczoną lub pełną) - przychody wprowadza się wówczas do księgi jako łączną kwotę wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie danych z tej ewidencji; takie zestawienie musi zawierać co najmniej: datę i kolejny numer zestawienia, sumę przychodów ze sprzedaży pomniejszoną o należny VAT oraz o wartość towarów i usług niestanowiących przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i powiększoną o przychody nieobjęte obowiązkiem ewidencjonowania dla celów VAT.

Bez uproszczeń dla podatników VAT

Przed 1 stycznia 2007 r. podatnicy opłacający podatek VAT mogli w ciągu roku podatkowego ewidencjonować przychody w dacie wystawienia faktury, nawet jeśli wcześniej wydali towar lub wykonali usługę.

W ostatnim dniu roku wpisywali wówczas do księgi kwoty przychodów z tytułu towarów wydanych (usług wykonanych) do 31 grudnia danego roku, na które faktury miały być wystawione w roku następnym. Taki sposób ewidencjonowania był możliwy, ponieważ art. 14 ust. 1f ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (updof) dla tej grupy podatników określał szczególny moment powstania przychodu. Od nowego roku przepis ten został skreślony, w wyniku nowelizacji rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi wykreślono też § 22 i 23 przewidujące taki sposób księgowania. Obecnie więc wszyscy przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów - także czynni podatnicy VAT, ewidencjonują przychody w ten sam sposób.

Ewidencjonowanie przychodu w kwocie brutto

Zgodnie z art. 14 ust. 1 updof u podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych VAT za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o VAT. Zatem do przychodowych kolumn księgi wpisuje się - co do zasady - wartość netto sprzedanych towarów i usług. Niektórzy podatnicy mogą jednak ewidencjonować sprzedaż (zarówno w księdze, jak i w ewidencji sprzedaży) w kwocie brutto, łącznie z VAT, pod warunkiem że na koniec miesiąca dokonają korekty i pomniejszą przychód o należny VAT.

Dotyczy to wyłącznie podatników, o których mowa w art. 84 ustawy o VAT - rozliczających należny VAT metodą uproszczoną (tzw. strukturą zakupów), spełniających łącznie następujące warunki:

• ¦ świadczących usługi w zakresie handlu,

• ¦ mających jednocześnie sprzedaż opodatkowaną i zwolnioną z VAT lub opodatkowaną różnymi stawkami,

• ¦ niemających obowiązku prowadzenia ewidencji za pomocą kas rejestrujących.

Ewidencjonowanie przychodu w kwotach brutto jest u nich konsekwencją przyjęcia uproszczonej metody obliczania należnego VAT - nie na podstawie ewidencji sprzedaży VAT, a właśnie za pomocą struktury zakupów. Metoda ta ułatwia ewidencjonowanie masowej sprzedaży towarów opodatkowanych różnymi stawkami oraz zwolnionych z podatku. Osoba prowadząca działalność nie musi przy sprzedaży nieudokumentowanej zaznaczać, według jakiej stawki był opodatkowany każdy sprzedany przez nią towar, lecz rejestruje sprzedaż według wartości brutto. Następnie ustala udział procentowy zakupów według określonej stawki podatku w łącznej ich sumie, i w celu obliczenia należnego VAT stosuje tę proporcję do sprzedaży z danego miesiąca.

Przychody ze sprzedaży ewidencjonowane codziennie w kwocie brutto - w kol. 7 "wartość sprzedanych towarów i usług" i kol. 9 "razem przychód" księgi przychodów i rozchodów - powinna na koniec miesiąca pomniejszyć o kwotę należnego podatku. Korekta polega na wpisaniu tej kwoty ze znakiem minus (lub na czerwono). Jeśli korekty dokonuje w ewidencji sprzedaży, na koniec miesiąca do odpowiednich kolumn księgi przenosi przychody w kwotach netto, już po odjęciu tego podatku.

Jakie przychody ujmujemy w księdze

Tyle o formalnych wymogach ewidencjonowania przychodów. Ale aby poprawnie ująć je w księdze, nie wystarczy zapoznać sięz regulacjami rozporządzenia w sprawie prowadzenia tej księgi. Trzeba pamiętać o zasadach wynikających z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Oto najważniejsze:

1. Przychodem z działalności gospodarczej są nie tylko otrzymane pieniądze, ale także kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane (kiedy przychód staje się należny - patrz ramka).

2. Przychód pomniejszamy o wartość zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont (zawsze pomniejszamy wartość przychodu w miesiącu, w którym bonifikata została udzielona/towar zwrócony, nawet gdy dotyczy to sprzedaży z miesiąca/roku ubiegłego; korekty dokonujemy poprzez zaksięgowanie kwoty bonifikaty ze znakiem minus lub na czerwono w kol. 7 księgi "wartość sprzedanych towarów i usług").

3. Przychód z działalności gospodarczej powstaje nie tylko w wyniku sprzedaży towarów i usług - są nim także m.in. otrzymane kary umowne, odsetki od środków na rachunkach bankowych utrzymywanych w związku z wykonywaną działalnością, wartość umorzonych lub przedawnionych zobowiązań, wpływy ze sprzedaży środków trwałych, a także różnice kursowe (patrz tekst na str. 8).

4. W księdze przychodów i rozchodów ewidencjonujemy wszystkie przychody z działalności gospodarczej, prócz zwolnionych (wolnych) od podatku dochodowego, których nie należy wykazywać.

5. Nie są przychodem pobrane lub zarachowane należności na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych (mimo że takie zaliczki, zadatki, przedpłaty należy udokumentować fakturami VAT i wykazać od nich należny podatek). Pobrane zaliczki można jednak ewidencjonować w księdze w kolumnie "uwagi". Tu także można wpisywać przychody faktycznie otrzymane (wcześniej ujęte w księdze jako należne).

ANNA KOLEŚNIK

Co w ewidencji sprzedaży

Ewidencja sprzedaży musi być zbroszurowana, a jej karty ponumerowane. Powinna ona zawierać obowiązkowo co najmniej następujące dane: ¦ numer kolejny wpisu, ¦ datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, rachunkami, ¦ kwotę tego przychodu. Można do niej dodatkowo wpisywać także łączną kwotę dziennej sprzedaży wynikającą z faktur/rachunków (w odrębnej kolumnie). Ewidencja ta może posłużyć także jako tzw. uproszczona ewidencja sprzedaży dla celów VAT (o której mowa w art. 109 ust. 1 ustawy o VAT) - jeśli przedsiębiorca ją prowadzący korzysta ze zwolnienia z tego podatku.

Kiedy powstaje przychód należny

Zgodnie z nowym art. 14 ust. 1c - 1i updof przychód należny powstaje w dniu wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi albo częściowego wykonania usługi, nie później niż w dniu: ¦ wystawienia faktury albo ¦ uregulowania należności. Jeżeli jednak strony ustalą, że usługa jest rozliczana w okresach rozliczeniowych, za datę powstania przychodu uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej niż raz do roku. Ta zasada ma również zastosowanie do dostaw energii elektrycznej i gazu przewodowego. W wypadkach innych niż wyżej wymienione za dzień powstania przychodu uważa się dzień otrzymania zapłaty. O wątpliwościach związanych z ustalaniem przychodu według tych reguł pisaliśmy w DF z 11 stycznia br.

Jak udokumentować przychody

Każdy przychód wpisany do księgi musi być odpowiednio udokumentowany. Takimi dokumentami są: ¦ faktury VAT/rachunki, ¦ dzienne zestawienie faktur/rachunków (zestawienia sprzedaży), gdy w ciągu dnia wystawiamy wiele faktur, ¦ ewidencja sprzedaży, ¦ dowód wewnętrzny wystawiony na koniec dnia (w razie sprzedaży nieudokumentowanej fakturami/rachunkami, gdy nie prowadzimy ewidencji sprzedaży ani ewidencji obrotu za pomocą kasy fiskalnej), ¦ dobowe raporty z kasy fiskalnej, skorygowane o wartości dotyczące zwrotów towarów, ¦ miesięczne zestawienia raportów dobowych, ¦ miesięczne zestawienie przychodów sporządzone na podstawie danych z ewidencji sprzedaży VAT.

Rzeczpospolita 29.03.07 Nr 075

Koszty można rozliczać na dwa sposoby

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą księgę przychodów i rozchodów, mają do wyboru dwie metody księgowania kosztów. Mogą to robić tak jak w księgach rachunkowych albo rozliczać koszty w momencie wystawienia faktury

PAWEŁ GAŁKA

W poprzednich latach także mieliśmy do wyboru dwa sposoby rozliczania kosztów:

¦w momencie ich poniesienia - tzw. metoda kasowa (art. 22 ust. 4 updof),

¦w roku podatkowym, którego do tyczą (metoda memoriałowa, tak jak w księgach rachunkowych -art. 22 ust. 5 i 6 updof). Jeśli więc podatnik dostał w styczniu fakturę z opłatami za grudniowe rozmowy telefoniczne, to przy metodzie kasowej księgował ją w styczniu. Przy memoriałowej w grudniu. Jeśli nie można było wydatku przypisać do danego roku podatkowego, księgowany był w momencie poniesienia - niezależnie od metody prowadzenia księgi. Podobnie było z wydatkami, które można było "zamknąć" w określonym przedziale czasowym, ale nie dało się ich przypisać do konkretnego przychodu, np. opłaty za ubezpieczenie firmowego majątku.

Towary handlowe wpisywaliśmy do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu (z wyjątkami określonymi w § 30 rozporządzenia MF). Niektóre wydatki były kosztem dopiero po zapłacie, np. pensje dla pracowników (art. 23 ust. 1 pkt 55 updof).

Jak jest teraz

Zgodnie z ogólną regułą, o której mówi art. 22 ust. 4 updof, koszty potrącamy w roku poniesienia. Ale przedsiębiorcy, którzy prowadzą księgę w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów odnoszących się do danego roku podatkowego, mogą stosować zasady przewidziane dla prowadzących księgi rachunkowe (określone w art. 22 ust. 5 - 5c updof).

Dwie kategorie kosztów

W nowych przepisach mamy podział na koszty bezpośrednie i pośrednie. Pierwsze rozliczamy w roku, w którym osiągnęliśmy odpowiadające im przychody. Dotyczy to też kosztów z lat poprzednich. W tym roku można również potrącić koszty poniesione po jego zakończeniu do dnia złożenia zeznania (nie później jednak niż do upływu terminu na wykonanie tej czynności). Jeśli koszt ponieśliśmy później, potrącamy go w następnym roku.

Z kolei koszty pośrednie będziemy potrącać w roku ich poniesienia. Jeśli jednak dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, musimy je rozliczyć proporcjonalnie. Chyba że potrafimy określić, w jakiej części dotyczą danego roku.

Te zasady rozliczania kosztów dotyczą wprawdzie firm prowadzących księgi rachunkowe, ale mogą je również stosować przedsiębiorcy rozliczający się za pomocą podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Pod warunkiem że wyodrębniają koszty odnoszące się dodanego roku.

Można rozłożyć na kilka lat

Jak więc będą rozliczali koszty podatnicy prowadzący księgę przychodów i rozchodów, którzy zdecydują się na zasadę memoriałową? Bezpośrednie zaksięgują w roku, w którym można je powiązać z przychodem. Jakie to będą koszty? Mogłoby się wydawać, że na zakupy towarów handlowych, ale tu rozporządzenie MF przewiduje odrębne zasady księgowania (piszemy o nich dalej). Pozostają więc inne wydatki, które da się przyporządkować przychodom, np. zakup usług obcych niezbędnych do wykonania usługi końcowej, wydatki na transport towarów.

Koszty pośrednie to natomiast wydatki na funkcjonowanie firmy, których nie da się powiązać z konkretnym przychodem, np. zakup materiałów biurowych. Księgujemy je w momencie poniesienia. Inaczej będzie w razie kosztów pośrednich dotyczących "okresu przekraczającego rok podatkowy". Jak pisał na naszych łamach Gerard Dźwigała, doradca podatkowy z kancelarii Chadbourne & Parke (DF z 21 grudnia 2006 r.), chodzi tu o wydatki dotyczące przynajmniej dwóch lat podatkowych, przykładowo ubezpieczenia składnika majątku zawartego na okres grudzień - styczeń. Trzeba je rozliczyć proporcjonalnie - połowę w grudniu, połowę w styczniu. Ta reguła nie odnosi się natomiast doświadczeń wykonanych jednorazowo, lecz wykorzystywanych albo odnoszących skutek przez dłuższy czas (np. wydatki na reklamę). Te rozliczymy w momencie poniesienia.

Decyduje dzień wystawienia faktury

Większość podatników rozlicza jednak koszty w momencie poniesienia, czyli metodą uproszczoną. Kiedy koszt jest poniesiony? Dla przedsiębiorców prowadzących księgę przychodów i rozchodów w dniu wystawienia faktury (rachunku) lub innegodowodu stanowiącego podstawę księgowania. Niezależnie od tego, według jakiej metody prowadzą księgę. Potwierdziło to Ministerstwo Finansów w piśmie z1 lutego br. (odpowiedź napytanie DF), w którym czytamy: "Innej definicji dnia poniesienia kosztu uzyskania przychodów w odniesieniu do podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera".

15 marca zmieniło się rozporządzenie ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej rozporządzenie MF). Jego ujednoliconą wersję publikowaliśmy w poniedziałkowej DF, można też ją znależć pod adresem http://www.%20rzeczpospolita.pl/prawo/doc.kpr0229.html. Zmienił się wzór księgi, wykreślono przepisy o szczególnym momencie powstania przychodu. Ale najważniejsze są zmiany dotyczące kosztów, które wprowadziła nowelizacja ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updf). Niestety, nie mamy dobrych wiadomości - księgowi znowu będą mieli problemy.

PRZEMYSŁAW WOJTASIK

Zdaniem eksperta

Hanna Lubińska, doradca podatkowy i biegły rewident z Kancelarii Doradców i Audytorów w Poznaniu Nowe przepisy wprowadzają zasadę, że momentem poniesienia kosztu jest dzień wystawienia fak tury (lub innego dowodu). Ale nadal zostaje nam grupa wydatków, które mogą być kosztem dopiero w momencie faktycznej zapłaty, bez względu na wybraną metodę. Są to m.in. ¦ wynagrodzenia i ZUS za pracowników, ¦ odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, ¦ odsetki od zobowiązań. Mamy więc nadal dwie metody księgowania kosztów: ¦na zasadach uproszczonych (w momencie poniesienia), ¦memoriałowo, tak jak w księgach rachunkowych (bezpośrednie wiążemy z przychodem, pośrednie rozliczamy w momencie poniesienia).

Przykład 1

Pan Kowalski w marcu wykupił ubezpieczenie firmowego samochodu za 3000 zł. Ubezpieczyciel wystawił polisę 1 marca na 12 miesięcy (do lutego 2008 r.). 1. Metoda uproszczona: wydatek księgujemy w całości w marcu 2007 r. 2. Metoda memoriałowa: wydatek dzielimy proporcjonalnie na miesiące, w których obowiązuje ubezpieczenie w danym roku podatkowym. Kosztem w 2007 r. będzie 2500 zł, a w 2008 r. 500 zł.

Przykład 2

Pan Kowalski w listopadzie 2007 r. poniósł wydatek na prenumeratę czasopism fachowych na następny rok. 1. Metoda uproszczona: wydatek księgujemy w całości w listopadzie 2007 r. 2. Metoda memoriałowa: wydatek księgujemy w całości w listopadzie 2007 r. Jest to koszt pośredni, jest więc księgowany w momencie poniesienia, bo dotyczy tylko jednego roku.

Przykład 3

Pan Kowalski otrzymał fakturę VAT za telefon. Operator sieci komórkowej wystawił ją 10 marca 2007 r. i wykazał w niej rozmowy telefoniczne za luty (100 zł) oraz abonament za marzec (50 zł). Bez względu na metodę rozliczania kosztów pan Kowalski wydatek zaksięguje w marcu (w momencie poniesienia).

Przykład 4

Pan Kowalski w marcu 2007 r. otrzymał decyzję o wymiarze podatku od nieruchomości w kwocie 1000 zł. Skorzystał z możliwości rozłożenia go na cztery raty, po 250 zł każda. Podstawą do zaksięgowania kosztu będzie dowód zapłaty poszczególnych rat podatku. W związku z tym, niezależnie od wybranej metody, wydatek będzie księgował w dacie jego wystawienia (czyli w momencie zapłaty).

Mamy więc nadal dwie metody księgowania kosztów: - na zasadach uproszczonych (w momencie poniesienia), - memoriałowo, tak jak w księgach rachunkowych (bezpośrednie wiążemy z przychodem, pośrednie rozliczamy w momencie poniesienia).

Zdaniem eksperta

Leszek Porowski, doradca podatkowy, współwłaściciel Biura Rachunkowego Porowski Consulting sp. j. Przepisy pozwalają na prowadzenie księgi przychodów i rozchodów w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów odnoszących się do danego roku, ale nie mówią, jak to robić "technicznie". Decydując się na metodę memoriałową, musimy więc przyporządkować koszty bezpośrednie do przychodów danego roku, a koszty pośrednie rozliczać w momencie poniesienia albo rozkładać na poszczególne lata. Ustawodawca nie nakłada żadnych formalnych wymogów, np. prowadzenia dodatkowej ewidencji kosztów. Nie trzeba też nikogo zawiadamiać o wyborze takiej metody. Warto jednak wspomnieć o tym w księdze w kolumnie "uwagi" bądź w tzw. dowodzie wewnętrznym. Z moich doświadczeń wynika jednak, że niewielu podatników decyduje się na prowadzenie księgi przychodów i rozchodów według zasad przewidzianych dla ksiąg rachunkowych.

Rzeczpospolita 31.05.07 Nr 126

Jednorazowa amortyzacja to sposób na wyższe koszty

Przedsiębiorca inwestujący w swój majątek może jednorazowo odliczyć prawie 200 000 zł. Zarówno wtedy, gdy kupuje nowe środki trwałe, jak i wprowadza do ewidencji stare

Pozwalają na to wprowadzone 1 stycznia br. przepisy o jednorazowej amortyzacji większości środków trwałych.

Dla małych i nowych firm

Z jednorazowej amortyzacji mogą skorzystać firmy rozpoczynające prowadzenie działalności gospodarczej i tzw. mali podatnicy. Zgodnie z definicją ustawową mały podatnik to firma, u której wartość przychodu ze sprzedaży (wraz z kwotą VAT) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym równowartości 800 000 euro. Przelicza się ją na złotówki według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego (w zaokrągleniu do 1000 zł).

Kto nie skorzysta

Ustawodawca wyłączył z szybkiej amortyzacji tych nowych przedsiębiorców, którzy w roku rozpoczęcia działalności a także w okresie dwóch lat (licząc od końca roku poprzedzającego rok rozpoczęcia) prowadzili działalność samodzielnie lub jako wspólnicy spółki niemającej osobowości prawnej. Wyłączenie dotyczy również osób, których małżonkowie prowadzili takądziałalność, jeśli istniała w tym okresie między nimi wspólność majątkowa. Jeżeli po upływie okresu karencji firma nabędzie status małego podatnika, będzie mogła oczywiście skorzystać z szybkiego sposobu amortyzacji.

Przedsiębiorcy rozpoczynający działalność i nieobjęci wyłączeniem, którzy w pierwszym roku nie mają nic do amortyzowania, mogą skorzystać z dobrodziejstw nowych zasad w następnych latach, pod warunkiem że są małymi podatnikami.

Oprócz budynków i aut osobowych

Jednorazowo można zamortyzować składniki majątku zaliczone do grupy 3-8 Klasyfikacji Środków Trwałych, z wyłączeniem samochodów osobowych. Dotyczy to zarówno nowych, jak i używanych środków trwałych. Z preferencji nie skorzystają natomiast podatnicy nabywający budynki lub budowle (grunty nie są amortyzowane co do zasady). Jednorazowej amortyzacji nie podlegają również wartości niematerialne i prawne, do których zaliczane są m.in. spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego i licencje.

Pamiętaj o limicie

W jednym roku można jednorazowo zamortyzować środki trwałe o wartości 50 000 euro. Przelicza się je (w zaokrągleniu do 1000 zł) wedługśredniego kursu euro ogłaszanego przez NBP na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok, w którym środki trwałe zostały ujęte w ewidencji. Na 2007 r. limit ten wynosi 199 000 zł.

W limicie nie są uwzględniane jednorazowe odpisy od środków trwałych (a także wartości niematerialnych i prawnych) o wartości początkowej nie większej niż 3500 zł.

Jeżeli zamortyzujemy tylko część wartości danej rzeczy (w związku z "wyczerpaniem" limitu), to w następnym roku możemy ją rozliczyć na dwa sposoby. Po pierwsze, zastosować metodę degresywną, przyjmując za wartość amortyzacji w pierwszym roku faktycznie dokonany jednorazowy odpis. Po drugie, możemy stosować metodę amortyzacji liniowej według zasad ogólnych (z możliwością podwyższania i obniżania stawek), uznając, że jednorazowy odpis stanowi wartość umorzenia środka trwałego na 1 stycznia kolejnego roku.

Można wprowadzić później

Środki trwałe nie muszą być kupione w tym roku, w którym je jednorazowo zamortyzowano. Muszą być natomiast wtedy wprowadzone do ewidencji środków trwałych. Nowy sposób amortyzacji dotyczy więc także tzw. ujawnionych środków trwałych. Można rozliczyć w kosztach nie wcześniej niż w miesiącu, w którym wprowadziliśmy środek trwały do ewidencji (można więc i później). Odpis można też"rozłożyć na raty" i odliczać koszty co miesiąc, co kwartał lub jednorazowo na koniec roku.

To jest pomoc

Jednorazowa amortyzacja stanowi pomoc de minimis udzieloną w zakresie i na zasadach określonych w aktach prawa wspólnotowego. Tak więc w razie skorzystania z tej preferencji podatnik powinien pamiętać, że:

• ¦ wszędzie tam, gdzie będzie to od niego wymagane, musi deklarować, że skorzystał z pomocy de minimis,

• ¦ wysokość jednorazowego odpisu zmniejsza ogólny limit dostępnej pomocy de minimis.

Oczywiście jednorazowa amortyzacja nie jest przymusowa. Podatnik może amortyzować składniki majątku na zasadach ogólnych (metodą liniową lub degresywną). Te odpisy amortyzacyjne nie są pomocą de minimis.

ANDRZEJ BIEDACHA

Autor jest doradcą podatkowym w Kancelarii TAX s.c., Lublin

Rzeczpospolita 31.05.07 Nr 126

NIE DLA KAŻDEGO ŚRODKA TRWAŁEGO JEDNORAZOWA AMORTYZACJA

Można odliczyć składany komputer, naczepę i transformator

Małe i nowe firmy mogą jednorazowo zamortyzować większość swojego firmowego majątku

Dłużej muszą rozliczać nieruchomości i samochody osobowe.

Preferencja dotyczy nie tylko kupionych środków trwałych, ale też wytworzonych we własnym zakresie. Może to być przykładowo serwer komputerowy. O rozliczenie wydatków na jego zbudowanie zapytała swój urząd spółka jawna świadcząca usługi informatyczne. Kupiła serwerowe dyski twarde, specjalistyczne pamięci RAM oraz wydajne procesory. Wszystko kosztowało 20 000 zł, a prace nad serwerem spółka skończyła w styczniu i w tym miesiącu wprowadziła go do ewidencji. Można go jednorazowo zamortyzować -potwierdził Drugi Urząd Skarbowy Łódź-Bałuty w interpretacji z 26 kwietnia br. (I/415-16-372/07/ZDB). Jednorazowo zamortyzować możemy też środek trwały, który kupiliśmy w ubiegłym roku, ale dopierow tym wprowadziliśmy do firmy. Nowe przepisy nie mówią bowiem o momencie nabycia, ale o roku wprowadzenia do ewidencji. Potwierdza to interpretacja Urzędu Skarbowego w Krasnymstawie z 21 lutego br. (PD/4151/07). Podatnik pytał o kupioną w grudniu naczepę. Zarejestrował ją i wprowadził do ewidencji środków trwałych w styczniu. Można ją jednorazowo zamortyzować -uznał urząd.

Podobnie było w sprawie rozpatrywanej przez Urząd Skarbowy w Kutnie (interpretacja z 13 lutego br., I-415/3/07), w której chodziło o podwozie samochodu ciężarowego. Podatnik może amortyzować pojazd dopiero wtedy, gdy jest kompletny i zdatny do użytku. Jeśli nie zdążył załatwić wszystkich formalności rejestracyjnych w grudniu, może wprowadzić go do ewidencji dopiero w styczniu. Przysługuje mu więc prawo do jednorazowej amortyzacji.

O tym, czy możemy skorzystać z nowego przywileju, decyduje właściwa kwalifikacja środka trwałego. Jeśli mieści się w grupie 1 i 2 Klasyfikacji Środków Trwałych (nieruchomości), amortyzujemy go na normalnych zasadach. Przekonał się o tym przedsiębiorca, który zbudował własną stację transformatorową. Urząd Skarbowy w Gorlicach (interpretacja z 19 lutego br., PDOF/415-03/07/8756) zakwalifikował ją do grupy 2 KŚT, a konkretnie do podgrupy 21, rodzaj 210 obejmujący m.in. linie elektroenergetyczne przesyłowe nadziemne lub podziemne oraz słupowe stacje transformatorowe (bez transformatorów) i rozdzielcze. Stację trzeba amortyzować według stawki 4,5 proc. rocznie. Można natomiast jednorazowo odliczyć wydatek na zakup transformatora. Zdaniem urzędu jest to samodzielne urządzenie elektroenergetyczne przetwórcze i zasilające, które znajduje się w grupie 6 KŚT, podgrupa 63, rodzaj 630.

Przepisy nie zezwalają na jednorazową amortyzację samochodu osobowego. Jego definicję znajdziemy wart. 5a pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 4a pkt 9 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Mówiąc w skrócie, to pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą. Czy ograniczenie dotyczy również motocykla? Jak pisaliśmy w DF z 19 kwietnia br., problem w tym, że kodeks drogowy zalicza motocykl do pojazdów samochodowych, co innego wynika natomiast z Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług. Niezdecydowane są też urzędy skarbowe.

Nie powinno natomiast być problemów z jednorazową amortyzacją motoroweru. Nie jest to bowiem pojazd samochodowy ani w rozumieniu PKWiU, ani według kodeksu drogowego.

Rzeczpospolita 10.05.07 Nr 108

KIEDY WPISAĆ WYDATKI W KSIĘDZE PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW

Koszty rozliczasz w momencie wystawienia dowodu księgowego

Ministerstwo Finansów potwierdza, że u przedsiębiorców prowadzących księgę przychodów i rozchodów dniem poniesienia kosztu jest moment wystawienia dowodu księgowego

O tym, kiedy księgujemy wydatek, nie decyduje więc faktyczna zapłata. To konkluzja pisma Ministerstwa Finansów z 27 kwietnia 2007 r. (MB8/379/2007), będącego odpowiedzią napytanie naszej redakcji. Wydaje się jednak, że w pewnych sytuacjach to właśnie dowód zapłaty będzie jedynym dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku.

Nie zawsze mamy fakturę

Ministerstwo potwierdziło swoje wcześniejsze stanowisko, które opisywaliśmy w DF z 8 lutego oraz 8 i 29 marca br. Dlaczego jeszcze raz zapytaliśmy o moment księgowania kosztów? Ponieważ jest wiele wydatków, których rozliczenie budzi wątpliwości czytelników. Poprosiliśmy więc o wyjaśnienie, kiedy zaksięgować:
¦ opłaty za mieszkanie w części przeznaczonej na działalność dokonywane na podstawie zestawienia kosztów przygotowanego na początku roku przez spółdzielnię (dewelopera),
¦ obowiązkowe składki na samorząd zawodowy,
¦ podatek od firmowej nieruchomości.

W tych przypadkach nie dostajemy faktury ani rachunku, czy więc nie trzeba księgować wydatku dopiero wtedy, kiedy mamy potwierdzenie zapłaty?

Zapłata nie decyduje

Dnia poniesienia kosztu nie należy utożsamiać z dniem faktycznej zapłaty -podkreśliło Ministerstwo Finansów. Oczywiście poza wydatkami na wynagrodzenia, składki ZUS, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Tutaj przepisy wyraźnie przewidują kasową metodę ujmowania kosztów. W innych przypadkach zastosowanie ma art. 22 ust. 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof), który mówi, że dzień poniesienia kosztu u przedsiębiorców prowadzących księgę przychodów i rozchodów to dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę księgowania. Jak czytamy w odpowiedzi ministerstwa: "Dzień faktycznej zapłaty lub dzień upływu terminu zapłaty nie jest okolicznością decydującą o ujęciu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów wydatków dotyczących podatku od firmowej nieruchomości, opłat za mieszkanie w części przeznaczonej na działalność czy też obowiązkowych składek na samorząd zawodowy.

Wydatki z tych tytułów, udokumentowane w sposób określony w § 12 - 14 i § 16 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, stanowią koszty uzyskania przychodów w dniu ich poniesienia".

Co jest podstawą księgowania

Co więc decyduje o tym, czy możemy zaksięgować koszt? W przypadku wydatków na firmową część mieszkania przygotowujemy dowód wewnętrzny, w którym określamy, jaka część opłat przypada na powierzchnię przeznaczoną na działalność. Z pisma Ministerstwa Finansów wynika, że do zaksięgowania kosztu wystarczy właśnie sporządzenie takiego dokumentu.

Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zezwala jednak na dokumentowanie dowodami wewnętrznymi tylko niektórych rodzajów kosztów. Ta możliwość nie dotyczy np. składek na samorząd zawodowy. Wydaje się więc, że dokumentem stanowiącym podstawę księgowania, o którym mowa wart. 22 ust. 6b updof będzie tutaj właśnie dowód zapłaty. Taki wniosek można wyciągnąć z§13 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Przepis ten zalicza do dowodów księgowych także dowody opłat pocztowych i bankowych oraz inne dokumenty zawierające podstawowe dane dotyczące wydatku (takie jak określenie wystawcy, datę, przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość, podpis, numer).

Pełna treść omawianego pisma jest dostępna na naszych stronach internetowych:
http://www.rp.pl/prawo/pisma

PRZEMYSŁAW WOJTASIK

Leszek Porowski

Leszek Porowski, doradca podatkowy, współwłaściciel Biura Rachunkowego Porowski Consulting Z pisma Ministerstwa Finansów wynika, że przedsiębiorca nie musi czekać z zaksięgowaniem kosztu aż do momentu faktycznej zapłaty. Jeśli więc otrzyma decyzję urzędu w sprawie rocznego podatku od nieruchomości, może zaksięgować koszt w dacie jej wystawienia. Mam natomiast wątpliwości, czy tak będzie w przypadku opłat za firmową część mieszkania. Przykładowo, jeśli w styczniu podatnik dostaje ze spółdzielni ich zestawienie, to czy może na jego podstawie sporządzić dowód wewnętrzny dotyczący całego roku i uznać część firmową za koszt uzyskania przychodów? Przecież wysokość opłat może być zmieniona w trakcie roku. Moim zdaniem najbezpieczniej jest sporządzać dowód wewnętrzny co miesiąc (na podstawie zestawienia z początku roku) i wtedy zaliczać wydatek do kosztów. A najlepiej jakby w tym samym miesiącu poszedł przelew na konto spółdzielni. Dowodem wewnętrznym nie udokumentujemy natomiast obowiązkowych składek na samorząd zawodowy, np. doradców podatkowych. Podstawą księgowania będzie więc dowód zapłaty. Nie ma tu innej możliwości, bo doradcy podatkowi nie otrzymują żadnego dokumentu, na podstawie którego wpłacają składkę (po prostu każdy wie, kiedy i ile musi zapłacić). Zatem to właśnie polecenie przelewu jest jedynym potwierdzeniem wydatku. Podobnie może być z opłatą za koncesję na sprzedaż alkoholu. Często bowiem przedsiębiorca musi sam obliczyć jej wysokość (na podstawie wywieszonego w urzędzie gminy komunikatu o wskaźniku procentowym i wyliczonej wielkości sprzedaży wyrobów alkoholowych w poprzednim roku). Uważam, że w takich sytuacjach podstawą zaksięgowania kosztu jest przelew lub wyciąg bankowy potwierdzający zapłatę. Jak więc widać, w praktyce mogą wystąpić sytuacje, w których podstawowym dowodem księgowym będzie jednak dowód zapłaty.

Rzeczpospolita 10.05.07 Nr 108

KOSZTY UZYSKANIA PRZYCHODU

Przedsiębiorca stale podróżujący także może odliczać diety

Osoba prowadząca działalność gospodarczą może zaliczyć do kosztów wartość diet związanych z zagranicznym wyjazdem służbowym nawet wtedy, gdy podróże nierozerwalnie się wiążą z istotą świadczonych usług.

Diety przysługują także za soboty i niedziele - wynika z interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie z 24 kwietnia 2007 r. (nr 1401/BF-I/4160-0038/1/07/AG).

Podatnik, który wystąpił z pytaniem, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej realizuje umowę, na podstawie której świadczy (jako podwykonawca) usługi przetwarzania danych. Wykonywane są one za granicą i zwykle świadczone w dni powszednie. Gdy podatnik nie wraca do kraju i nie wykonuje usług, podejmowane są jednak działania związane z przygotowaniem do dalszej realizacji kontraktu. Przedsiębiorca uważa więc, że ma prawo do zaliczenia do kosztów wartości diet za cały okres pobytu w podróży, łącznie z sobotami i niedzielami.

Początkowo organy podatkowe nie zgodziły się z taką wykładnią. Zarówno urząd, jak i izba skarbowa uznały, że w tej sytuacji w ogóle nie przysługuje prawo zaliczenia diet do kosztów podatkowych. Wynika to z faktu, że wyjazd poza siedzibę firmy nierozerwalnie się wiąże z istotą świadczonych usług.

Podatnik złożył skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego na decyzję organu wyższej instancji. Jego zdaniem dokonano nieprawidłowej wykładni art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT polegającej na bezpodstawnym przyjęciu, że realizowanie przez podatnika zasadniczego przedmiotu działalności nie wchodzi w zakres podróży służbowych.

Dopiero wówczas Izba Skarbowa w Warszawie, po ponownym rozpoznaniu zarzutów, uznała, iż zasługują one na uwzględnienie. Potwierdziła, że z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT wynika, że ustawodawca wyłącza z kosztów wartość diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, ale tylko w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom. Przepis ten nie ogranicza kręgu podmiotów, do których się odnosi pojęcie "podróż służbowa". Nie jest ono zdefiniowane w prawie podatkowym, a sięganie do definicji zawartej w kodeksie pracy jest nieuprawnione. Wynika to m.in. z wyroku WSA z 5 marca 2007 r. (sygn. III SA/Wa 3827/06).

Rzeczpospolita 24.05.07 Nr 120

KIEDY WYŻSZA STAWKA PODATKU OD NIERUCHOMOŚCI

Sypialnia z komputerem to nie firmowy lokal

Przedsiębiorca, który ma w domu służbowy komputer i szafę z dokumentami, nie powinien płacić wyższego podatku od nieruchomości

Nawet gdy jest tam zarejestrowana jego firma. Przepisy są wprawdzie niejasne, wydaje się jednak, że powinno decydować to, czy zmienił przeznaczenie mieszkania.

Siedziba w domu, praca u klienta - tak działa wielu przedsiębiorców. U kontrahenta wykonują usługę, w domu wystawiają faktury, liczą podatki i załatwiają inne firmowe sprawy. Nie wszyscy jednak znają art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. b) ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Mówi on, że od "budynków mieszkalnych lub ich części zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej" powinni płacić wyższy podatek od nieruchomości. Różnica może być spora, bo stawka za mieszkanie wynosi 0,57 zł za 1 mkw., a za część firmową18,60 zł.

Osobne pomieszczenie czy biurko w pokoju

Przepisy nie precyzują jednak, kiedy część mieszkania jest "zajęta na prowadzenie działalności". A sytuacje mogą być bardzo różne. Właściciel jednoosobowej agencji reklamowej może przeznaczyć na pracownię pokój, w którym nagrywa materiały promocyjne. Pokój jest wyposażony w specjalistyczną aparaturę i trudno robić w nim cokolwiek innego prócz pracy. Z kolei konsultant firmy doradczej może mieć w domu komputer, na którym pracuje po powrocie od klienta. W tym samym pokoju ma łóżko i stacjonarny rower. Czy obaj muszą płacić wyższy podatek?

Jak pisał Rafał Dowgier w DF z 4 listopada 2004 r., "samo wskazanie mieszkania jako siedziby firmy nie zmienia zasad jego opodatkowania". Jego zdaniem wyższy podatek zapłacimy wtedy, gdy część lokalu przeznaczona na działalność jest fizycznie wydzielona i nie jest wykorzystywana na inne potrzeby.

Podobny pogląd znajdziemy w komentarzu Leonarda Etela ("Podatek od nieruchomości, rolny, leśny"; C.H. Beck, Warszawa 2005, s. 232), który powołuje się na wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 11 sierpnia 1992 r. (SA/Wr 650/92). W orzeczeniu tym czytamy, że art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych "wymaga, aby część budynku mieszkalnego była przeznaczona dla prowadzenia w niej działalności gospodarczej z wyłączeniem funkcji mieszkalnych i innych, związanych z zamieszkiwaniem w budynku".

Koszty związane z działalnością

Problem może też być z kosztami w podatku dochodowym. Jeśli przedsiębiorca, zastanawiając się nad podatkiem od nieruchomości, uzna, że jego mieszkanie niejest "zajęte" na firmę, to czy mimo to może zaliczać do kosztów wydatki związane z firmową powierzchnią? Wydaje się, że tak. Decydujące jest bowiem to, czy wydatek został poniesiony w związku z działalnością (i czy nie został z kosztów wyraźnie wyłączony). Jeżeli więc przedsiębiorca faktycznie pracuje w domu i ponosi wydatki związane z firmową częścią, to ma prawo zaliczyć je do kosztów (oczywiście nie wszystkie, ale tylko te, które przypadają proporcjonalnie na służbową powierzchnię). Zgłoszenie sposobu użytkowania mieszkania na potrzeby podatku od nieruchomości nie powinno o tym decydować. Ale może stanowić jeden z dowodów w ewentualnym sporze z urzędem.

PRZEMYSŁAW WOJTASIK

Komentarz

Arkadiusz Michaliszyn, doradca podatkowy, partner w kancelarii CMS Cameron McKenna Z literalnej interpretacji ustawy o podatkach i opłatach lokalnych wynika, że "zajęte na prowadzenie działalności" mogą być nawet trzy mkw. mieszkania, na których stoi biurko ze służbowym komputerem. Każdy "domowy" przedsiębiorca, który nie chce mieć kłopotów z urzędem gminy, powinien więc dokładnie obliczyć firmową powierzchnię. Jeśli uzna, że część mieszkania z biurkiem i komputerem nie jest jednak "zajęta" na potrzeby firmy, bo wykonuje na niej również inne czynności, nie płaci wyższego podatku od nieruchomości. Czy wyklucza to rozliczanie w kosztach uzyskania przychodów wydatków na czynsz, media i wyposażenie? Żaden z przepisów nie uzależnia możliwości naliczania kosztów w podatku dochodowym od kwalifikacji lokalu w podatku od nieruchomości. Ale istnieje ryzyko, że w trakcie kontroli pracownik urzędu skarbowego powie: "wydatki na opłaty i sprzęt nie są kosztami związanymi z przychodem, a potwierdza to fakt, że mieszkanie nie zostało zgłoszone jako zajęte na prowadzenie działalności".

Komentarz

Michał Guzowski, doradca podatkowy współpracujący ze Spółką Doradztwa Podatkowego Manugiewicz, Trzaska i Wspólnicy To, że budynek lub lokal mieszkalny znajduje się w posiadaniu przedsiębiorcy, nie przesądza jeszcze o opodatkowaniu go najwyższą stawką podatku od nieruchomości. Konieczne jest, aby był rzeczywiście zajęty (wykorzystywany) na cele działalności. Moim zdaniem o zajęciu budynku mieszkalnego lub jego części na prowadzenie działalności można mówić wówczas, gdy przestaje pełnić funkcję mieszkalną. Samo zarejestrowanie firmy w mieszkaniu nie skutkuje więc automatycznie obowiązkiem opłacania wyższego podatku. Inaczej będzie, gdy w części lokalu podatnik będzie faktycznie prowadził biuro, gabinet, przyjmował interesantów itp. Wówczas od powierzchni rzeczywiście służącej działalności, a nie "zaspokajaniu potrzeb mieszkalnych", powinien odprowadzać podatek według najwyższej stawki. Opłacanie niższego podatku nie oznacza automatycznie, że przedsiębiorca nie może zaliczyć żadnych wydatków związanych z eksploatacją lokalu do kosztów uzyskania przychodów. Przepisy nie uzależniają możliwości proporcjonalnego rozliczenia w kosztach wydatków związanych z używaniem mieszkania (czynsz, media itp.) od opłacania podatku lokalnego według wyższej stawki. Decydujące jest to, aby podatnik wykazał, że w lokalu wykonuje czynności służące prowadzonej działalności, a więc osiągnięciu przychodu.

Rzeczpospolita 10.05.07 Nr 108

JAK ROZLICZYĆ DOMOWE OPŁATY

Zalicz w koszty wydatki na firmę we własnym mieszkaniu

Przedsiębiorca prowadzący działalność w domu może wrzucić w koszty wydatki związane z firmową powierzchnią

Dotyczy to oczywiście podatników rozliczających się za pomocą księgi przychodów i rozchodów. Takiej możliwości nie mają ci, którzy opłacają ryczałt od przychodów ewidencjonowanych lub kartę podatkową.

W części przypadającej na działalność

Przedsiębiorcy mogą wliczać w ciężar kosztów wydatki na funkcjonowanie firmy, np. na czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz, centralne ogrzewanie, remonty. Jeżeli zakład znajduje się w lokalu, w którym przedsiębiorca jednocześnie mieszka, rozlicza je w części przypadającej na działalność gospodarczą.

Rozporządzenie w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów pozwala na udokumentowanie opłat za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie (w części przypadającej na działalność gospodarczą) tzw. dowodami wewnętrznymi. Są to dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które dokonały wydatków, w których określa się przedmiot operacji gospodarczej i wysokość kosztu.

Podstawą jest zestawienie opłat

Podstawą do sporządzenia dowodu wewnętrznego będącego "podkładką" do wpisania w księdze kosztów utrzymania gabinetu (biura, pracowni) jest np. książeczka opłat za mieszkanie spółdzielcze, dowody opłat za energię elektryczną itd., potwierdzające całość wydatków, odnoszących się do całego lokum.

Przedsiębiorca powinien w dowodzie wewnętrznym wpisać miesięczną kwotę opłaty przypadającej na gabinet i napisać, że podstawą do jej wyliczenia jest np. książeczka opłat za mieszkanie spółdzielcze. Powinien też wskazać sposób ustalenia wysokości tego wydatku, Załóżmy, że np. pracownia zajmuje 25 mkw. w mieszkaniu liczącym 75 mkw., a wszystkie opłaty za to mieszkanie wynoszą 690 zł miesięcznie. Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć miesięcznie 230 zł.

W podobny sposób rozliczamy np. opłaty ze energię elektryczną. Podstawą sporządzenia dowodu wewnętrznego będą faktury z zakładu energetycznego.

Oczywiście na dowodzie wewnętrznym musi się znaleźć data jego sporządzenia i podpis podatnika.

Telefon według billingu

Dowód wewnętrzny jest podstawą do wpisania w koszty wydatków na telefon używany do celów służbowych. Potrzebna jest też faktura od operatora. Prowadząc firmę w mieszkaniu, musimy określić, jaka część połączeń to rozmowy związane z działalnością gospodarczą. Urzędy skarbowe wymagają, aby robić to na podstawie billingu.

Gdzie wpisywać

Koszty funkcjonowania firmy wpisuje się do księgi przychodów i rozchodów w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki" (wynika to z ustępu 13 objaśnień do księgi stanowiących część rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów). Zaliczymy tu także m.in. opłaty pocztowe, opłaty za telefax, wydatki na materiały biurowe, szkolenia związane z wykonywaną działalnością oraz zakup literatury fachowej, koszty remontu gabinetu, odpisy amortyzacyjne.

Do kosztów można też zaliczyć wydatki na wyposażenie miejsca wykonywania działalności.

Koszty funkcjonowania zakładu (oprócz tych, które można dokumentować dowodami wewnętrznymi) powinny być potwierdzone fakturami VAT lub paragonami (dokumentującymi zakupy detaliczne materiałów, środków czystości, bhp oraz materiałów biurowych).

Można amortyzować

Siedzibę firmy można też amortyzować, w tym metodą uproszczoną (ustalając wartość początkową jako iloczyn metrów kwadratowych wykorzystywanych do działalności gospodarczej i kwoty 988 zł). Odpisy amortyzacyjne są kosztem uzyskania przychodów. Nie dotyczy to tylko lokalu, który nie jest naszą własnością i korzystamy z niego np. na podstawie umowy najmu.

Kiedy wyższy podatek od nieruchomości

Jeśli w stosunku do części domu czy mieszkania - ze względu na przeznaczenie jej wyłącznie na działalność gospodarczą - została wyłączona funkcja mieszkalna, musimy od niej zapłacić wyższy podatek od nieruchomości. Jeśli część domu jest wykorzystywana jednocześnie na prowadzenie firmy i jako mieszkanie, nadal obciąża ją podatek według stawki obowiązującej w odniesieniu do budynków mieszkalnych.

Oczywiście podatek od nieruchomości przypadający na część domu czy mieszkania wykorzystywaną w działalności gospodarczej jest kosztem uzyskania przychodu.

Rzeczpospolita 04.06.07 Nr 129

Najpierw rejestracja firmy, a potem odlicza nie VAT

Polscy podatnicy nie mogą odliczyć VAT od zakupów dokonanych przed zarejestrowa niem działalności w urzędzie skarbowym. Projekt nowelizacji ustawy też nie zmienia tego niekorzystnego rozwiązania

Jeśli świeżo upieczony przedsiębiorca zechce wyposażyć swoje biuro czy kupić samochód, zanim formalnie zarejestruje się w urzędzie, musi pokryć cały podatek z własnej kieszeni.

Nie otrzyma zwrotu, mimo że wykorzysta te towary do działalności gospodarczej, nawet wtedy, gdy już złożył w urzędzie skarbowym dokumenty rejestracyjne. Takie rozwiązanie łamie podstawową w VAT zasadę neutralności nakazującą, aby ciężar tego podatku ponosił tylko ostateczny konsument.

Dominuje formalizm

Chodzi o druk VAT-R, a dodatkowo aktualizację NIP, z której wynika, że dana osoba jest podmiotem gospodarczym. Ich brak skazuje podatnika na spór z urzędnikiem skarbowym, co zazwyczaj kończy się w sądzie.

-Regulacje wspólnotowe nie uzależniają prawa do odliczenia od tego, czy ktoś jest zarejestrowany w urzędzie. Również Europejski Trybunał Sprawiedliwości wiele razy orzekał, że podmiot, który zakłada firmę i dokonuje zakupów w celu jej prowadzenia, ma prawo do odliczenia podatku zawartego w ich cenie. W Unii, inaczej niż u nas, liczy się intencja, a nie papier. Złożenie wniosku o rejestrację rozumiane jest najwyżej jako akt staranności administracyjnej. Wszystko to można wskazać sądowi w ewentualnym sporze - sugeruje Tomasz Grunwald, doradca podatkowy w KPMG.

Zanim dojdzie do sporu w sądzie, najpierw należy odwołać się od decyzji władz skarbowych (stwierdzającej zawyżenie odliczonego podatku) do izby skarbowej. Niestety, zwykle bywa to nieskuteczne i dopiero w WSA czy NSA podatnik może liczyć na korzystny dla siebie wyrok. Problem tylko w tym, że już w ciągu 14 dni od wydania decyzji nakazującej zwrot odliczenia musi wpłacić pieniądze do urzędu. Niewypełnienie tego obowiązku w terminie naraża go na egzekucję komorniczą. Cała ta sytuacja jest bardzo trudna, zwłaszcza że w grę wchodzą przecież firmy, które dopiero rozpoczynają karierę na rynku i zwykle nie mają pieniędzy, a jeśli nawet, to muszą je inwestować.

Sposoby na urzędników

Wykorzystywaną przez podatników metodą wybrnięcia z sytuacji, w której muszą wydawać pieniądze bez szansy na zwrot VAT, może być zakup towaru bez jednoczesnego odbioru faktury. Nabywca weźmie ją np. dopiero po kilku tygodniach, a w międzyczasie zarejestruje działalność. Umożliwi mu to odliczenie podatku od takiego zakupu. Wielu ekspertów i podatników uznaje, że według naszych obecnych przepisów prawo do odliczenia powstaje z chwilą otrzymania faktury. Skoro zaś nastąpiło to już wtedy, gdy nabywca był zarejestrowany na VAT, urzędnik nie powinien odmawiać mu prawa do odliczenia. Żeby jednak było to możliwe, należy uznać powyższą tezę, a nie przyjmować, że obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury przez sprzedawcę.

Podobnie będzie, gdy nabywca zwróci towar i kupi go ponownie już po złożeniu w urzędzie druku VAT-R. Otrzyma nań nową fakturę dającą mu pełne prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Z tego rozwiązania nie skorzystają już jednak osoby, które kupiły towary i wzięły faktury przed rejestracją, a dopiero potem zwróciły się do sprzedawcy o ich anulowanie. Muszą wówczas otrzymać fakturę korygującą, która odzwierciedla stan z dnia wystawienia pierwotnego dokumentu. Skoro wówczas prawa do odliczenia nie było, to nie ma go też po uzyskaniu korekty. Wszystkie te działania są jednak szukaniem sztucznych rozwiązań po to tylko, żeby złagodzić skutki niekorzystnej regulacji. Między 12 a 15 czerwca ma się odbyć posiedzenie sejmowej podkomisji ds. nowelizacji VAT. Jest więc jeszcze czas na jej zmianę.

masz pyta nie do autorki, e-mail:
[e-mail]

ANNA GRABOWSKA

Można żądać zwrotu

Krzysztof Sachs, doradca podatkowy w Ernst & Young RAFAŁ GUZ W państwie członkowskim UE źródłem prawa są nie tylko ustawa o VAT i rozporządzenia wykonawcze, ale również przepisy wspólnotowe (przede wszystkim dyrektywy I i VI). Jeśli przepisy krajowe są z nimi sprzeczne lub stosowane niezgodnie z wykładnią Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości, podatnicy mogą w większości wypadków bezpośrednio stosować dyrektywy, domagać się odszkodowania za szkody poniesione wskutek błędnego implementowania do przepisów krajowych prawa wspólnotowego lub zażądać pobranego niezgodnie z nim zwrotu VAT. ¦

Prawo musi realizować cel dyrektywy

Ryszard Mastalski, profesor prawa finansowego z Uniwersytetu Wrocławskiego GRZEGORZ HAWAŁEJ Zgodnie z art. 93 TWE harmonizacji w ramach prawa wspólnotowego podlegają podatki pośrednie w takim zakresie, jaki jest niezbędny do swobodnego przepływu towarów i usług między państwami Wspólnoty. Unijne dyrektywy wiążą państwa członkowskie co do celu. Ich adresaci powinni w określonym czasie uzyskać założony rezultat, przy czym mają swobodę wyboru środków służących jego osiągnięciu. Europejski Trybunał Sprawiedliwości wydał już ponad 300 orzeczeń potwierdzających tę tezę.

Rzeczpospolita 21.06.07 Nr 143

WYDATKI NA ZAKUP SKŁADNIKÓW MAJĄTKU

Samochód używany nie dłużej niż rok jest wyposażeniem

- W której kolumnie księgi przychodów i rozchodów (10 czy 13) należy ująć samochód osobowy lub inny sprzęt (np. maszynę budowlaną), który został zakupiony na firmę z zamiarem używania go krócej niż rok, czyli nieujęty w ewidencji środków trwałych? Czy należy go ująć w ewidencji wyposażenia, jeśli tak, czy wartość określa się jak dla środków trwałych? W którym momencie ująć w kosztach taki wydatek? - pyta czytelnik DF.

Jednym z warunków uznania rzeczy za środek trwały jest - zgodnie z art. 22a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (updof) - to, by przewidywany okres jej używania był dłuższy niż rok. Jeśli przedsiębiorca jest pewien, że będzie używał składnika majątku nie dłużej niż rok, nie wpisuje go do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. I to bez względu na jego wartość.

Ewidencja wyposażenia

Taki składnik majątku będzie wyposażeniem firmy. Ze słowniczka zamieszczonego w § 3 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (DzU nr 152, poz. 1475) wynika, że wyposażeniem są rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością, niezaliczone zgodnie z przepisami updof do środków trwałych. Wyposażenie ujmuje się w ewidencji wyposażenia, ale tylko, jeśli jego wartość początkowa (ustalona zgodnie z przepisami updof jak dla środka trwałego - czyli według ceny nabycia lub kosztu wytworzenia) przekracza 1500 zł (§ 4 ust. 2 rozporządzenia).

Ewidencja ta powinna zawierać co najmniej następujące dane:

• ¦numer kolejny wpisu,

• ¦datę nabycia,

• ¦numer faktury lub rachunku,

• ¦nazwę wyposażenia,

• ¦ cenę zakupu wyposażenia lub koszt wytworzenia,

• ¦ numer pozycji, pod którą wpisano w księdze koszt związany z nabyciem wyposażenia,

• ¦ datę likwidacji (w tym również datę sprzedaży lub darowizny) oraz jej przyczynę.

Kiedy w koszty

Wydatki na zakup lub wytworzenie środków trwałych stają się kosztem dopiero w formie odpisów amortyzacyjnych. Jeśli przedsiębiorca - ze względu na krótszy okres używania - nie zaliczy rzeczy do środków trwałych, koszty jej zakupu lub wytworzenia są bezpośrednim kosztem uzyskania. Nie ma szczególnej regulacji, która by określała, kiedy taki wydatek zaliczyć do kosztów. Przepis mówiący o tym, że wydatki poniesione na nabycie rzeczy stają się kosztem w miesiącu oddania jej do używania, dotyczy rzeczy co do zasady spełniających wszelkie warunki uznania ich za środek trwały (w tym dotyczący przewidywanego okresu używania), ale niezakwalifikowanych tak ze względu na wartość nieprzekraczającą 3500 zł (patrz art. 22d updof). Obowiązuje więc, moim zdaniem, ogólna reguła: wydatek ten jest kosztem w dacie wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b updof).

W której kolumnie

Zgodnie z pkt 13 objaśnień do wzoru księgi (załącznik do rozporządzenia) wartość zakupionego wyposażenia wpisujemy do kolumny 13 księgi "Pozostałe wydatki". Kolumna 10, o którą pyta czytelnik, służy wyłącznie do ewidencjonowania kosztów zakupu towarów handlowych. To, że przedsiębiorca zamierza zbyć samochód czy maszynę w ciągu roku od zakupu, nie przesądza, że należy ją zakwalifikować jako towar handlowy. Decyduje przeznaczenie rzeczy, to że przed sprzedażą będzie jednak używana na potrzeby działalności gospodarczej przedsiębiorcy.

Skutki używania dłużej niż rok

Jeśli przewidywania czytelnika co do okresu używania samochodu czy maszyny się nie sprawdzą i będzie ona używana dłużej niż rok, to poniesie on konsekwencje wynikające z art. 22e ust. 1 pkt 1 updof: w pierwszym miesiącu po upływie roku powinien wpisać rzecz do ewidencji środków trwałych, zmniejszyć koszty o różnicę między ceną nabycia a odpisami amortyzacyjnymi przypadającymi na dotychczasowy okres używania i zapłacić odsetki za zwłokę w wysokości 0,1 proc. za każdy dzień od dnia zaliczenia wydatków na nabycie rzeczy do kosztów do dnia, w którym okres jej używania przekroczył rok.

Rzeczpospolita 20.09.07 Nr 220

Przychody-koszty

CZYTELNICY PYTAJĄ dF odpowiada

Faktura na żonę, ale koszty męża

¦ Mam zarejestrowaną firmę w domu i zaliczam część opłat do kosztów. Mieszkanie jest częścią małżeńskiego majątku. Czy mogę odliczać koszty nawet wtedy, gdy dowody księgowe są wystawione na mnie i na żonę (albo na samą żonę)?

Jeśli opłaty faktycznie wiążą się z prowadzoną działalnością, urząd nie powinien ich kwestionować. Oczywiście lepiej byłoby, aby faktury i rachunki wystawione były na przedsiębiorcę. Ale nie dyskwalifikuje ich to, że sprzedawca wpisał również dane jego małżonki. I tak trzeba bowiem sporządzić dodatkowy dokument, tzw. dowód wewnętrzny, w którym wyliczymy wysokość opłat zaliczanych do kosztów. Tak wynika z § 14 ust. 2 pkt 7 rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Na odliczenie kosztów, gdy faktura wystawiona jest na małżonka (a nie przedsiębiorcę), zgodził się przykładowo Urząd Skarbowy w Legnicy w interpretacji z 9 lutego br. (US-PD-I-415/1/60/06). Także Izba Skarbowa w Łodzi w interpretacji z 13 czerwca 2006 r. (PB I2/4117/IN-10/US Łask/06/JF) stwierdziła, że faktura wystawiona na oboje małżonków (gdy tylko jedno z nich prowadzi działalność) jest potwierdzeniem operacji gospodarczej i spełnia wymogi dowodu księgowego.

Rzeczpospolita 01.10.07 Nr 229

Aktualności

JAK ROZLICZAĆ WYDATKI W KSIĘDZE PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW

Koszty księgujemy z datą wystawienia faktury

Urzędy skarbowe nie mają wątpliwości - u przedsiębiorców prowadzących księgę przychodów i rozchodów koszt uznaje się za poniesiony w momencie wystawienia dowodu księgowego

Jeśli więc właściciel firmy dostanie fakturę za telefon wystawioną w październiku, to w tym miesiącu zalicza ją do kosztów, mimo że dotyczy rozmów za wrzesień, a opłacił ją w listopadzie.

Dwie metody do wyboru

Przedsiębiorcy, którzy rozliczają się za pomocą księgi przychodów i rozchodów, mają do wyboru dwie metody księgowania kosztów. Mogą to robić tak jak w księgach rachunkowych (bezpośrednie wiążą z przychodem, pośrednie odliczają w momencie poniesienia) albo stosować metodę uproszczoną. Tendrugi sposób polega na rozliczaniu wszystkich kosztów w momencie poniesienia i stosuje go większość przedsiębiorców.

Wtedy, kiedy dokument

Kiedy koszt jest poniesiony? Jak stwierdziło Ministerstwo Finansów w piśmie z 1 lutego br. (odpowiedź na pytanie DF), w przypadku przedsiębiorców prowadzących księgę przychodów i rozchodów to dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę księgowania. Niezależnie od tego, według jakiej metody prowadzą księgę. W wyjaśnieniach czytamy: "Innej definicji dnia poniesienia kosztu uzyskania przychodów w odniesieniu do podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera".

Urzędy są zgodne

Innej definicji nie znajdziemy też w interpretacjach organów podatkowych. Drugi Urząd Skarbowy w Białymstoku (interpretacja z 13 lipca br., II USpb I A/1/415-63/109a/ 59/07/BB), Urząd Skarbowy w Będzinie (interpretacja z 26 kwietnia br., PD/415-3/07/D) oraz Urząd Skarbowy w Kędzierzynie-Koźlu (interpretacja z 17 kwietnia br., PDIA/415-1/07) - wszystkie twierdzą, że dzień poniesienia kosztu u podatników prowadzących księgę metodą uproszczoną to moment wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu księgowego.

To ogólna zasada. Ale urzędy tak samo odpowiadają na pytania o poszczególne wydatki. Tak było w przypadku:

¦ opłaty wstępnej (tzw. czynszu inicjalnego) przy umowie leasingu operacyjnego samochodu (interpretacja Drugiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku z 12 lipca br., II USpb I A/1/415-58/101a/57/ 07/ BB),

¦ czynszu, opłat za energię i telefon (interpretacja Urzędu Skarbowego w Nowej Rudzie z 28 marca br., PD/406/1/3/1/7),

¦ wydatku księgowanego na pod stawie faktury korygującej, urząd nie zgodził się na odliczenie go w momencie potwierdzenia jej odbioru (interpretacja Urzędu Skarbowego w Grodzisku Mazowieckim z 5 czerwca br., 1406/ DDZ/415-8/3 /07).

Są wyjątki od zasady

Przepisy przewidują jednak parę wyjątków od tej zasady. Z rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wynika, że towary handlowe (oraz materiały podstawowe) wpisujemy do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu (najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży). Potwierdził to Urząd Skarbowy w Grodzisku Mazowieckim w interpretacji z 5 czerwca br. (1406/DDZ/415-8/2/07). Wyjątki od tej zasady określono w § 30 rozporządzenia.

Natomiast wynagrodzenia, składki na ZUS, Fundusz Pracy iFundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych księgujemy w momencie zapłaty. Podobnie będzie np. z odpisami na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych albo odsetkami od pożyczki.

Przykład

Pan Kowalski prowadzi księgę przychodów i rozchodów według metody uproszczonej. We wrześniu wykupił ubezpieczenie firmowego samochodu za 2800 zł. Ubezpieczyciel wystawił polisę 1 września na 12 miesięcy (do końca sierpnia 2008 r.). Ponadto pan Kowalski we wrześniu zaprenumerował specjalistyczną literaturę. Wydawnictwo wystawiło fakturę pod koniec września, ale zapłacił za nią dopiero w październiku. Podobnie było z fakturą za najem firmowego lokalu. Właściciel wystawił ją we wrześniu, ale pan Kowalski opłacił ją dopiero w następnym miesiącu. Wszystkie wydatki pan Kowalski zaliczył do kosztów uzyskania przychodów we wrześniu.

Rzeczpospolita 08.10.07 Nr 235

Przepisy o dowodach księgowych

Jakie dokumenty są podstawą zapisów w księgach? Mówi o tym rozporządzenie ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz ustawa o rachunkowości. KSIĘGA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW Jako podstawowy dokument księgowy rozporządzenie wymienia przede wszystkim faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące. Mogą to być także inne dowody, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej: a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie (jeżeli jest wymierny w jednostkach naturalnych), d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych. Dowody księgowe powinny być oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie z zapisami sporządzonymi na ich podstawie. Jako przykłady takich dokumentów rozporządzenie wymienia m.in. ¦ noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub mu przekazane; ¦ dowody opłat pocztowych i bankowych; ¦ inne dowody opłat, w tym realizowanych na podstawie książeczek opłat. Niektóre wydatki mogą być potwierdzone dokumentami sporządzonymi przez samego podatnika, tzw. dowodami wewnętrznymi. Muszą one zawierać numer, datę, podpisy, przedmiot transakcji i jej wartość. Mogą to być przykładowo wydatki związane z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą. Podstawą rozliczenia jest tutaj dokument obejmujący całość opłat na wymienione cele. Dowód wewnętrzny potwierdza również opłaty uiszczane znakami skarbowymi, opłaty sądowe i notarialne, wydatki związane z parkowaniem samochodu udokumentowane biletem z parkometru. W ten sposób można również rozliczyć podróż służbową. Z tym że dowód wewnętrzny powinien być tutaj uzupełniony m.in. o takie dane, jak cel podróży, nazwa miejscowości docelowej, data i godzina wyjazdu oraz powrotu, wartość diet. Niektóre wydatki - jak zakup w jednostkach handlu detalicznego środków czystości i bhp, materiałów biurowych - można dokumentować opisanymi dodatkowo paragonami. Dotyczy to także wydatków poniesionych za granicą na zakup paliwa i olejów.

---