Badanie Opinii Pracowników – jak zachęcić pracowników do udziału? Badanie opinii pracowników może być bardzo pomocne we wprowadzaniu konstruktywnych zmian w firmie, pod warunkiem że pracownicy będą szczerze odpowiadać na zadane im pytania. A żeby tak się stało, muszą przede wszystkim uzyskać pewność w dwóch kwestiach: anonimowości badania oraz dostępności do jego wyników. Powinni mieć również świadomość, że wyniki badania zostaną faktycznie wykorzystane do projektowania określonych działań naprawczych, w które zostaną zaangażowani. Jak to zrobić?  

Przed badaniem…
Pamiętaj, że głównym czynnikiem wpływającym na sukces badania jest przekonanie pracowników, że mogą w sposób otwarty i szczery odpowiadać na pytania zawarte w badaniu. Dlatego powinieneś podjąć odpowiednie kroki mające na celu zapewnienie anonimowości badania oraz otwartej komunikacji z pracownikami.

1. Zaplanuj dokładnie kampanię informacyjną skierowaną do pracowników – używaj różnych kanałów informacji (np. plakaty, ulotki, informacje na tablicach ogłoszeń, informacje wysyłane drogą mailową), aby zapewnić, że ważne informacje dotrą w odpowiednim czasie do wszystkich uczestników badania; rozpocznij kampanię informacyjną 2-3 tygodnie przez badaniem
i poinformuj pracowników o:
• celach i zakresie badania,
• potencjalnych korzyściach badania,
• planowanym harmonogramie i formie przeprowadzania badania,
• warunkach zapewniających anonimowość badania,
• zakresie przeprowadzanych analiz, dostępności wyników oraz sposobie ich dystrybucji do pracowników,
• planowanych działaniach, które nastąpią po dogłębnej analizie wyników badania.

2. Potraktuj badanie jako produkt lub usługę, nadaj mu własną tożsamość i zaplanuj akcję marketingową – opracowanie specjalnej nazwy, logo czy też gadżetów związanych z badaniem często sprawia, że pracownicy chętniej biorą w nim udział.

3. Zaangażuj menedżerów w proces przygotowywania badania i zachęć ich, aby swoją postawą zachęcali pracowników do udziału w badaniu i podkreślali jego korzyści – w tym celu zorganizuj spotkanie lub opracuj specjalny komunikat skierowany do menedżerów mający na celu podkreślenie wagi ich udziału w procesie,

4. Dobierz odpowiednią formę przeprowadzania badania ankietowego do specyfiki organizacji:
• „papier i ołówek”, czyli ankieta papierowa, powinna mieć zastosowanie w przypadku, gdy część pracowników firmy nie ma stałego dostępu do poczty elektronicznej – w takim wypadku najlepszym rozwiązaniem jest zorganizowanie spotkań z tymi pracownikami w miejscu pracy i zaproszenie ich do wypełnienia ankiety; papierowa forma badania jest również polecana w sytuacjach, gdy pracownicy nie mają pełnego zaufania do elektronicznej formy ankietowania,
• w każdym innym wypadku rekomendowana jest elektroniczna wersja ankiety – takie rozwiązanie pozwala na szybsze wypełnienie ankiety w dogodnym dla pracownika momencie oraz umożliwia szybkie generowanie i analizę wyników badania,
• możliwe jest również połączenie wspomnianych metod ankietowania pracowników – zmaksymalizuje to frekwencję badania, gdyż określone grupy pracowników będą miały możliwość wypełnienia ankiety w najbardziej przyjaznej im formie,

5. Zapewnij pracowników, że wyniki badania, również te negatywne, będą wykorzystane w dobrym celu – dla ciągłego podnoszenia efektywności działania organizacji i podejmowania działań mających na celu realizowanie potrzeb pracowników i budowania ich zaangażowania,

6. Bezpośrednio przed rozpoczęciem badania prześlij do wszystkich pracowników zaproszenie – pamiętaj, że powinno być ono skierowane od zarządu firmy, co podniesie rangę badania w oczach pracowników:
• przypomnij cele i zakres badania,
• ponownie zapewnij pracowników o anonimowości badania,
• wskaż na obszary wykorzystania wyników badania,
• określ, ile czasu pracownicy będą potrzebowali na wypełnienie ankiety,
• opisz proces uzyskiwania dostępu do ankiety,
• wyznacz termin, do którego należy nadsyłać wypełnione ankiety,
• podziękuj pracowników za poświęcony czas i zaangażowanie.

Ważne! Aby zapewnić odpowiednią frekwencję badania, stwórz pracownikom odpowiednie warunki do wypełnienia ankiety – upewnij się, że będą mieli na to czas w ramach godzin swojej pracy oraz że miejsce wypełniania ankiety zapewni im poczucie swobody wypowiedzi.