Archiwizacja, to proces wykonywania kopii danych w celu zabezpieczenia ich przed utratą wskutek wystąpienia takich zdarzeń losowych jak powódź, pożar, włamanie, awaria sprzętu lub oprogramowania, czy skasowanie ich przez użytkownika. Pod pojęciem archiwizacji rozumie się również proces przenoszenia danych z systemów komputerowych na inne nośniki w celu zredukowania ilości danych, np. już niepotrzebnych w głównym systemie komputerowym. Dokumenty księgowe za dany okres sprawozdawczy powinny być przechowywane w sposób, który zapewni ich nienaruszalność i łatwe odszukanie. Powinny one być przechowywane w siedzibie przedsiębiorstwa, miejscu prowadzenia działalności lub w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Dokumenty te są niezbędne w sytuacji kontroli jednostki gospodarczej, gdyż maja one charakter dowodowy.
Każda instytucja w trakcie swojej działalności wytwarza różnorodną dokumentację, która utrwalona jest na rozmaitego rodzaju nośnikach. Dokumentacja ta rejestruje sposób działania instytucji i odzwierciedla zarządzanie nią. Część akt o trwałej wartości historycznej ( około 25% ) stanowi narodowy zasób archiwalny. Po upływie obowiązujących okresów przechowywania w instytucji materiały te przekazywane są do właściwego archiwum państwowego na wieczyste przechowywanie. Pozostałe akta stanowią dokumentację niearchiwalną, mają jedynie znaczenie praktyczne i po upływie obowiązującego okresu przechowywania przeznaczone są na makulaturę.
Postępowanie z dokumentami jest unormowane w prawie archiwalnym. Jednym z najistotniejszych ustaw dotyczących polskiego prawa archiwalnego jest ustawa z dnia 14 lipca 1983roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zasady szczegółowego postępowania z dokumentami są zawarte w :
-rozporządzeniu Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 roku w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U . Nr 41, poz. 216),
-rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 grudnia 2000 roku w sprawie określenia szczegółowych wypadków i trybu wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 116),
-zarządzeniu Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 25 lutego 1986 roku w sprawie szczegółowych zasad porządkowania oraz trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (M.P. Nr 4, poz. 31 ),
-zarządzeniu Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 20 maja 1988 roku w sprawie warunków składania wniosków dotyczących brakowania dokumentacji niearchiwalnej (M.P. Nr 17, poz. 145),
-zarządzeniu Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 12 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad porządkowania oraz trybu przekazywania dokumentacji technicznej stanowiącej materiały archiwalne do archiwów państwowych (niepublikowane).
Postępowanie z dokumentacją określają również inne przepisy ogólnopaństwowe:
-ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U .Nr 121, poz. 591 z późn. zm.),
-ustawa z dnia 26 stycznia 1984 roku -Prawo prasowe (Dz. U .Nr 5, poz. 24 z późn. zm.),
-ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 133, poz. 883 z późn. zm.),
-ustawa z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95 z późn. zm.),
-rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 9 lutego 1999 roku w sprawie organizacji kancelarii tajnych (Dz. U. Nr 18, poz. 156),
-rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 listopada 1995 roku w sprawie trybu udostępniania prasie informacji oraz organizacji i zadań rzeczników prasowych w urzędach organów administracji rządowej (Dz. U. Nr 132, poz. 642).
Nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym sprawuje Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, a następnie Dyrektor Naczelny- przez dyrektorów centralnych archiwów państwowych oraz przez dyrektorów państwowych archiwów terenowych.
Państwową sieć archiwalną tworzą:
a) archiwa państwowe,
b) archiwa państwowe wyodrębnione,( archiwum Sejmu i Senatu Rzeczypospolitej Polskiej,
-archiwum Ministerstw Obrony Narodowej, Spraw Wewnętrznych i Administracji, Spraw Zagranicznych, Urzędu Ochrony Państwa oraz jednostek organizacyjnych im podległych.)
c) archiwa zakładowe państwowych jednostek organizacyjnych i samorządów terytorialnych,
d) archiwa państwowych jednostek organizacyjnych z powierzonym zasobem archiwalnym.( np. PAN, IPN)
Archiwa państwowe dzielą się na:
-archiwa centralne obejmujące swoim zasięgiem działania cały kraj,
-archiwa terenowe obejmujące zasięgiem działania pewien region (obszar jednego lub kilku województw).
Okres przechowywanie określonych dokumentów jest następujący:
1) Listy płac - powinny być przechowywane przez okres 50 lat;
2) Dowody księgowe, dokumenty z inwentaryzacji, księgi rachunkowe, sprawozdanie finansowe – okres 5 lat;
3) Dowody kasowe, odcinki paragonowe – co najmniej do momentu rozliczenia osób, którym powierzono składniki majątkowe,
4) Dokumenty polityki rachunkowości – przez okres ważności oraz dodatkowo okres 3 lat po ustaniu ważności dokumentu,
5) Dokumenty dotyczące reklamacji –okres 1 roku, po rozliczeniu reklamacji.
Należy zaznaczyć, że okres przechowywania dokumentów rozpoczyna się od początku roku następującego po roku, którego dane dokumenty dotyczą.
Wszystkie dokumenty musza być uporządkowane tak aby można było łatwo je odnaleźć, gdy zajdzie taka potrzeba. Istnieją kryteria podziału dokumentów, które opierają się na: wartości archiwalnej dokumentu, nośnik, na którym zawarty jest dokument, dostępność dla osób trzecich. Materiały archiwalne dzielimy na kategorie A zawierającą materiały archiwalne o znaczeniu historycznym, kategorię B zawierającą dokumentację niearchiwalną. Materiały archiwalne mają wartość historyczną, przechowywane są wieczyście, a więc nie mogą być nigdy zniszczone. Dokumentacja niearchiwalną posiada jedynie wartość praktyczną. Po jej wykorzystaniu i po upływie określonych okresów przechowywania, jest brakowana i niszczona, oddawana na makulaturę. Dokumentacja ta dzieli się na trzy grupy:
-"B" z dodaniem cyfr arabskich, które określają czas okres jej przechowywania (np. "B5"),
-"BE" z dodaniem cyfr arabskich, gdzie litera "E" oznacza przeprowadzenie ekspertyzy przez właściwe archiwum państwowe, po obowiązującym okresie przechowywania dokumentacji w instytucji (np. "BElO"),
-"Bc" oznaczającą dokumentację, która jest powtarzalna, ma wyłącznie krótkotrwałą wartość praktyczną i po pełnym jej wykorzystaniu może być przeznaczona na makulaturę. Nie są włączane do zasobu archiwum. Wyróżnimy tu np. zbędne kopie, pisma porządkowe.
Dokumentacja może być utrwalana na różnych nośnikach np. : papier, kasety, płyty, fotografie, płyty odtwarzane na komputerze. Wyróżniamy trzy stadia przechowywania akt: u referenta sprawy, w registraturze oraz w archiwum zakładowym. Referent przechowuje akta przez okres załatwiania sprawy, której dotyczy. Po załatwieniu sprawy przez referenta, akta odkłada się do teczki spraw załatwionych, przechowywanych w registraturze. Poszczególne pisma można układać luzem, można dziurkować za pomocą dziurkacza i nakładać na tzw. wąsy metalowe lub wkładać do segregatora. Akta oznaczone kategorią A nie można dziurkować. Następnym krokiem w przechowywaniu akt nie potrzebnych w pracy bieżącej jest umieszczanie ich w archiwum zakładowym. Przed przekazaniem akt do archiwum należy sprawdzić czy są one uporządkowane. Sporządza się spisy zdawczo-odbiorcze akt oddawanych do archiwum.
W polskich instytucjach najczęściej spotykanym systemem kancelaryjnym jest system dziennikowy i bez dziennikowy, a ostatnio mieszany. W systemie dziennikowym podstawę ewidencji wszystkich pism stanowi dziennik podawczy, na podstawie którego każde wpływające lub wychodzące pismo otrzymuje kolejny numer. Numer ten łamany przez dwie ostatnie cyfry roku jest znakiem pisma. Dziennik podawczy jest wspólny dla całej korespondencji, dlatego kolejne pisma tej samej sprawy mają różne znaki. Utrudnia to tworzenie kompletu akt spraw. Natomiast w systemie bez dziennikowym dokonuje się rejestracji spraw, a nie poszczególnych pism. Sprawę rejestruje się tylko raz na podstawie pierwszego pisma wszczynającego sprawę. Następne pisma w tej sprawie otrzymują ten sam znak co pismo pierwsze.
Znak sprawy jest jej cechą rozpoznawczą. Składa się z czterech części :
l) symbolu literowego nazwy komórki organizacyjnej wymienionej w regulaminie organizacyjnym instytucji,
2) liczbowego symbolu hasła według rzeczowego wykazu akt,
3) kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,
4) dwóch ostatnich cyfr roku, w którym sprawę zarejestrowano w spisie spraw.
Wykaz akt opiera się na systemie klasyfikacji dziesiętnej, tzn. że całość akt wytwarzanych w komórkach organizacyjnych należy podzielić na klasy I rzędu oznaczone symbolami od 0 do 9. W ramach każdej z tych klas wprowadza się klasy II rzędu, oznaczone symbolami dwucyfrowymi, powstałymi przez dodanie do symbolu klasy I rzędu jednej z cyfr od O do 9, a w ich ramach wprowadza się klasy III rzędu, oznaczone symbolami trzycyfrowymi, powstałymi przez dodanie do symbolu klasy II rzędu znów jednej z cyfr od O do 9 itd.
W systemie bez dziennikowym można stosować kontrolki wpływu ( dzienniki korespondencyjne czy inne pomoce ewidencyjne) służące do kontroli obiegu dokumentacji. Nie mają one jednak wpływu na znakowanie pism i kompletowanie akt spraw w teczkach. Dla każdej sprawy załatwianej pisemnie należy przygotować osobne pismo, które poza treścią winno zawierać następujące elementy: imię i nazwisko lub nazwę adresata i jego adres, znak rozpoznawczy sprawy, datę wysyłki pisma, datę i znak sprawy , której odpowiedź dotyczy, podpis w obrębie pieczątki określającej stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko uprawnionego do podpisu, inicjały pracownika, który sporządził pismo, liczbę załączników.
Niszczeniem dokumentów zajmują się prywatne firmy np. Ekoakta, które zajmują się tym na polecenie dyrektora archiwum. Czas, po którym należy tego dokonać jest podany w prawie archiwalnym.
Przechowywanie dokumentów jest żmudna pracą, należy uporządkować akta w taki sposób żeby w przyszłości nie było problemu ze znalezieniem określonych akt. Pomieszczenie, w którym znajduję się archiwum musi być suche, odcięte od źródła światła słonecznego, odpowiednia temperatura pomieszczenia. Osoba chcąca zająć się archiwistyką musi zapoznać się z najnowszymi ustawami, które normalizują prace w archiwum.
Bibliografia:
Robótka Halina, „ Prawo archiwalne. Stan aktualny i perspektywy zmian”, wydawnictwo Adam Marszałek, Toruń 2007.
Zapasiewicz Jerzy, „ Praca administracyjno-biurowa. Organizacja i technika”, Państwowe Wydawnictwo Naukowe, Warszawa 1980.