Zarządzanie przedsiębiorstwem polega na podejmowaniu decyzji. Aby była słuszna konieczna jest informacja czyli każda wiadomość tworząca wiedzę odzwierciedlające zdarzenia i procesy zachodzące w otoczeniu. Musi być aktualna rzetelna, dokładna, zrozumiała, kompletna, łatwo i szybko dostępna.
Informacja jest głównym efektem pracy biurowej. Czynności biurowe wiążą się z : przyjmowaniem informacji wpływających z zewnątrz. Obiegiem informacji wewnątrz przedsiębiorstwa. Opracowanie informacji rejestrowaniem przetwarzaniem. Gromadzeniem informacji, wysyłaniem informacji na zewnątrz.
Podział informacji: podział podstawowy: informacje pierwotne nie podlegające rejestracji np. odczytywanie temp. Pierwotne rejestrowanie. Przetworzone z informacji pierwotnych (wtórne), sprawozdawcze np. sprawozdania. Ze względu na sposób przekazu: ustne pisemne telefoniczne, ze względu na formy przekazu: bezpośrednie pośrednie. Ze względu na źródła pozyskiwania: wewnętrzne zewnętrzne. Ze względu na kierunki zabiegu: ku dołowi (od kierownika do wykonawcy) na tym samym poziomie (do współwykonawców współpartnerów), ku górze (do zwierzchników)ze względu na drogi przekazywania i otrzymywania informacji : formalne (uzyskane drogą służbową), półformalne (uzyskaną drogą formalną), nie formalną (plotki).
Nie wszystkie informacje docierające do przedsiębiorstwa są przydatne dlatego niezbędna jest dokładna selekcja i segregacja.
Dokument biurowy- pismo notatka protokół sprawozdanie sporządzane w toku pracy biurowej lub otrzymane z zewnątrz.
Akta spraw- zbiór wszystkich dokumentów dotyczących określonej sprawy.
Dokumentacja biurowa- obejmuje akta spraw bieżących i załatwianych oraz księgi rejestry kartoteki, pisma itd.
Podział dokumentów : ze względu na nadawcę i adresata: pisma otrzymane, wysłane, wewnętrzne. Ze względu na treść dokumentów: pisma i notatki, pisma i sprawozdania, polecenia, ze względu na pilność sprawy : zwykłe pilne terminowe. Ze względu na sposób przesyłania: pocztą zwykłą poleconą ekspresową kurierską lotnicze komputerowe. Ze względu na zapewnienie: jawne poufne tajne. Ze względu na charakter dokumentów: biurowe np. pisma notatki itd., księgowe np. faktury.
Obieg pisma jest to droga od momentu wpływu od firmy do momentu załatwienia sprawy i wysłania odpowiedzi.
Faza obiegu pisma przejmowania pisma, rodzaj i załatwianie, wysyłanie odpowiedzi.
Zasady racjonalnego obiegu pisma: najmniejsza i ograniczona do niezbędnych liczba punktów zatrzymania, najkrótsza droga obiegu pisma, jednorazowe przejście pisma przez punkt zatrzymania, stosowanie nowoczesnych środków techniki biurowej, ograniczenie czynności biurowych w punktach zatrzymania do minimum, dobrze zorganizowana procedura przekazywania pism z punktów zatrzymania
System kancelaryjny to sposób i zasada postępowania z dokumentacją wpływającą z przygotowania sporządzona zewnątrz, i wychodzącą w jednostkę organizacyjne j od chwili wszczęcia sprawy do momentu przekazania dokumentacji do archiwum.
System dziennikowy to najczęściej spotykany system kancelaryjny w którym największą uwagę przykłada się do pojedynczego pisma a nie do sprawy której pismo dotyczy. Każde pisma przychodzące i wychodzące pracownik sekretariatu rejestruje w dzienniku podawczym ( korespondencyjnym) każde pismo otrzymuje nr pod jakim zostało zarejestrowane w danym roku kalendarzowym.
System bez dziennikowy najczęściej spotykany w instytucjach państwowych administracji rządowej i samorządowej oraz stowarzyszeniach. W tym systemie rejestruje się poszczególne sprawy a nie pisma. Sprawa rejestrowana jest przez pracownika w teczce spraw tylko raz na podstawie pierwszego pisma w odrębie danej sprawy ma ten sam numer / tę samą sygnaturę. Znajduje zastosowanie w małych firmach.
Wady |
Zalety |
||
System bez dziennikowy |
System dziennikowy |
System bez dziennikowy |
System dziennikowy |
Jest dość trudny w stosowaniu |
Brak osoby odpowiedzialnej za załatwienie spraw |
Mało pracochłonny |
Możliwość kontroli pojedynczych pism w każdej fazie załatwiania sprawy (gdzie i kto się nim zajmuje kontrola sumienności pracownika) |
Konieczność zakładania i prowadzenie teczek spraw przez każdego pracownika |
System czasochłonny i pracochłonny (rejestracja każdego pisma przechodzącego i wychodzącego) co wydłuża czas załatwiania spraw i hamuje sprawny obieg dokumentów |
Za załatwienie sprawy całkowitą odpowiedzialność ponosi jeden pracownik |
Jest prosty w użytkowaniu gdyż nr pisma w dzienniku wskazuje miejsce jego przechowywania |
W czasie nieobecności pracownika sprawa oczekuje na załatwienie i pisma mogą się zagubić |
Jest kosztowny |
Można bardzo szybko odnaleźć dokumenty danej sprawy a nie pismo |
Pismo jest przedmiotem szczególnej troski |
|
Obieg pisma jest szybszy niż w systemie dziennikowym |
|
|
Przechowywanie akt musi spełniać dwa warunki łatwe i szybkie odnalezienie akt. Łatwe i szybkie wyjęcie alt i ponowne odłożenie je na miejsce.
Miejsca przechowywania akt zależy od tego czy sprawa została już załatwiona czy jest jeszcze w toku załatwiania.
Akta spraw bieżących przechowuje pracownik załatwiający sprawę w kolejności wpływów (stare na wierzchu nowe na spodzie) wyjątkiem stanowią akta pilne ( na wierzchu) i załatwia się je w pierwszej kolejności.
Akta spraw załatwionych raz do roku przekazywane są do archiwum po uprzednim przeprowadzeniem klasyfikacji archiwalnej
kategorie archiwalne : kategoria A- przechowywanie wieczyście mający wartość historyczną np. akta założycielskie firmy. Kategoria B - materiały o wartości użytkowej których okres przechowywania jest zróżnicowany np. B12- akta płacowe przechowywane 12lat. B20- dokumentacja techniczna przechowywana 20 lat. B50- akta osobowe 50lat. BC - materiały które tracą wartość po ich wykorzystaniu przechowywane są do końca roku w którym powstały i nie są przekazywane do archiwum np. zaproszenia zawiadomienia. BE- akta przechowywane są określoną liczbę lat ponieważ są wątpliwości do której kategorii je zaliczyć po upływie których należy zdecydować do której kategorii je włączyć.
Kanały którymi korespondencja wpływa do firmy przez doręczycieli, z skrytki pocztowej, z poczty kurierskiej, bezpośrednio przez interesantów, faksem, siecią komputerową.
Porządkowanie (podział) korespondencji przez kancelarię bądź sekretariat na pocztę pilną, na pocztę specjalną, dotyczącą rozliczeń bankowych, listy i pisma, czasopisma druki i foldery, paczki, na pocztę błędnie dostarczoną.
Pozostałe czynności wykonywane w sekretariacie: sprawdza czy przesyłka jest adresowana do konkretnego pracownika, sprawdza czy przesyłka jest wartościowa, sprawdza czy przesyłka jest poufna lub tajna, czy właściwie jest zarejestrowana, potwierdza korespondencje i ponownie sprawdza zgodność adresata załączników , przystawia pieczątkę wpływu, rejestruje w dzienniku korespondencyjnym
Zebranie jest formą wymiany informacji między większą ilością osób. Podejmowane są gdy kierownik chce by pracownicy zaznajomili się z problemem i wzieli odpowiedzialność za skutki. Jest to czasochłonna i kosztowna forma podejmowania decyzji ale jakościowo lepsza
Środki techniczne pracy biurowej to wszelkiego rodzaju urządzenia stosowane w pracy biurowej. Ułatwiają i przyspieszają prace w biurze zwiększają jej precyzje i estetykę oraz umożliwiają zastosowanie nowych rozwiązań.
Najnowsze środki techniczne usprawniają proces dostarczania informacji koniecznych do podejmowania decyzji, zwiększają wydajność pracy i zmniejszają zatrudnienie w administracji, podnoszą jakość pracy.
Klasyfikacja
Kryteria podziału |
Grupa środków technicznych |
Rodzaje środków technicznych |
1. znaczenie środka technicznego |
|
|
2. napęd uruchamiający działanie środka technicznego |
|
|
3. konstrukcja środka technicznego |
|
|
4. zastosowanie środka technicznego |
|
|
Środki techniczne które znajdują najszersze zastosowanie to środki techniki korespondencyjnej obejmują maszyny i urządzenia służące do sporządzania korespondencji biurowej i wykonywania czynności związanych z przyjmowaniem i wysyłaniem pisma. Do tej grupy zalicza się : maszyny do pisania, komputery, elektryczne maszyny do pisania, dyktafon oraz pomocnicze środki techniki korespondencyjnej takie jak: urządzenia do frankowania (frankownica- urządzenie zastępujące czynność nalepiania znaczków na koperty służy do automatycznego wprowadzania w polu znaczkowym na druku o opłacie pocztowej adresowania kopert) korespondencji, urządzenia do składania pisma i kopertowania( automatycznie składają kopertę formatu A4 na trzy części i kopertują w koperty francuskie) , urządzenia do otwierania kopert(rozcinają górną krwędz koperty na szerokość do 1mm nie uszkadzając pisam), urządzenia do oprawiania i broszurowania dokumentów, gilotyny obcinarki( służą do obcinania krawędzi papieru w celu ich wyrównania lub do innych celów które wymagają użycia nożyc), bindownice(służą do oprawiania dokumentów bindowanie polega na przedziurkowaniu kartek i połączeniu ich plastikowym grzbietem) , termobindownice(oprawiają kartki w gotowe pełne okładki które łączy się za pomocą kleju termicznego)
Zalety elektrycznej maszyny do pisania: cicho pisze, są małe, pewne funkcje wykonują automatycznie, pisanie nie wymaga wysiłku fizycznego, tekst jednolity pod względem barwy.
Maszyny do celów specjalistycznych specjalną klawiaturą9 maszyna do pisania nut, system braille`a) do pisania z wymiennym kompletem czcionek przystosowane do sporządzania formularzy prospektów druków.
Dyktafon składa się z : aparatu zapisującego tekst, aparatu odtwarzającego, może być połączony z telefonem w celu rejestracji rozmów.
Niszczarki służą do likwidacji dokumentów mikrofilmów, pracują szybko i cicho.
Laminatory zatapiają w plastik pojedyncze dokumenty które są wodoodporne trwałe i estetyczne.
Komputery wykonują w biurze wielorakie funkcje związane z przyjmowaniem przetwarzaniem gromadzeniem i przesyłaniem informacji w zależności od używanego oprogramowania może mieć zastosowanie do obliczeń ksiegowania, oprawiania tekstów, sporządzania kalkulacji i kosztorysów, do gromadzenia danych.
W zależności od mocy obliczeniowej komputery dzielimy na duże- wykorzystywane w dużych ośrodkach informatycznych do prowadzenia baz danych i realizowania dużych i skomplikowanych programów. Mini- o małej mocy obliczeniowej wyspecjalizowane do spełniania określonych zadań np. wprowadzania danych sterowania produkcją, organizowanie komunikacji między systemami komputerowymi. Mikro- nie wymagają specjalnych warunków pracy sam mikro komputer jest urządzeniem pustym musi być wyposażony w odpowiednie oprogramowanie w tedy wykonuje pewne z góry ustalone funkcje które ustalone w różnej kolejności i zestawione w różne grupy tworzą programy komputerowe. Edytory tekstu- to programy do redagowania tekstów które umożliwiają układanie coraz bardziej skomplikowanych treści.
Rodzaje drukarek: mozajkowe (igłowe) laserowe, termiczne, atramentowe.
Reprografia to technologia produkcji i reprodukcji dwuwymiarowych środków komunikacji wizualnej służąca głównie do czynności handlowych i administracyjnych
Do techniki reprografi zaliczamy powielanie dokumentów, reprodukowanie rysunków i planów technicznych, kopiowanie dokumentów, drukowanie metodami małej poligrafii, mikrofilmowanie, fotografowanie.
Rodzaje kopiarek używane do reprografii światłokopiarki, fotokopiarki, kopiarki termiczne, kserokopiarki, risografy.
Technika kserokopiowanie najszersze zastosowanie znalazła w pracach biurowych głównie dzięki swoim zaletom: można kserować każdy rodzaj informacji bez względu ma formę graficzną, można obraz powiększać lub pomniejszać, kopiowanie nie wymaga prac przygotowawczych, kopie otrzymujemy w krótkim czasie, urządzenia do kserowania jest funkcjonalne łatwe w obsłudze.
Sekretariat- jest niezbędną komórką organizacyjną zapewniającą sprawną działalność dyrektora w zakresie realizacji jego poleceń i wykonywania wielu czynności. Jest zwykle jednoosobowym stanowiskiem pracy choć w większych zakładach w sekretariacie może być zatrudnione więcej osób.
Rodzaje sekretariatów uniwersalny- występuje w małych firmach i instytucjach realizują wszystkie czynności sekretarskie kancelaryjne. Osobiste- głównym zadaniem ich jest obsługa administracyjno techniczna kierownika lub jego zastępcy zwykle są jednoosobowe nie wykonują funkcji kancelaryjnych. Imprez- powoływane są doraźnie do obsługi konferencji sympozjów zjazdów targów czy wystaw. Realizują czynności sekretarskie w fazie przygotowania trwania oraz pewien czas po jej zakończeniu.
Zadania sekretariatów: asystenckie- wykonywane w stosunku do dyrektora (na kierowane na dyrektora) do najważniejszych zadań asystenckich należą: współpraca z dyrektorem, kontrola terminów, przyjmowanie, ewidencja i przechowywanie korespondencji dyrektora, organizowanie zebrań. Recepcyjne- wykonywane w stosunku do interesów i pracowników. Do najważniejszych jego zadań należą: przyjmowanie interesantów i pracowników firmy , przyjmowanie i łączenie telefonów, wykonywanie czynności kancelaryjnych.
Wnioski prowadzenie każdej firmy w dużym stopniu uzależnione jest od jej wizerunku który tworzony jest przeważnie na podstawie kontaktów z sekretariatem i sekretarką. Bez dobrze zorganizowanych sekretariatów prawidłowe funkcjonowanie kierownictwa firmy i jej podstawowych komórek nie jest możliwe a dobra praca sekretariatu stanowi nieodzowny warunek sprawnego zarządzania.
Umiejętności sekretarki w zakresie pracy biurowej: obsługa komputera i środków technicznych, dobra znajomość j. polskiego, redagowanie pism, znajomość zasad obiegu pisma ich ewidencji i przechowywania, znajomość przynajmniej jednego języka obcego, znajomość zadań i organizacji przedsiębiorstwa bądź firmy w której pracuje.
Od sekretarki wymaga się kwalifikacji społecznych polegających na: znajomości aktualnej sytuacji politycznej i gospodarczej w kraju.
Kwalifikacje osobiste obejmują : zalety umysłu( inteligencja, dobra pamięć, zmysł organizacyjny, własne zdanie, zdolność w podejmowaniu decyzji) zalety charakteru (inicjatywa, pracowitość, dokładność, systematyczność, wytrwałość, obowiązkowość, pewność i niezawodność w działaniu, dobry nastrój i poczucie humoru) wysoki poziom etyczny(uczciwość, skromność, życzliwy stosunek do ludzi) wysoka kultura osobista (dobre wychowanie, umiejętność wysławiania się, opanowanie, dyskrecja, uprzejmość, czystość, dbałość o strój i wygląd, reprezentacyjność)
Rodzaje sekretarek: juniorka, seniorka, dyrekcji, organów kolegialnych.
Podsumowanie w dzisiejszych standardach biurowych coraz częściej praca sekretarki się do odbierania telefonów i podającej kawę. Dzisiaj sekretarka jest asystentką dyrektora lub kierownika która zastępuje go w codziennej pracy dysponuje nie tylko umiejętnościami z dziedziny zarządzania ale także analitycznymi językowymi negocjacyjnymi informacyjnymi.
Sekretarka jako asystentka szefa w ramach dobrej współpracy powinna maksymalnie odciążać go od wykonywania drobnych prac takich jak: przygotowywanie korespondencji przychodzącej, przygotowywanie pism do podpisania, organizowanie rozmów dyrektora, organizowanie czasu wizyty gości, wspólne planowanie z dyrektorem rozkładu zajęć na następny dzień.
Zasady dobrej współpracy: sekretariat nie może pozostawać pusty, nikomu nie wolno wchodzić do gabinetu dyrektora gdy rozmawia on z gościem pracownikiem lub przez tel, sekretarka może wejść do gabinetu szefa tylko i wyłącznie na jego wezwanie, w sytuacji wyjątkowej przy zachowaniu zasady nr 2 sekretarka ma prawo wejść do gabinetu dyrektora bez wezwania, wezwana przez szefa powinna zawsze zabrać ze sobą notatnik i długopis.
Kontrola terminów do obowiązku sekretarki należy czuwanie nad terminem załatwiania spraw poprzez ewidencje i kontrolę terminów. Sekretarka rejestruje termin konferencji narad i spotkań. W tym celu prowadzi terminarz który odciąża jej pamięć i ogranicza możliwość popełnienia przez nią pomyłki.
Przyjmowanie interesantów to jedno z ważnych zadań sekretarki. Jej obowiązkiem w kontaktach z interesantami jest być taktowną grzeczną uprzejmą bez względu na sposób zachowania się gości.
Prawidłowo przeprowadzony przez sekretarkę wywiad z interesantem pozwoli jej na wyeliminowanie spraw prostych nie wymagających zaangażowania dyrektora. Sekretarka powinna samodzielnie załatwiać takie sprawy lub skierować je do załatwienia przez kompletnych pracowników.
Przyjmowanie i łączenie rozmów tel.
Inne prace wykonywane w sekretariacie: przyjmowanie i wysyłanie korespondencji, czuwanie nad sprawnością sprzętu technicznego, przygotowanie wyjazdu służbowego dyrektora, przygotowanie konferencji prasowej, przyjmowanie delegacji zagranicznych.
Biurko położenie biurka musi spełniać dwa warunki: powinno być ustawione aby światło dzienne docierało z lewej strony jeśli sekretarka jest praworęczna i odwrotnie, przeciwnym razie pisząc własną ręką będzie zasłaniała sobie światło. Musi być ustawione tak aby drzwi wejściowe do sekretariatu i do gabinetu dyrektora były w jej zasięgu wzroku.
Korespondencja polega na wymianie pism w różnych sprawach ma znaczenie społeczne gospodarcze i kulturalne. Zadaniem korespondencji jest utrzymanie łączności za pomocą pism. W związku z czym duże znaczenie ma znajomość zasad ich redagowania. Przy redagowaniu pism należy wziąć pod uwagę ich podział według treści i wyglądu zewnętrznego
Podział pism ze względu na treść: informacyjne- w ich treści nie ma czynnika nakłaniającego odbiorcę do zajęcia określonego stanowiska zawierają tylko informacje dotyczące stanu faktycznego np. notatka sprawozdanie zawiadomienie aviso zaświadczenie.
Przekonywujące- zawierają w treści czynnik nakłaniający odbiorcę do zajęcia określonej postawy bądź stanowiska np. reklamacja oferta, skarga, wniosek , protokół kontroli, decyzja.
Podział pism ze względu na wygląd zewnętrzny: sporządzone na blankietach specjalnych np. z okazji dnia kobiet, blankiet ministra, prezesa spółki. Sporządzone na blankiecie korespondencyjnym blankiet zwykły uproszczony bez kopertowy, reklamowy. Sporządzona na formularzach (drukach) . Sporządzone w formie nieokreślonej przez Polską Normę lub obowiązujące przepisy.
Wprowadzenie jego celem jest ogólne zorientowanie adresata w sprawie która będzie poruszona w piśmie. Najczęściej nawiązuje do poprzedniej korespondencji. Podając znak i datę oraz określenie sprawy pisma na które się odpowiada. Jeśli nie było wcześniej korespondencji ani innego faktu poprzedzającego redagowane pismo nie ma potrzeby wprowadzenia adresata w zagadnienie i wprowadzenie można pominąć.
Przedstawienie problemu jest obowiązkową częścią każdego pisma. Nadawca powinien szczegółowo wyjaśnić sprawę z którą zwraca się do adresata. Problem powinien być zredagowany jasno zwięźle wyczerpująco i jednoznacznie. Błędy w tej części pisma powodują dodatkową korespondencje i wydłużają czas załatwienia sprawy.
Uzasadnienie ma na celu przekazanie adresatowi o słuszności stanowiska zajmowanego przez nadawcę pisma podając motyw swojego postępowania. Jest obowiązkową częścią każdego pisma. Wyróżniamy dwa rodzaje uzasadnień faktyczne i prawne.
Wnioski są częścią końcową pisma i nie obowiązkową pod warunkiem że przedstawienie problemu i uzasadnienie zostały prawidłowo zredagowane. Są podsumowaniem i ponownym podkreśleniem istoty pisma.
Metody redagowania pism indukcyjna- polega na przechodzeniu do stwierdzeń szczegółowych do ogólnych. Dedukcyjna- polega na przechodzeniu od ogółów do szczegółów
Styl każdego pisma urzędowego powinien odpowiadać następującym wymogą: zadania powinny być jasne krótkie i pojedyncze. Pismo powinno być sformułowane w sposób zwięzły i ścisły. Zredagowane w uprzejmej formie. Sformułowane zgodnie z zasadami polskiej pisowni. Powinno być sugestywne (spowodować reakcje odbiorcy oczekiwane przez nadawcę). Kompletne. Dozwolone jest używanie skrótów ale tylko powszechnie stosowanych. Jedna sprawa jedno pismo. Szczególnie ważna treść pisma powinien być wyróżniona. Zawierać fachową terminologię dostosowaną do poruszanych zagadnień. Przejrzyste graficznie. Zawierać zwroty grzecznościowe.
Elementy z których składa się każde pismo pole nagłówkowe (dokładne informacje o nadawcy pisma) adres odbiorcy ( nazwa zakładów imię nazwisko ul. Miejscowości), znaki powoławcze dotyczące korespondencji na którą odpowiadamy, znak naszego pisma, data napisania. Określenie sprawy której pismo dotyczy tekst bądź treść korespondencji. Podpis osoby uprawnionej do podpisania pism ( lub osób), informacje dodatkowe (załączniki, do wiadomości)
Rodzaje blankietów: bezkopertowy oszczędnościowy BB, uproszczony BU, zwykły BZ, reklamowy BR
Nagłówek zawiera nazwę i adres nadawcy oraz nr tel, faksu, konta bankowego, regonu, NIP
Adres umieszcza się w lewym górnym rogu a dane wpisuje się w układzie blokowym z pojedynczym odstępem między wierszami. Pole powinno mieć kształt prostokąta.
Miejsce i data sporządzenia pisma umieszcza się w prawym górnym rogu po nazwie miejscowości powinien być przecinek i słowo dnia a za nim data. Miejsce i data powinny być umieszczone na tym samym poziomie co nagłówek.
Znak pisma umieszcza się pod nagłówkiem w odległości trzech interlinii. Powinien być wyróżniony przez podkreślenie kursywę lub pogrubienie. Znak pisma nie należy poprzedzać informacją „nasz znak” gdyż w tym miejscu może być umieszczony tylko nasz znak.
Pole odbiorcy (adresata) (3interlinie od znaku pisma) zwiera pełną nazwę i adres odbiorcy pisma po prawej stronie. Dane podaje się w układzie blokowym i tekst powinien mieć kształt prostokąta.
Określenie przedmiotu sprawy (1interlinia od pola adresata) po lewej stronie pisma umieszcza się słowo sprawa i po dwukropku jednym słowem określa się przedmiot sprawy na podstawie którego adresat jest poinformowany czego pismo dotyczy
Treść pisma (2interlinie) zalecane jest pisanie w układzie blokowym (bez akapitów) tekst jest wyrównany (wyjustowany) i stosuje się pojedynczy odstęp po między wierszami
Podpisy osób upoważnionych umieszcza się z prawej strony pod treścią pisma w odległości 2interlini od ostatniego wiersza. Powinny zawierać stanowisko służbowe imię i nazwisko i tytuł naukowy. Między stanowiskiem tytułem i nazwiskiem pozostawia się wole miejsce na odręczny podpis.
Elementy dodatkowe dwie interlinie pod tekstem pisma przy marginesie z lewej strony na wysokości podpisu. Jeśli załączniki są wymienione w treści pisma informujemy tylko o ich liczbie jeśli nie należy je wymienić w elementach dodatkowych.
Protokół to specyficzne sprawozdanie które sporządza się w formie aktu ustalając przebieg wydarzeń wykonane czynności lub stwierdzone fakty. Protokół zalicza się do pism typowych ponieważ wszystkie niezależnie od rodzaju posiadają taki sam początek oraz zakończenie.
Części składowe protokołów część wstępna obejmuje tytuł i wstęp: tytuł zawiera: słowo protokół, określenie jego rodzaju określenie miejscowości (miejsca lokalu) data i godz. Wstęp zawiera osoby biorące udział w czynnościach protokólarnych, osoby nieobecne, porządek dzienny tj. wykaz spraw, wykaz spraw które mają być rozpatrywane oraz ich kolejność. Część zasadnicza to opis czynności lub zdarzeń z uwzględnieniem okoliczności jakie im towarzyszyły. Każdy protokół kończy się formułą o zakończeniu które można brzmieć np. na tym protokół zakończono. Na tym protokół zakończono i podpisano itd.
Najczęściej spotykane protokoły protokół zdawczo odbiorczy- sporządzony jest przy przekazywaniu rzeczy wartości lub spraw. Występują w nim zawsze dwie strony przekazujący i odbiorca. Protokół kontroli- sporządzany jest z przeprowadzonej kontroli rewizji lustracji czy inspekcji. Protokół ze zdarzeń- to np. protokoły zniszczenia przeszukiwania, zeznań, wypadku. Ich celem jest stwierdzenie określonych faktów.
Pismo przewodnie to krótki z reguły jedno lub kilkuzdaniowe pismo, dołączone do innych dokumentów.
Cechy pism przewodnich: ze względu na niewielką ilość treści pisma przewodnie sporządza się często na papierze formatu A5. z pismem przewodnim wysyła się zawsze załączniki których nazwy należy wymienić w treści pisma, a w polu informacji dodatkowych należy zawsze umieścić informację o ilości załączników np. załącznik : 1, załączników: 5. pisma przewodnie z uwagi na ich charakter mają jednakową treść i rozpoczynają się zwykle od słów i w załączeniu przesyłamy ... następnie podaje się nazwę dokumentu, który pismu towarzyszy np. w załączeniu przesyłamy plan remontów w 2000r…, w załączeniu faktury za miesiąc maj.
Pisma przewodnie sporządza się w następujących sytuacjach: gdy pismo przewodnie zawiera informacje uzupełniające treść dokumentu, któremu towarzysz. Mogą to być informacje które nie były uwzględnione w piśmie głównym lub też informacje, których nie wypadało nim podać np. pismo przewodnie do zaproszenia na bal zawierające prośbę potwierdzenia przybycia na imprezę. Gdy pismo przewodnie nie zawiera dodatkowych informacji, lecz kiedy nadawca chce mieć pisemne potwierdzenie wysłania dokumentów (…)
Pismo przewodnie jest także wyrazem dobrych obyczajów nadawcy korespondencji oraz jego szacunku do odbiorcy.
Akty ogólne to akty prawne które dotyczą grupy ludzi lub szeregu spraw. Aktami ogólnymi są: konstytucja RP, ustawy, rozporządzenia Rady Ministrów i Ministrowie, zarządzania Ministrów i wojewodów.
Do aktów ogólnych zalicza się: zarządzania które szczegółowo regulują sprawy wynikające z aktów prawnych wyższego rzędu np. ustaw. Okólniki regulują konkretne sprawy dla danych jednostek organizacyjnych. Pisma okólne służą do przekazywania informacji dotyczących wykonania decyzji lub tylko przekazywania ich do wiadomości. Instrukcje- zawierają wskazówki wytyczne co do metod i trybu wykonywania określonych zadań. Regulaminy określają zasady postępowania działania i współpracy.
Rodzaje aktów ogólnych : akty normatywne- zawierają normy prawne i wydawane są na podstawie i w celu wykonania ustaw i ustanowionych aktów wykonawczych. Akty ogólne poza ustawowe nie stanowią norm prawnych mają tylko na celu wydania określonych przepisów.
Schemat budowy aktu ogólnego
1.tytuł |
Określenie rodzaju aktu |
|
Data aktu |
|
Zwięzłe określenie przedmiotów aktu |
2. treść |
Podstawa prawna (cel aktu) |
|
Przepisy ogólne |
|
Przepisy szczegółowe |
|
Przepisy przejściowe |
|
Przepisy końcowe |
3. podpisy |
Stanowisko służbowe- imię i nazwisko |
Zaświadczenie jest bardzo często stosowanym dokumentem potwierdzającym zdarzenia lub stan faktyczny np. stan majątkowy, wysokość zarobków, kontynuacje nauki.
Układ graficzny nie występuje w nim pole adresowe a informacje o adresacie umieszcza się na zakończenie tekstu wówczas przybiera formę: „zaświadczenie wydaje się w celu przedłużenia w ...” w przypadku wydania zaświadczenia bez sprecyzowania celu zakończenie ma formę: „zaświadczenie wydaje się na prośbę zainteresowanego …” określenie sprawy przeniesione zostało na wysokość pola adresata ale pisze się je na środku wiersza z pominięciem słów „sprawa” lub „dotyczy” w tym miejscu należy napisać nazwę pisma - „Zaświadczenie”. Wyróżniając ją przez podkreślenie pogrubienie lub kursywę. Po nazwie nie stawia się kropki.
Tekst zaświadczenia najczęściej zaczyna się od słów : zaświadcza się że … , zaświadczamy że..., mimiejszym zaświadczamy że… itp.
Zaświadczenie może być też sporządzone wg klasycznego układu graficznego pisma z polem adresata z polem znaków powoławczych i określeniem sprawy.
Zaproszenie jest zawiadomieniem o mającej się odbyć imprezie zawierającym prośbę o wzięcie w niej udziału. W zaproszeniu powinny być zawarte informacje o przebiegu imprezy czyli jej porządek dzienny.
Odróżnienie zaproszenia od zawiadomienia lub informacji nie sprawia trudności ponieważ podaje dodatkowo: prośbę o przybycie która nie powinna zawierać sformułowania „obecność obowiązkowa ponieważ” wywołuje przedziwny skutek i zniechęca do przybycia. Prośba powinna brzmieć np. „ liczymy na punktualne i niezawodne przybycie.” Lub „ sądzimy, że zaszczyci nas Pani/Pan swoją obecnością do czego serdecznie zapraszamy”. Porządek imprezy który w zależności od jej charakteru może być podany w sposób urzędowy np. porządek zgromadzenia wspólników spółki lub w sposób nieoficjalny np. porządek balu studniówkowego.
Przy pisaniu zaproszeń należy zwrócić uwagę na prawidłowe poinformowanie o początku imprezy. Godzinę należy podać w formie : :początek obrad o godz 13”, „otwarcie obrad o godzinie 13”, „ zgromadzenie rozpoczyna się o godz 13”
zaproszenie sporządza się zwykle na formularzach lub na blankiecie korespondencyjnym i często na papierze bez nadruku
sprawozdanie jest to ustny lub pisemny opis przebiegu wypadku lub relacja z określonego stanu rzeczy a także z działalności za określony czas. Powinno być odzwierciedlaniem przebiegu wydarzenia faktu wypadku stanu i działalności. Należy sporządzić je rzetelnie dokładnie bez przeinaczeń przemilczeń informacji dla kogoś niewygodnych
rodzaje sprawozdań ze względu na formę ich sporządzenia wyróżnia się: sprawozdania liczbowe obejmują uporządkowane dane statystyczne dotyczące działalności za pewien okres składa się z tabeli lub tabel właściwie wypełnionej bez błędów z faktycznym stanem rzeczy. Ankietowe polegają na zbieraniu informacji za pomocą zadawania określonych pytań. Opisowe polegają na przedstawieniu w formie pisemnej wypadku przebiegu zdarzeń itp.
Notatki zaliczane są do korespondencji wewnętrznej służą do przekazywania informacji między komórkami lub pracownikami danej jednostki organizacyjnej w tedy gdy ustny przekaz jest niewystarczający. Notatka może być sporządzona odręcznie powinna być prosta zwięzła i krótka.
Korespondencja handlowa to wszystkie pisma które towarzyszą transakcji kupna sprzedaży dobra lub usługi. Transakcja kupna sprzedaży odbywa się w kolejnych fazach a czynności z nimi związane są potwierdzone odpowiednimi pismami. Zdarza się że niektóre fazy i pisma są pomijane.
Etapy transakcji kupna sprzedaży 1zapytanie o ofertę i oferta. 2Zamówienie towaru (lub umowa o dostawę) potwierdzenie zamówienia. 3Awiso specyfikacja faktura dwustronna korespondencja dotycząca płatności. 4 protokół odbioru towarów, reklamacja odpowiedz na reklamacje.
Zapytanie o ofertę odbiorca kieruje do różnych potencjalnych dostawców ma na celu zorientowanie się w cenach warunkach dostawy i płatności poszukiwanych towarów odbiorca informuje w nim o towarach których poszukuje i jednocześnie zachęca dostawców do składania ofert. Firma często wysyła zapytania o ofertę do kilku dostawców aby mieć możliwość porównania propozycji i wybrania najkorzystniejszej.
Oferta adresowana to konkretnego odbiorcy stanowi propozycje sprzedaży towaru lub usługi. Jest pewnego rodzaju zobowiązaniem dostawcy do sprzedaży oferowanego towaru na określonych warunkach tzn. po określonej cenie i w określonym czasie. W przypadku nie wywiązania się z przez dostawcę z tego zobowiązania odbiorcy przysługuje prawo do odszkodowania.
Oferta powinna zawierać dokładne określenie towaru lub rodzaj usługi. Cenę towaru lub usługi. Warunki płatności. Warunki dostawy towaru lub wykonania usługi. Ewentualne zastrzeżenia dotyczące ilości lub częstotliwości dostaw. Termin składania zamówień. Termin ważności oferty.
Gdy warunki zawarte w ofercie nie spełniają oczekiwań odbiorcy wówczas uzgadnia je na drodze dodatkowej korespondencji lub negocjacji.
Zamówienie to zobowiązanie się odbiorcy do zakupienia wyszczególnionych w nim towarów po określonej cenie na podanych warunkach dostawy i płatności. Jest więc pismem wiążącym ale początkowo obowiązuje tylko odbiorcę.
W polu nagłówkowym odbiorca musi podać dokładne określenie towaru (nazwę towaru lub usługi, jednostki miary, ilość, ceny jednostkowe) ogólną sumę do zapłaty napisaną cyframi i słownie. Warunki i termin dostawy. Warunki i termin zapłaty.
Sporządzając zamówienie na blankietach korespondencyjnych lub na papierze bez nadruku bardzo często wykorzystuje się tabele lub tylko jej układ nie rysując ramek
Potwierdzenie zamówienia jest jednoznaczne z zawarciem umowy kupna sprzedaży na mocy której odbiorca zobowiązuje się do zakupienia wymienionego w zamówieniu towaru, a dostawca na podstawie pisemnego potwierdzenia przyjęcia zamówienia do dostarczenia zamówionego towaru. Zarówno zamówienie i potwierdzenie zamówienia prawnie traktowane są jak umowa czyli zobowiązanie obydwu stron.
awizo to krótkie zawiadomienie o przygotowanym od odbioru lub własnym towarze. Można je przekazać faksem pocztą a-mailem i zawiera (termin i miejsce odbioru towaru, datę wysyłki towaru, rodzaj transportu, nr dokumentów przewozowych).
Specyfikacja jest dokumentem który towarzyszy wysłanemu towarowi gdy dostarczany jest partiami. Specyfikacja jest przekazywana razem z towarem i stanowi podstawę do wydania albo wysłania towarów z magazynu i wystawienia faktury. Specyfikacja zawiera: oznaczanie ilości ładunku w jednostkach masy pojemności sztuk itp. Oznaczenie dostawcy i odbiorcy. Nr specyfikacje i date. Oznaczanie cech zamówienia i sposobu wysłania towaru. Oznaczenie towarów i ich ceny określenie osób wysyłających i odbierających towar oraz ich podpisy.
Oryginał specyfikacji jest wysyłany razem z towarem a kopia pozostaje w aktach komórek organizacyjnych dostawy towarów.
Faktura VAT stanowi podstawę do zapłaty za towar lub usługę , którą uiszcza odbiorca. W wypadku błędnie wystawionej faktury sporządza się kolejną tzw. Korektę faktury i ponownie przesyła odbiorcy. Faktura VAT powinna zawierać: nazwę i adres dostawcy i odbiorcy, NIPy, nr faktury, miejsce i datę wystawienia , nr konta bankowego kontrahentów, sposób i termin zapłaty, datę sprzedaży, informacje o sprzedanym towarze, podpis sprzedawcy i odbiorcy.
Reklamacja jest to pismo w którym odbiorca formułuje swoje zastrzeżenia i uwagi do towaru oraz wysuwa żądania wobec dostawcy. Treść reklamacji składa się z dwóch części 1 zgłoszenie uwag i zastrzeżeń do towaru czyli jego wad ilościowych lub jakościowych 2 zgłoszenie rządzeń związanych z tymi uwagami i zastrzeżeniami . reklamacja aby była skuteczna powinna być zawsze dobrze uzasadniona tzn. powinna mieć uzasadnienie faktyczne i prawne. Najlepszym uzasadnieniem faktycznym jest powołanie się na protokół który jest podstawą do wniesienia reklamacji i dotyczy odbioru jakościowego lub ilościowego który sporządzony jest komisyjnie prawnej oceny sytuacji można dokonać powołując się na kodeks cywilny.
Odpowiedz na reklamacje to pismo w którym dostawca w ciągu 14dni ustosunkowuje się do zarzutów i żądań odbiorcy. Jeśli szkoda nastąpiła z winy przewoźnika to do niego kieruje się żądania. Jeśli przesyłka była ubezpieczona to za szkody w transporcie odpowiada właściciel składu ubezpieczeń.
Etap IV korespondencji handlowej w przeciwieństwie do trzech pierwszych nie zawsze występuj. Pojawia się tylko w tedy gdy dostarczony towar nie odpowiada warunkom zamówienia czyli umowy a w dostawie stwierdza się braki ilościowe lub jakościowe.
W szczególnych sytuacjach dostawca nie może przyjąć zamówienia lub musi je anulować. Jest to ostateczność wynikająca z problemów zaistniałych w firmie. Dlatego pisma takie powinny być wyjątkowo uprzejmie sformułowane.
Odmowa przyjęcia zamówienia wówczas gdy dostawca nie jest w stanie zrealizować warunków zamówienia.
Anulowanie zamówienia może nastąpić jedynie z ważnych przyczyn przed terminem realizacji tak aby dostawcy nie narazić na koszty musi mieć formę pisemną.
W przypadku kiedy zapowiada się długotrwała współpraca lub gdy przedmiotem transakcji jest towar o znacznej wartości zamiast pisać zamówienie można sporządzić umowę na dostawę towarów lub wykonanie usług.
W przypadku większych i poważniejszych zamówień podpisuje się tzw. List intencyjny jest to pismo bardzo ważne i potrzebne tam gdzie mamy do czynienia z trwającymi dłużej rozmowami gospodarczymi które dotyczą zawieranie umów o skąplikowanej treści. Potrzeba takiego listu pojawia się również tam gdzie o pomyślnym finale transakcji decydują czynniki zewnętrzne np. przeprowadzenie akcji reklamowo marketingowej lub wstępnych badań naukowych.
Pełnomocnictwo to upoważnienie które wydaje się na piśmie w celu stwierdzenia że dana osoba jest upoważniona (jest pełnomocnikiem) do działania w imieniu swego mocodawcy.\
Korzystając z transportu kolejowego nadawca przesyłki dostarcza PKP list przewozowy jest to formularz kolejowy zawierający: nazwę stacji przeznaczenia, adres nadawcy i odbiorcy, dane o przesyłce, rodzaj przewozu, charakterystykę opakowania. Jeżeli nadawca przesyłki nadaje ładunek wymagający oddzielnego wagonu wówczas musi dokonać zamówienia wagonu na specjalnym formularzu który zawiera: dzień zamówienia wagonu, datę złożenia zamówienia, ilość i rodzaj zamówionych wagonów, ładowność, rodzaje przewożonego towaru i jego wagę, nazwę stacji nadania i przeznaczenia, adres nadawcy przesyłki, datę wystawienia zamówienia, nr ewidencji w księdze zamówień, podpis zamawiającego, powiadomienie przyjęcia zamówienia przez PKP.
Transport samochodowy przesyłając ładunek transportem samochodowym nadawca wypełnia zlecenie przewozu które zawiera: rodzaj zlecenia przewozu, wymagany środek transportu, charakterystykę przewożonego ładunku, rodzaje opakowania, adres nadawcy i odbiorcy przesyłki, miejsce nadania i przeznaczenia, sposób zapłaty za transport
Zlecenie przewozu dostarcza nadawca przewoźnikowi który na jego podstawie wypełnia list przewozowy.
Przy stałej współpracy nadawca z przewoźnikiem może być zawarta umowa i stałe wykonywanie usług w transporcie samochodowym.
Wszelkie przesyłki towarowe przewożone zarówno transportem kolejowym jak i samochodowym muszą być ubezpieczone. Ubezpieczeniem przesyłki zajmuje się zakład ubezpieczeniowy który zobowiązuje się wypłacić odszkodowanie w razie szkody lub zaginięcia przesyłki w czasie transportu.
Ubezpieczenia stanowią formę łagodzenia ujemnych materialnych następstw nieszczęśliwych wypadków poprzez wypłatę środków pieniężnych pochodzących ze składek ubezpieczeniowych tym których dotknęły nieszczęśliwe wypadki.
Rodzaje ubezpieczeń: gospodarcze- chronią życie i zdrowie ludzi oraz mienie przed ujemnymi ekonomicznymi skutkami nie przewidzianych zdarzeń losowych wyróżniamy: majątkowe, osobowe, obowiązkowe np. OC, dobrowolne np. autokasko, NW. Społeczne- mają na celu ochronę pracowników i ich rodzin przed konsekwencjami zdarzeń losowych powodujących utratę lub zmniejszenie zarobków.
Towary w czasie transportu i składowania w magazynach maszyny urządzenia budynki budowle oraz wartości powinny być ubezpieczone.
Rodzaje polis ubezpieczeniowych wg kryterium odpowiedzialności ubezpieczyciela: otaksowane (z wycenioną wartością) nie otaksowany (bez oceny wartości). Wg kryterium przedmiotu ubezpieczyciela: casko (tylko środki transportu), cargo (cały ładunek): pojedyncze (jednorazowe) generalne (bieżąca): odpisowa i obrotowa
Wniosek o otwarcie rachunku bankowego zawiera: nazwę wnioskodawcy który będzie nazwą rachunku. REGON- Nr Identyfikacji Statystycznej. Osoby upoważnione do dysponowania rachunkiem. Wzory podpisów.
Każdy rachunek bankowy zwany potocznie kontem otrzymuje swój nr (26-cyfrowy)
Wyciąg bankowy na którym bank zawiadamia daną jednostkę organizacyjną o dokonanych operacjach na rachunku bankowym.
Polecenie przelewu służy do rozliczeń bezgotówkowych i jest dyspozycją dłużnika polecając bankowi obciążenie jego rachunku określoną kwotą i przeniesienie jej na rachunek wierzyciela.
Czeki rozrachunkowe służy do rozliczeń bezgotówkowych. Wystawca czeku (dłużnik) wręcza go wierzycielowi. Jest dyspozycją wystawcy czeku polecającą bankowi obciążenie jego rachunku kwotą na którą czek został wystawiony oraz przeniesienie jej na rachunek wierzyciela.
Weksel sposób rozliczeń między przedsiębiorstwami: weksel własny (wystawca zobowiązuje się zapłacić w oznaczonym czasie określoną kwotę posiadaczą weksla). Weksel trasowany (wystawca weksla to trasant, czyli swojemu dłużnikowi zapłacenie w oznaczonym czasie osobie wskazanej na wekslu określonej kwoty)
Wniosek o kredyt zawiera: kwotę zaciągniętego kredytu, cel na jaki kredyt zostanie wykorzystany, przewidywane efekty ekonomiczne przedsięwzięcia, kwotę wnoszonych do przedsięwzięcia środków własnych, termin spłaty kredytu, zabezpieczenie kredytu.
Pismo rozpoczynającą sprawę jest pismem wymagającym wyjaśnień wszczynających sprawę wymagającym wyjaśnień i wykładanie przepisów (czegoś wymagają)
Pismo wyjaśniające sprawę zawiera autorytatywne (wiarygodne) rozstrzygnięcie wykładnie przepisów lub wytyczne praktyki administracyjnej. Pisma te mają charakter orzeczeń administracyjnych stanowiących precedens tzn posiadający moc wierzącą przy rozstrzyganiu podobnych wypadków.
Pismo zamykające sprawę zawiera odpowiedz która załatwia i kończy sprawę pod względem merytorycznym. Po tych pismach nie przewiduje się dalszej wymiany korespondencji.
O tym z którym z wyżej wymienionych pism mamy do czynienia decyduje jego treść. Wszystkie sporządzone są na blankiecie korespondencyjnym wg obowiązujących zasad sporządzania pisma.
Do organów administracji państwowych często przesyłane są sprawozdania z jednostek organizacyjnych które zawierają informacje o działalności ocenę sytuacji lub wyniki mogą być sporządzone na blankietach, na formularzach lub wg życzeń organów dla których sporządza się sprawozdania.
Postępowanie administracyjne toczy się przed właściwymi organami administracji państwowej i można w nim wyodrębnić następujące fazy: postępowanie poprzedzające wydanie decyzji (podanie rozpoczyna wydanie decyzji jest pismem skierowanym do organu administracji państwowej lub innej jednostki organizacyjnej z prośbą lub żądaniem określonej sprawy np. zmiana nazwiska. Najczęściej wniesione jest w formie pisemnej a sprawa powinna być załatwiona nie później niż w ciągu 2miesiecy od daty wszczęcia postępowania). Wydanie decyzji ( jeżeli decyzja nie uwzględnia nadania strony w całości lub części wówczas sporządza się uzasadnienie które ma przekonać wnoszącego podanie o słuszności zajętego przez organ stanowiska). Weryfikacja decyzji (następuje w razie odwołania. Odwołanie wnosi się je do organu odwoławczego za pośrednictwem organu którego wydał decyzje i przesyła je wraz z aktami sprawy do organu drugiej instancji. Decyzja odwoławcza jest odpowiedzią na odwołanie sporządza ją organ odwoławczy wg tych samych wymagań które obowiązują przy sporządzaniu decyzji pierwszej instancji).
Pisma w skargi przedmiotem skarg jest najczęściej niewłaściwe wykonanie obowiązków przez pracowników komórki organizacyjne, jednostki administracji, administracji państwowej. Wywołujące niezadowolenie osób fizycznych i prawnych.
Pisma w sprawie wniosków przedmiotem wniosków są propozycje ulepszeń zmian działalności organów administracji państwowej komórek stanowisk pracy itp.
Zaświadczenie dokument potwierdzający zdarzenie lub stan faktyczny np. stan majątkowy, wysokość zarobku i kontynuacje nauki.
Zezwolenie jest to pismo zawierające zgode np. na wyburzenie muru w mieszkaniu.
Wezwanie to pisemny nakaz zawierający polecenie stawienia się w organie administracji państwowej w celu udzielenia wyjaśnień zeznań podatkowych w charakterze świadka lub do rejestracji przed poborowej lub zawierające polecenie zapłaty.
Upomnienie jest pismem przypominającym np. o terminie zapłaty lub zawierającym naganę np. upomnienia za przetrzymywanie akt.
Potwierdzenie jest dokumentem potwierdzającym coś np. wpis i wyciąg z ksiąg stanu cywilnego
Postanowienie najczęściej jest dokumentem dotyczącym zastosowanie środka egzekucyjnego np. cofnięcie zezwolenia na sprzedaż alkoholu ustanowienie nadzoru kuratorskiego
Skierowanie jest pismem zawierającym urzędowe polecenie np. skierowanie na badania lekarskie.
Upoważnienie jest dokumentem informującym że osoba przedkładająca upoważnienie występuje w imieniu drugiej osoby lub zakładu pracy np. upoważnienie do odbioru towarów z magazynu.
Świadectwo jest dokumentem stwierdzającym określone fakty lub zdarzenia np. świadectwo ukończenia kursu szczepienia.
Zawiadomienie jest pisemną wiadomością informacją o zdarzeniu lub fakcie. Przesyłane do osoby lub dla większej grupy osób np. zawiadomienie o szczepieniach ochronnych przeciw wściekliźnie.
informacyjna powiadomienie o zdarzeniach i faktach.
Elementy CV dane osobowe, wykształcenie, doświadczenie zawodowe (praktyki zawodowe), szkolenia, znajomość języków obcych, obsługa komputera, zainteresowania, klauzura zgoda na przetwarzanie danych osobowych, własnoręczny podpis. W CV nie zamieszczamy naszych wymagań finansowych, planów na przyszłość, pochodzenia społecznego, wyznania religijnego, przynależności partyjnej.
List motywacyjny jego celem jest przedstawienie naszej motywacji do uzyskania pracy i krótkie zareklamowanie się jest to krótkie pismo nie może być dłuższe niż strona A4. elementy listu: dane konkretnej osoby do której list jest kierowany, stanowisko o które kandydat się ubiega (w tym odwołanie się do ogłoszenia), najważniejsze fakty z życiorysu, umiejętności i sytuacje w których zostały nabyte w tym kwalifikacje, zakończenie które powinno zawierające propozycje kontaktów, podziękowanie za poświęconą uwagę i wyrażenie nadziei spotkania w czasie rozmowy kwalifikacyjnej, może być napisany odręcznie, własnoręczny czytelny podpis. Nie wolno źle pisać o poprzednich pracodawcach jest to niepotrzebne niezręczne a także krzywdzące
Jeżeli kandydat na pracownika chce nawiązać stosunek pracy z pracodawcą podpisać umowę o prace musi przedstawić następujące dokumenty wypełniony kwestionariusz osobowy wraz z fotografiami pracodawca może żądać podania w kwestionariuszu jeszcze dodatkowych informacji jeżeli wymaga tego prowadzona działalność lub proponowane stanowisko. O liczbie fotografii decyduje pracodawca. Świadectwo pracy z poprzedniego miejsca pracy. Pracodawca może żądać od kandydata świadectwa pracy tylko z ostatniego miejsca pracy. Dokumenty które potwierdzają kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy dyplom, świadectwa ukończenia szkół i kursów. Orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Pracodawca ma obowiązek skierowania kandydata do pracy na wstępne badania lekarskie które są przeprowadzane na koszt pracodawcy.
Wzory dokumentów i sposób prowadzenia dokumentacji w sprawach osobowych określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U 1996 nr 62, poz 286)
Pracodawca ma obowiązek założyć i prowadzić dla każdego pracownika akta osobowe. Akta obejmują trzy części: część A dokumenty zebrane w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Część B dokumenty dotyczące związania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia. Część C dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
Do części A kwalifikujemy następujące dokumenty: kwestionariusz osobowy, fotografie. Świadectwo pracy z poprzedniego miejsca pracy. Potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania pracy. Orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. Inne dokumenty jeżeli obowiązek ich posiadania wynika z odrębnych przepisów.
Do części B zaliczamy: umowę o pracę i zakres obowiązków. Pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią : regulamin pracy, informacji objętych tajemnicą, zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP. Dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia. Dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracownika. Oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o prace lub zmiany tych warunków. Przyznanie pracownikowi nagrody lub wyróżnienia. Wymierzenie kary porządkowej pracownikowi (po 1roku jest unieważniona). Udzielenie pracownikowi urlopu wychowawczego oraz bezpłatnego. Orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi, kontrolnymi. Umowę o zakazie konkurencji w przypadku jej zawarcia. Informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.
Do części C zaliczamy takie dokumenty jak: oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę. Kopie wydanego pracownikowi świadectwa pracy. Umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy jeżeli strony ją zawarły. Orzeczenie lekarskie w związku z przeprowadzonym badaniem okresowym po rozwiązaniu stosunku pracy.
Wszystkie dokumenty powinny być przechowywane jako kopie
Komunikacja Interpersonalna polega na takim przepływem informacji między nadawcą a odbiorcą który powoduje właściwe zrozumienie komunikatu inforamcji.
Czynniki wpływające na proces skutecznego komunikowania się: umiejętność jasnego i precyzyjnego wyrażania swoich myśli w mowie i piśmie. Wiedza na dany temat doświadczenie. Umiejętność słuchania
Komunikacja werbalna od łacińskiego słowa verbum w dosłownym znaczeniu słowo porozumiewanie się przy wypowiedzi albo pisma.
Komunikacja nie werbalna: przekazywanie wiadomości bez użycia słów. Jest to tzw mowa ciała. Do form komunikacji nie werbalnej zalicza się : mimika kontakt wzrokowy gesty postawa i ruch ciała
Kiedy znajdujemy się w zasięgu wzroku odbiorcy porozumiewanie się zarówno językiem werbalnym jak i niewerbalnym mowa ciała częściej wyraźniej przedstawia nasze rzeczywiste uczucia
Postawa asertywna konkretne i zdecydowane wyrażanie swoich uczuć przekonań i myśli. Komunikowanie chęci i potrzeb innym ludziom bez narzucania im własnej woli i naruszania ich praw.
Postawa uległa brak samodzielności w działaniu. Podporządkowanie się innym. Zagubienie. Uciekanie od problemów. Niezadowolenie z siebie. Obojętność. Poczucie winy.
Postawa agresywna chęć dominacji nad innymi. Przesadna duma. Nie liczenie się z uczucie innych czego wyrazem bywa pomniejszanie ich wartości. Nieposzanowanie godności i praw rozmówcy.
W komunikacji Interpersonalnej ważną rolę odgrywa postawa asertywna gdyż pozwala na optymalne wykorzystanie własnych umiejętności przy jednoczesnym utrzymaniu szczerych otwartych relacji z innymi ludzmi. Człowiek asertywny jest postrzegany bardzo korzystnie ponieważ: zachowuje się stanowczo, łagodnie, bez lęku, ma silne poczucie rzeczywistości, mówi o wszystkim jasno, nie kłamie, jest uczciwy wobec siebie i innych, swoje sądy opiera na faktach, broni swoich praw tak długo dopóki nie naruszy prawa innych.
Bariery w komunikacji werbalnej zakłócenia w odbiorze komunikatu np. hałas, brak zrozumienia tematu przez odbiorców, chęć manipulacji jednej ze stron, nie jasne przedstawienie własnych myśli i poglądów, krytykujące stanowisko przeciwnej strony, nie przestrzeganie zasad savoir-vivre`n, nie przestrzeganie spraw partnera np. niedopuszczanie go do słowa.
Pokonywanie wyżej wymienionych barier skoncentrowanie się na języku werbalnym którym będziemy się posługiwać należy pamiętać aby mówić pełnymi zdaniami wyraźnie i pewnie, słownictwo powinno być dostosowane do odbiorcy. Sporządzić plan występowania ponieważ brak dokładnych notatek może doprowadzić do pomyłek
Bariery komunikacji niewerbalnej różne odczytywanie gestów zależne od kultury i poglądów czy też zwyczajów panujących w danym kraju. Nie panowanie nad własnym ciałem. Brak znajomości postaw mowy ciała np. unikanie kontaktu wzrokowego zbyt bliskie podchodzenie do odbiorcy.
Pokonywanie barier: przed wyjazdem zagranicą poznania zwyczajów tam panujących. Utrzymanie kontaktu wzrokowego ( poniżej 30% czasu rozmowy oznacza że partner nie jest zainteresowany, między 30-60% czasu rozmówca zainteresowany jest problemem, przekracza 60% interesuje go osoba partnera). Optymalna odległość między rozmówcami to ok. 1,5m. Nieokazywanie agresji przez bujanie nogą, tupanie bębnienie palcami po stole. Niewerbalne podtrzymywanie rozmowy np. skinienie głowy. Słowne podtrzymywanie rozmowy np. tak aha, rozumiem, mhm.
W sposób niewerbalny przekazuje się przekazuje się powyżej 50% informacji. Elementem tego rodzaju komunikacji jest tzw efekt pierwszego wrażenia. Jednym z elementów które mają wpływ na to jakie zrobimy wrażenie przy pierwszym kontakcie jest nasz ubiór.
Ubiór pracownika biurowego dobrze ubrany mężczyzna: ciemne długie skarpety podczas siedzenia nie powinno być widać gołej łydki. Koszula w stonowanym kolorze bez wzorku. Krawat w stonowanym kolorze mogą być drobne wzorki. Garnitur w stonowanym kolorze. Sznurowane półbuty w stonowanym kolorze. Źle ubrany mężczyzna: białe lub jaskrawe krótkie skarpety. Kolorowa wzorzysta koszula. Brak krawata lub krawat w jasnawe wzory. Ubranie sportowe. Buty sportowe. Dobrze ubrana kobieta: pantofle na niewysokim obcasie z zakrytymi noskami. Klasyczna garsonka lub spodnium w stonowanych kolorach. Bluzka koszulowa i spódnica ( najkrótsza przed kolana)w stonowanym kolorze. Delikatna biżuteria. Źle ubrana kobieta: sandały, szpilki. Wydekoltowana garsonka bluzka. Mini spódniczka w jaskrawych kolorach. Wielkie kolorowe kolczyki naszyjniki i branzolety
Kultura osobista nasza i naszego rozmówcy odgrywa bardzo ważną rolę ponieważ podczas pierwszych chwil rozmowy możemy usłyszeć czy mamy okoliczność czy przyjemność rozmawiać z daną osobą przez tel. Wielką rolę odgrywa głos- jego natężenie i modulacja a także dobór słów. Przed każda rozmową należy zawsze przygotować wszystkie niezbędne informacje i dokumenty które dotyczą poruszanego tematy.
Telefon może pomóc nam w przeprowadzeniu trudnych rozmów- przekazaniu nieprzyjemnych informacji często też zręczniej jest zakończyć wymianę zdań.
Zasady łączenia rozmów z szefem z jego rozmówcami 4 grupy osób wg hierarchii ważności: przełożeni szefa i jego najbliższa rodzina (żona i dzieci), bliscy współpracownicy szefa, osoby telefonujące w istotnych sprawach, osoby które uważają że jedynie szef może im pomóc w załatwieniu ich spraw mimo że są to sprawy błahe.
Profesjonalny pracownik ma zawsze pod ręką uporządkowaną baze danych nr tel. Osób firm kontaktujących się z przedsiębiorstwem
Dieta to określona kwota przeznaczona na wydatki związane z wyżywieniem. Jeżeli koszt przewyższa wysokość diety to różnica nie zosta nie zwrócona pracownikowi jeśli są niższe to różnica nie podlega zwrotowi. Do rozliczenia diety nie przedstawia się rachunków.
Zwrot kosztów przejazdu jakim środkiem transportu pracownik uda się na delegacje powinien zdecydować szef. Zwrot kosztów przysługuje pracownikowi w tedy gdy pokrywa je z własnej kieszeni ( nie jedzie służbowym samochodem). Jeżeli jedzie samochodem prywatnym na co wyrazi zgodę pracodawca to wówczas przysługuje mu zwrot kosztów wg składek na 1km przebiegu ( kilometrówka). Pracownikowi przysługuje zwrot za kupno biletu który należy dołączyć do rozliczenia delegacji.
Zwrot kosztów lub ryczałt za nocleg jeżeli pracownik za nocleg płaci sam to przysługuje my zwrot kosztów na podstawie rachunku hotelowego. Kwota ta nie może przekraczać określonego limitu. Jeżeli nie przedstawi rachunku przysługuje mu ryczałt w wysokość 25% limitu.
Zwrot innych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Jeżeli pracownik zapłacił sam za dojazd z dworca i do dworca portu lub lotniska to przysługuje mu ryczałt w wysokości 1diety. Może otrzymać zwrot kosztów za bilety wstępu jeżeli np. pojechał na targi. Inne poniesione szczególne koszty np. koszty leczenia jeśli pracownik zachoruje w czasie delegacji.
Przygotowanie do delegacji zagranicznej obejmuje nie tylko wyznaczenie celu wyjazdów ale również zapoznanie się z literaturą dotyczącą polityki zagranicznej danego państwa, jego sytuacją gospodarczą, możliwościami importu i eksportu, zarysem historycznym i geograficznym, literaturą i kulturą kraju, poszerzyć wiedzę dotyczącą kontaktów w różnych dziedzinach między Polską a tym krajem.
Rozliczenie delegacji pracownik powinien otrzymać zaliczkę w takiej walucie jaka obowiązuje w kraju do którego wyjeżdża. Po powrocie powinien rozliczyć się z zaliczki w ciągu 7dni. Podstawą do rozliczenia są dokumenty lub rachunki jeżeli pracownik ich nie ma to musi złożyć oświadczenie na piśmie o dokonanym wydatku oraz o przyczynie braku stosownego dokumentu.
Elementy ramowego programu: powitanie gości, zakwaterowanie, negocjacje, podpisanie kontraktu, zwiedzenie przedsiębiorstwa, wizyty u oficjalnych osobistościach, spotkania o charakterze towarzyskim, atrakcje kulturowo rozrywkowe, ewentualne zorganizowanie konferencji prasowej, wypoczynek, pożegnanie gości.
Zasady przygotowania programu zachowanie odpowiednich proporcji między elementami programu (praca rozrywka wypoczynek) przestrzeganie czasu spotkań aby program mógł być w pełni zrealizowany. Dopilnować dobrych warunków pobytu (potwierdzić rezerwacje w hotelu, potwierdzenie godz posiłków, zapewnienie transportu itp.) podczas pobytu należy przewidzieć jeden wieczór wolny zastrzeżony do dyspozycji gości
6