TEMAT: „ Rola analizy w toku wykorzystywania informacji”
================================================
Społeczeństwo XXI wieku bombardowane jest ogromną ilością informacji pochodzących z różnych źródeł. Wyszukanie i wykorzystanie właściwych informacji jest umiejętnością podstawową we współczesnym świecie.
Czym jest informacja? Wbrew pozorom udzielenie jednoznacznej odpowiedzi jest praktycznie niemożliwe. Przyjmijmy zatem intuicyjne rozumienie informacji jako wiadomości o kimś lub o czymś, jest ona pewną treścią zaczerpniętą ze świata rzeczywistego posiadającą cechę użyteczności dla odbiorcy.
Pod pojęciem informacji kryje się jej różna forma przekazu - tekstowa i pozatekstowa. Źródłem takiej informacji może być tekst zamieszczony w prasie, książkach, czy materiałach publicystycznych. Informacje są przekazywane za pośrednictwem środków masowego przekazu - telewizji, radia, itp.
Komunikujemy się ze sobą za pomocą przekazywanych informacji i to od dobrze przeprowadzonej analizy tej informacji zależy to, czy będziemy w stanie ją odpowiednio wykorzystać .
Informacje napływające od źródeł nie od razu nadają się do analizy. Są chaotyczne i nieuporządkowane. Znajdują się wśród nich zarówno dane cenne, jak bezwartościowe. Zanim rozpocznie się etap wyciągania wniosków i interpretowania, należy ocenić ich wartość i znaczenie.
Znaczenie i wartość informacji to dwa najważniejsze kryteria, jednak nie jedyne.
Oprócz tego ocenia się pilność informacji (to znaczy jak szybko powinna ona zostać wykorzystana), jej jednoznaczność (czy jest w pełni zrozumiała), czy aktualność.
Komunikacja to proces , w którym ludzie dążą do dzielenia się znaczeniami za pośrednictwem symbolicznych komunikatów ( przekazów).
Zrozumienie przekazywanych informacji wymaga zrozumienia wzajemnych stosunków między ludźmi .
Komunikacja polega więc na dzieleniu się znaczeniami, co wskazuje , że aby ludzie mogli się zrozumieć , muszą się zgodzić co do definicji terminów , którymi się posługują .
Przekazywanie informacji wiąże się z symbolami, choć gesty, słowa , dźwięki , litery ,liczby mogą jedynie obrazować lub przybliżać myśl, którą mają przekazać.
Informację należy układać z myślą o stopniu przygotowania i wiedzy odbiorcy .
Doświadczam tego na co dzień w mojej pracy jako inspektora kredytowego , z uwagi na to że, niektórzy klienci nie rozumieją terminów bankowych .
Należy zatem unikać posługiwania się wyrażeniami technicznymi ( w tym przypadku stricte bankowymi) podczas rozmowy z kimś, kto nie rozumie ich znaczenia .
Z reguły jest tak , że należy tak dobierać słowa i gesty , by miały tę samą treść zarówno dla nadawcy jak i dla odbiorcy .
W przeciwnym wypadku Klient nie znając znaczenia usłyszanych słów nie będzie mógł ich przeanalizować i wykorzystać.
Usłyszana informacja okarze się niezrozumiała , a tym samym nieprzydatna .
Dotyczy to oczywiście każdej dziedziny życia społecznego.
Przykład - pewna firma działająca w Polsce, zatrudniająca ponad 1200 pracowników, przeprowadzająca proces restrukturyzacji niosący za sobą potrzebę zwolnienia 400 pracowników, pracujących głównie na stanowiskach nieprodukcyjnych i administracyjnych stworzyła w związku ze zwolnieniami program pomocy w poszukiwaniu pracy. Zatrudniono kilku specjalistów-konsultantów, których zadaniem było:
- poszukiwanie ofert pracy w regionie,
- ocena kwalifikacji pracowników i kierowanie na odpowiednie kursy przekwalifikowania,
- przygotowywanie pracowników do składania podań o pracę oraz do spotkań z potencjalnymi pracodawcami.
Program był szeroko nagłośniony i zakomunikowany w przedsiębiorstwie z wykorzystaniem różnorodnych kanałów komunikacji.
Przedsięwzięcie jednak spotkało się z bardzo negatywną reakcją ze strony załogi, gdyż zostało komunikowane jako “Program Outplacement'owy”.
Nazwa taka była po pierwsze nie zrozumiała dla pracowników , a po drugie kojarzyła się negatywnie. Program został szeroko skrytykowany przez pracowników oraz związki zawodowe, mimo, iż całkowicie utożsamiały się one z ideą i popierały obowiązek pomocy przez zakład zwalnianym pracownikom w znalezieniu zatrudnienia.
Jak widać na powyższym przykładzie ,aby informacja została odpowiednio wykorzystana niezbędna jest jej interpretacja i przełożenie usłyszanego komunikatu na zrozumiałą dla siebie wiadomość .
Niekiedy brak rzetelnej analizy usłyszanej informacji może doprowadzić do nieporozumień między nadawcą i odbiorcą -związane jest to zazwyczaj z tym ,że ludzie skłonni są słyszeć to, co pragną usłyszeć .
Pragnienie nadania sensu otrzymanemu komunikatowi może być tak silne, że odbiorca często odczytuje przekaz niejasny albo niekiedy bezsensowny jako rozsądne stwierdzenie , całkowicie odmienne od pierwotnie przekazanej treści. .
Osobiście doświadczyłam tego w swojej firmie , gdy został przyjęty do zespołu nowy pracownik .
Niejasna ( nawet dla nas - pracowników z wieloletnim stażem , a więc znających się na rzeczy) nowa instrukcja dotycząca wykonania określonego zadania spowodowała , że nowy pracownik , pragnąc uzyskać akceptację i pochwałę szefa usłyszał i zinterpretował tą instrukcję w sposób zrozumiały dla siebie -choć zmienił przy tym całkowicie jej sens.
Jak widać indywidualne sposoby postrzegania i analiza tego samego komunikatu dla każdej osoby mogą być całkowicie odmienne.
Oczywiście , sytuację pogorszył sam komunikat ( instrukcja) , który już od początku okazał się niepotrzebnie skomplikowany i niejasny.
Ludzie o odmiennej wiedzy i odmiennych doświadczeniach często inaczej postrzegają to samo zjawisko i inaczej rozumieją pewne rzeczy .
Aby nastąpiło zrozumienie , użyte słowa lub gesty muszą oznaczać to samo dla nadawcy jak i dla odbiorcy .
Aby uniknąć różnic w postrzeganiu usłyszanych informacji , należy tak formułować komunikat , żeby mogli go zrozumieć odbiorcy o różnych poglądach i doświadczeniach .
Należyta analiza informacji niekiedy zagrożona jest stanem naszych emocji np.gniew , postawa obronna ,miłość, nienawiść zazdrość , lęk czy zakłopotanie -wpływają na to , w jaki sposób rozumiemy przekazywane komunikaty i jak sami wpływamy na innych za pośrednictwem naszych informacji.
Ufność lub podejrzliwość wobec usłyszanej informacji oraz po przeanalizowaniu ,
jej interpretacja jest w znacznym stopniu uzależniona od wiarygodności nadawcy w opinii odbiorcy.
Niekiedy fakt, że autorem komunikatu jest kierownik , zwiększa wiarygodność tej informacji . Bywa jednak , że efekt jest odwrotny.
Wiarygodność jest wynikiem długofalowego procesu , w którym inni dostrzegają uczciwość , bezstronność dobre intencje danego człowieka .
Na przykład jeżeli pracownicy mają zaufanie do szefa , to w przekazywanych przez niego komunikatach nie doszukują się ukrytych niepożądanych dla siebie treści .
Usłyszana informacja po przeprowadzonej analizie oznacza to, co ma dokładnie oznaczać .
Należy również pamiętać, że siła formalnego przekazu oficjalnej informacji jest o wiele słabsza od nieformalnych kanałów komunikacji. Sytuację tą można przyrównać do różnicy wpływu na zakup proszku do prania:
- kampanii reklamowej firmy,
- opinii przyjaciółki lub sąsiadki.
Po przeanalizowaniu przez nas takiej informacji - w praktyce ta ostatnia okazuje się dla nas bardziej wiarygodna i na jej podstawie podejmujemy decyzję.
Komunikacja międzyludzka polegająca na wymianie informacji w obliczu permanentnych zmian ciągle zmieniającej się rzeczywistości stała się jednym z kluczowych procesów we współczesnym świecie .
Komunikacja jest krwiobiegiem każdej organizacji. Zła komunikacja poprzez niezrozumienie, w niejednej organizacji ( firmie , rodzinie czy innym związku ) może doprowadzić do stanu analogicznego do niewydolności układu krążenia .
Reasumując powyższe rozważania można powiedzieć, że gromadzone dane stają się informacją, informacja wiedzą, zastosowana wiedza staje się inteligencją organizacji lub jednostki , a ta przekłada się na przewagę konkurencyjną w przypadku firm oraz doświadczenie życiowe i mądrość danego człowieka .
LITERATURA:
1/ „Podstawy ekonomiki i zarządzania przedsiębiorstwem ” Jerzy Kortan
2/ “ Kierowanie” Jamek A.F.Stoner ,R.Edward Freeman, Daniel R. Gilbert, JR.: Polskie
Wydawnictwo Ekonomiczne
3/ „ Strategiczne zarządzanie marketingowe Jean-Jacques Lamblin: „ Wydawnictwo
Naukowe PWN
4/ „Zarządzanie” Witold Bień Warszawa 2000
5/ B.Nogalski: „Organizacja i zarządzanie” Wyd.Uniwersytetu Gdańskiego -Gdańsk 2000
6/ „Podstawy marketingu” Ireneusz Bielski - Toruń 1999
Praca pochodzi z serwisu www.e-sciagi.pl
1