Siedem kroków do czasowej rewolucji czyli jak dobrze oszczędzać czas
Jakub Jóźwiak
Biorąc pod uwagę specyfikę czasów, w których żyjesz, najważniejszym narzędziem jest Twój osobisty plan zajęć każdego dnia. Jest Ci on potrzebny z wielu powodów – by mieć więcej czasu na wykonanie ważnych zadań, by móc dużo odpoczywać, lub by ukończyć projekt w miejscu pracy. Jeśli poważnie myślisz o tym, by mieć więcej czasu dla siebie, potrzebujesz czasowej rewolucji.
Richard Koch w rewelacyjnie prosty sposób przedstawił zasadę 80/20, znaną pod nazwą Zasady Pareto. Reguła ta mówi, iż w otaczającym nas świecie stosunek 80/20 jest powszechnie obecnym miernikiem efektywności. 20 procent klientów przynosi Twojej firmie 80% zysków, a cztery piąte czasu spędzonego w pracy przynosi 20% rzeczywistych rezultatów. Regułę Vilfredo Pareto opisywałem już wcześniej, choć tym razem intensyfikuję moje przesłanie w oparciu o świetne przykłady właśnie Richarda Kocha.
Zasada 80/20 to coś więcej niż tylko ciekawe przedstawienie statystyk. To przede wszystkim reguła ułatwiająca codziennie życie każdego z nas. Spójrz nieco wstecz. Niech będzie to poprzedni dzień. Policz, ile godzin spędziłeś na pracy lub wysiłku fizycznym Czy przez cały ten czas byłeś w stanie osiągać maksimum wyników? Wiele osób narzeka, że w pracy są mało efektywni, lub co gorsza, to ich szef ich o tym powiadamia. Kluczem do zaspokojenia obu tych pretensji jest skupienie się na prostej metodzie podnoszenia efektywności. W siedmiu krokach może w bardzo wygodny i trwały sposób wnieść do swojego życia więcej treści niż formy. Jedyne co musisz zrobić, to podążać za siedmioma krokami, które tłumaczę i wyjaśniam posługując się bardzo dobrym przesłaniem pracy Kocha.
Pierwszym krokiem jest całkowite wykluczenie dwóch mylnych pojęć: wysiłku i nagrody. System edukacji i powszechnie akceptowany, co nie oznacza bynajmniej, że słuszny, system moralny zalecają pewien związek przyczynowo skutkowy. Jeśli będziesz ciężko pracował, odniesiesz sukces. Wiedzieni tym zaleceniem wyciskamy z siebie siódme poty oczekując ogromnych nagród. Wyobrażamy sobie sukces, jako wynagrodzenie za podjęty wysiłek, coś w rodzaju deseru dla dziecka, które wysprzątało pokój. Niestety, najczęściej się zawodzimy, gdyż ciężka praca ma dla nas nie tylko znaczenie funkcjonalne – oznacza także emocjonalne zaangażowanie. Skupiamy się na tym, by zmaksymalizować swój wysiłek i tym samym, wzbudzić efekt przyciągania nagrody. Niestety, ten układ działa najgorzej.
Przyzwyczajeni do otrzymywania nagród za ciężki trud zazwyczaj zniechęcamy się do podjęcia jakichkolwiek aktywnych działań. Praca staje się udręką, a nagrody są zbyt wygórowane i nieosiągalne. Wolimy czekać w kolejce do kolektury, niż zainwestować we własną inteligencję. Prawda jest taka, że najwięksi milionerzy od lat nie zaznali uczucia zmęczenia swoją pracą. Donald Trump przyznaje, że gdy idzie spać tylko po to, by wkrótce obudzić się z nowymi pomysłami. Wielcy przedsiębiorcy, inwestorzy, nauczyciele czy politycy szanują swój czas. Na pracę przeznaczają tylko tyle czasu dziennie, ile rzeczywiście potrzebują.
Richard Koch wspomina przykład Ronalda Reagana, który był jednym z najważniejszych prezydentów w historii USA. Miłował on tylko trzy rzeczy w życiu: obniżanie podatków, obniżanie inflacji i obcowanie z „imperium zła”. Dokonał przełomu w polityce amerykańskiej, choć na swą pracę poświęcał tylko mało część dnia. Reagan był przykładem osoby, która poświęcała swoje życie dla siebie i swoich potrzeb.
Drugim krokiem na drodze do czasowej wolności, jest porzucenie dwóch obciążeń, a mianowicie „winy” i „odpowiedzialności”. Pamiętaj, że nie istnieją porażki, są tylko informacje zwrotne. Gdy popełniasz błąd, po prostu idź dalej, wykorzystując wiedzę, którą zdobyłeś. Jeśli wybrałeś pracę lub studia, które Ci nie odpowiadają, zmień je na takie, które lubisz. Jeśli nie lubisz pracy w biurze, może założysz firmę oferującą usługi ogrodnicze?
Kluczem do sukcesu w pojmowaniu „winy” i „odpowiedzialności” jest zrozumienie pewnego przesłania, które za tym idzie. Gdy chcemy komuś przysporzyć negatywnego doświadczenia mówimy, że „to jego wina”. Pamiętaj, że każdy z nas widzi pozytywne intencje w swoim zachowaniu. Jeśli ktoś popełnia błąd, jest on tylko rezultatem, ale nie takim, jak zamierzony. Gdy całe życie zastanawiasz się nad złym doświadczeniem z powodu winy, która na Tobie ciąży, stoisz w miejscu. Jakiekolwiek wydarzenie stało się za sprawą Twoich czynów lub zachowań, po prostu się stało. Musisz wykorzystać swoje doświadczenie do budowy lepszego postępowania w przyszłości.
Anthony Robbins na jednym ze swoich słynnych seminariów pt. „Unlimited Power” (Nieskończona moc”) mówi o złej naturze słowa „odpowiedzialność”. Zamiast ciągle powtarzać sobie, że jesteś odpowiedzialny za swoje czyny, pomyśl o sobie, jako o pewnego rodzaju stwórcy. To Ty tworzysz historię każdego następnego dnia. Popełniasz błędy i bogatszy w te doświadczenia, następnym razem unikasz ich popełniania. Jeśli chcesz być efektywny w swojej pracy i zmniejszyć liczbę błędów, po prostu przeczytaj i zastosuj kolejne kroki do własnej kariery.
Trzecim, bardzo lekkim krokiem, jest uwolnienie się od zależności. Gdy pracujesz dla kogoś, jesteś uzależniony od rodzaju zadań, jakie Ci przydziela, od czasu, jaki Ci wyznacza, a nawet od wielkości wypłaty, jaką otrzymujesz. By zrozumieć zasadę czasowej rewolucji zwróć uwagę na potęgę samodzielności. Gdy możesz kontrolować czas poświęcony pracy, jesteś panem swojego odpoczynku. Nikt nie może Ci wówczas powiedzieć, o której zaczynasz lub kończysz swoje zajęcia, bo sam wyznaczasz potrzebny Ci czas. Im większa decyzyjność, tym większe poczucie wpływu na nagrodę.
Nie oznacza to jednak, że unikniesz konfrontacji z innymi. Otoczenie w postaci innych ludzi – kolegów, znajomych, wspólników, konkurentów – będzie ci towarzyszyło zawsze. Korzystaj z dobrodziejstwa komunikacji – poświęć czas na przyswojenie sobie magii dobrego kontaktu z innymi, a zobaczysz, że także z zewnątrz możesz otrzymać pomoc w zarządzaniu swoim wolnym czasem.
Czwarty krok, który jest bardziej radą, niż zasadą brzmi: bądź niekonwencjonalny. Pamiętaj, Twój kalendarz nienawidzi rutyny. Gdy natkniesz się na coś niespodziewanego, nagle w Twoich planach dnia roi się od niezałatwionych spraw. Bądź elastyczny. Wyznaczaj swoje zadania na tyle swobodnie, by mieć także czas na odpoczynek pomiędzy wysiłkiem.
Gdy tylko napotkasz trudne zadanie lub problem wymagający dużego nakładu energii, musisz poświęcić choć chwilę na dobry plan rozwiązania. Wypisz na kartce przynajmniej siedem rozwiązań. Niech będą nawet absurdalne, lub bardzo oczywiste. Każde z nich jest lepsze, od braku jakichkolwiek pomysłów. Zamiast bać się kreatywności, pokieruj nią w stronę każdego zadania z osobna. Bądź skupiony na zadaniu i jednocześnie stań obok. Pomyśl, co mógłbyś zrobić, gdybyś miał inne narzędzia, strategie lub zasoby materialne.
Po piąte, rozpoznaj kluczowe momenty w każdym dniu swojej pracy, gdyż to one dają Ci 80% rezultatów. Zadbaj o jakość, zamiast stawiać na ilość. Jeśli musisz się dużo uczyć, skup się na tej części dnia, kiedy nauka przychodzi Ci z łatwością. Gdy pracujesz do późna i odczuwasz zmęczenie. Poświęć chociaż pół godziny na to, by zreorganizować swój dzień – przesuń mało ważne zadania na koniec i skup się na tych wymagających największego wysiłku. Wstając rano pomyśl, co masz do zrobienia. Nagradzaj się za podjęcie szybkich decyzji. Wykonuj zadania w sposób, który Ci najbardziej odpowiada – nikt inny nie zna Twoich najlepszych strategii tak dobrze jak Ty sam!
Richard Koch zaleca przygotowanie pewnej listy, która ułatwi Ci porządne wykonanie tego kroku. Jedyne, co musisz zrobić, to wypisać na kartce papieru tzw. „Wyspy szczęścia”, czyli przedziały czasu w ciągu dnia, w których pracujesz najbardziej efektywnie i kreatywnie. Niech każda z pozycji będzie oznaczała dla Ciebie wskazówkę, kiedy masz najwięcej energii by sprostać wielkim wyzwaniom. Możesz później powtórzyć to zadanie dla „Wysp osiągnięć”, a więc przypomnij sobie, kiedy w Twoim życiu zachodziły pozytywne zmiany. Przeanalizuj strategie i metody, które zadecydowały o sukcesie. Dzięki temu możesz znów cieszyć się wysokimi rezultatami w pracy, zabawie czy nauce.
Szósty krok, a więc przedsionek sukcesu to POWIĘKSZANIE. Przypomnij sobie krok piąty. Odnalazłeś już pewien czas w ciągu dnia, kiedy praca idzie Ci łatwiej, lub rozpoznałeś warunki, dzięki którym osiągasz najlepsze rezultaty. Teraz Twoim zadaniem jest rozszerzyć ten zakres. Piłkarze, którzy są dobrymi strzelcami, najczęściej skupiają się właśnie na tej jednej czynności. Dla nich najważniejsze jest, by podana do nich piłka znalazła się w siatce przeciwnika. Ty też możesz być królem strzelców, jeśli rozpoznane zasoby potrafisz zwiększać, choćby małymi krokami. Masz wszystkie potrzebne narzędzia do tego, by odnieść swój osobisty sukces.
Na koniec, jako krok siódmy, zrób miejsce dla swoich nowych nawyków efektywności. Zredukuj lub usuń z codziennych zajęć te, które nie przynoszą efektów. Jeśli jesteś nałogowym palaczem, poszukaj sposobu, by te pięciominutowe chwile, które zamieniają się w godzinę lub więcej, zamienić na czas spędzony z książką, lub planowaniem następnego dnia. Oglądanie telewizji, szczególnie programów rozrywkowych może koić Twój stres, ale istnieją o wiele bardziej trwałe sposoby na to, byś poczuł się lepiej. Zwróć uwagę na sport, którego nigdy nie uprawiałeś bądź skontaktuj się ze znajomymi, których dawno nie widziałeś. Szukaj zasobów, zamiast tracić czas na zajęcia, które niczego Cię nie uczą.
W swoim raporcie na temat zasady 80/20, Richard Koch wymienia jeszcze dziesięć zajęć, które trwonią czas, oraz dziesięć zajęć, które wzbogacają. Spójrz na poniższą listę proponowanych zadań do wykreślenia lub przeorganizowania w kalendarzu:
Zadania wyznaczane Tobie przez innych,
Zadania, które zawsze wykonujesz w ten sam sposób,
Rzeczy, w których nie czujesz się dobrze,
Rzeczy, których nie lubisz robić,
Zajęcia, które są często przerywane,
Rzeczy, które interesują niewielu ludzi,
Zadania, których wykonanie zajęło Ci dwukrotnie więcej czasu, niż planowałeś,
Rzeczy, w których uczestniczą ludzie małego zaufania bądź mało pracowici,
Rzeczy, które niosą za sobą całkowicie przewidywalne skutki,
Odbieranie nudnych telefonów.
Zamiast nieciekawych zajęć przedstawionych powyżej, mógłbyś na przykład:
Skupić się na tym, co popycha Cię do osobistego rozwoju,
Osiągnąć to, o czym zawsze marzyłeś,
Realizować i rozwijać to, co już jest w 20% efektywności,
Tworzyć i odkrywać nieznane dla ciebie rzeczy i zjawiska,
Robić to, co inni uważają za niemożliwe,
Robić coś inaczej, niż się powszechnie uważa, że powinno,
Robić coś, co wymaga Twojej inteligencji i sprytu,
Oddać trochę pracy innym, przy małym nakładzie Twojego wysiłku,
Współpracować z ludźmi, którzy wiedzą jak podnosić efektywność w oparciu o zasadę 80/20,
Robić coś wyjątkowego, będącego jedynym zajęciem w swoim rodzaju.
Czas jest nieprzewidywalny. Nie możemy z jakąś matematyczna precyzją określić, ile będziemy mogli czasu poświęcić na jakieś wydarzenie lub prace. Możesz jednak skupić się na tym, co robisz dobrze i robić to lepiej. Inwestuj w efektywność, by móc dłużej odpoczywać i cieszyć się beztroską. W czasach, gdy tak wielu ludzi marnuje czas na bezsensowne zajęcia i realizowanie prac innych, Ty bądź rewolucyjny i odkrywaj w sobie moc, do bycia efektywnym. Dla siebie i dla osób, które są dla Ciebie ważne, lecz przede wszystkim dla samego siebie.
Zastosuj powyższe rady i sprawdź, czy są one dla Ciebie motorem sukcesu. Wielu ludzi na świecie już wspiera swoją kreatywność poprzez zasadę 80/20. Ty, świadomy wartości każdego dnia, sprecyzuj swój sukces poprzez lepsze metody i mniej pracy. Pamiętaj, wysiłek to tylko subiektywne spojrzenie na dane zadanie. To, co dla jednych jest niemożliwe, dla ciebie może być w zasięgu ręki. Jeśli uważasz, że to mało. Poszukaj informacji na temat systemu Ebana Pagana „60/60/30”, oraz zaleceń Leo Babauty pt. „1-3 Most Important Tasks”.
Jakub Jóźwiak
KLUB NLP ZIELONA GÓRA
Niniejsza publikacja może być kopiowana i rozpowszechnia tylko w formie dostarczonej przez wydawcę. Zabronione są jakiekolwiek zmiany w treści publikacji bez zgody autora.