PLANOWANIE jest projektowaniem przyszłości, jaką chcielibyśmy mieć oraz skutecznych środków do jej realizacji. Planowanie jest to coś, co robimy przed podjęciem działania. Polega ono na decydowaniu o tym, co robić i jak robić, zanim podejmiemy działanie. Zatem częścią procesu planowania jest proces podejmowania decyzji, który zarówno oparty jest, jak i realizowany na kilku podstawowych zasadach:

• celowości

• prymatu planowania

• kompletności

• zakresu, kreatywności

• orientacji zewnętrznej

• integracji

• skuteczności we wdrożeniu

Można zatem powiedzieć, że planowanie:

• wiąże się ze sporządzaniem planów i określeniem konsekwencji ich wprowadzania w życie,

• polega na podejmowaniu decyzji i rozwiązywaniu problemów,

• sprzyja koordynacji działań oraz optymalnej alokacji uprawnień i zasobów,

• wymaga śledzenia zmian zachodzących w otoczeniu firmy i posiadania odpowiednich informacji o sytuacji wewnętrznej przedsiębiorstwa,

• sprzyja koncentracji danej jednostki organizacyjnej na jej kluczowych kompetencjach i redukcji sfery niepewności,

• ułatwia skuteczne ukierunkowanie motywacji podwładnych oraz prowadzenie efektywnej kontroli.

Planowanie jest zbiorem określonych, ułożonych według chronologicznej kolejności czynności.

Czynności te to;

określenie zadań, które mogą być wykonane,

kto ma je wykonać,

jak powinny być one realizowane,

gdzie działania powinny być wykonane

kiedy powinny się rozpocząć i kiedy zakończyć

przy pomocy jakich środków powinny być wykonane

z czego, w jakich ilościach zadania te powinny być realizowane

Planowanie można sprowadzić do czterech podstawowych etapów

Etap I – ustanowić cele

• Cele wyznaczają: szerokie zamierzenia oraz konkretne zadania organizacji.

• Szeroko sformułowane zamierzenia, które stają się misją organizacji, służą jako azymut nawigacyjny lub kierunek steru. Określone zadania na ogół nazywane celami opisują konkretne rezultaty lub standardy, które organizacja lub dany wydział zamierza osiągnąć w wyznaczonym czasie.

Misja

Pełne określenie misji obejmuje:

• opis podstawowych wyrobów lub usług organizacji,

• funkcje, które będzie wypełniała, oraz

• rynki lub klientów, których będzie obsługiwała.

Przedsiębiorstwo przemysłu spożywczego. „Będziemy produkowali i rozprowadzali wysokiej jakości pakowane przetwory spożywcze dla ogólnokrajowych przedsiębiorstw handlu detalicznego.”

Cele

Typowe określenie celów będzie przebiegało od raczej szeroko ujętych celów u szczytu organizacji, do ściśle określonych celów na niższych poziomach.

Z praktycznego punktu widzenia, cele w organizacji charakteryzują się następującymi cechami:

• Istnieje wiele celów

• Cele określane są w sposób hierarchiczny

• Cele mają różny horyzont czasowy

• Cele są albo zależne, albo kontrolowalne

Etap 2. Określenie istniejącej sytuacji

• Jak odległe są cele organizacji czy jej części?

• Jakie są zasoby do realizacji celów?

Dopiero po analizie obecnego stanu rzeczy można opracować plany dalszego postępowania.

Etap 3. Ustalenie, co sprzyja, a co przeszkadza w realizacji celów

• Jakie czynniki środowiska wewnętrznego i otoczenia mogą ułatwić organizacji osiągnięcie jej celów?

• Jakie czynniki mogą stwarzać problemy?

Względnie łatwo można dostrzec, co dzieje się obecnie, lecz przyszłość nigdy nie jest pewna

Etap 4. Opracowanie planu lub zbioru działań prowadzących do osiągnięcia celu (celów)

W tym etapie podejmowane są decyzje dotyczące przyszłych działań.

Ustalanie procedury. W planie muszą być ustalone nie tylko zadania do wykonania i metody, jakimi zostaną one zrealizowane, ale także porządek, w jakim zadania te będą spełniane.

Kolejno - sprawdzenie planu z punktu widzenia wykonalności i kosztów

Zasady (reguły) planowania

• zasadę wewnętrznej zgodności, która oznacza, że w trakcie opracowywania planu należy dążyć do tego, aby wszystkie jego elementy były wewnętrznie zgodne i spójne; chodzi tu przede wszystkim o zgodność planów strategicznych, taktycznych i operacyjnych a także
  o harmonizację w układzie poszczególnych jednostek i pionów organizacyjnych firmy w procesie tworzenia i realizacji planów;

• zasadę realności i dostosowania do posiadanych zasobów, mówiącą o tym, że zaplanowane cele powinny być realne, to jest możliwe do osiągnięcia a przede wszystkim chodzi tutaj o ich dostosowanie do potencjału majątkowego, kadrowego i organizacyjnego firmy;

• zasadę hierarchii celów i zachowania priorytetów, która oznacza że ze względu na ograniczoność posiadanych zasobów a zwłaszcza środków finansowych, zdolności produkcyjnej maszyn i siły roboczej, istnieje potrzeba określenia hierarchii celów planistycznych; szczególnie ważne jest więc tutaj wyznaczenie priorytetów czyli celów najistotniejszych z punktu widzenia przetwarzania i rozwoju firmy

• zasadę wariantowości i elastyczności planów mówiącą, że podstawą opracowania planu jest sformułowanie w fazie projektowania kilku jego wariantów a także założenie pewnych rezerw i możliwości zmiany określonych fragmentów strategii w sytuacji stwierdzenia potrzeby korekty;

• zasadę internalizacji planu i integracji komórek organizacyjnych oraz kadry kierowniczej i specjalistycznej w procesie planowania; sprawne budowanie planu wymaga bowiem trafnego i terminowego przepływu informacji ze wszystkich jednostek przedsiębiorstwa oraz współudziału różnorodnych grup pracowniczych w zgłaszaniu określonych propozycji i uwarunkowań;

• zasadę zgodności planu z wymogami otoczenia, czyli z trendami zmian zachodzących w upodobaniach klientów, z sytuacją w grupie dostawców surowców, materiałów i usług oraz z poczynaniami w segmencie konkurentów;

• pozostałe zalecenia dotyczące zachowywania umiarkowanego poziomu ryzyka lub odpowiedniego horyzontu czasu w procesie planowania itp.

Planowanie zasobów:

Zasoby, jakich wymaga prowadzenie działalności gospodarczej można pogrupować w cztery kategorie:

• pieniądze,

• zakłady produkcyjne i wyposażenie,

• materiały, surowce i usługi,

• personel (siła robocza)

RODZAJE PLANÓW:

• poziomu ogólności planu:

a) plany ogólne, dotyczące całej organizacji, w tym reguł jej funkcjonowania oraz rozwoju,

b) plany szczegółowe, dotyczące poszczególnych pionów organizacyjnych oraz konkretnych komórek i zespołów pracowniczych;

• przedmiotu planowania:

plany techniczno – produkcyjne, określające zakres (ilość) i jakość wytwarzanych produktów oraz usług,

plany inwestycyjne dotyczące badań, rozwoju, zakupów inwestycyjnych,

plany marketingowe, określające wielkość oraz warunki sprzedaży towarów i usług,

plany dotyczące zatrudnienia i wynagrodzeń,

plany ekonomiczno – finansowe, umożliwiające określenie spodziewanych przychodów, kosztów, zysków oraz innych wskaźników ze sfery finansów i ekonomiki przedsiębiorstwa

• zasięg planowania i horyzont czasu

• plan strategiczny, ogólny plan zawierający decyzje dotyczące alokacji zasobów, priorytetów i działań niezbędnych do osiągnięcia celów strategicznych\

• plan taktyczny, plan skierowany na osiągnięcie celów taktycznych, opracowany dla realizacji elementów planu strategicznego

• plan operacyjny, plan nastawiony na wykonanie planów taktycznych dla osiągnięcia celów operacyjnych.

Plany strategiczne

Prowadzą do osiągania ogólnych celów organizacji — do spełnienia misji, stanowiącej szczególny powód istnienia organizacji. To plany opracowane dla realizacji celów strategicznych. Plany te są ustalane przez zarząd i najwyższe kierownictwo, na ogół mają dłuższy horyzont czasowy i odnoszą się do kwestii zasięgu, dystrybucji zasobów, przewagi konkurencyjnej i synergii.

Strategia to określenie długofalowych celów i zadań przedsiębiorstwa, wybór kierunków działania oraz alokacja środków niezbędnych do realizacji tych celów.

Cechy planowania strategicznego:

• opracowanie strategii osiągnięcia sukcesu,

• poprawa obecnych i nowych strategii,

• znalezienie i odbudowa zewnętrznych i wewnętrznych potencjałów,

• zauważenie niebezpieczeństw i szans,

• określenie celów,

• powstanie długookresowych koncepcji,

• opracowanie decyzji.

Cechy strategii:

- Horyzont czasu

- Efekty

- Skupienie wysiłków

- Układ decyzji

- Wszechobecność

Elementy strategii:

• zasięg - zespół rynków, na których organizacja będzie konkurować

• dystrybucja zasobów - sposób, w jaki organizacja rozdziela swe zasoby pomiędzy różne zastosowania

• wyróżniająca kompetencja – to, co organizacja robi szczególnie dobrze

• synergia- sposób, w jaki różne dziedziny działalności firmy uzupełniają się lub wspomagają

FORMUŁOWANIE STRATEGII:

Proces formułowania strategii polega na udzielaniu odpowiedzi na następujące pytania:

• gdzie jesteśmy jako przedsiębiorstwo?

• gdzie chcemy być w przeszłości?

• co może nam pomóc a co przeszkodzić w osiągnięciu przewidywanej pozycji?

• co powinniśmy zrobić, aby przesunąć się z pozycji zajmowanej obecnie na pozycję postulowaną?

Etapy formułowania strategii:

Etap I – Określenie celów działania

• określenie misji firmy: po co istniejemy, do czego dążymy, co mamy osiągnąć, czy i jakie potrzeby zaspakajamy

• Cele to określenie szczegółowe realizacji misji. Cel to określony stan, do którego zmierzamy w procesie działania.

Etap II - Analiza otoczenia i potencjału firmy

• Analiza otoczenia powinna być dokonana z dwóch punktów widzenia: szans (sprzyjających warunków działania dla firmy) oraz zagrożeń

• Analiza potencjału firmy to określenie silnych i słabych stron przedsiębiorstwa.

• Do tych analiz stosuje się wiele różnych metod analizy strategicznej.