NEGOCJACJE BIZNESOWE

dr Jan Mioduszewski

Katedra Organizacji i Zarządzania

WYKŁAD 1 3.10.2011

Wprowadzenie

W biznesie coraz trudniej osiągnąć sukces rynkowy.

Są trzy sposoby na podwyższanie zysków:

1. Zwiększenie sprzedaży – walka na rynku z konkurencją, wprowadzanie nowych towarów itp. (ponosimy dodatkowe koszty i ryzyko).

2. Redukcja kosztów – reedukacja personelu, inwestycje w kosztowne urządzenia zastępujące prace ludzi itd.

3. Wynegocjowanie lepszych warunków od swoich dostawców tj. przyjęcie ich części zysków.

Negocjacje oceniamy poprzez pryzmat:

• Osiągniętych efektów (rezultaty);

• Efektywności osiągniętych rezultatów;

• Relacji pomiędzy stronami negocjacji.

Pojęcie i istota negocjacji

• Negocjacje jako dwustronny proces komunikowania się, którego celem jest osiągnięcie porozumienia, gdy zaangażowane strony związane są pewnymi interesami, z których jedne są wspólne, a inne konfliktowe.

• Negocjacje to proces, w którym przynajmniej dwie strony, mające różne opinie, potrzeby i motywacje starają się dojść do porozumienia w ważnej dla nich kwestii.

Negocjacje prowadzimy cały czas bez względu na to:

• Czy prowadzimy własne przedsiębiorstwo,

• Czy jesteśmy menedżerem w dużej firmie.

Bez względu jaki jest nasz zakres obowiązków, nawet jeśli naszym obowiązkiem jest kontaktowanie się z osobami z zewnątrz: klientami, dostawcami, inwestorami, bankami czy organizacjami sektora publicznego musimy prowadzić negocjacje wewnętrzne w celu otrzymania wsparcia bądź zasobów z organizacji, w której pracujemy.

Należy pamiętać, że negocjacje są:
Sztuką wymagającą wiedzy o technikach skutecznej realizacji. Bez niej bardzo trudno o profesjonalizm i perfekcję w działaniu

Negocjowanie odbywa się na różnych poziomach życia społecznego:

1. Poziom międzyludzki (negocjacje między przyjaciółmi, znajomymi),

2. Poziom organizacyjny; na terenie instytucji, organizacji,

3. Poziom międzyorganizacyjny; negocjacje handlowe, finansowe, międzynarodowe, między partiami, firmami.

Najbardziej charakterystyczne sprawy procesu negocjacji to:

1. Negocjacje angażują co najmniej dwóch partnerów.

2. Strony (lub strona) mają poczucie, że ich interesy, zachowania, wartości czy cele są sprzeczne (kolidują ze sobą) w co najmniej jednym obszarze spraw. Także powinniśmy założyć, że obok społeczności istnieją też (choć nie zawsze) jakieś interesy wspólne (lub chociażby jeden).

3. Strony przystępują do negocjacji względnie dobrowolnie, niezależnie od uprzednich doświadczeń preferując przekonanie, iż jest to konieczny sposób postępowania.

4. Strony podejmują działania negocjacyjne dotyczące:

• Podziału lub wymiany co najmniej jednego dobra,

• Rozstrzygnięcia jednego lub więcej problemów.

1. Działania negocjacyjne przebiegają sekwencyjnie na zasadzie

Akcja – ocena – reakcja – ocena – kontrakcja – ocena itd.

Negocjacje jako proces:

• Negocjowanie to proces interakcji – wzajemnego oddziaływania podmiotów (osób grup, instytucji) na siebie nawzajem. Podmioty mogą się różnić od siebie np. sferą poznawczo-emocjonalną, kulturą, etyką, światem wartości itp.

• Negocjowanie to proces komunikacji – strony prowadzą nieustanne komunikowanie się wymianę informacji, podejmowanie decyzji, wykonywanie decyzji. Przykładowo, jedna ze stron wysuwa propozycję, druga na to kontrpropozycję i znów jest kolej na następny ruch komunikacyjny.

O czym należy pamiętać podejmując negocjacje?

• Negocjacje nie są walką. Są sposobem osiągania porozumienia, chodzi bowiem nie tylko o teraźniejszość, ale i o przyszłość wzajemnych relacji między stronami oraz o to, jakie będą późniejsze skutki dziś podjętych decyzji.

• Negocjacje to poszukiwanie wspólnych płaszczyzn (celów, interesów, wartości) nie chodzi w nich o to, jaki uzyskać wszystko od przeciwnika nie dając nic w zamian, ale o ugodzenie się co do wspólnych zysków i strat.

• Negocjacje muszą zakładać konieczność wzajemnego zaufania – brak zaufania do partnera, podejrzliwość prowadzą do impasu i załamania rozmów.

Negocjacje są więc podstawowym sposobem uzyskiwania od innych, co chcemy osiągnąć drogą pokojową.

Korzystne cechy osobowościowe do prowadzenia negocjacji:

1. Empatia zdolności widzenia sytuacji z perspektywy różnych osób, wczucie się w sytuację innych.

2. Asertywność – stanowczość w egzekwowaniu swoich praw.

3. Umiejętność wywoływania dobrego wrażenia.

4. Umiejętność oddziaływania na ludzi, a nawet tendencja do sterowania nimi drogą sugestii, perswazji, swoboda w nawiązywaniu kontaktów.

5. Wewnątrzasertywność – poczucie wewnętrznej kontroli, jednostka sama daje sobie radę, rzadko korzysta z pomocy. Sprawia wrażenie osoby solidnej.

Naczelne zasady nowoczesnych negocjacji:

1. Negocjacje posiadają strukturę – angażują pewne strony i zbiory negocjowanych spraw, co w efekcie daje przewidywalną dynamikę. W przypadku negocjacji wielostronnych konieczne jest tworzenie koalicji.

2. Struktura kształtuje strategię – nie ma jednego podejścia do negocjacji, które odpowiadałoby do każdej sytuacji, ponieważ strategia musi być dopasowana do sytuacji i jej struktury.

3. Strukturę negocjacji możemy kształtować. Struktura kształtuje strategię, ale strategia może również kształtować strukturę, często za pomocą działań podjętych w celu wywarcia wpływu na to, kto będzie zasiadał przy stole i jaki będzie porządek przy stole.

Zręczni negocjatorzy mogą również kształtować strukturę poprzez zmiany w porządku obrad.

1. Kontrolowanie procesu jest źródłem władzy – ocenianie interesów, opracowywanie stanowisk, składanie ofert – daje możliwość wywarcia wpływu na proces.

Opracowanie kontroli procesu stanowi źródło władzy, które umożliwia nam sterowanie postępowania w kierunku pożądanych wyników.

Duże znaczenie posiada również formułowanie argumentów i kontaktowanie się z ludźmi we właściwej kolejności, aby uzyskać ich wsparcie.

WYKŁAD 2 17.10.2011

1. Przebieg negocjacji można ukierunkować:

• jeśli uda się negocjatorom zidentyfikować wspólne interesy obu stron i opracować atrakcyjną wizję przyszłości, druga strona podejmie współpracę w kierunku pożądanych porozumień.

• Można również przebieg kształtować poprzez propozycję nowej formuły porozumienia, kompromis pozwalający zachować twarz, co często umożliwia ruszenie z miejsca.

• Tworzeni barier niepozwalające na powrót do poprzednich sytuacji pozwala przyspieszyć negocjacje.

• Wydarzenia wymuszające działanie, takie jak terminy to kolejne narzędzie zmuszające innych do dokonywania trudnych wyborów.

1. Skuteczni negocjatorzy zbierają informacje.

Nowocześni negocjatorzy:

• Nie tylko gromadzą i analizują informacje, oni są pochłonięci informacjami na temat okoliczności.

• Poszukują pojawiających się zagrożeń i sposobności.

• Systematycznie identyfikują i zdobywają dobre źródła informacji.

• Tworzą sieci powiązań w celu uzyskania systemu wywiadowczego.

Ze zgromadzonych informacji w kontekście własnych doświadczeń wyciągają wnioski. Podobnie muszą działać organizacje, aby dobrze wypadać w negocjacjach, muszą zdobywać wiedzę na poziomie całej organizacji, a nie tylko na rozwijaniu indywidualnych kompetencji.

1. Wielcy negocjatorzy są przywódcami – stwierdzenie to dotyczy wszystkich negocjatorów reprezentujących organizację.

W ocenie wykwalifikowanych negocjatorów znacznie trudniejsze są negocjacje z własnym zapleczem (różnice wewnętrzne) niż z drugą stroną.

Proces komunikacji interpersonalnej w negocjacjach

Zabezpieczenie informacyjne negocjacji, sposób prowadzenia negocjacji również sprzyja osiągnięciu pomyślnego wyniku końcowego.

Negocjatorzy powinni:

• Otrzymywać do dyspozycji (gromadzić) wszelkie istotne informacje niezbędne do właściwego reprezentowania własnych interesów i wariantów rozwiązań.

• Rozwijać umiejętność wewnętrznego komunikowania się, dzięki czemu każda ze stron przekształciła się skuteczny zespół.

• Wykorzystywać postawy i techniki, ułatwiające porozumienie się stron i budujące wzajemne zaufanie i własną wiarygodność.

Pojęcie i istota komunikowania:

• Przemieszczanie się ludzi i podmiotów w przestrzeni, jak pociąg, a następnie samochód i samolot.

• Przekaz informacji na odległość, jak telegraf, telefon, radio, telewizja i nowe media.

W języku polskim pojęcia: „komunikacja”, któremu przypisuje się oba znaczenia i „komunikowanie”, które wiąże się z porozumiewaniem.

Komunikowanie wg Verderbera jest procesem kreowania znaczenia przez jego uczestników, zarówno na poziomie interpersonalnym jak i publicznym.

W innym znaczeniu komunikowanie można rozumieć jako:

• Reakcję organizmu na bodźce,

• Transformację informacji, idei, emocji,

• Wywołanie odpowiedzi za pomocą symboli werbalnych,

• Tworzenie wspólnych pojęć, opinii, wierzeń.

Pojęcie i istota komunikowania

Komunikowanie jest procesem porozumienia się jednostek, grup lub instytucji. Jego celem jest wymiana myśli, dzielenia się wiedzą, informacjami i ideami.

Proces ten odbywa się na różnych poziomach, przy ujęciu zróżnicowanych środków i wywołuje określone skutki.

KTO? JAK?

Z KIM ?

CZYM – określa zawartość informacji, która wyrażona może być za pomocą werbalnych i niewerbalnych znaków

KIEDY – wyznacza czas.

GDZIE – wyznacza miejsce.

PO CO – rozumiemy cel, pożądane działanie.

Cechy komunikowania:

• Proces społeczny – odnosi się co najmniej do dwu jednostek i przebiega w środowisku społecznym,

• Kontekst społeczny – determinowany przez liczbę uczestników.

Elementy procesu komunikowania:

• Kontekst,

• Uczestnicy,

• Komunikat,

• Kanał,

• Szumy,

• Sprężenie zwrotne.

Kanały komunikowania:

• Wizualny -> wzrok

• Werbalny -> słuch

• Kinestetyczny -> dotyk

• Węchowy -> zapach

• Smakowy -> smak

Interakcja w procesie komunikacji

W przypadku kiedy w procesie interakcji zachowania jednej ze stron są tożsame lub zbieżne z postawą drugiej strony, pojawia się interakcja symetryczna.

W przypadku rozbieżności w determinowaniu sytuacji przez strony, pojawia się reakcja komplementarna.

Komunikacja werbalna polega na wymianie informacji w trakcie takich czynności jak: mówienie, pisanie, czytanie, czy słuchanie. Język jest neutralny, natomiast dwuznaczność jest spowodowana specyfiką stosowania języka przez człowieka. Właśnie to zastosowanie a nie sam język sprawia nam kłopoty.

Sprawność komunikowania zależy od:

• Rodzaju odbiorcy – poziomu jego wiedzy, doświadczenia, wieku, płci, poziomu wykształcenia, inteligencji, statusu społecznego czy organizacyjnego.

• Rodzaju, typu przekazywanego komunikatu takich jak: informowanie, przekonywanie, perswadowanie, szkolenie, przekazywanie poleceń i zadań, ocenianie.

! Jak się boisz, to całe życie będziesz niewolnikiem.

WYKŁAD 3 14.11.2011

Komunikacja werbalna

• Każda wypowiedź słowna powinna charakteryzować się przejrzystą strukturą, właściwym doborem słów i możliwie prostą budową zdań. Przestrzegać należy zasad gramatyki.

• Niezależnie od tego, czy zdajemy sobie z tego sprawę czy nie, każda wypowiedź ma swoją przestrzeń towarzyską i wywiera ściśle określony wpływ na słuchacza – odbiorcę.

• Język jest możliwy jedynie wówczas, gdy istniej wspólny słownik. Może on być dość ubogi, jak przy podawaniu kawy czy herbaty, albo bogaty jak na przykład w służbie zdrowia. W wielu grupach społecznych funkcjonują swoiste żargony.

Komunikacja niewerbalna

• Mowa ciała to zespół niewerbalnych komunikatów informujących o podstawowych stanach emocjonalnych, oczekiwaniach wobec rozmówcy, czy nawet o pozycji społecznej lub cechach temperamentu.

Kanały komunikacji

1. WERBALNE

• To, co mówimy, jakich słów używamy; stanowi ok. 8-10% procesu komunikacyjnego;

1. NIEWERBALNE

• Modulacja głosu (intonacja); to ok. 30-40% procesu komunikacyjnego;

• Mowa ciała: to postawa, gesty, mimika; stanowi ona ok. 45-55% procesu komunikacyjnego.

Sztuka komunikacji niewerbalnej

• Podstawą sztuki komunikacji niewerbalnej jest spójność,

• Sygnały niewerbalne zwykle występują w spójnych grupach gestów i ruchów ciała, które swoim znaczeniem odnoszą się do komunikowanych słów.

• W sytuacji braku spójności staramy się znaleźć przyczynę, ponieważ może się okazać, iż nasz rozmówca prezentuje w stosunku do nas sprzeczne komunikaty:, co innego mówi, a co innego „pokazuje” jego ciało.

Grupy sygnałów w komunikowaniu niewerbalnym:

1. Kinezjetyka

2. Parajęzyk

3. Samoprezentacja

4. Dotyk

5. Proksemika

6. Chronemika

7. Elementy otoczenia

PROKSEMIKA

Strefa intymna /0-40 cm/ - osoby bliskie i inne, które mają przyzwolenie

Strefa osobista (bezpieczna) - koledzy, znajomi; poza zasięgiem wyciągniętej ręki

Strefa społeczna /1,2 – 3,5 m/

Strefa publiczna /powyżej 3,5 m/

Funkcje komunikowania niewerbalnego

Funkcje te wynikają ze specyficznych relacji, jakie zachodzą między komunikowaniem werbalnym i niewerbalnym.

• Zastępowania – sygnały niewerbalne, określane jako „emblematy” – ruch ręką lub głową, gest, znak mogą być stosowane w miejsce słów, zdań.

• Uzupełniania – są ilustratorami, uzupełniają komunikat werbalny.

• Ekspozycji

• Regulacyjna

• Moderująca

CO TO JEST PROCES SKUTECZNEJ KOMUNIKACJI

Barbera krąg celów podstawowych w życiu człowieka

Życie ludzkie składa się z trzech podstawowych etapów: myśli, mowy i działania.

BARIERY WARUNKUJĄCE SKUTECZNE KOMUNIKOWANIE

• Nieostrożność – mówienie bez zastanowienia, i przekazywanie tego, co „przychodzi na myśl”, lub wówczas, gdy odbiorca nie słucha czynnie,

• Zniekształcenie motywu – odbiorca wybiórczo przekazywane informacje, interpretuje wypowiedź nadawcy zmieniając treść.

• Nadmierne zabsorbowanie sobą – skłonność do mówienia i słuchania siebie,

• Przejawianie zachowań obronnych – nadmierna troska o to by nie zaszkodzić sobie,

• Brak zaufania – nadawca postrzegany jest, jako niewiarygodna osoba,

• Nastawienie do nadawcy – otrzymanie negatywnych informacji,

• Emocje wyrażone przez nadawcę – gniew, nienawiść, zazdrość, radość. Krytyka wyrażona przez osobę rozgniewaną, wpływa na postawę obronną u odbiorcy.

• Różnice językowe

• Niezgodność komunikatów werbalnych z niewerbalnymi.

PAMIĘTAJMY!!

Jako nadawca mamy wpływ TYLKO na zmniejszenie barier po swojej stronie. Przygotowując

Komunikat należy, wiedzieć, jaki jest odbiorca (analiza).

WYBÓR STRATEGII PROWADZENIA NEGOCJACJI

Strategia – zaplanowana sekwencja działań definiująca podejście do negocjacji, obejmująca również określenie tego, co negocjatorzy zaoferują i czego zażądają (co dadzą i co dostaną)

Strategia oznacza ogólny plan zmierzający do realizacji celów i ciąg wydarzeń prowadzących do ich urzeczywistnienia.

Cele jako czynniki uruchamiające strategię

1. Etap opracowania strategii – określenie celów

Negocjatorzy muszą wiedzieć, co chcą osiągnąć w negocjacjach i przygotować się do tego procesu.

Przygotowanie musi uwzględnić zasadnicze kwestie tj.:

• Cele,

• Hierarchię celów,

• Rozwiązania wielocelowe,

• Zagadnienia proceduralne dotyczące porządku dziennego i protokołów.

Bezpośredni wpływ celów na dobór strategii

Sposoby wpływu celów na negocjacje:

1. Życzenia nie są celami, szczególnie w negocjacjach.

• Życzenie to marzenie, nadzieja, że coś może się wydarzyć.

• Cel jest konkretny, określony, ukierunkowany, rzeczywisty (jego urzeczywistnienie daje się zaplanować).

1. Nasze cele są często powiązane z celami innych.

• Cele, które nie są powiązane, często sprawiają, że albo strony się rozchodzą, albo konflikt się nasila.

1. Istnieją granice celów.

• Cele muszą być osiągalne.

1. Cele muszą konkretne lub ściśle określone, najlepiej wymierne.

Im cele są mniej konkretne i wymierne tym trudniej:

1. Przekazać drugiej stronie, czego chcemy,

2. Zrozumieć, czego chce druga strona,

3. Stwierdzić, który z możliwych wyników negocjacji będzie spełnieniem naszych celów.

Pośredni wpływ celów na dobór strategii

• Realizacja pojedynczego zasadniczego celu prowadzi do wyboru strategii rywalizacji (cele realizowane epizodycznie jednostkowe zdarzenia niepowodujące żadnych skutków)

W ustalaniu i określaniu celów można pominąć obecne i przyszłe stosunki z drugą stroną na rzecz uproszczonego zainteresowania uzyskaniem wyłącznie poważnych efektów.

• Inne cele negocjacji – te złożone i trudne do określenia – mogą wymagać uruchomienia całego ciągu zdarzeń. W tym wypadku postęp zachodzi w czasie i może zależeć od ustalenia silnego związku z drugą stroną. Cele relacyjne prowadzą do wyboru strategii współpracy.

Opcje strategiczne

– jednostronny wybór strategii przez negocjatora

Wybór strategii przez negocjatora wynika z odpowiedzi na dwa pytania:

1. Jak dużą dbałość wykazuje uczestnik o osiągnięcie zasadniczych efektów (zasadniczych celów) w negocjacjach?

2. Jak dużą dbałość wykazuje o bieżące i przyszłe relacje z drugą stroną (cele relacji)?

Odpowiedzi na te pytania dają w efekcie mieszankę strategicznych sytuacji alternatywnych (rys. 1)

Alternatywne strategie sytuacyjne

– jednostronny wybór strategii przez negocjatora

	CZYNNIK WAŻNOŚCI RELACJI
	TAK
CZYNNIK WAŻNOŚCI RELACJI	TAK
	NIE

WYKŁAD 4 28.11.2011

Strategie aktywnego zaangażowania

Filozofie prowadzenia negocjacji

Strategia pozyzycyjna	Strategia problemowa
Celem jest uzyskanie tak wiele jak to możliwe	Celem jest realizacja interesów
Koncentruj się na obronie własnego stanowiska	Koncentruj się na realizacji potrzeb
Rozmówcę traktuj jak przeciwnika	Rozmówcę traktuj jako partnera
Podważaj stanowisko przeciwnika	Staraj się zrozumieć potrzeby partnera
Pytaj o argumenty by je obalić	Staraj się zrozumieć potrzeby

Rodzaje negocjacji:

1. Negocjacje pozycyjne – w których strony rywalizują ze sobą o podział określonej sumy wartości.

Kluczowe pytanie:

Kto wywalczy dla siebie najwięcej?

1. Negocjacje problemowe – w których strony współpracumą ze sobą, by osiągnąć jak największą korzyść, dochodząc do porozumienia co do wspólnego interesu. Odnoszą się one do kreowania wartości i jej podziału.

W negocjacjach problemwych negocjatorzy powinni:

• Dzielkić się istotnymi informacjami na temat warunków, w jakich się poruszają,

• Wyjaśniać dlaczego chcą zawrzeć transakcję.

Typy negocjacji:

1. Wielofazowe – jeśli je prowadzisz, wykorzystaj fazy początkowe do zbudowania wzajemnego zaufania i poznanaia drugiej strony,

2. Wielostronne – mogą się różnić od dwustronnych pod jednym ważnym względem: strony mogą związywać koalicje. Pozwalają one stronom słabszym zebrać wystarczająco duże siły, by wysuwać własne propozycje lub przynajmniej blokować te, które są dla nich niemożliwe do zaakceptowania. Wyróżniamy koalicje:

1. Naturalne, które mają szeroki zakres wspólnych interesów,

2. Celowe, w których strony mające różne poglądy na wiele spraw jednoczą się, by wspoerać lub blokować wspołną sprawę.

Fazy negocjacji – w ujęciu klasycznym:

1. Etap przednegocjacyjny

• Przygotować się merytoryczne,

• Wytworzenie w sobie odpowiedniego nastawienia,

1. Otwarcie rozpoczęcie rozmów

• Spotaknie ludzi,

• Podanie pierwszych ofert, tworzących wyjściowe warunki przyszłego kontraktu,

1. Prowadzenie rozmów

• Kolejne propozycje,

1. Zakończenie negocjacji

• Przyjęcie kontraktu,

• Zerwanie rozmów,

1. Analiza uzyskanych rezultatów i wnioski na przyszłość.

Formułowanie celów negocjacji

Na etapie planowania powinieneś dokładnie zdefiniować cele, jakie chcesz osiągnąć w trakcie negocjacji.

Przygotowanie spotkania negocjacyjno – formułowanie celów

CEL NEGOCJACJI
Idealny
To, co chcesz osiągnąć, jeśli wszystko się ułoży dobrze
Cel idealny stanowi max tego, co możesz uzyskać
To od próby realizacji celu idealnego rozpoczynasz swoje poczynania

FAZY NEGOCJACJI

1. Przygotowanie do negocjacji

   1. W indywidualnej technice myślenia twórczego można zastosować takie zasady jak:

1. Prowokowania wątpliwości – sformułować problem na piśmie i podkreślić słowa budzące wątpliwości,

2. Stymulowanie przypadkowych słów – wykorzystanie słownika (przypadkowe) – poszukiwanie związków z danym pojęciem, ideą, słowem (fizyczny, semantyczny, symboliczny, emocjonalny, logiczny itd.)

3. Metaforyczne rozwijanie cech – wypisać wszystkie możliwe cechy mające związek z naszym problemem, a także nazwy wszystkich rzeczy mających z nim jakiś związek.

   1. Dobór reprezentantów

Zagadnienie to jest bardzo ważne, jeżeli negocjacje są prowadzone przez przedstawicieli. Pierwsza kwestia dotyczy ilości negocjatorów. Najprościej mówiąc powinno ich być tylu, ile potrzeba, by zabezpieczyć każdy omawiany aspekt. Idelanie jest by po przecziwnych stronahc znalazło się tyle samo przedstawicieli – daje to poczucie równości.

Dobór osób powinien uwzględnić:

• Zdolności negoccjacyjne i przymioty osobowości,

• Znajomość specjalistycznych zagadnień związanych z przedmiotem,

• Zdolność współdziałania z zespołem, ograniczony indywidualizm,

• Przewidywane role do spełnienia w trakcie negocjowania.

Przy doborze do zespołu negocjatorów powinniśmy kierować się następującymi cechami związanymi z umiejętnością współdzialania:

• Dopasowanie – wzjameny szacunek, przypisane role i obowiązki oraz odpowiedzialność,

• Wewnętrzna równowaga – pod względem zdolności i znajomości poszczególnych zagadnień,

• Zaufanie – ze strony innych członków zespołu (kompetencje, moralność, uczciowść itp.)

• Uznanie ze strony przeciwnej – szczunek i aprobata,

• Role grupowe – dobierając współpracowników trzeba tak działać, by mieć możliowść obsadzenia najcześciej występujących w zespołach negocjacyjnych ról grupowych.

WYKŁAD 5	12.12.2011

Przygotowanie do negocjacji składa się z elementów:

• Analiza interesów własnych i drugiej strony,

• Analiza alternatyw, co zrobisz jeśli negocjacje nie zakończą się powodzeniem,

• Zdefiniowanie kwestii negocjacyjnych: temat rozmowy i w jakich sprawach chcecie podjąć wspólną decyzję,

• Opracowanie obiektywnych kryteriów dla oceny każdej z omawianych kwestii,

• Przygotowanie propozycji rozwiązania problemu; w tym oferty wstępnej składanej drugiej stronie.

Strategia osiągania celów

• Ukierunkuj swoją strategię tak, aby osiągnąć poziom drugi, który wg ciebie będzie słuszny i sprawiedliwy,

• Staraj się natomiast osiągnąć poziom pierwszy,

• To na jakim poziomie umieściłeś najgorszy możliwy do zaakceptowania rezultat, ma istotny wpływ na nastawienie psychiczne do negocjacji,

• Bądź gotów w każdej chwili do przerwania negocjacji (brak realizacji celów własnych),

• Dobry interes również dla przeciwnika,

• Uporządkuj cele wg znaczenia – wyznacz cele priorytetowe,

• Zdefiniuj cele alternatywne (rozwiązanie alternatywne).

Role grupowe

• Lider – powinien to być ktoś, kto potrafi sprawnie organizować pracę zespołu i posiada kompetencje do podejmowania decyzji. Cechy lidera: powinien posiadać kompetencje merytoryczne, intelektualne, emocjonalne, specjalistyczne.

• Protokolant – którego zadaniem jest notowanie wszystkich ustaleń podejmowanych w trakcie dyskusji i podsuwania najważniejszych danych, czuwanie nad kolejnością zagadnień i krótkiego podsumowania.

• Słuchacz – jego rola polega na tym, aby pamiętać wszystko, co było mówione (najtrudniejsza funkcja). Musi być też dobrym obserwatorem.

• Krytyk – prowadzi oceny pod kątem krytycznej oceny postępów w negocjacjach.

• Kontroler – pełni ją osoba o najwyższej pozycji, autorytet.

  1. Przygotowanie miejsca rozmów

• Istnieją koncepcje, aby organizować samo miejsce negocjacji, by mieć wygodną pozycję podczas, gdy strona przeciwna ma mniej wygodna – nie należy tego jednak rekomendować,

• Najlepsze kontrakty uzyskuje się najczęściej, gdy obie strony są możliwie wygodnie.

• Zasada ogólna przygotowania miejsca do negocjacji wymaga, by sugerowało ono nastawienie życzliwe i partnerskie.

Techniki kształtowania miejsca negocjacji

Wyróżnia się dwa typy uwarunkowań związanych z miejscem negocjacji:

• Terytorialne, dotyczące wyboru miejsca , tj. czy odbędą się na:

• Własnym terenie,

• Terenie drugiej strony,

• Naeutralnym terenie.

• Przestrzenne, dotyczące odpowiedniego przygotowania miejsca rozmów (zapewniającego maksymalnie efektywny przebieg).

Kiedy nie należy negocjować:

• Gdy można wszystko stracić,

• Gdy żądania są nieetyczne,

• Gdy nie ma się ku temu ochoty,

• Gdy nie ma się czasu,

• Gdy przeciwnik działa w złej wierze,

• Gdy czas działa na twoją korzyść,

• Gdy nie jesteś gotów.

Fundamentalne normy umożliwiające osiągnięcie sukcesu w negocjacjach, powinno być oparte na wiedzy:

• Jakie są alternatywy dla negocjowanego porozumienia,

• Jaki jest minimalny róg w negocjowanej transakcji,

• Jakie dalece chcemy być elastyczni i na jakie ustępstwa możemy się zgodzić.

Punkty wyjścia w negocjacjach

1. Poznaj swoją najlepszą alternatywę dla negocjowanego porozumienia – BATNA

• Silna słaba BATNA,

• Umocnienie pozycji:

• Popraw swoją BATNA,

• Poznaj BATNA drugiej strony,

• Osłab BATNA drugiej strony.

• Gdy nie ma żadnych alternatyw,

• BATNA nie zawsze jest prosta.

1. Cena brzegowa – to cena, przy której racjonalny negocjator odejdzie od stołu. Nie przystępuje do negocjacji, nie mając jasno określonej ceny brzegowej.

2. Obszar możliwego porozumienia ZOPA – to obszar w ramach, którego transakcja jest satysfakcjonująca dla obu stron.

3. Budowa wartości w negocjacjach – możliwa jest w sytuacji, gdy strona ma coś do zaoferowania, co dla niej jest nie wiele warte, a przedstawia dużą wartość dla drugiej strony – i vice versa – korzyści dla obu stron.

WYKŁAD 6	02.12.2011

II. Otwarcie rozmów – zadania negocjatora.

• Rozgrzewka – polega na wyrównaniu nastroju i zbudowaniu zaufania do siebie i swoich ofert. Oferta ma być pewna, ale musi być też uczciwa. Przygotowaniem do jej wprowadzenia powinna być rozmowa wstępna. Jej celem jest:

• Wywołanie – pozytywnego wrażenia, przyjaznej atmosfery (życzliwej),

• Ustalenie – sposobu prowadzenia negocjacji, zakresu, czasu trwania i procedury, przedstawić członków zespołu.

• Eksploracja – czyli, przeprowadzenie wywiadu na temat głównych elementów sytuacji:

• Czy przedstawiciele drugiej strony mają wystraczająco dużo wiedzy, by podejmować decyzje? Jeśli tak, który jest osobą najważniejszą?

• Czy przygotowana została właściwa strategia negocjacyjna? W tej fazie można stosunkowo łatwo przejść od kooperacji do rywalizacji lub do rozmów rzeczowych.

• Czy trafnie zostały przewidziane aspiracje i intencje drugiej strony? Jakich oczekuje ona korzyści? Co chce załatwić, jaką ma listę zakupów?

Jej celem jest:

• Ustalenie kompletnego obrazu oczekiwać przeciwnika.

III. Przedstawienie propozycji

• Podstawą jest stwierdzenie, że to właśnie (oferty, propozycje) są motorem negocjacji, a nie argumenty i uzasadnienie. Argumenty stanowią tylko pomoc. Propozycje są także – co warto mieć na uwadze – formą kontrolowania sytuacji, ponieważ kto stawia propozycje, ten ma kontrolę nad przebiegiem.

Uwaga:

• Jeżeli odrzucamy propozycje, to należy przedstawić inną, w przeciwnym wypadku jest działanie „KASTRACYJNE, niszcząca,

• Propozycję należy przedstawić w formie warunkowej – „Jeżeli wy….to my możemy….”,

• Propozycję składaną przez drugą stronę powinny zawierać konkretne koncesje np. obniżka ceny o 5%, podczas gdy własne deklaracje przedstawiać niekoniecznie konkrety (zmieniamy częstości zamówień),

• W trakcie składania propozycji nie przerywaj drugiej stronie (może wywołać to irytacje, podejrzenia, stosowanie siły utrudnia trafną diagnozę sytuacji),

• W okresie stawiania propozycji ofert, należ zachowywać maksymalne spojrzenie na sytuacje. Przedmiotem rozważań może być termin dostaw, sposób płatności, rodzaje transportu, dystrybucję, sposoby pakowania, cena, kary za opóźnienia itd.

Negocjator, który przyjmie jeden wariant kontraktu końcowego, nie może być przykładem twórczego działania i lepiej, żeby w ogóle nie zasiadał przy stole negocjacyjnym.

III. Przedstawianie propozycji – ustępstwa i oferty

Zasada „ustępstwo za ustępstwo”

• Zaczynając negocjacje podajemy lepsze oferty niż te, które nas zawodzą, zakładając z góry pewne ustępstwa. Różnicę między pierwszą ofertą, a oczekiwanym kontraktem nazwiemy – marginesem negocjacyjnym.

• Ustępstwa powinny być dokonywane małymi kroczkami – jeżeli udaje się nam wykonywać mniejsze kroki niż stronie przeciwnej, to uzyskamy większe realne korzyści.

Zasada „obszaru środkowego”

• Stosowana symetrycznie przez obie strony pozwala określić ofertę,

• Oferty bardzo rozbieżne to pułapka dla obu stron,

• Złagodzenie różnicy stanowisk wymaga ustępstwa – z reguły pierwsza ustępuje strona słabsza. Żądając ustępstwa należy stosować strategię minimalizacji – nie ujawniamy wagi uzyskanych ustępstwa, ani nie okazujemy entuzjazmu, gdy zostaną przedstawione.

• Lepiej jest obniżać oferty częściej, ale o mniejsze wartości, niż rzadziej, o większe.

Zasady negocjacji

• Oddzielenie problemu od ludzi za nim stojących,

• Koncentrowanie się na zadaniach, a nie na prezentowanych poglądach,

• Szukanie korzyści dla wszystkich stron,

• Stosowanie obiektywnych kryteriów.

Podstawowe zasady negocjacji, które powinieneś mieć na względzie, kiedy wykonujesz określone posunięcia taktyczne.

1. Nigdy nie bój się pytać o lepsze warunki.

• Nie akceptuj odmownej odpowiedzi od pośrednika.

1. Jeśli usłyszysz nie, spróbuj przynajmniej jeszcze raz.

2. Nie zgrywaj twardziel.

• Zwykłe nieporozumienie,

• Łatwo utknąć w martwym punkcie,

• Nieustępliwy negocjator,

• Elastyczny negocjator.

1. Nie popisuj się.

• Głupi jest mądry,

• Mądry jest głupi,

• Roztargniony i naiwny.

1. Nie bądź nadgorliwy.

• Jeśli chcesz coś sprzedać,

• Jeśli chcesz coś kupić.

1. Nigdy nie poddawaj się presji przeciwnika.

2. Poproszony o ustępstwo – zawsze proś o coś w zamian.

• Nie przyzwyczajaj otoczenia.

1. Zawsze bądź gotów przerywać negocjacje.

• Naczelna zasada,

• Spakuj teczkę,

• Przygotuj się psychicznie,

• Bierz pod uwagę różne rozwiązania.