Zasady ewidencji operacji gospodarczych

Istota operacji gospodarczych

• W każdej jednostce w czasie prowadzenia przez nią działalności gospodarczej powstaje wiele zjawisk i procesów gospodarczych o różnym charakterze, nazywane one są zdarzeniami gospodarczymi.

• Udokumentowane zdarzenia gospodarcze, prowadzące do zmian majątkowo-kapitałowych danej jednostki gospodarczej i podlegające ewidencji rachunkowej określa się mianem operacji gospodarczych.

• Wszystkie operacje gospodarcze są zdarzeniami gospodarczymi, ale nie wszystkie zdarzenia są operacjami gospodarczymi.

Operacje gospodarcze można sklasyfikować według następujących kryteriów:

• charakteru zmian w majątku i kapitałach

• sposobu powstawania

• zasięgu

• faz procesu gospodarczego

• stopnia złożoności

• możliwość wpływania na wystąpienie operacji

Rodzaje operacji gospodarczych

Operacje gospodarcze można sklasyfikować według następujących kryteriów:

1. charakteru zmian w majątku i kapitałach na:

   1. bilansowe (wywołują zmiany wyłącznie w składnikach bilansu, tj. w pozycjach aktywów i pasywów),

   2. wynikowe (oddziałują bezpośrednio na wynik finansowy jednostki gospodarczej);

2. sposobu powstawania na:

   1. jednorazowe (występujące rzadko lub losowo),

   2. wielokrotne (występujące permanentnie, powtarzalnie);

3. zasięg na:

   1. zewnętrzne (dotyczące co najmniej dwóch podmiotów gospodarczych i wywołujące zmiany w stanie ich majątku i kapitałów),

   2. wewnętrzne (dotyczące tylko jednego, określonego podmiotu gospodarczego);

4. faz procesu gospodarczego na:

   1. operacje fazy zaopatrzenia,

   2. operacje fazy produkcji (zasadniczej działalności),

   3. operacje fazy sprzedaży;

5. stopnia złożoności na:

   1. proste (odpowiadające odrębnym zdarzeniom gospodarczym),

   2. złożone (łączące pojedyncze operacje);

6. możliwość wpływania na wystąpienie operacji na:

   1. zależne (występowanie ich rezultatem celowego i świadomego działania jednostki gospodarczej),

   2. niezależne ( ich zaistnienie nie jest rezultatem działania jednostki, lecz jest spowodowane przyczynami losowymi i zewnętrznymi).

Typy operacji i ich wpływ na bilans

Wyróżnia się cztery typy operacji gospodarczych mających wpływ na bilans:

1. Operacje pierwszego typu (tzw. aktywne)- powodują one zmiany wyłącznie w aktywach bilansu. Polegają one na zwiększeniu wartości jednego składnika aktywów przy równoczesnym zmniejszeniu stanu innego składnika aktywów o taką samą kwotę. W rezultacie ogólna suma bilansowa nie ulega zmianie. Tego typu operacje są związane z przesunięciami w ramach aktywów, polegającymi na zmianie jednej postaci aktywów na inną postać.

2. Operacje drugiego typu (tzw. pasywne) – mają one wpływ tylko na pasywa bilansu. Operacje te polegają na zwiększeniu stanu jednego składnika pasywów przy równoczesnym zmniejszeniu stanu innego składnika pasywów o taką samą kwotę. Operacje te również nie powodują zmiany ogólnej sumy bilansowej. Wynikają one z zmiany jednej formy finansowania działalności jednostki na inną formę oraz z przeznaczenia części zysku na powiększenie kapitału (funduszu) podstawowego lub zapasowego.

3. Operacje trzeciego typu (tzw. aktywno-pasywne zwiększające) – powodują one równoczesne zwiększenie stanu składnika aktywów i pasywów o taką samą kwotę. W rezultacie tych operacji następuje przyrost sumy bilansowej o kwotę operacji. Tego typu operacje są związane z powiększeniem zasobów majątkowych jednostki, sfinansowanym z obcych źródeł (zobowiązaniami).

4. Operacje czwartego typu (tzw. aktywno-pasywne zmniejszające) – wywołują one równoczesne zmniejszenie stanu składnika aktywów i pasywów o taką samą kwotę. Przy operacjach tych następuje spadek ogólnej sumy bilansowej. Operacje czwartego typu są związane z odpływem środków gospodarczych z jednostki przy równoczesnym zmniejszeniu zobowiązań.

Dokumentem księgowym (dowodem księgowym ) nazywa się pisemne stwierdzenie faktu wystąpienia operacji gospodarczej. Zbiór dowodów księgowych stanowiących podstawę rejestracji operacji gospodarczych dokonywanych w danej jednostce składa się na dokumentację księgową.

Cechy prawidłowego dokumentu księgowego według ustawy o rachunkowości art. 21:

1. Określenie rodzaju dowodu.

2. Określenie stron ( nazwy i adresy) dokonujących operacji gospodarczych.

3. Opis operacji gospodarczej oraz jej wartość.

4. Data wykonania operacji gospodarczej.

5. Podpis wystawcy dowodu księgowego oraz osoby, której wydano lubo od której przyjęto składniki majątkowe

6. Stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach przez wskazanie miesiąca księgowania oraz sposobu ujęcia w księgach (dekretacja) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej.

7. Numer identyfikacyjny dowodu.

Dokument księgowy spełnia swoją funkcję, jeżeli jest:

• rzetelny, tj. odzwierciedla rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej;

• kompletny, zawierający cechy określone w art. 21 ustawy o rachunkowości;

• sprawdzony pode względem: merytorycznym, formalnym, rachunkowym;

• pozbawiony niedopuszczalnych poprawek (wymazania, przeróbki);

• opatrzony w oznaczenia identyfikujące go z zapisami w księdze rachunkowej;

• sporządzony w jęz. polskim, a dane w walucie obcej przeliczone są na walutę polską;