TEMAT: PROJEKT REALIZACJI PRAC ZWIĄZANYCH Z REALIZACJĄ ZALECEŃ POKONTROLNYCH ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO W GDAŃSKU.

ZAŁOŻENIA:

Podczas kontroli jaką przeprowadziło Archiwum Państwowe w Gdańsku w styczniu 2010r. w archiwum zakładowym Gdańskiej Fabryki Mebli będącej w stanie likwidacji, znaleziono dokumentację niearchiwalną i materiały archiwalne z lat 1961 – 2008. Materiały te były zewidencjonowane. W związku z tym archiwum państwowe wydało następujące zalecenia pokontrolne, które należy wykonać do końca 2010 roku:

- przekazać materiały archiwalne do Archiwum Państwowego w Gdańsku,

- przeprowadzić brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania minął łącznie 2,30 mb

- zewidencjonować na spisach zdawczo-odbiorczych pozostałą dokumentację.

Ponadto archiwum zakładowe zostało zobligowane do opracowania projektu

realizacji prac związanych z realizacją zaleceń pokontrolnych Archiwum Państwowego w Gdańsku. Powinien on zawierać Wykaz prac związanych z porządkowaniem dokumentacji. Należy:

- uporządkować zgromadzoną dokumentację

- posegregować ją

- podzielić ze względu na komórki organizacyjne w których była wytworzona oraz kategorie archiwalną i klasyfikacje

Posegregowaną dokumentację należy odpowiednio zaewidencjonować na:

a) spisach zdawczo odbiorczych dla dok kat B,

b) spisach zdawczo odbiorczych dla dok kat A, które należy przekazać do archiwum państwowego,

c) przeprowadzić brakowanie dokumentacji której okres przechowywania już upłynął

d) sporządzić protokół brakowania tej dokumentacji.

PLAN PRACY:

1. Posegregowanie dokumentacji wg komórek org. i kat archiwalnej

2. Sporządzenie spisów zdawczo odbiorczych do archiwum państwowego dla kategorii A

3. Sporządzenie spisów zdawczo odbiorczych dla materiałów kat B oddzielnie dla każdej komórki organizacyjnej

4. Sporządzenie protokołu brakowania dla dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już minął

5. Przeprowadzenie brakownia dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już minął

Spis zdawczo odbiorczy akt nr …1…….

Z dnia …02-02-2010……………………………………………

Materiałów niearchiwalnych …DZIAŁU ORGANIZACYJNEGO GDAŃSKIEJ FABRYKI MEBLI…………………

(nazwa komórki)

Przekazywanych do …ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO GDAŃSKIEJ FABRYKI MABLI …………

(nazwa archiwum)

Lp.	Znak teczki	Tytuł teczki	Daty skrajne (od-do)	Kategoria	Liczba teczek	Data zniszczenia/przekazania
1	0320	KWARTALNE PLANY PRACY I i II KWARTAŁ	2005-2005	B-5	1

Spis zdawczo odbiorczy zawiera1…. Ja, co stanowi …1…. teczek

Podpis archiwisty

Spis zdawczo odbiorczy akt nr …2…….

Z dnia …02-02-2010……………………………………………

Materiałów niearchiwalnych …DZIAŁU KADR GDAŃSKIEJ FABRYKI MEBLI…………………

(nazwa komórki)

Przekazywanych do …ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO GDAŃSKIEJ FABRYKI MABLI …………

(nazwa archiwum)

Lp.	Znak teczki	Tytuł teczki	Daty skrajne (od-do)	Kategoria	Liczba teczek	Data zniszczenia/przekazania
1	145	ZWOLNIENIA LEKARSKIE	2008-2008	B-2	1
2	1202	EWIDENCJA WYPADKÓW PRZY PRACY	1998-2000	B-10	1

Spis zdawczo odbiorczy zawiera 2…. Ja, co stanowi …2…. teczek

Podpis archiwisty

Spis zdawczo odbiorczy akt nr …3…….

Z dnia …02-02-2010……………………………………………

Materiałów niearchiwalnych …DZIAŁU EKONOMICZNEGO GDAŃSKIEJ FABRYKI MEBLI…………………

(nazwa komórki)

Przekazywanych do …ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO GDAŃSKIEJ FABRYKI MABLI …………

(nazwa archiwum)

Lp.	Znak teczki	Tytuł teczki	Daty skrajne (od-do)	Kategoria	Liczba teczek	Data zniszczenia/przekazania
1	3320	DOWODY MAGAZYNOWE	2008-2008	B-2	1
2	3332	RAPORTY KASOWE	2005-2005	B-5	1
3	3333	POLECENIE KSIĘGOWANIA	2000-2005	B-5	1
4	3333	POLECENIE KSIĘGOWANIA	2006-2006	B-5	1

Spis zdawczo odbiorczy zawiera 4. Ja, co stanowi …4…. teczek

Podpis archiwisty

Spis zdawczo odbiorczy akt nr …1…….

Z dnia ………02-02-2010………………………………………

Materiałów archiwalnych…… ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO GDAŃSKIEJ FABRYKI MABLI ……

Przekazywanych do …ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO W GDAŃSKU ……………………………………

(nazwa archiwum)

Lp.	Znak teczki	Tytuł teczki	Daty skrajne (od-do)	Kategoria	Liczba teczek	Data zniszczenia/przekazania
1	0000	PROTOKOŁY POSIEDZEŃ ZARZĄDU T I	1990-1990	A	1
2	0000	PROTOKOŁY POSIEDZEŃ ZARZĄDU T II	1990-1990	A	1
3	0011	REGULAMIN ORGANIZACYJNY	1980-1980	A	1
4	0011	STRUKTURA ORGANIZACYJNA ZAKŁADU	1981-1981	A	1
5	0122	WYCINKI PRASOWE	1978-1999	A	1
6	0200	ZARZĄDZENIA WEWNĘTRZNE	1961-1972	A	1
7	0301	SPRAWOZDANIA ROCZNE GUS	1980-1981	A	1
8	0301	SPRAWOZDANIA ROCZNE GUS	1981-1982	A	1
9	0310	PLANY NA LATA 1980-1985	1979-1980	A	1
10	0311	PLANY ROCZNE NA 2005	2004-2004	A	1
11	0340	BILANS ZA ROK 1998	1999-1999	A	1
12	0340	BILANS ZA ROK 1999	2000-2000	A	1
13	110	FILM VHS	2000-2000	A	1
14	1000	ZASADY PRACY	1989-1989	A	1
15	1000	ZASADY PRACY	1990-1990	A	1

Spis zdawczo odbiorczy zawiera 15. ja, co stanowi …15…. teczek

Podpis archiwisty

Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie

ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO GDAŃSKIEJ FABRYKI MABLI

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

(nazwa instytucji)

Lp.	Symbol z JRWA	Tytuł teczki	Komórka organizacyjna	Kat. Arch.	Daty skrajne	Liczba tomów
1	2	3	4	5	6	7
1	345	UMOWY	DZIAŁ EKONOMICZNY	B-10	1999-1999	1
2	1600	URLOPY	KADRY	B-2	1999-1999	1
3	3320	DOWODY MAGAZYNOWE	DZIAŁ EKONOMICZNY	B-2	2006-2007	1
4	3330	DOWODY BANKOWE	DZIAŁ EKONOMICZNY	B-5	2000-2000	2
5	3330	DOWODY BANKOWE	DZIAŁ EKONOMICZNY	B-5	2003-2003	1
6	3331	DOWODY KASOWE	DZIAŁ EKONOMICZNY	B-5	2002-2002	1
7	3332	RAPORTY KASOWE	DZIAŁ EKONOMICZNY	B-5	2002-2002	1
8	3332	RAPORTY KASOWE	DZIAŁ EKONOMICZNY	B-5	2003-2003	1
9	3332	RAPORTY KASOWE	DZIAŁ EKONOMICZNY	B-5	2004-2004	1

Spis zamknięto na pozycji....9....., ilość teczek ..10......

Spis sporządził: xxx

Data: xxx

Miejscowość, data. GDAŃSK 02-02-2012

(kierownik komórki lub jedn. org.)

Protokół oceny

dokumentacji niearchiwalnej

Komisja w składzie: ( imiona, nazwiska i stanowiska służbowe członków komisji)

PRZEWODNICZĄCY: XXXXXX

CZŁONKOWIE: XXXXXXXXX

XXXXXXXX

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub

zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości ....2,3.... mb i stwierdziła, iż stanowi ona dokumentację niearchiwalną, nieprzydatną do celów praktycznych jednostki organizacyjnej oraz, że upłynęły terminy jej przechowywania określone w wykazie

akt

Przewodniczący komisji : XXXX.

Członkowie komisji: XXXXX

XXXXX

Załączniki:

.10... kart spisu

..9... pozycji spisu