System dokumentowania obrotu magazynowego

1. Wstęp

Dla prawidłowego zarządzania materiałami w magazynie stosuje się odpowiednią dokumentację odnośnie ich przepływu. Stosowanie właściwej dokumentacji pozwala na prowadzenie ewidencji, oraz dostarcza wiadomości o poszczególnych rodzajach i fazach obrotu materiałami.

1. Dokumenty

• Dokument PZ – przyjęcie zewnętrzne.

Używany przy zakupie materiału oraz nieodpłatnym przyjęciu (wymagana adnotacja „nieodpłatne przyjęcie”). Dokument wystawiany w 3 sztukach (oryginał + 2 kopie), wystawiany przez odpowiedniego pracownika magazynu na podstawie faktury lub rachunku uproszczonego.

• Oryginał – składany do działu księgowości

• Kopia – dołączana do faktury

• Druga kopia – pozostaje w aktach magazynu

Dokument powinien zawierać: pieczątkę i numer zakładu, nr dokumentu magazynowego, dokładny adres dostawcy oraz jego NIP i REGON, nr faktury VAT lub rachunku uproszczonego, dokładną nazwę materiału, otrzymana ilość, datę oraz podpis osób zarządzających przyjmowaniem materiałów.

• Dokument WZ – wydanie na zewnątrz.

Służy do udokumentowania:

- Rozchodu materiału przeznaczonego na sprzedaż,

- Rozchodu materiałów podlegających przerobowi we własnych jednostkach organizacyjnych,

- Nieodpłatnego przekazania

• Oryginał – dział księgowości

• Kopia – odbiorca

• Druga kopia – magazyn

• Trzecia kopia wraz z zamówieniem – dział gospodarki materiałowej

Dokument powinien zawierać: dokładne dane jednostki lub osoby zamawiającej, nr magazynu, nazwę materiału, indeks, jednostkę miary, cenę, ilość podaną w zamówieniu, ilość wydaną przez magazyn, datę wystawienia dokumentu, podpisy osób odpowiedzialnych za wydanie.

• Międzynarodowy list przewozowy CMR jest podstawowym dokumentem, na podstawie którego odbywa się przewóz ładunku (dokumentem potwierdzający zawarcie umowy o przewóz).

Dokument CMR jest wystawiany w 3 egzemplarzach; każdy z nich ma taką samą moc prawną. Spedytor nie podpisuje listu, gdyż zadanie to należy do nadawcy.

• Pierwszy egzemplarz - wystawia ją przedstawiciel tej strony, która posiada gestię transportową

• Drugi wysyłany jest z przesyłką,

• Trzeci - zatrzymuje przewoźnik

Podstawowe informacje znajdujące się w liście CMR dotyczą: nadawcy, przewoźnika, odbiorcy, towaru, terminu i miejsca nadania, przewidzianego miejsca dostawy, kosztów związanych z przewozem, instrukcje niezbędne do załatwienia formalności celnych oraz wykaz dokumentów wręczonych kierowcy. Wszystkie strony mają możliwość wnoszenia zmian w liście przewozowym, natomiast za szkody i koszty wynikające z podania złych lub niejasnych danych odpowiada nadawca. CMR jest wypełniany w języku kraju nadania, jest dokumentem imiennym, nieprzenośnym.

• Faktura – dokument sprzedaży, rodzaj rachunku zawierającego szczegółowe dane o transakcji:

  • dane identyfikujące dokument: numer, data wystawienia

  • strony kupna-sprzedaży: sprzedawca i nabywca

  • specyfikacja przedmiotu transakcji: nazwa towaru lub usługi, ilość, cena, wartość

  • dane do rozliczenia obowiązujących podatków

  • podsumowanie: cyframi i słownie

  • informacja o uzgodnionych terminach i formie zapłaty

  • informacje dodatkowe: sposób odbioru, miejsce dostawy i inne

  • podpisy uczestników transakcji

1. Wzory dokumentów