Zakres kontroli administracji publicznej

Kontrola w administracji publicznej występuje w dwóch aspektach:

Z jednej strony

chodzi o kontrolę administracji publicznej przez inne podmioty,

Z drugiej strony

– o kontrolę sprawowaną przez samą administrację publiczną nad innymi podmiotami ( np. różnego rodzaju inspekcje administracyjne, kontrolujące obywatela i inne podmioty, nadzór budowlany lub sanitarny sprawowany przez organa administracji)

Pojęcie kontroli

Przez kontrolę należy rozumieć sprawdzenie działalności innych jednostek , bez możliwości wpływania na ich działalność poprzez wydawanie poleceń lub nakazów

Czyli badanie istniejącego stanu rzeczy , zestawianiu faktów z tym co być powinno i wyciągnięciu odpowiednich wniosków

Inne terminy kontroli

Inspekcja – termin ten określa bezpośrednią obserwację zachowania się badanej jednostki i porównaniu tego zachowania z odpowiednimi wzorcami zachowania poprawnego.

Lustracja – oznacza bezpośrednią obserwację określonego podmiotu czyli jego stan rzeczywisty, cechy, a nie jego zachowanie i porównanie z odpowiednimi wzorcami określającymi stan pożądany.

Rewizja – jest to kontrola rachunkowości danej jednostki polegająca na ustaleniu stanu faktycznego środków finansowych i innych rzeczy majątkowych kontrolowanej jednostki na podstawie jej udokumentowania i ocenie prawidłowości tego stanu posiadania.

Wizytacja – polega na kontroli mająca na celu bezpośredni wgląd w działalność jednostki kontrolowanej w całości

NADZÓR
Nadzór jest to pojęcie szersze niż kontrola, ponieważ nadzorujący ma prawo wydania dyrektyw, poleceń co do zmiany kierunków działanie. Oznacza to, iż nadzór nie ogranicz się tylko do obserwacji i ustaleń stanu faktycznego ale łączy się również z możliwością stosowania środków nadzoru

Kontrola jako element zarządzania i administrowania

Kontrola jest niezbędnym elementem dla prawidłowego funkcjonowania kierowania i zarządzania państwem, dlatego kontrolując dany organ należy kierować się takimi kryteriami jak :

Legalność - zgodność działania z obowiązującym prawem

Celowość - ocena osiągnięcia określonych zamierzeń

Rzetelność – pod względem uczciwości, sumienności, solidności

Gospodarność – ocena efektywności podejmowanych zamierzeń

Uwzględnienie interesu społecznego

Uwzględnienie interesu indywidualnego

Zgodności z polityką rządu – dot. adm. rządowej

Główne zadania kontroli administracji

Kontrola jest przede wszystkim kontrolą jakości działania, przy czym chodzi tu o wszystkie właściwości, które rzutują na wyniki działalności administracji, jak legalność działania, celowość, szybkość, terminowość, gospodarność i rzetelność, rzetelność. Kontrola Administracji jest niezbędna.

Sam zakres kontroli zależy od takich czynników, jak poziom przygotowania pracowników administracji, ich etos zawodowy, poczucie odpowiedzialności za wypełnianie powierzonych zadań. Kontrola musi być efektywna, bezstronna i fachowa.

Kontrola może być prowadzona z urzędu jak i na wniosek, w wyniku żądania z zewnątrz

Podział kontroli ze względu na zakres działania

Z punktu widzenia zakresu kontroli można wyróżnić kontrolę:

Zupełną ( nieograniczoną) obejmuje całość działania kontrolowanej jednostki – oznacza to objęcie kontrolą zarówno całego zakresu kompetencji kontrolowanego organu , jak również objęcie kontrolą działania kontrolowanego organu ze wszystkich możliwych stron:

- od strony przestrzegania przepisów prawa,

- gospodarności,

- celowości,

- rzetelności, itd..

Kontrolę ograniczoną - dotyczy ona jednego fragmentu, który wskazany jest przez obywatela bądź też wybranego przez aparat administracyjny

Podział kontroli stosując kryterium etapu działania , w który wkraczać może organ kontrolny to:

Kontrola wstępna , gdzie następuje badanie samych zamierzeń podjęcia określonego działania przez organ kontrolowany.

Kontrola faktyczna , która jest wykonywana w czasie trwania działania – kontrola towarzysząca procesowi działania

Kontrola następna- najbardziej spotykana, efektywna i typowa, koncentrująca się na poszczególnych etapach działania , które już zostały zakończone

Podział kontroli ze względu na usytuowanie organu kontrolującego:

Kontrola wewnętrzna , występuje gdy zarówno kontrolujący jak i kontrolowany wchodzą w skład tej samej jednostki organizacyjnej np. organ wyższego stopnia kontroluje organ niższego szczebla . Jest to kontrola wewnątrz-administracyjna . Szczególny rodzaj kontroli wewnętrznej , finansowej, zwanej audytem wewnętrznym , wprowadziła zmieniona w 2003 roku. ustawa z 26.11.1998 o finansach publicznych. Dotyczy ona gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych i gospodarowania mieniem publicznym w jednostkach samorządowych , organach władzy pub., organach administracji rządowej itp.

KONTROLA ZEWNĘTRZNA

Kontrola zewnętrzna – to kontrola gdzie zawsze organem kontrolnym jest organ znajdujący się poza systemem organów administracyjnych , kontrolujący działalność organu administracji publicznej. Do takich kontroli należy zaliczyć kontrolę Najwyższej Izby Kontroli, kontrolę sądową, parlamentarną, Rzecznika Praw Obywatelskich, Generalnego Inspektora Danych Osobowych i Państwowej Inspekcji Pracy.

Organy tej kontroli mają szczególne znaczenie, jeśli chodzi o kontrolę praworządności działania administracji.

W POLSCE KONTROLA ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ SPRAWOWANA JEST PRZEZ:

Organy państwowe niezawisłe od administracji publicznej

Instytucje kontrolne usytuowane w systemie administracji

Inne instytucje i społeczeństwo

1. Najwyższa Izba Kontroli kontroluje:

działalność organów administracji rządowej, Narodowego Banku Polskiego, państwowych osób prawnych i indywidualnych jednostek organizacyjnych.

organy samorządu terytorialnego, samorządowych osób prawnych i innych samorządowych organów jednostek organizacyjnych stosując kryteria legalności, gospodarności i rzetelności.

działalność jednostek organizacyjnych oraz podmiotów gospodarczych.

instytucji wykonujących z zakresu powszechnego ubezpieczenia zdrowotnego.

wykonanie budżetu, gospodarkę finansową i majątkową Kancelarii Prezydenta, Kancelarię Sejmu, Senatu, Trybunału Konstytucyjnego, Rzecznika Praw Obywatelskich, Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji, Centralnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Instytutu Pamięci Narodowej, Krajowego Biura Wyborczego,

2.Rzecznik Praw Obywatelskich

Rzecznik Praw Obywatelskich- jest swoistym organem kontroli prawa, gdyż jego uprawnienia ograniczają się w zasadzie do ochrony praw obywatelskich. Według art.1 ust.3 o Rzeczniku Praw Obywatelskich, Rzecznik jest uprawniony do badania, czy wskutek działania lub zaniechania organów, organizacji i instytucji obowiązanych do przestrzegania i realizacji praw i wolności obywateli, nie nastąpiło naruszenie prawa, a także zasad współżycia i sprawiedliwości społecznej. Oznacza to uprawnienie do obserwacji działalności organów administracyjnych i (w razie potrzeby) do ingerencji poprzez podjęcie postępowania, wskazanie środków działania bądź przekazanie sprawy właściwemu organowi.

3.Rzecznik Praw Dziecka

Dziecko pozbawione opieki rodzicielskiej ma prawo do opieki i pomocy władz publicznych .

Konstytucja przewiduje do tych spraw specjalny organ – Rzecznika Praw Dziecka

Generalny Inspektor Danych Osobowych

Jest organem do spraw ochrony danych osobowych. Podobnie jak rzecznicy, sprawuje swoją funkcję poprzez swoje biuro i co rok składa On Sejmowi sprawozdanie ze swojej działalności. Inspektor kontroluje władze publiczne w zakresie pozyskiwania informacji o obywatelach, które określa ustawa.

Do zadań Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych należy:

1.kontrola zgodności przetwarzania danych z przepisami o ochronie danych osobowych

2.wydawanie decyzji i rozpatrywanie skarg w sprawach wykonywania przepisów o ochronie danych osobowych.

3.przeprowadzenie rejestru zbiorów danych oraz udzielenie informacji o zarejestrowanych zbiorach.

Państwowa Inspekcja Pracy-

jest jednostką kontroli i nadzoru przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów BHP

Do zakresu Pip należy nadzór i kontrola przestrzegania prawa pracy przez zakłady pracy, w szczególności ochrony praw kobiet, zatrudniania młodocianych i niepełnosprawnych, przestrzegania przepisów BHP. Opiniuje ona również projekty aktów prawnych dotyczących prawa pracy oraz inicjuje prace w tej dziedzinie. Do inspekcji pracy należy także ściganie wykroczeń przeciwko prawom pracownika określonym w kodeksie pracy, a także innych wykroczeń związanych z wykonywaniem pracy zarobkowej.

Kontrola zewnętrzna – 2.Parlamentarna

Kontrola parlamentarna- Zasadnicza jej treść sprowadza się do prawa żądania informacji i prawa żądania wysłuchania. Ma ona na celu ustalenie stanu faktycznego, dotyczącego funkcjonowania rządu, ministrów i podległych mu organów . Kontrolę tę sprawuje niższa izba- Sejm, art. 95 ust. 2

Konstytucji mówi

„Sejm sprawuje kontrolę nad działalnością Rady Ministrów w zakresie określonym przepisami konstytucji i ustaw” ,

również mówi o tym art. 154 Konstytucji

art. 158 Konstytucji

art. 159 Konstytucji

Trybunał Stanu

Trybunał Stanu- jest konstytucyjnym organem władzy sądowniczej ustanowionym do realizowania odpowiedzialności konstytucyjnej określonych osób zajmujących najwyższe stanowiska w państwie.

Trybunał Stanu kontroluje w sprawach czynności prawnych gdy:

-czyn polega na naruszeniu Konstytucji lub ustawy

-popełnianie czynu związane jest z wykonywanym urzędem jest niezgodny z prawem

Kontrola zewnętrzna, Państwowa –
1. Sądowa

Sprawowana przez:

• sądy powszechne cywilne

•Sądy ubezpieczeń społecznych

• Sąd antymonopolowy

• Sądy administracyjne

Trybunał Konstytucyjny – kontroluje zgodność ustaw umów międzynarodowych z Konstytucją oraz ustaw z umowami międzynarodowymi ( art. 2 ust. 1 pkt. 3 ustawy o Trybunale Konstytucyjnym

NACZELNY SĄD ADMINISTRACYJNY

Kontrola sądowa- jest to tradycyjna forma kontroli zagwarantowana z prawem działania administracji w jej stosunku z obywatelami.

Naczelny Sąd Administracyjny jest II stopniowym odwołaniem od postępowania sądowo-administracyjnego , który w głównej mierze rozpoznaje środki odwoławcze od orzeczeń wojewódzkich sądów administracyjnych, stosownie do przepisów prawnych.

Kontrola wykonywana przez inne organy państwowe:

Prezydent RP - uprawnienia kontrolne Prezydenta wiążą się z jego funkcjami określonymi w Konstytucji RP i w ustawach szczególnych oraz jego pozycją w systemie organów państwowych np. prawo zwoływania Rady Gabinetowej art. 141 Konstytucji, prawo składania wniosku wstępnego o pociągnięciu do odpowiedzialności przed Trybunałem Stanu członków Rady Ministrów, kierowników urzędów centralnych i innych osób

KONTROLA NIEPAŃSTWOWA

• Jest to kontrola administracji publicznej sprawowana przez osoby fizyczne i organizacje społeczne – kontrola społeczna , obywatelska .

• W najszerszym znaczeniu kontrola opinii publicznej, kontrola prasy, związki zawodowe

• Z taką kontrolą mamy do czynienia także wtedy, gdy obywatel zauważy nieprawidłowość w działaniu administracji art.221 KPA

Kontrola wewnątrz-administracyjna

• Kontrola resortowa:

® Kontrola instancyjna

• Kontrola międzyresortowa:

• O pełnym zakresie międzyresortowym:

® Kontrola skarbowa

® Państwowa Inspekcja Sanitarna

® Inspekcja Ochrony Środowiska

® Inspekcja Handlowa

• O ograniczonym zakresie to:

® Inspekcja Weterynaryjna

® Inspekcja Farmaceutyczna

® Inspekcja Celna

® Inspekcja Ochrony Roślin i Nasiennictwa

Prokurator

Kontrola prokuratorska – Podstawowa płaszczyzna realizowania się kontroli prokuratorskiej w odniesieniu do administracji to występowanie prokuratora w postępowaniu administracyjnym. W świetle przepisów prokurator może zwrócić się do właściwego organu administracji o wszczęcie postępowania w celu usunięcia stanu niezgodnego z prawem oraz ma prawo do udziału w każdym stadium postępowania w celu zapewnienia, aby postępowanie i rozstrzygnięcie sprawy było zgodne z prawem. Prokurator może wziąć w każdym toczącym się postępowaniu, a także wnieść skargę, skarge kasacyjną, zażalenie oraz skargę o wznowienie postępowania, jeżeli według jego oceny wymagają tego ochrona praworządności lub praw człowieka i obywatela

Regionalna Izba Obrachunkowa

W przypadku samorządu województwa, nadzór nad jego działalnością sprawują Prezes Rady Ministrów i wojewoda, a w zakresie spraw finansowych- Regionalna Izba Obrachunkowa, który jest państwowym organem nadzoru i kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych jednostek samorządu terytorialnego, związków między-gminnych, stowarzyszeń gmin oraz stowarzyszeń gmin i powiatów, związków i stowarzyszeń powiatów, samorządowych jednostek organizacyjnych. Na podstawie wyników kontroli izba kieruje do konkretnej jednostki wystąpienie pokontrolne.

Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumenta

Centralny organ administracji państwowej służący do przeciwdziałania praktykom monopolistycznym w kraju i zlecania organom kontroli państwowej dokonywania badań

przestrzegania praw konsumenta, jak również do nadzorowania pomocy publicznej udzielanej przedsiębiorcom.  

Kierownictwo w Administracji :
Rola kierownika

ISTOTA KIEROWNICTWA W ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ

W każdej celowej j a tym bardziej w strukturze organizacyjnej aparatu administracji publicznej, istnieje zróżnicowany układ wewnętrzny. Prowadzi do powstania określonej hierarchii organizacyjnej i tworzenia się więzi zależności pozwala nam wyodrębnić stanowiska kierownicze i nadrzędne oraz stanowiska od nich zależne. Według ustawy z dnia 18.IX.1982 kierownik dysponuje określonymi uprawnieniami np.: może w określonych warunkach zawiesić w pełnieniu obowiązków służbowych podległych urzędników itp. Według H. Fayola jako funkcje kierownicze wymienia się takie zadania jak: planowanie, organizowanie, pobudzanie do działania, kontrole czy koordynacje. Jednak istota kierownictwa sprawowanego np.: przez kierownika sekretariatu lub ministra będzie rodzajowo różna. Jednak na potrzeby struktury aparatu administracji publicznej należy wskazać na kryteria wynikające z zależności służbowej oraz na to czy osobie dysponującej kompetencjami nadrzędności podporządkowany jest pewny zespół pracowników. Niekiedy dla wyróżnienia stanowisk kierowniczych aparat administracji publicznej posługuje się kryteriami formalnymi, używając w nazwie określenia naczelnik, dyrektor itp. Jednak i to kryterium może być mylne pod uwagę weźmiemy np.: kierownika komórki jednoosobowej.

Zadania kierownika w Administracji

• Współdziałanie

• Planowanie

• Koordynacja

• Kontrola

PLANOWANIE DZIAŁALNOŚCI W ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ

Pojęcie planowania(prognozowania) odgrywa szczególną rolę w administracji publicznej. Należy odróżnić planowanie w sferze „zewnętrznej” i „wewnętrznej”. W sferze zewnętrznej gdy dotyczyć ona może jednostki, planowanie winno być przewidziane ustawą. W sferze wewnętrznej wystarczy ogólna norma kompetencyjna. Jest to po prostu działaniem racjonalnym każdego kierownika. Samo planowanie jest procesem złożonym. Pierwszym etapem procesu działania jest ustalenie celu, do którego zmierzamy. Z kolei należy ustalić przesłanki planistyczne. Są one różne: a)przesłanki, których nie da się kontrolować i które są niezależne od wpływu planującego, b)przesłanki, które częściowo dadzą się kontrolować i wreszcie, przesłanki zupełnie zależne od planującego. Innym etapem procesu planowania jest przebadanie wszystkich możliwych kierunków działania i ich ocen. Potem dopiero następuje wybór kierunków działania. Końcowym etapem w procesie planowania jest ustalenie planów pochodnych w stosunku do planów głównych tj. ustalenie planów zabezpieczających wykonanie poszczególnych elementów planu głównego.

WSPÓŁDZIAŁANIE I KOORDYNACJA W ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ

Współdziałania: między podmiotem administracji publicznej uzasadniają różne względy. Potrzeba współdziałania wynika z zasad racjonalnej organizacji pracy. Brak jej godzi w spójność aparatu administracji. Pewne jednostki organizacyjne mają wspólne lub podobne cele i większe efekty w zakresie ich realizacji osiągną, gdy będą ze sobą współdziałały i udzielały wzajemnej pomocy. Niejednokrotnie zdarza się, że określonych zadań nie może wykonać jedna jednostka z uwagi na naturę tych zadań( np.: współdziałanie aparatu administracji z organem politycznym w przygotowaniu akcji wyborczej do samorządu), często przemawiają wspólne cele ekonomiczne i inne( np.: budowa drogi łączącej siedziby sąsiadujących ze sobą gmin)

Koordynacje: pojmuje się jako harmonizowanie działań różnych jednostek, czy zespołów jednostek dla osiągnięcia określonego celu: chodzi o usunięcie powstałych rozbieżności i zapobieganie im na przyszłość oraz usuwanie niepotrzebnego podwajania działań. Koordynacja powinna się łączyć z istnieniem planu. Poza tym koordynacja zakłada istnienie pewnej nie równorzędności podmiotów, nadrzędnego stanowiska podmiotu koordynacyjnego i podległości podmiotów koordynowanych.
Mamy wiele postaci koordynacji:
(terytorium) koordynacja terenowa i w skali państwa
(kryterium organizacyjne) koordynacja wewnętrzna i zewnętrzna
(struktura szczeblowa) koordynacja pozioma i pionowa

POJĘCIE I RODZAJE KONTROLI NAD ADMINISTRACJĄ PUBLICZNĄ.

Problem kontroli w administracji publicznej występuje w dwóch układach: z jednej chodzi o kontrole w administracji publicznej przez inne podmioty, a z drugiej o kontrolę sprawowaną przez samą administrację publiczną nad innymi podmiotami. Teoretycy naukowi organizacji pracy ujmują kontrolę jako niezbędny element funkcji kierowania, zarządzania, administrowania czy sprawowania władzy. Kontrola w tym ujęciu służy kierownictwu do sprawdzania, czy podległy aparat administracyjny należycie wykonuje swoje zadania, pozwala na wykrywanie nieprawidłowości, ich usuwanie i służy zapobieganiu niekorzystnym zjawiskom

PRZEDMIOT I KRYTERIA KONTROLI ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ.

Przedmiot kontroli i kryteria kontroli administracji mogą być rozmaite. Organ kontrolujący może badać całą działalność kontrolowanej jednostki( np.: kontrola NIK). Niekiedy funkcja organu kontroli ogranicza się do badania pewnego wycinka działania aparatu administracyjnego. Organy Państwowej Inspekcji Sanitarnej badają właśnie tylko zagadnienia sanitarne, PIH bada tylko zagadnienia związane z handlem. Możemy np.: tylko badać legalność tj. zgodności z prawem działania administracji( np.; prokurator).

Planowanie wewnętrzne
w administracji
publicznej

Planowanie

Ma na celu zaspokajanie potrzeb społecznych

Jest koniecznym elementem racjonalnego działania administracji

Pozwala przewidzieć określone skutki w przyszłości

Planowanie ▪ Jest to proces decyzyjny

Plan ▪ Jest efektem procesu oraz instrumentem integracji decyzji indywidualnych. Jest on pierwsza faza działania administracji po wykonaniu i kontroli

Rodzaje Planów

Wyróżniamy dwa rodzaje planowania:

▪ Planowanie w sferze wewnętrznej

▪ Planowanie w sferze zewnętrznej

• Planowanie wewnętrzne

▪ obejmuje planowanie zasobów czyli:

- planowanie kadr, kształcenie kadry, pracy organu

- planowanie finansowe np.. Przygotowanie budżetu

▪ obejmuje planowanie zasobów informacyjnych:

- określenie zestawu informacji dostępne

decydentowi ( materialnemu –czyli

takiemu który posiada wiedzę, informację

oraz formalnemu- dokonuje on wyboru

określonego projektu)

- zaplanowanie nowych informacji

Rodzaje planów z punktu widzenia

ich zakresu rzeczowego:

▪ plan zagospodarowania przestrzennego

▪ plany finansowe

▪ gospodarcze

▪ inwestycyjne

▪ kadrowe

• Dodatkowo możemy wyróżnić

▪ plany interaktywne, których adresat

ma prawny obowiązek je wykonać

▪ plany indykatywne, których wykonanie nie

stanowi prawnego obowiązku bowiem

są one planami ogólnymi, zaznaczającymi

jedynie ramy problemu lub też zawierają

one tylko ogólne cele

Procedura planistyczna

• Planowanie to proces decyzyjny na który składa się wiele faz

• Jest również procesem interaktywnym gdzie poszczególne procesy wzajemnie na siebie oddziaływają

• Plany powinny być elastyczne czyli gotowe na ewentualne zmiany

• Wszelkie trudności jakie pojawią się przy realizacji planu, powinny być wcześniej uwzględnione

i zidentyfikowane w procesie planowania

• W planowaniu najważniejsze jest uwzględnienie środków i zespołu ludzi bo, bez nich

nie będzie realizacji zaplanowanych działań

Aby planowanie było kompletne

należy określić

logiczną kolejność poszczególnych faz

procesu planistycznego do których zaliczamy:

▪ planowanie planowania

▪ planowanie właściwe

Procedura opracowania planu:

I ETAP

• Wybór problemów i wyznaczenie pola kierowania

(określane przez społeczeństwo, polityków, administrację – są

to problemy nieustrukturalizowane, które później

przyporządkowuje się planom planistycznym

• Określenie problemów planistycznych, które wymagają rozwiązania i uporządkowanie ich wedle hierarchiczności

• System celów

• Horyzont czasowy planowania

Wyróżnia się następujące rodzaje planów

• Krótkookresowe ( ma w zasadzie charakter wykonawczy, a

więc obejmuje planowanie środków

• Średniookresowe ( co najmniej okres pięcioletni )

• Długookresowe (wszystkie plany wykraczające poza okres

dziesięcioletni)

Ważnym zadaniem administracji jest promowanie planowania

w dłuższej perspektywie czasowej przykład:

Politycy nie chcą odpowiadać za podjęte

Etap II
Formułowania i dokonywania wyboru alternatyw

• Stosowanie zasad indukcji np.. „burzy mózgów” lub innych metod heurystycznych; dedukcji

• Przyjęcie różnych środków tzw. Alternatywne określenie

środków

• Stosowanie elektronicznej techniki przetwarzania danych

• Planowanie gromadzenia informacji (statystyk), właśnie

gromadzenie informacji jest „przedpolem” planowania właściwego, pozwala to racjonalnie przeprowadzić

proces planowania

Istotna jest również zasada prognozowania w planowaniu.

Jest istotna zarówno w podejmowaniu jednostkowych decyzji

przez administrację jak i w podejmowaniu rozstrzygnięć planistycznych

Metody prognozowania:

• metoda intuicyjna

• metoda eksploatacji terenów rozwojowych

• metoda stymulacji przyszłych stanów

Etap III
Kontrola

• Kontrola powinna występować zarówno na etapie przygotowania planu, jak i jego wykonania

•Należy w szczególności kontrolować czy założone cele są realne do osiągnięcia, czy zostały osiągnięte oraz jaki jest stopień ich realizacji

• Plan powinien być tak zbudowany, jak gdyby z natury rzeczy należało go koordynować

Aparat planistyczny – podział

• Szef władzy publicznej: sporządza plany, które sterują działalnością podległego mu urzędu.

W administracji publicznej organy kierujące wykonują funkcję planistyczne: Prezes RM, ministrowie

• Udział społeczeństwa (funkcje planistyczne realizowane w układach terytorialnych m. in. Miejscowe planowanie przestrzenne, np..

Poprzez instytucje referendum mieszkańcy mogą wpływać na planowanie przestrzenne

PLANOWANIE ZEWNĘTRZNE W ADMINISTRACJI

PLAN A PLANOWANIE

Termin „PLAN" rozumiemy jako pewnego rodzaju rozstrzygnięcie, do osiągnięcia którego potrzebne jest zastosowanie szczególnej procedury.

Planowanie natomiast jest jedynie procesem, celem którego jest ustanowienie planu.

RODZAJE PLANÓW

•Plany można systematyzować wg różnych kryteriów.

Możemy wyróżnić następujące rodzaje planów:

•* krótkookresowe – plany o charakterze wykonawczym (np. planowanie środków)

•* średniookresowe - obejmujące co najmniej okres pięciu lat (są to np. plany stabilizacji gospodarki)

•* długookresowe - obejmujące okres powyżej pięciu lat

•Dodatkowo możemy wyróżnić następujące rodzaje planów:

•* plany ramowe - których wykonywanie następuje poprzez wykonywanie planów cząstkowych.

•* plany wykonawcze - stanowiące podstawę do wydawania decyzji w zakresie zabudowy i zagospodarowania terenu

olejnym podziałem jest podział na:

•* plany imperatywne - których adresat ma prawny obowiązek je wykonać

•* plany indykatywne - których wykonanie nie stanowi prawnego obowiązku, bowiem są one planami ogólnymi, zaznaczającymi jedynie ramy problemu lub też zawierają one tylko ogólne cele.

PLANOWANIE

•Planowanie jest szczególnego rodzaju procesem decyzyjnym.

•Formą działania administracji są akty planowania.

•Procesem prowadzącym do wydania takiego aktu jest planowanie, natomiast jego efektem jest plan, czyli dokument zawierający ogólne założenia, co do realizacji celów tego planu.

PLANOWANIE ZEWNĘTRZNE

Administracja jest systemem decyzyjnym, którego efektami działania są decyzje.

Najczęściej są to decyzje skierowane na zewnątrz aparatu administracyjnego i tam wywołujące skutki:

•* społeczne

•* gospodarcze

•* prawne

Poprzez podejmowanie decyzji zewnętrznych administracja wykonuje prawnie nałożone na nią zadania. Należy podkreślić, że planowanie zewnętrzne ma charakter zadaniowy. Jego przedmiotem są różnego rodzaju sfery życia społecznego:

•* komunikacja

•* oświata

•* opieka zdrowotna

•* gospodarka wodna

•* energetyka

•* itp.

W swojej działalności organy administracji wydają różne akty, będące formą ich działania. Pomiędzy nimi są tzw. decyzje administracyjne, których wydawanie jest szczegółowo unormowane przepisami Kodeksu Postępowania Administracyjnego.

DECYZJA ADMINISTRACYJNA

Decyzja administracyjna jest aktem woli organu administracji i stanowi wybór pomiędzy różnymi możliwościami rozstrzygnięcia danej sprawy. Tym samym decyzje administracyjne są sposobem kształtowania społeczno-gospodarczych stosunków w społeczeństwie. •W celu wydania właściwej decyzji musi nastąpić przepływ informacji zarówno w obrębie danej instytucji jak też informacji, które można uzyskać na zewnątrz.

•Planowanie zadań powinno mieć charakter zintegrowany, co polega na tym, że obejmuje planowanie zewnętrzne (cele i zadania) oraz planowanie systemu (organizacji i procedur) •System administracyjny powinien tak funkcjonować, by optymalizował osiąganie celów zewnętrznych.

KONCEPCJA PLANOWANIA

Planowanie jest nierozerwalnie związane z administracją. Nie ulega wątpliwości, że działania administracji publicznej są w dużej mierze planowane. Planowanie w administracji zmieniało swój zasięg oraz znaczenie. Podmiotem planowania zawsze były ograniczone zasoby. Dlatego też budżet jest najstarszą formą planowania publicznego, dla którego realizacji wypracowano bardzo efektywne techniki.

•Planowanie powoduje, że działania państwa stają się przewidywalne i obliczalne. Planowanie wymaga koordynacji.

•Funkcja koordynacji jest niezbędna we wszystkich fazach planowania a więc:

•* ustalania celów

•* formułowania i dokonywania wyboru alternatyw

•* określania niezbędnych środków

•* w fazie wykonywania planu oraz kontroli

Planowania charakteryzuje kompleksowość, co powoduje, że często przełamuje bariery resortowe. W konsekwencji racjonalny proces planowania wymaga wzajemnej wymiany informacji, współpracy oraz dokonywania uzgodnień.

PLANOWANIE JAKO PROCEDURA DECYZYJNA

Planowanie jest procesem decyzyjnym złożonym z wielu faz. Nie każdy proces planistyczny ma jednakowa strukturę, jednakże można wyodrębnić konieczne oraz typowe etapy tego procesu. Procedura planistyczna jest szczególnego rodzaju procedurą decyzyjną.

FAZY PLANOWANIA

Planowanie planowania

– obejmuje:

•* zaplanowanie odpowiednich struktur organizacyjnych

•* środki konieczne do opracowania planu

•* ukształtowanie racjonalnej procedury planistycznej

•* dokonanie oceny potencjalnych przeszkód oraz restrykcji, jak również określenie procedur ich przezwyciężenia

Planowanie właściwe oraz planowanie wykonania: w pierwszej kolejności powinno się zadbać, aby do dyspozycji znajdowały się środki niezbędne do realizacji planu oraz kompetentny zespół ludzi zdolnych zrealizować zamierzenia planistyczne.

Kryteria Kontroli Administracji Publicznej

Nadzór

•Nadzór jest to stałe i bieżące kontrolowanie podległej lub podporządkowanej jednostki z równoczesnym wydawaniem stosownych decyzji, mających na celu usprawnienie i udoskonalenie działalności nadzorowanej jednostki.

Uprawnienia nadzorcze

•prawo do kontroli, wraz z możliwością wiążącego wpływania na organy czy instytucje nadzorowane. Ma służyć również prewencji i usuwaniu podstaw złego funkcjonowania w przyszłości.

Kontrola i jej kryteria

•W polskim systemie prawnym wyróżnia się następujące kryteria ze względu, na które dokonuje się kontroli:

–Legalności

–Gospodarności

–Rzetelności

–Celowości

–Jawności i przejrzystości

Legalność

•Kontrola pod względem legalności oznacza, czy jednostka działa zgodnie z przepisami prawa ogólnie obowiązującym oraz…

•przepisami prawa lokalnego takimi jak zarządzeniami wewnętrznymi, statutem, regulaminami wewnętrznymi

Gospodarność

•Bada czy jednostka działa zgodnie z zasadą racjonalnego gospodarowania tzn.:

–optymalne wyniki, efekty przy możliwie najniższych środkach finansowych, nakładach

–brak strat i zbędnych kosztów

–decyzje nie były zbyt ryzykowne

Rzetelność

•Kontrola mająca na celu sprawdzenie jednostki pod względem dyscypliny, uczciwości, prawdomówności oraz zgodności ewidencji, dokumentów etc. ze stanem faktycznym

Celowość

•Weryfikuje czy jednostka działa zgodnie z wyznaczonym jej celem, oraz czy realizuje wyznaczone jej działania i osiąga zaplanowane efekty

Jawność i przejrzystość

•Z tym kryterium kontroli łączy się obowiązek informowania obywateli o działalności organów władzy publicznej oraz osób pełniących funkcje publiczne i oznacza podawanie do wiadomości publicznej sprawozdao finansowych, bilansów działalności etc.

FUNKCYJNA STRUKTURA ORGANIZACJI ADMINISTRACJI

Struktura

Jest to zbiór stosunków zachodzących między elementami całości, mających znaczenie dla realizacji określonego celu. Elementami struktury organizacyjnej są zasoby ludzkie i rzeczowe organizacji. Zachodzące między nimi zależności wyrażają więzi organizacyjne.

Struktura funkcjonalna

•Jeden z typów struktury organizacyjnej charakteryzujący się występowaniem działów funkcjonalnych kierowanych przez specjalistów oraz złamaną zasadą jedności rozkazodawstwa.

•W strukturze funkcjonalnej dany członek organizacji, pracownik podlega więcej niż jednemu kierownikowi. W przypadku problemów przy wykonywaniu zadań może zwrócić się do odpowiedniego specjalisty. Tego typu struktury wprowadzone zostały po raz pierwszy przez Fredericka Winslowa Taylora.

•Jedną z wad tego typu struktury organizacyjnej jest trudność podziału zadań na szczeblu kierowniczym, ponieważ przy dużej specjalizacji często trudno określić jakie kompetencje kierownika są potrzebne do kierowania zespołu wykonującego poszczególne zadania. •Zastosowanie tego typu struktury wymaga istnienia dużego zaufania między kierownikami, ponieważ w przeciwnym przypadku prowadzić może to do konfliktów.

Wady i zalety :

•Wady:

•trudny dostęp do szybkiej informacji,

•trudność w określeniu odpowiedzialności i ocenianiu wyników,

•problem w skoordynowaniu funkcji członków całej organizacji,

•trudniej zapewnić jednorodną pracę wszystkim zatrudnionym.

•Zalety:

•efektywny sposób wykorzystuje specjalizowane zasoby,

•łatwy nadzór,

•uaktywnia spożytkowanie wyspecjalizowanych umiejętności tam, gdzie są najpotrzebniejsze

Hierarchia jest formą organizacyjną, która opiera się na zasadach nadrzędności i podrzędności. Poszczególni pracownicy lub poszczególne części organizacji znajdują się wobec siebie w stosunku nadrzędności i podporządkowania.

Oznacza to, że sposób funkcjonowania elementu wyższego rzędu jest określony przez działanie układu wyższego rzędu, w skład którego wchodzi.

Cechy :

•ma charakter stopniowy. Poszczególne jej ogniwa mają odpowiednią rangę w jej strukturze. •Ogniwa wyższej rangi mają prawo lub obowiązek wydawania poleceń

•Uprawnienie do wydawania poleceń oraz obowiązek posłuszeństwa wiążę się z prawem kontroli i obowiązkiem informacji

•Szczególnymi formami stosunków hierarchicznych są:

•-uprawnienia dyscyplinarne i służbowe

•-obowiązek informacji bez prawa udzielania wytycznych

•-prawo udzielania ostrzeżeń i nagan bez konieczności stosowania sformalizowanej procedury

•w systemie hierarchicznym istnieje możliwość przesuwania kompetencji(zadań) do góry ( ewokacja) oraz w dół(delegacja); granice w tym zakresie określa przejrzystość układu kompetencji dla obywatela.

System hierarchiczny

Zalety:

•system taki pozwala bezpiecznie realizować polityczne cele formułowane przez ministra na wszystkich szczeblach resortu aparatu politycznego;

•ułatwia ustalenie, uzasadnienie oraz egzekwowanie odpowiedzialności;

•konflikty są szybko rozstrzygane przez wspólnego przełożonego;

•oparty jest na jasnym i przejrzystym podziale kompetencji. Wady:

•aby system hierarchiczny mógł być efektywny przełożony musi mieć jasną wizję celów które zamierza zrealizować.

•Przełożony zwykle nie dysponuje wystarczającym zasobem informacji, aby określić prawidłowo ten cel.

•Hierarchicznie podporządkowani muszą być monitorowani do realizacji celu wyznaczonego przez przełożonego czyli musi on karać, nagradzać.

Zasada centralizacji :

•Zasada centralizacji – polega na tym, że system organów administracji jest tak zorganizowany, że podejmowanie decyzji należy do organów wyższych, a organy niższe przygotowują tylko rozstrzygnięcia. Inną odmianą systemu centralistycznego jest sytuacja gdzie organy niższe podejmują rozstrzygnięcia, ale są w tym podporządkowane zaleceniom organów wyższych. Historycznie centralizacja dominowała w państwach absolutnych. W miarę rozwoju demokracji pojawia się decentralizacja.

Zalety centralizacji:

zapewnia spójność aparatu administracji państwowej; wspomaga jednolitość działań administracji; jest korzystny dla administracji wojskowej i podobnych; sprawdza się w okresie wojen, odbudowy zniszczeń itd., bo pozwala na efektywne i równomierne do potrzeb rozprowadzenie środków ekonomicznych w kraju. Wady centralizacji: prowadzi do zaniku gospodarności i samodzielności ośrodków lokalnych; organy wyższe nie znają często potrzeb lokalnych, stąd ich polityka jest niewłaściwa.

Zasada centralizacji wiąże się z zasadą

Hierarchicznego Podporządkowania –

pełne podporządkowanie organów niższych szczebli jednostkom wyższym.

Hierarchiczne podporządkowanie przejawia się w podwójnej zależności:

zależność służbowa – nie ma prawnego ograniczenia w wydawaniu poleceń służbowych org. niższego przez org. wyższy;

zależność osobowa – org. wyższy ma prawo do obsadzenia, awansu, zwolnień, nagradzanie, pociąganie do odpowiedzialności organów niższych.

Organ wyższy zgodnie z zasadą hierarchicznego podporządkowania może żądać od organu niższego wypełnienia swoich zarządzeń, ma też prawo kontroli i prawo do informacji przez otrzymanie sprawozdań.

Hierarchiczne podporządkowanie może wystąpić między organami oraz w strukturze wewnętrznej organów np. minister – dyrektorzy departamentów.

Zalety hierarchicznego podporządkowania:

jednolitość działania całej struktury;

łatwe ustalenie, uzasadnienie i egzekwowanie odpowiedzialności;

brak sporów kompetencyjnych, bo są one jasne.

Zasada decentralizacji :

•Zasada decentralizacji – to system, w którym podmioty administrujące mają prawnie zagwarantowaną samodzielność, nie są hierarchicznie podporządkowane organowi wyższemu. Konstytucja z 1997r. preferuje zasadę dekoncentracji, czego wyrazem jest wprowadzenie samorządu terytorialnych czy zawodowych. Decentralizacja może mieć zalety: bliskość podmiotów decydujących do załatwionych spraw, co wpływa na szybsze i lepsze poznanie źródeł ewentualnych wad decyzyjnych; zwiększenie odpowiedzialności i gotowości jej ponoszenia przez zbliżenie do wydawanych decyzji; udział zainteresowanego czynnika społecznego we władzy (w samorządach).

Administracja zdecentralizowana wiąże się z samodzielnością w zakresie wykonywania prawa (tylko!). Musi działać ona zgodnie z prawem państwowym (zasada praworządności), dlatego organy administracji zdecentralizowanej poddane są nadzorowi.

•Dekoncentracja jest immanentną cechą decentralizacji. Polega na rozproszeniu kompetencji na większą ilość organów. •Dekoncentracja terytorialna odbywa się w pionie, polega na przeniesieniu kompetencji na organy niższego szczebla. Dekoncentracja pozioma (resortowa) to przeniesienie kompetencji z jednego resortu na organ na tym samym szczeblu w innym resorcie. Dekoncentracja skośna to przeniesie kompetencji z jednego resortu na organ niższego szczebla w drugim resorcie.

•Elementem dekoncentracji jest hierarchiczne podporządkowanie.

Sztabowa struktura organizacyjna administracji

Struktury są wbudowane

w inne struktury organizacyjne, gdyż

zadaniem sztabu jest przede wszystkim

wspomaganie wykonywania czynności przez jeden ze szczebli

kierownictwa organizacji

Sztab II

Do formalnego zakresu komórek doradczych (sztabowych) należy zbieranie informacji, ich przetwarzanie oraz przygotowanie wariantów decyzyjnych dla przełożonych, a także fachowe doradztwo dla komórek organizacyjnych niższych szczebli.

1. •Komórki sztabowe zostają powiązane więzami funkcjonalnymi nie tylko z równorzędnymi organami kierownictwa liniowego, lecz z organami sztabowymi skupiającymi fachowców tej samej specjalności na niższych szczeblach, patrz slajd nr 6

B zpośrednio nie realizują celów instytucji jednakże:

W administracji publicznej Polski

1. •Mamy różne jednostki doradcze czy to w administracji centralnej lub terenowej mogące spełniad funkcje sztabowe.

   •Na przykład, ustawa z dn. 8 sierpnia 1996 r.

o Radzie Ministrów

Ustawa z 8 sierpnia 1966 r. o R.M.

1. •Przewiduje, że przy prezesie RM działa Rada Legislacyjna

   •Obecnie obowiązuje rozporządzenie prezesa RM z 23 lutego 1998 r. w sprawie zadao R.L. oraz szczegółowych zasad i trybu jej funkcjonowania ( Dz. U. Nr 25, poz. 134 z późn. zm.)

Rozporządzenie to określa

jako organ opiniodawczo- doradczy Rady M.

i Prezesa Rady M. w sprawach -

stanowienia prawa i oceny w określonych dziedzinach

1. •Formułowanie propozycji i wyrażanie opinii dotyczących metod rozwiązywania problemów związanych z wdrażaniem Konstytucji

   •Ocena stosowania niektórych ustaw w celu oceny skuteczności przyjętych rozwiązao

1. •Rada Legislacyjna jest organem pomocniczym, który może występowad tylko z inicjatywą, może opiniowad przedstawione mu sprawy przez prezesa R.M., bądź też wykonywad jedynie czynności kontrolne

   •natomiast to prezes R.M. jest organem decydującym tzn. może rozstrzygnąd sprawy w drodze czynności prawnych

Do zadao Rady Legislacyjnej należy :

1. •Dokonywanie okresowych ocen stanu prawa w określonych dziedzinach,

   •Opiniowanie projektów ustaw opracowanych z inicjatyw Rządu

   •Opiniowanie projektów ustaw w sprawach o szczególnej doniosłości

   •Formułowanie opinii i wniosków w podstawowych sprawach związanych z procesem stanowienia prawa

Komitet Integracji Europejskiej

utworzony 1 października 1996, na mocy ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Komitecie Integracji Europejskiej (Dz. U. z 1996 r. Nr 106, poz. 494), naczelny organ polskiej administracji w zakresie koordynacji i programowania polityki integracji Polski z UE. Zniesiony 1 stycznia 2010 i zastąpiony przez Komitet do Spraw Europejskich[1]. Obsługiwany był przez Urząd Komitetu Integracji Europejskiej, 1 stycznia 2010 roku połączony z Ministerstwem Spraw Zagranicznych[2]

Komisje Wspólne

1. • Rada Ministrów może – w drodze rozporządzenia- tworzyd komisje jako organ wewnętrzny o charakterze pomocniczym

   •Celem komisji jest wypracowanie wspólnego

Stanowiska w sprawach ważnych dla polityki

Rządu

Komisja Wspólna Rządu i Samorządu Terytorialnego

1. •Powołana została rozporządzeniem Rady Ministrów z 5 lutego 2002 r.

(Dz. U. Nr 13, poz. 124 )

Głównym zadaniem jest wypracowanie wspólnego stanowiska Rządu i samorządu terytorialnego w sprawach ważnych z punktu widzenia polityki paostwa- gosp. społ.

Komisja Wspólna do Spraw Żeglugi Morskiej i Rybołówstwa Dalekomorskiego

1. •Została powołana w 2000 roku

   •W skład komisji wchodziło 6 przedstawicieli: Rządu, związków zawodowych oraz pracodawców, wyznaczonych przez Z. A. Polskich

   •Zniesiona 14 marca 2002 za rządów L. Millera

Kolegium do Spraw Służb Specjalnych

1. •Organ opiniodawczo- doradczy działający przy Radzie Ministrów na podst. ustawy. z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeostwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu

( DZ. U. Nr 74, poz. 676 )

1. •ocena lub wyrażanie opinii w sprawach wymienionych w jedenastu punktach w art. 12 ust. 1 ustawy

Sztaby na szczeblu wojewódzkim

1. •Ustawa z 5 czerwca 1998 r. o administracji rządowej w województwie

   •(tekst jedn. Dz. U. z 2001 r. Nr 80, poz. 872 ze zm.)

   •Tworzy kolegia przy wojewodzie jako organy doradcze - sztabowe

Kolegium Wojewody

1. •Podstawą prawną działania Kolegium Wojewody jest art. 37 ust. 1 - 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2001 r. Nr 80, poz. 872 ze zm.),który mówi:

1. Przy wojewodzie działa kolegium doradcze.

2. W skład kolegium wchodzą:

1. 1)wicewojewodowie

   2)dyrektor generalny urzędu wojewódzkiego

3) komendant wojewódzki Policji

4) komendant wojewódzki Paostwowej Straży Pożarnej

5) Inne osoby wymienione w statucie urzędu wojewódzkiego

Sztab II

Wojewoda

Kolegium Wojewody

1. • jest organem doradczym we wszystkich istotnych sprawach związanych z realizacją zadao Wojewody

   •Przedmiotem obrad Kolegium jest analiza, formułowanie ocen, opiniowanie wniosków - w szczególności w zakresie:

•realizacji zadao wynikających z przepisów prawa oraz ustaleo Rady Ministrów,

1. •obronności i bezpieczeostwa paostwa na obszarze województwa,

   •koordynacji współdziałania służb zespolonych, inspekcji, straży i jednostek organizacyjnych podległych Wojewodzie oraz ich współpracy z wydziałami i biurami Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie;

•współdziałania wojewody z organami jednostek samorządu terytorialnego;

•opracowywania planów i programów działania Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, urzędów obsługujących organy rządowej administracji zespolonej w województwie oraz jednostek organizacyjnych podległych wojewodzie lub przez niego nadzorowanych

Członkami Kolegium są:

1. •wojewoda,

   •wicewojewoda,

   •dyrektor generalny Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie,

   •dyrektor Biura Wojewody, dyrektor Wydziału Bezpieczeostwa i Zarządzania Kryzysowego, dyrektor

   Wydziału Prawnego, dyrektor Wydziału Finansów Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie,

•kierownicy zespolonych służb, inspekcji i straży wojewódzkich

•W niektórych jednostkach zwłaszcza niższego

stopnia, nie wyodrębnia się osobnych jednostek sztabowych, gdyż po prostu nie ma takiej potrzeby- wystarczają komórki typu liniowego ( np. w urzędzie gminnym ).

1. •Zastępuje je bezpośrednia konsultacja z fachowcami spoza jednostki organizacyjnej

   1. –np. korzystanie z poradnictwa instytutów naukowych

Sztaby w administracji

1. •Maja przygotowad dane do rozstrzygnięcia tylko w sprawach zasadniczych

   •Wypracowad koncepcje pewnych ogólnych założeo w działalności administracji

   •Powinny byd usytuowane w miarę wysoko w hierarchii organów( szczebla wyższe, centralne)

Sztaby pracują dla potrzeb kierownictwa

1. •Są jego doradcami, dlatego też, włączamy sztab do struktury organizacyjnej organu kierowniczego

   •Ważne jest to jak ułożą się kontakty między sztabem a linią

   •Kierownictwo nie może narzucad

Charakter sztabu

1. •Osobisty – wspomaga zwierzchnictwu

   •Specjalistyczny – zadania wymagające wiedzy

eksperckiej

Sztaby powinny mied zapewniony

1. •Stały, prawidłowy, dopływ informacji

   •Potrzeba jest ciągłych i prawidłowych kontaktów między sztabem a linią

Zalety sztabu

1. •Wysokie kwalifikacje ekspertów

   • Jednoosobowe kierownictwo

   •Jasno określony cel

   •Brak konieczności odwoływania się do komórek podrzędnych ….

   •Sztaby najefektywniej rozwiązują problemy nieustrukturalizowane

   •Wprowadza zasadę zróżnicowania komórek

Zalety struktury liniowo- sztabowej

1. • jasno określony zakres uprawnieo i odpowiedzialności dla każdego stanowiska organizacyjnego

   • fachowo przygotowany proces decyzyjny

   • szybkośd podejmowania decyzji

   • odciążenie komórek liniowych

   • prosta i przejrzysta konstrukcja

   • względna łatwośd w koordynowaniu działao poszczególnych stanowisk i komórek organizacyjnych

Wady sztabu

1. •Możliwośd wystąpienia konfliktu między komórkami liniowymi a sztabowymi ( doradczymi)

   •Komórki sztabowe nie ponoszą odpowiedzialności za sposób realizacji ich koncepcji

   •Zacieranie się granic między komórkami liniowymi a sztabowymi

Wady struktury liniowo-sztabowej

1. •zagrożenie wystąpieniem konfliktów pomiędzy linią i sztabem (sztab posiada wiedzę zaś komórki liniowe władzę)

   •skłonnośd do przejmowania przez komórki sztabowe funkcji komórek liniowych bez ponoszenia przez nie odpowiedzialności

   •zagrożenie przeceniania lub niedoceniania przez komórki liniowe rad i opinii formułowanych przez komórki sztabowe.

Podział na jednostki sztabowe i liniowe nie jest idealny

1. •Podział wewnętrzny w organizacji przedsiębiorstw, mający stanowid dopełnienie podziału na „linie i sztaby”: * komórki ruchu - zadania o charakterze operatywnym, * komórki zarządu - zadania o charakterze administracyjno-biurowym,

1. •* koncepcja pionów organizacyjnych

   • dużą jednostkę organizacyjną dzieli się na piony, sięgające od szczytu piramidy organizacyjnej do najniższych jednostek

Z ASADY ADMINISTROWANIA WEDŁUG HENRI FAYOLA

H I FAYOL

Henri Fayol (1841 – 1925) – francuski inżynier. Był twórcą podstawowej nauki administracji. Na przełomie XIX i XX wieku zajmował się problematyką zarządzania organizacjami. Sformułował funkcje zarządzania i zasady administrowania.

F UNKCJE PRZEDSIĘBIORSTWA WEDŁUG H. FAYOLA

1. Funkcja techniczna - zapewnienie metod, narzędzi, urządzeń służących do wytworzenia produktu.

   Funkcja handlowa - prowadzenie zaopatrzenia oraz sprzedaży, utrzymywanie kontaktów z kontrahentami

   Funkcja finansowa - zapewnienie środków finansowych, nadzorowanie ich wydawania

1. Funkcja ubezpieczeniowa - ochrona mienia i pracowników, zapobieganie problemom związanym z personelem i bezpieczeństwem.

   Funkcja rachunkowa - księgowość podatkowa i zarządcza

   Funkcja administracyjna – planowanie (przewidywanie), organizowanie, rozkazywanie, koordynacja, kontrola

F ADMINISTRACYJNA

1. planowanie - badanie możliwych w przyszłości zdarzeń oraz opracowywanie dla nich odpowiednich programów działania;

   organizowanie - aspekt materialny (organizacja zakładu pracy, narzędzi, maszyn) oraz społeczny (organizacja pracy ludzi);

   rozkazywanie - spowodowanie, że personel będzie funkcjonował w zamierzony sposób;

   koordynacja - to łączenie wszystkich czynników przedsiębiorstwa, jednoczenie i harmonizowanie ich wysiłków dla osiągnięcia zamierzonych celów;

   kontrolowanie - sprawdzanie zgodności działania organizacji z przepisami prawa oraz wydanymi rozkazami.

1 ZASADY ADMINISTROWANIA:

1. Podział pracy

   Autorytet

   Dyscyplina

   Jedność rozkazodawstwa

   Jednolitość kierownictwa

   Podporządkowanie interesu osobistego interesowi ogółu

   Wynagrodzenie - sprawiedliwe

1. Centralizacja

   Hierarchia

   Ład

   Ludzkie traktowanie pracowników.

   Stabilizacja personelu

   Inicjatywa

   Harmonijne zgranie personelu

1 PODZIAŁ PRACY

Większa i lepsza produkcja dzięki specjalizacji czynności i rozgraniczeniu funkcji. Umożliwia skupienie uwagi pracowników na wydzielonej części całego procesu. Dzięki temu wzrasta specjalizacja personelu i podnoszone są jego kompetencje.

2 AUTORYTET

Prawo do rozkazywania; władza oparta na akceptacji przez tych, którzy tej władzy podlegają. Wyróżniamy autorytet formalny ( wynika z pełnionego stanowiska) i autorytet osobisty (wynikający z wiedzy, doświadczenia, inteligencji, wartości moralnej, poczucia odpowiedzialności.

3 DYSCYPLINA

Wiąże się z postawą pracowników, kierownictwa oraz stosowaniem prawa. Od pracowników oczekuje się posłuszeństwa, pilności, pracowitości, właściwego zachowania oraz wykonywania warunków zapisanych w umowie. Kierownictwo musi w sposób właściwy rozkazywać, tj. wydawać polecenia jednoznaczne, możliwe do zrealizowania oraz przekazywać niezbędne uprawnienia.

4 . JEDNOŚĆ ROZKAZODAWSTWA

Jest niezbędna dla zapewnienia sprawnego działania, jednak często jest pomijana z kilku powodów: 1) konieczność szybkiego działania; 2) przejęcie kompetencji wspólnika ze względu na jego tymczasową nieobecność; 3) brak staranności w rozgraniczeniu zadań pomiędzy kierowników; 4) prowadzenie podobnych, powiązanych ze sobą działalności przez dwa wydziały. Przyczyny te są szczególnie niebezpieczne, gdy występują często.

5 JEDNOŚĆ KIEROWNICTWA

Dla zapewnienia prawidłowości działania powinien występować jeden przełożony koordynujący całokształt prac z pomocą opracowanego jednolitego programu. Przełożony powinien przyjąć do realizacji cele zawarte w programie, a następnie dążyć do ich zrealizowania.

6 . PODPORZĄDKOWANIE INTERESU OSOBISTEGO INTERESOWI OGÓŁU

Dla właściwego działania organizacji niezbędne jest, aby każdy jej członek podporządkował się wyznaczonym celom. Dla zapewnienia takiej postawy niezbędny jest właściwy przykład ze strony przełożonych, sprawiedliwie napisane i stosowane przepisy oraz czujny nadzór.

7 . WYNAGRODZENIE PERSONELU

Płaca powinna być sprawiedliwa, tj. wynagradzać celowe wysiłki w racjonalnych granicach. Musi zatem być powiązana ze sprawnością działania, ale również z jego skutecznością. Należy dbać, aby wynagrodzenie zachęcało pracowników do gorliwej pracy.

8 CENTRALIZACJA

Poziom centralizacji zależy od charakteru, rodzaju czy wielkości organizacji. W małych firmach centralizacja zarządzania będzie niemal całkowita, natomiast w większych konieczne jest stopniowe delegowanie uprawnień. W niektórych organizacjach ze względu na ich specyfikę centralizacja musi pozostać na wysokim poziomie niezależnie od ich rozmiaru. Delegując uprawnienia należy dążyć do najlepszego możliwego wykorzystania umiejętności pracowników.

9 HIERARCHIA

Zachowanie zależności hierarchicznych w realizacji zadań dotyczących wielu wydziałów gwarantuje kierownictwu kontrolę nad realizacją procesów, wydłuża jednak czas wykonywania prac ze względu na konieczność zapoznania ze sprawą większej liczby osób oraz nadmiar spraw występujący na stanowiskach wyższego szczebla. Dla przyspieszenia załatwiania spraw konieczne jest dopuszczenie skracania drogi obiegu dokumentów do niezbędnego minimum, które występuje wówczas, gdy zgadzają się na to bezpośredni przełożeni oraz jest zgoda pomiędzy kierownikami a pracownikami odnośnie szczegółowych rozwiązań.

1 ŁAD

1. Ład materialny wymaga, aby każda rzecz miała określone miejsce i się w nim znajdowała. Należy ponadto dążyć do optymalizacji rozkładu rzeczy, aby był on możliwie ergonomiczny. Wskazane jest, aby przedmioty miały przypisane osoby odpowiedzialne za nie.

1. Ład społeczny polega na wskazaniu dla każdego pracownika miejsca wykonywania pracy i aby praca była przez niego wykonywana w tym miejscu. Każdy pracownik powinien zostać tak dobrany, aby na stanowisku był kompetentny i mógł oddać organizacji największe usługi. Wymaga to od kierownictwa doskonałej znajomości potrzeb oraz posiadanych przez przedsiębiorstwo środków.

1 1. LUDZKIE TRAKTOWANIE PRACOWNIKÓW

Sprawiedliwość, rozumiana jako wykonywanie przepisów, ze względu na ich niedoskonałość, nie zawsze jest właściwa. Jako jej uzupełnienie należy stosować przychylność w stosunku do ludzi. Wymaga to doświadczenia, rozsądku i dobroci. Nie wyklucza jednak karności.

1 . STAŁOŚĆ PERSONELU

Należy dążyć do zmniejszania fluktuacji kadr szczególnie tam, gdzie wdrażanie do wykonywania zadań zajmuje wiele czasu. Przeciętny kierownik pełniący swoje stanowisko od lat, który zdobył doświadczenie, jest lepszy od doskonałych kierowników, którzy zmieniają się co kilka miesięcy. Pracownicy mogą osiągnąć biegłość w wykonywaniu zadań.

1 INICJATYWA

Możliwość przejawiania inicjatywy – proponowania, a następnie realizowania zadań – jest istotnym czynnikiem motywującym na każdym szczeblu organizacji. Pracownicy powinni być zachęcani do inicjatywy, jednak w zakresie umożliwiającym stosowanie władzy i dyscypliny.

ZGRANIE PERSONELU

Umożliwia wykonywanie zadań nawet wówczas, gdy niektórzy pracownicy z różnych przyczyn zawiodą. Może usprawnić działanie organizacji oraz przyspieszyć jej rozwój.

Jest hamowane głównie przez dwa czynniki:

1) skłócanie pracowników przez nieudolne kierownictwo dla pozornego ułatwienia zarządzania,

2) stosowanie komunikacji pisemnej tam, gdzie wystarczyłaby ustna.

STRUKTURA LINIOWA ORGANIZACYJNA ADMINISTRACJI

struktura organizacji

To układ stanowisk i składających się z nich komórek organizacyjnych wewnątrz organizacji. Jest ona zazwyczaj w większych organizacjach ujmowana w schemat organizacyjny i wyznaczana jest przez szereg czynników, do których należą:

1. formalizacja,

   centralizacja - decentralizacja,

   rozpiętość kierowania,

   podział pracy,

   linia podporządkowania

   departamentalizacja

Funkcje struktury organizacyjnej

Efektywna struktura organizacyjna musi spełnić szereg funkcji i uwzględniać wiele wymogów.

Powinna: stanowić ramy działań organizacyjnych (wykonawczych i zarządczych),

1. •regulować działania poszczególnych pracowników i zespołów,

   •umożliwić osiągnięcie określonego poziomu realizacji potrzeb pracowników,

   •wynikać ze strategii organizacji i być do niej dostosowana,

   •uwzględniać specyfikę procesów wykonawczych,

   •zapewnić efektywną realizację celów organizacji.

STRUKTURA LINIOWA

Struktura liniowa to najstarszy typ struktury wywodzący się z organizacji armii jeszcze w czasach starożytnych, stąd też system ten często nazywa się wojskowym typem organizacji

Jej istotą jest gwarancja zasady jedności kierownictwa, tzn. każdy pracownik ma jednego bezpośredniego zwierzchnika.

Droga służbowa jest prosta: pracownik zwierzchnik.

Jest to droga zarówno podejmowania decyzji jak i przekazywania informacji.

1. W strukturze liniowej występują dwa rodzaje stanowisk: kierownicze oraz robotnicze

   Kierownik może zarządzać określoną liczbą robotników.

   Na wyższych szczeblach, kierownik zarządza kierownikami niższego szczebla.

   Każdy pracownik w organizacji ma tylko jednego przełożonego, dzięki czemu ogranicza się możliwość występowania sprzecznych poleceń.

   W komunikacji pionowej (szef-pracownicy i odwrotnie) wykorzystuje się tzw. drogę służbową

   Duża liczba szczebli zarządzania może spowodować wystąpienie efektu głuchego telefonu czyli przekształceniu treści przekazu

ZALETY

1. •prostota,

   •łatwość jasnego ustalania zakresów kompetencji i odpowiedzialności,

   •dużą stabilność struktury zbudowanej na podstawie tego systemu,

   •łatwość szybkiego działania,

   •łatwość utrzymania dyscypliny.

WADY

1. sztywna organizacja nie dająca się łatwo przystosować do zmiennych warunków,

   konieczność posiadania przez kierowników dużej wiedzy,

   daleko posunięta centralizacja kierowania,

   niebezpieczeństwo załamania się całej organizacji w przypadku nieobecności paru ludzi z kadry kierowniczej.