• Formatowanie warunkowe w posortowanych listach osobowych

Aby poprawić czytelność posortowanych zestawień, warto wykorzystać formatowanie warunkowe. Pozwoli nam to zastosować w naszej tabeli kolumnę z literami wiodącymi ułatwiającymi wyszukiwanie konkretnych osób. Formatowanie warunkowe w posortowanych listach osobowych

Załóżmy, że chcemy umieścić na tablicy ogłoszeniowej listę wszystkich pracowników, którzy zostali zakwalifikowani do szkolenia. Będzie ona zawierać kilkaset pozycji. Mimo że lista zostanie posortowana w porządku alfabetycznym to i tak w gąszczu nazwisk trudno będzie odszukać miejsca, w których rozpoczyna się grupa nazwisk rozpoczynających się od określonej litery. Dzięki zastosowaniu prostych formuł i formatowania warunkowego automatycznie oznaczymy takie miejsca.

Rys. 1. Fragment przykładowej listy studentów

• Aby poprawić czytelność listy, proponujemy dodać z lewej strony listy dodatkową kolumnę, w której znajdą się litery wiodące.

W tym celu:

1. Klikamy nagłówek kolumny A, aby w całości ją zaznaczyć.

2. Wciskamy kombinację klawiszy Ctrl + Shift + = (znak równości). Nowa kolumna została dodana.

3. W komórce A2 wpisujemy następującą formułę:
=LEWY(B2;1)

4. Klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy prawy dolny róg komórki A2, aby skopiować formułę w dół na wymaganą liczbę wierszy.

Rys. 2. Pierwszy litery nazwisk zostały wyznaczone

• W tak przygotowanym arkuszu możemy już zastosować formatowanie warunkowe.

  • Zaznaczamy zakres komórek, w których znajdują się litery zwrócone przez formułę (w przykładzie A2:A12).

  • Z menu Format wybieramy polecenie Formatowanie warunkowe (w Excelu 2007/2010: uaktywniamy kartę Narzędzia główne i klikamy Formatowanie warunkowe/Nowa reguła).

  • Z pierwszej rozwijanej listy wybieramy pozycję Formuła jest (w Excelu 2007/2010: uaktywniamy opcję Użyj formuły do określenia komórek, które należy sformatować).

  • W odpowiednim polu wpisujemy następującą formułę:
    =A2=A1

  • Klikamy przycisk Formatuj i w wyświetlonym oknie przechodzimy do zakładki Czcionka.

  • Z rozwijanej listy Kolor wybieramy biały lub zgodny z kolorem tła naszego arkusza.

Rys. 3. Określenie formatu komórek spełniających warunek

• Klikamy OK. Okno z warunkiem formatowania powinno wyglądać jak na rysunku 4.

Rys. 4. Poprawnie zdefiniowany warunek

• Zatwierdzamy ustawienia, poprzez kliknięcie OK.

• Na koniec zaznaczamy całą kolumnę A i nadajemy pogrubienie czcionki.

Teraz lista nazwisk jest znacznie bardziej czytelna. Łatwo na niej odszukać miejsca, gdzie znajdują się grupy nazwisk rozpoczynające się od określonej litery.

Rys. 5. Czytelna lista

• Wskazówka

Sprawa się nieco komplikuje w przypadku, gdy z pewnych względów zajdzie konieczność wydruku danych w trybie czarno-białym. Ustawienia białego koloru czcionek nie są uwzględniane i na wydruku pojawią się wszystkie znaki z kolumny A, co niweczy cały efekt. W takim przypadku można zrezygnować z formatowania warunkowego i do wyświetlenia liter wiodących użyć wyłącznie formuł. W tym celu w komórce A2 wpisujemy następującą formułę:

=JEŻELI(LICZ.JEŻELI(A$1:A1;LEWY(B2;1))=0;LEWY(B2;1);"")

i skopiujmy ją w dół, aż do wiersza zawierającego ostatnie nazwisko. Uzyskany efekt będzie identyczny z przedstawionym na rysunku 5.