Skrypt dla hotelarzy Jak pisać projekt z części praktycznej , krok po kroku
PRZED ROZWIĄZANIEM PRACY, PRZECZYTAJ UWAŻNIE ZADANIE, PRZEJRZYJ ZAŁĄCZNIKI !
1. Tytuł pracy musi zawierać informacje o kompleksowej obsłudze gości w hotelu X
( podać ilość gwiazdek) w Y ( nazwę hotelu, lokalizację, datę pobytu), nazwiska gości : A,B,C, przedstawicieli firmy, itp..
Projekt realizacji prac związany z kompleksową obsługą uczestników polowania Koła Łowieckiego Basior z Szamotuł oraz zagranicznych gości w hotelu Dworek Myśliwski*** w Mylinie w terminie 15-17.07.2011 r.
Sporządzenie dokumentacji związanych z przyjęciem zamówienia, zameldowaniem i rozliczeniem pobytu gości oraz sprzedażą usług hotelarskich z uwzględnieniem rodzaju usług i zamówienia.
2. Założenia
a. Dane indentyfikacyjne hotelu
Rodzaj, Nazwa, Adres hotelu, Nip, Regon, Numer konta bankowego
Np.
Dworek Mysliwski ***
Mylin 72
64 -510 Wronki
Tel/fax 067 2541965 lub tel. 0501211211
www.dworekmysliwski.com
E-mail dworekmysliwski@mylin.pl
NIP: 778 131 66 86
Bank Handlowy W Warszawie SA Oddział w Poznaniu
nr. 57 1030 1247 0000 0000 3431 2000
b. Dane identyfikacyjne składającego zamówienia :
imię i nazwisko, adres, nazwa firmy, numer NIP, numer dowodu tożsamości, jeżeli prezes firmy złożył zamówienie na firmę należy wymienić dane firmy oraz prezesa
Np.
Koło Łowieckie Basior
Ul. Parkowa 7/2
64-500 Szamotuły
NIP 7871980520
Numer konta bankowego PKO BP O/Poznań nr 23456732120987000088883455
Zamówienie złożył
Prezes Koła Zenobiusz Jaworski
Ur. 22.09.1958 Szamotuły
Syn Mariana i Ewy
Adres ul. Kwiatowa 5 Szamotuły
DO ABA 306325
Tel 501 311 372
c. Dane identyfikacyjne gości hotelowych
Ilość gości, imiona i nazwiska, adresy, daty urodzenia, numery dowodu tożsamości, w przypadku gościa z zagranicy podajemy narodowość
Liczebność grupy- 17
1. Prezes Koła Zenobiusz Jaworski
Ur. 22.09.1958 Szamotuły
Syn Mariana i Ewy
Adres ul. Kwiatowa 5 Szamotuły
DO ABA 306325
Tel 501 311 372
2. 12 gości zagranicznych
3. 4 członków koła z Poznania
d. Dane dotyczące zamówionych usług
termin pobytu, forma i termin płatności, rodzaj i ilość pokoi, rodzaj , ilość , terminy zamawianych usług np.
– termin pobytu: 15-17.07.2011 r.
– forma płatności: przelew w ciągu 7 dni po otrzymaniu faktury VAT
– rodzaje pokoi: 8 x DBL ,1 x SGL
– usługa noclegowa – 2 doby 8 x DBL , 1 x SGL
– Rodzaje, terminy i ilość zamawianych usług: - (nie zapomnij podać ilości zamówionych usług
np. 17 sztuk obiadów, 2 h sali konferencyjnej itp. )
usługa gastronomiczna –
- śniadanie- 16-17.07.2011 r. dla 17 osób łącznie 34 śniadań,
- Obiad – 15.07.2011 r. dla 17 osób łącznie 17 obiadów
- Kolacje – 15.07.2011 r. dla 17 osób łącznie 17 kolacji
usługa dodatkowa :
- Uroczysta kolacja 16.07.2011 dla 40 osób
- Pakiety ogniskowe (myśliwi i nagonka) 16.07.2011 50 sztuk
- Przygotowanie sali wielofunkcyjnej z rzutnikiem multimedialnym i ekranem 15.07.2011 16.00-18.00.
-Przygotowanie miejsca obok hotelu na zakończenie polowania 16.07.2011 ok. godz. 15.00
- Budzenie 16.07.2011 o godz. 4.00
- Sporządzenie i wysłanie potwierdzenia rezerwacji
- Napisanie i umieszczenie listów powitalnych w pokojach gości w dniu ich przyjazdu tj. 15.07.2011 r,
e. Dane dotyczące oferty hotelu:
Wyszczególnienie wszystkich zamówionych usług wraz z podaniem cen jednostkowych.
WSZYSTKIE INFORMACJE ZAWARTE W ZAŁOŻENIACH MUSZĄ BYĆ PRZEDSTAWIONE W SPOSÓB POGRUPOWANY
3. WYKAZ DZIAŁAŃ HOTELU/PENSJONATU ZWIĄZANYCH Z KOMPLEKSOWĄ OBSŁUGĄ GOŚCI
( należy dostosować do zadania, które rozwiązujesz)
a. Działania recepcjonisty związane z przyjęciem rezerwacji
1. Przyjęcie pisma o rezerwację
2. Sprawdzenie czy istnieje możliwość zakwaterowania
3. Naniesienie na grafik rezerwacji pokoi
4. Wpis danych do karty rezerwacyjnej
5. Rezerwacja miejsc w restauracji
6. Sprawdzenie możliwość rezerwacji i zarezerwowanie sali konferencyjnej
7. Rezerwacja usług dodatkowych jakich ? należy wymienić ( ognisko, masaż, itp.)
8. Rezerwacja imprezy turystycznej
9. Sporządzenie i wysłanie potwierdzenia rezerwacji, sporządzenie i przesłanie kosztorysu, podanie terminu wpłaty zaliczki ( odpowiedź zwrotna wpłacenie zaliczki0 dokument przelewu)
10. Napisanie i wysłanie zaproszenia, lub napisanie i umieszczenie w pokojach gości w dniu ich przyjazdu listu powitalnego.
b. Działania recepcjonisty związane z przyjęciem gości / przedstawicieli firm
1. Powitanie gościa
2. Sprawdzenie rezerwacji
3. Zameldowanie gości ( wypełnienie karty meldunkowej, karty pobytu, księgi gości)
4. Informacja o usługach świadczonych przez hotel
5. Wydanie gościom karty pobytu i kluczy
6. Życzenie miłego pobytu, wskazanie drogi do pokoju
7. Otwarcie rachunku gościa
c. Działania recepcjonisty i innych pracowników hotelu związane z obsługą gości/ przedstawicieli firmy
1. Świadczenie usług objętych zamówieniem ( jakich)
2. Świadczenie usług niewynikających z zamówienia
3. Codzienne czynności służby piętrowej
4. Przekazywanie informacji gościom
5. Przekazywanie korespondencji gościom
6. Spełnianie indywidualnych życzeń gości
7. Pilotaż usług dodatkowych
8. Gromadzenie rachunków gościa
d. Działania recepcjonisty wykonywane w dniu wyjazdu gości / przedstawicieli firm/
1. Powitanie gości
2. Ustalenie płatnych usług z których goście korzystali
3. Rozliczenie usług, z których korzystali indywidualnie uczestnicy. np.. (2 Panie masaże) i pobranie należności.
4. Przedstawienie gościom do akceptacji wstępnego rachunku
5. Odebranie kluczy
6. Wystawienie faktury VAT
7. Wręczenie faktury VAT gościowi A lub wysłanie na wskazany adres
8. Pożegnanie gości, zaproszenie do ponownego skorzystania z usług hotelu
9. Zamkniecie rachunku
Czasami są takie zadania, kiedy gość przyjeżdża do hotelu i bez wcześniejszego zamówienia rezerwuje usługi w danym hotelu. W takim wypadu wykaz działań jest zmieniony np.
a. Czynności związane z jednoczesnym przyjęciem rezerwacji i przyjęcie gości do hotelu w dniu ich przyjazdu. (bez wcześniejszego zamówienia na usługi )
1. Powitanie gościa
2. Sprawdzenie dostępności miejsc w grafiku rezerwacji
3. Ustalenie szczegółów związanych z pobytem gości w hotelu
4. Naniesienie rezerwacji w grafiku rezerwacji
5. Ustalenie formy płatności za usługi
6. Zameldowanie gości – prośba o dokumenty niezbędne do zameldowania( wypełnienie karty
meldunkowej, karty pobytu, księgi gości)
7. Zanotowanie życzeń gości
8. Poinformowanie gości o usługach dodatkowych świadczonych w hotelu
9. Wręczenie klucza oraz kart pobytu
10. Otwarcie rachunku gościa
b. Działania recepcjonisty i innych pracowników hotelu związane z obsługą gości/ przedstawicieli firmy
1. Świadczenie usług objętych zamówieniem ( jakich)
2. Codzienne czynności służby piętrowej
3. Przekazywanie informacji gościom
4. Przekazywanie korespondencji gościom
5. Spełnianie indywidualnych życzeń gości
6. Pilotaż usług dodatkowych
7. Gromadzenie rachunków gościa
c. Działania recepcjonisty wykonywane w dniu wyjazdu gości / przedstawicieli firm/
1. Powitanie gości
2. Ustalenie płatnych usług z których goście korzystali
3. Przedstawienie gościom do akceptacji wstępnego rachunku
4. Odebranie kluczy
5. Wystawienie faktury VAT
6. Wręczenie faktury VAT gościowi A lub wysłanie na wskazany adres
7. Zamkniecie rachunku
4. Komplet dokumentów związanych z przyjęciem zamówienia obejmuje:
- Formularz rezerwacyjny
- Grafik rezerwacji
- Potwierdzenie rezerwacji
- zaproszenie, list powitalny jeżeli było żądane w zamówieniu
- kosztorys
FORMULARZ REZERWACJI
W dokumencie wpisane są poprawnie
Dane składającego zamówienie tj. nazwa i adres firmy lub nazwisko i imię jej przedstawiciela dokonującego rezerwacji, nazwiska i imiona oraz adres zamieszkania gości
Rodzaj rezerwowanych pokoi ( np.. 1 pokój 1 os, 2 apartamenty- muszą być wszystkie wymienione), liczba osób, data przyjazdu i wyjazdu, forma zapłaty
Życzenia dodatkowe ( co najmniej trzy z wymienionych)
Nazwisko osoby przyjmującej rezerwację – podpis XYZ, data dokonania rezerwacji ( jest to data złożenia przez gościa, najczęściej to załącznik 1 w zadaniu egzaminacyjnym).
W dokumencie nie może być skreśleń ani poprawek.
GRAFIK REZERWACJI
- W dokumencie należy wpisać przy numerach rezerwowanych pokoi skrót rezerwacji Np. Dla gości Miejskiego Domu Kultury np. MDK tylko wówczas gdy nie ma dla tych gości legendy pod grafikiem
- Należy zwrócić uwagę czy w założeniach nie było podane piętro do czego należy się dostosować
- W grafiku nie zaznaczamy ostatniego dnia pobytu gości
POTWIERDZENIE REZERWACJI
- Dane zamawiającego (adresata)
- miejscowość oraz datę wystawienia, podpis recepcjonisty
- termin pobytu
- ilość i rodzaj zamawianych pokoi , ceny jednostkowe pokoi, oraz wartość ogólna usługi noclegowej
- ilość i rodzaj zamówionych usług , ( gastronomicznych i dodatkowych), ceny jednostkowe wszystkich usług
( gastronomicznych, dodatkowych)
- Formę i termin zapłaty
Przykład prawidłowo napisanego potwierdzenia rezerwacji
POTWIERDZENIE REZERWACJI
Mylin , dn. 13.05.2011 r.
Sz. P Zbigniew Jaworski
Prezes Koła Łowieckiego BASIOR
ul. Parkowa 7/2
64-500 Szamotuły
Szanowna Panie Jaworski
W odpowiedzi na Pana zamówienie na usługi hotelarskie z dnia 13.05.2011 r. potwierdzam rezerwację usług w naszym hotelu „Dworek Myśliwski *** w Mylinie w terminie 15-17. 07.2011 r. tj :
Noclegi dla 17 osób w pokojach 1 sgl w cenie 200 zł oraz 8 dbl w cenie 280 zł Łączna wartość usługi noclegowej wynosi 4880 zł. W cenę noclegu wliczone jest śniadania. Zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami finansowymi otrzymali Państwo zniżkę w wysokości 20 % od ceny pokoi.
Wyżywienie
Śniadania dla 17 osób w dniach 15-17 .07.2011 r, które jest wliczone w cenę noclegu.
Obiady dla 17 osób w dniu 15.07.11 w cenie 50 zł od osoby
Kolację dla 17 osób w dniu 15.07.11 w cenie 20 zł od osoby
Uroczysta kolację 16.07.11 40 sztuk w cenie 55 zł za osobę.
Pakiety ogniskowe –16.07.11 50 sztuk w cenie 20 zł za sztukę. Łączna wartość usługi gastronomicznej wynosi 4050 zł
Ponadto zarezerwowaliśmy dnia 15.07.11 sale wielofunkcyjną z rzutnikiem multimedialnym i ekranem w godzinach 16.00-18.00 łącznie 2 h cena wynajęcia sali wynosi 50 zł/h. Łącznie 100 zł. Dnia 16.07.11 przygotowane zostanie miejsce obok hotelu, aby mogli Państwo zakończyć polowanie. Zgłosiłam również pracownikom recepcji zamówienie budzenia przez Państwo w dniu polowanie o godzinie 4.00.
Zgodnie z Pana sugestią należność za pobyt zostanie uregulowana przelewem w terminie 7 dni od otrzymania faktury Vat na nr konta Bank Bank Handlowy W Warszawie SA Oddział w Poznaniu nr. 57 1030 1247 0000 0000 3431 2000
Łączny koszt pobytu wynosi 9030 zł. Zgodnie z życzeniem pozostawimy list powitalny w pokojach gości w dniu ich przyjazdu.
W przypadku zmiany planów prosimy o wcześniejsze zawiadomienie hotelu. Informuję, że doba hotelowa rozpoczyna się i kończy o godzinie 12.00. ( można podać krótką informację o hotelu).
Proszę o podpisanie tego pisma i odesłanie go na adres hotelu, tak aby obie strony były zobowiązane umową. W razie niejasności i pytań prosimy kontaktować się z recepcją hotelu.
Oczekujemy waszego przybycia.
Pozdrawiam serdecznie
z poważaniem
xyz
kierownik recepcji.
5. Propozycja procedury przyjęcia /przedstawicieli firmy do hotelu „Check in”
- Serdeczne powitanie przedstawicieli/gości w ich ojczystym języku ( w przypadku gości z zagranicy) (pierwsi mówimy dzień dobry, witamy na stojąco, uśmiechamy się)
- Pytamy czy była dokonana rezerwacja i na jakie nazwisko
- Sprawdzamy rezerwację w grafiku
- Pobieramy dokumenty potrzebne do zameldowania (dokument ze zdjęciem)
- Zameldowanie gości :prosimy o wypełnienie lub sami wypełniamy kartę meldunkową, prosimy o dokument tożsamości ze zdjęciem i sprawdzamy zgodność danych, oddajemy dokument tożsamości, wpisujemy dane gościa do księgi meldunkowej
- Przekazanie informacji o usługach i gastronomii
- Wydanie karty pobytu i kluczy gościom
- Wskazanie drogi do pokoju
- Życzymy miłego pobytu
- Otwieramy rachunek gościa
6. Propozycja procedury wymeldowania gości z hotelu „check out”
- Uprzejme powitanie gościa
- Zapytanie gości czy są zadowoleni z pobytu
- Sprawdzenie czy goście korzystali z dodatkowych usług ( jeżeli tak to pobranie za nie należności)
- Podliczenie rachunków
- Przedstawienie kwoty do akceptacji gościa
- Odbiór kluczy od gościa
- Wystawiamy fakturę VAT
- Odebranie należności od gościa (jeżeli z zadania wynika, że gość będzie płacił w dniu wyjazdu gotówką)
- Przekazanie oryginału faktury dla gościa (podać konkretnie komu), jeżeli jest wysłanie faktury to wystawienie i wysłanie faktury należy wpisać po pożegnaniu gościa.
- Spełnienie próśb gościa
- Żegnamy gościa, wręczamy ofertę hotelu i zapraszamy ponownie
- Zamknięcie rachunku.
VI. Komplet dokumentów związanych z zameldowaniem gości do hotelu :
karta meldunkowa, karta pobytu, księga meldunkowa, kwit parkingowy
Karta Meldunkowa - Wypełniona musi być w tylu egzemplarzach ilu jest gości, dla każdego oddzielnie. Jednakże w zadaniu egzaminacyjnym najczęściej jest jedna karta meldunkowa.
W dokumencie wpisane są poprawnie:
- Imiona i nazwiska gości, adres zamieszkania
- Data urodzenia gości, obywatelstwo gości, oznaczenie dowodu tożsamości gości
- Data przyjazdu i wyjazdu, forma płatności
- W dokumencie nie może być skreśleń i poprawek
Karta Pobytu - Wypełniona musi być w tylu egzemplarzach ilu jest gości, dla każdego oddzielnie. Jednakże w zadaniu egzaminacyjnym najczęściej jest jedna karta pobytu.
W dokumencie wpisane są poprawnie:
- Imię i nazwisko gościa, numer pokoju
- Data przyjazdu i wyjazdu, cena za dobę
- Podpis gości, podpis dysponenta (XYZ)
- W dokumencie nie może być skreśleń i poprawek
Księga Meldunkowa
W dokumencie wpisane są poprawnie:
Imię i nazwisko gościa, Data i miejsce urodzenia, Imiona rodziców, Oznaczenie dokumentu tożsamości, Data wyjazdu i przyjazdu, Numer pokoju, Podpis recepcjonisty
8 . Komplet dokumentów związanych z rozliczeniem gości w hotelu oraz sprzedaż usług – obejmuje faktura VAT
W dokumencie wpisane są poprawnie:
- Dane sprzedawcy – hotelu (nazwa, adres, NIP i numer rachunku bankowego hotelu), dane nabywcy (nazwa firmy, adres, NIP płatnika), oznaczenie faktury (data, miejsce i numer wystawienia faktury)
- Wyszczególnienie usług (właściwie nazwane, ilość poszczególnych usług bez podatku , kwota podatku od poszczególnych usług, wartości poszczególnych usług z podatkiem.
- W pozycji razem: wartość usług bez podatku, kwota podatku, wartość usług z podatkiem, poprawnie obliczona kwota do zapłaty, słownie złotych
- Sposób zapłaty, termin zapłaty, nazwa banku, numer konta, podpis wystawiającego fakturę ( XYZ).
- w fakturze nie powinno być skreśleń
WZÓR
8% - na usługi podstawowe ( nocleg, wyżywienie)
Np: 400 zł cena brutto x 8
108
29,63 zł kwota podatku
400 zł – 29,63 zł = 370,37 zł. wartość towaru, usługi netto w zł.
23% ( na usługi ponadpodstawowe room service, alkohol, kawa, masaże, sale konferencyjne, wycieczki itp.)
Np: 400 zł cena brutto x 23
123
74,80 zł kwota podatku
400 zł – 74,80 zł = 325,20 zł. wartość towaru, usługi netto w zł
Cena netto – cena bez podatku
Cena brutto – cena z podatkiem vat
Na fakturze VAT nie wpisujemy opłaty klimatycznej
VIP
a. Czynności recepcjonisty związane z przyjęciem zamówienia:
Wykaz działań hotelu związanych z kompleksową obsługą VIP-a
- Przyjęcie pisma o rezerwację
- Sprawdzenie obłożenia hotelu w grafiku rezerwacji
- Wpisanie rezerwacji w grafiku z zaznaczeniem VIP
- Wypełnienie formularza rezerwacji
- Rezerwacja miejsc w restauracji( śniadania, obiad, kolacja, uroczysty obiad)
- Rezerwacja usług dodatkowych ( jakich?)
- Sporządzenie i wysłanie potwierdzenia rezerwacji
- Przekazanie informacji dyrektorowi i właściwym służbom o przyjeździe gościa VIP,
- Zlecenie wstawki do apartamentu VIP-a
- Przygotowanie listu powitalnego
- Zlecenie wcześniejszego przygotowania kart pobytu oraz kart meldunkowych
b. Czynności recepcjonisty związane z przyjęciem gościa w dniu jego przyjazdu do hotelu:
- Przygotowanie apartamentu dla gościa VIP, umieszczenie w apartamencie listu powitalnego oraz wstawki,
- Sprawdzenie rezerwacji gastronomii oraz usług dodatkowych
- Serdeczne powitanie gościa VIP przy wejściu przez dyrektora hotelu lub upoważnioną przez niego osobę
- Zameldowanie gościa – nie przy ladzie recepcyjne- meldunek ekspresowy
- Poinformowanie o usługach świadczonych przez hotel
- Wręczenie klucza i karty pobytu
- Odprowadzenie gościa VIP do pokoju oraz zajęcie się bagażem,
- Życzenie miłego pobytu
- Dostarczenie bagażu w ciągu 10 minut
- Poinformowanie służb o przyjeździe gościa VIP
- Otwieramy rachunek
c. Czynności pracowników hotelu wykonywane w czasie pobytu gościa VIP:
- Świadczenie usług objętych zamówieniem (nocleg, wyżywienie, usługi dodatkowe -
( basen, masaż, sauna itp.)
- Świadczenie usług niewynikających z zamówienia
- Spełnianie indywidualnych życzeń gości
- Codzienne czynności służby piętrowej
- Przekazywanie informacji gościom
- Przekazywanie korespondencji gościom
- Pilotaż usług dodatkowych
- Gromadzenie rachunków gościa
d. Czynności recepcjonisty związane z pożegnaniem gościa VIP
- Uprzejme powitanie gościa VIP w recepcji przez przedstawiciela hotelu
- Zapytanie gościa, czy jest zadowolony z pobytu w hotelu
- Ustalenie zakresu płatnych usług, z których gość VIP skorzystał podczas pobytu
- Odebranie od gościa VIP klucza
- Wystawienie faktury VAT
- Odebranie należności
- Przekazanie oryginał faktury VAT dla gościa
- Odprowadzenie gościa, bagaże gościa są odniesione przez bagażowego do środka transportu
- Uprzejme pożegnanie gościa i zaproszenie do ponownego skorzystania z usług hotelu, gościa VIP żegna osoba, która ją witała,
- Wystawienie faktury VAT i wysłanie jej na wskazany adres (jeżeli płacone będzie przelewem płaci osoba trzecia)
- Zamknięcie rachunku
Procedura przyjęcia VIP-a check in
- Uprzejme powitanie gościa VIP przez dyrektora hotelu lub upoważnioną osobę
- Potwierdzenie rezerwacji ,
- zameldowania gościa VIP- meldunek ekspresowy nie przy ladzie recepcyjnej
- Przekazanie informacji o usługach świadczonych przez hotel
- Wręczenie klucza i karty pobytu
- Odprowadzenie gościa do apartamentu
- Dostarczenie bagażu do apartamentu w ciągu 10 minut
- życzenie miłego pobytu
- Otwarcie rachunku gościa VIP
Procedura wymeldowania gościa VIP check out
- Uprzejme powitanie gościa VIP w recepcji przez przedstawiciela hotelu
- Zapytanie gościa, czy jest zadowolony z pobytu w hotelu
- Ustalenie zakresu płatnych usług, z których gość VIP skorzystał podczas pobytu
- Odebranie od gościa VIP klucza
- Wystawienie faktury VAT
- Odebranie należności
- Przekazanie oryginał faktury VAT dla gościa , (komu należy podać nazwisko)
- Odprowadzenie gościa i odniesienie bagażu
- Serdeczne pożegnanie VIP-a i zaproszenie do ponownego skorzystania z usług hotelu
- Wystawienie faktury VAT i wysłanie jej na wskazany adres (jeżeli płacone będzie przelewem płaci osoba trzecia)
- Zamknięcie rachunku
GRUPA Z VOUCHEREM
VOUCHER – dokument rozliczeniowy, między danym biurem a jego kontrahentami, precyzyjnie określający ilość, jakość oraz strukturę świadczeń zamawianych i realizowanych, takich jak :program, wyżywienie, zakwaterowanie, transfery itp..
Czynności recepcjonisty związane z przyjęciem zamówienia
- Przyjęcie pisma o rezerwację
- Sprawdzenie obłożenia hotelu w grafiku
- Wpisanie rezerwacji w grafik
- Wypełnienie formularza rezerwacji
- Sporządzenie i wysłanie potwierdzenia rezerwacji do Biura Turystycznego
- Wprowadzenie danych meldunkowych przyjeżdżającej grupy
- Sporządzenie ulotki
Czynności recepcjonisty związane z przyjęciem grup do hotelu
- Sprawdzenie rezerwacji w grafiku
- Poproszenie o voucher i dowód tożsamości opiekuna grupy
- Zameldowanie- potwierdzenie meldunku
- Poinformowanie opiekuna grupy o usługach hotelu i udzielenie informacji dotyczącej pobytu grupy
- Wręczenie ulotki reklamowej (w języku obcym jeżeli są to obcokrajowcy)
- Wydanie kluczy na podstawie wcześniej wysłanej listy uczestników imprezy wraz z przyporządkowanymi numerami pokoi oraz karty pobytu dla opiekuna grupy
- Otwarcie rachunku
3. Czynności pracowników hotelu związane z pobytem grupy
- Realizacja zamówionych usług
- Realizacja usług niewynikających z zamówienia
- Codzienne czynności służby piętrowej
- Przekazywanie informacji gościom
- Przekazywanie korespondencji gościom
- Pilotaż usług dodatkowych
- Gromadzenie rachunków gościa
4. Czynności recepcjonisty związane z wymeldowaniem i rozliczeniem gości
- Ustalenie z opiekunem grupy zakresu płatnych usług z których goście korzystali
- Potwierdzenie zgodności usług ujętych na voucherze z faktycznie wykorzystanymi i naniesienie ewentualnych uwag
- Odebranie kluczy od opiekuna
- Podpisanie vouchera przez recepcjonistę i opiekuna grupy
- Pożegnanie grupy i ponowne zaproszenie do odwiedzenia hotelu.
- Wystawienie faktury, spięcie jej z voucherem i wysłanie do Biura Turystycznego
- Zamknięcie rachunku
Check in, Check out
Check in
1. Procedura zameldowania grupy i opiekuna
- Uprzejme powitanie gości –opiekunów i członków grupy
- Zapytanie opiekuna/pilota czy była dokonana rezerwacja i dla kogo
- Sprawdzenie rezerwacji w grafiku
- Poproszenie o voucher i dowód tożsamości opiekuna grupy
- Zameldowanie gości- potwierdzenie meldunku
- Poinformowanie opiekuna grupy o usługach hotelu i udzielenie informacji dotyczącej pobytu grupy
- Wydanie kluczy na podstawie wcześniej wysłanej listy uczestników imprezy wraz z przyporządkowanymi numerami pokoi oraz karty pobytu dla opiekuna grupy i ich członków
- Wskazanie drogi do pokoi z zaznaczeniem pięter
- Ewentualnie pomoc przy bagażu
- Życzenie miłego pobytu
- Otwarcie rachunku
Check out
- Uprzejme powitanie gości , opiekunów, pilota
- Zapytanie opiekuna/pilota czy grupa jest zadowolona z pobytu w hotelu
- Ustalenie z opiekunem grupy zakresu płatnych usług z których goście korzystali
- Potwierdzenie zgodności usług ujętych na voucherze z faktycznie wykorzystanymi i naniesienie ewentualnych uwag
- Odebranie kluczy od opiekuna
- Podpisanie vouchera przez recepcjonistę i opiekuna grupy
- Pożegnanie gości i zaproszenie do ponownego pobytu w hotelu
- Wystawienie faktury, spięcie z voucherem i wysłanie do Biura Turystycznego
- Zamknięcie rachunku
List powitalny
Hotel Olsztyn, dn. 12.03.2011 r
„ Satel”
Ul. Woronicza 12
10-900n Olsztyn
Szanowni Państwo
W imieniu Hotelu „Satel” w Olsztynie oraz Koła Gospodyń Wiejskich w Olsztynku mamy zaszczyt powitać w Hotelu „ Satel”
Hotel nasz dysponuje salą konferencyjną, mini spa z basenami, jacuzzi, sauną fińską i rosyjską „banią”.
Hotel położony jest w bliskiej odległości od centrum miasta. Zaprasza gości przez cały rok, oferuje smaczną kuchnię i wysoki standard świadczonych usług.
Zapraszamy państwa do skorzystania z usług hotelu.
Przygotowaliśmy dla Państwa salę konferencyjną w dniu 15. 11.2011 r. oraz uroczystą kolację dnia 16.11.2011r.
Życzymy Państwu miłego pobytu.
Julia Kowalska
menager Hotelu
Zaproszenie
Pensjonat Błękitny Potok*** Krynica Górska , 15.09.2010 r.
Ul. Chałubińskiego 26
33-380 Krynica Górska
Pan
Marcus Schmidt
Kastabjksg 85
12353 Berlin
Szanowny Panie,
Jest nam niezmiernie miło zaprosić Pana w imieniu Dyrektora Zespołu Szkół w Krakowie Marka Jankowskiego oraz naszym na spotkanie nauczycieli – koordynatorów oraz uczniów ze szkół partnerskich do pensjonatu Błękitny Potok *** w Krynicy Górskiej w terminie 15-17 września 2010 r.
Pensjonat Błękitny Potok *** położony jest w centralnej, malowniczej części uzdrowiska. Dysponujemy 60 miejscami noclegowymi o wysokim standardzie.
Informuję, iż zostanie Pan zakwaterowany w pokoju jednoosobowym. Ponadto informujemy, że ma Pan zagwarantowane codzienne wyżywienie. Dnia 15.09.2010 r zostanie zorganizowane ognisko integracyjne a 16.09.2010 wycieczka po okolicy wraz z obiadem.
Pierwsza konferencja odbędzie się 15.09.2010 o godzinie 15.00.
Należność za pobyt została w całości opłacona przez Zespół Szkół nr 32 z Krakowa.
Z niecierpliwością czekamy na Pana przyjazd.
Z wyrazami szacunku
xyz
dyrektor hotelu
Wykaz przyborów niezbędnych na egzamin praktyczny: 2 czarne długopisy, kalkulator, ołówek, gumka, linijka.
Praca egzaminacyjna musi być :
- O przejrzystej strukturze, estetyczna oraz czytelna, dokumenty bez skreśleń, jeżeli już się pomylisz przekreśl przy użyciu linijki i napisz poprawnie.
- Logicznie uporządkowana, każda część projektu powinna być wyodrębniona i opisana nagłówkiem np. temat, założenia, wykaz działań itp.
- Napisana językiem stosownym do zawodu, poprawnie terminologicznie i merytorycznie.
ZAPROSZENIE
W zaproszeniu muszą być poprawnie językowo napisane ( czasami w wybranym języku obcym), następujące informacje:
- Miejscowość i data
- Sformułowanie wskazujące na zaproszenie ( Np.. Dyrektor hotelu zaprasza). Dane zapraszającego :(nazwa, adres hotelu), dane zapraszanego imię i nazwisko, adres).
- Imię i nazwisko zlecającego wysłanie zaproszenia, termin pobytu, rodzaj usług hotelu- zgodnie z zamówieniem, położenie hotelu zgodnie z treścią oferty hotelu, podpis zapraszającego xyz wraz ze zwrotem poprzedzającym podpis odpowiedni do zaproszenia.
- Pismo musi zawierać zwroty grzecznościowe
- Nie może być powtórzeń a słownictwo musi być urozmaicone.
LIST POWITALNY
- Zwroty grzecznościowe
- Formę listu powitalnego
- Zwrot określający nazwę dokumentu (list powitalny)
- Informacje o tym :
- Dla kogo list jest przygotowany (imię i nazwisko VIP-a, nr pokoju)
- W jakim terminie będzie oferowany pokój
- Na czyje zaproszenie gość przebywa w hotelu
- Z jakich usług będzie mógł korzystać
- Kto będzie dokonywał płatności i w jaki sposób
- Informacje o innych usługach hotelu, atrakcjach, wyposażeniu pokoi itp.. )
- zaproszenie do skorzystania z usług hotelu
- Zwrot określający : życzenie miłego pobytu w hotelu,
- Podpis osoby sporządzającego pismo ( dyrektora lub menagera hotelu )