Zawiadomienia i wezwania w postępowaniu administracyjnym

Autor: PrzemysÅ‚aw Sztejna  Â
08 Sie 2008, 09:57
Kodeks postępowania administracyjnego wymienia szereg przypadków zawiadomień i wezwań przesyłanych uczestnikom postępowania administracyjnego, przewidując różne ich formy, treść i skutki prawne.   Przykładowo wspomnieć można o zawiadomieniu w przypadku niezałatwienia sprawy w terminie (art. 36 § 1 k.p.a.), zawiadomieniu o decyzjach i innych czynnościach organu (art. 49 k.p.a.), zawiadomieniu o terminie i miejscu przeprowadzenia dowodu (art. 79 § 1 k.p.a.), zawiadomieniu o konieczności wniesienia odrębnego podania (w formie postanowienia - art. 66 § 1 k.p.a.). Różnica pomiędzy zawiadomieniem a wezwaniem sprowadza się generalnie do tego, iż zawiadomienie ma charakter informacyjny, z kolei wezwanie jest swego rodzaju zobowiązaniem osoby (nie tylko strony ale i biegłego, świadka) do podjęcia określonego działania (np. złożenia pisemnego oświadczenia) z zagrożeniem ewentualnej sankcji (np. grzywny). Zawiadomienie o wszczęciu postępowania Szczególnym rodzajem zawiadomienia jest zawiadomienie o wszczęciu postępowania administracyjnego (inaczej w przypadku wszczęcia postępowania wznowieniowego, gdzie organ wydaje odrębne postanowienie o wznowieniu postępowania - art. 149 § 1 k.p.a.). Przypomnieć należy, że postępowanie administracyjne oparte jest na zasadzie oficjalności, tj. może być wszczęte z urzędu, jak również na zasadzie skargowości, czyli wszczęcie może nastąpić przez wniesienie podania przez stronę (art. 61 § 1 k.p.a.). W przypadku gdy postępowanie wszczynane jest z urzędu (np. w celu cofnięcia lub wygaśnięcia zezwolenia na sprzedaż alkoholu), organ (pracownik) zobowiązany jest sporządzić stosowne zawiadomienie, w którym ujęte zostaną co najmniej następujące informacje: • określenie organu prowadzącego postępowanie, który organ jest właściwy (uprawniony do jego prowadzenia), • wskazanie konkretnej osoby, wobec której wszczynane jest postępowanie oraz sposób jego wszczęcia (z urzędu), bowiem postępowanie administracyjne może toczyć się jedynie w indywidualnej sprawie i wobec konkretnego podmiotu (osoby fizycznej lub jednostki organizacyjnej), • obowiązki (ewentualnie prawa), które są przedmiotem postępowania - w tej części zawiadomienia najlepiej posiłkować się terminologią przepisów prawa (np. w sprawie wymierzenia administracyjnej kary pieniężnej za usuwanie drzew, bez wymaganego zezwolenia, a nie „w sprawie nielegalnej wycinki drzew"), • podpis uprawnionej osoby. WAŻNE: W przypadku gdy pismo skierowane do strony postępowania nie zostanie nazwane „zawiadomieniem", ale wynikają z niego ww. informacje, a ponadto strona zapoznała się z nim, uznać należy, że postępowanie administracyjne zostało wszczęte.   Podobne wymagania powinno spełnić zawiadomienie organu o wszczęciu postępowania, ale na wniosek strony, z zastrzeżeniem że nie jest ono wysyłane osobie (stronie), która złożyła podanie wszczynające postępowanie administracyjne, a innym, pozostałym stronom postępowania (§ 61 § 4 k.p.a.). Zawiadomienie o wszczęciu postępowania może zawierać również pouczenie o obowiązku poinformowania organu o każdej zmianie adresu, tak aby doręczenie pisma pod dotychczasowy adres było prawnie skuteczne (art. 41 § 1 i § 2 k.p.a. w zw. z art. 9 k.p.a.). Trzeba także pamiętać, że o wszczęciu postępowania administracyjnego organ zawiadamia prokuratora, gdy uzna jego udział za potrzebny (art. 183 § 2 k.p.a.). Powiadomienie o możliwości wypowiedzenia się Kolejnym rodzajem pisma informacyjnego, wynikającym z art. 10 § 1 k.p.a., jest powiadomienie strony o możliwości wypowiedzenia się, gdy organ zakończył już zbieranie dowodów. Zgodnie z tym artykułem, organ zobowiązany jest zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwić im wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań. Z kolei w § 10 § 2 k.p.a. uregulowano wyjątki, bowiem można odstąpić od ww. zawiadomienia, gdy załatwienie sprawy nie cierpi zwłoki ze względu na niebezpieczeństwo dla życia lub zdrowia ludzkiego albo ze względu na grożącą niepowetowaną szkodę materialną. W zawiadomieniu tym organ informuje wszystkie strony o możliwości wypowiedzenia się, wyznaczając jednocześnie miejsce i termin zapoznania się z aktami sprawy. Przepisy kodeksu nie wskazują terminu, w którym strona ma możliwość wypowiedzenia się i zapoznania z aktami sprawy, jednakże okres ten powinien być na tyle długi, aby osoba miała możliwość dojazdu do urzędu, przeczytania akt i zastanowienia się nad ewentualnymi wnioskami oraz stanowiskiem. Przyjąć należy, że termin 7-dniowy liczony od dnia doręczenia zawiadomienia w większości postępowań administracyjnych będzie wystarczający. Wydanie decyzji kończącej sprawę w ww. wyznaczonym terminie jest niedopuszczalne i narusza zasadę pogłębiania zaufania obywateli do organów państwa, a ponadto pozbawia organ możliwości zapoznania się ze stanowiskiem strony oraz możliwości ustosunkowania się do niego w uzasadnieniu decyzji. Nieprawidłowe będzie również zbieranie dodatkowych dokumentów już po zawiadomieniu strony o możliwości wypowiedzenia się, jeśli jednak takiej sytuacji nie udało się uniknąć (obowiązek ustalenia faktów - art. 7 k.p.a.), pracownik (organ) powinien jeszcze raz wysłać zawiadomienie. Uchybienie ww. obowiązkowi zawiadomienia ma doniosłe skutki w ramach postępowania administracyjnego, bowiem organ wydaje decyzję na podstawie całokształtu materiału dowodowego, ale okoliczność faktyczną może uznać za udowodnioną, jeżeli strona miała możność wypowiedzenia się co do przeprowadzonych dowodów (wyjątek we wspomniany już art. 10 § 2 k.p.a.), a także może uzasadniać uchylenie decyzji przez organ odwoławczy (art. 81 k.p.a. w zakresie skutków naruszeń w ramach kontroli sądowej - por. słuszny wyrok NSA z 18 maja 2006 r., II OSK 831/2005, ONSAiWSA 2006/6 poz. 157, OSP 2007/3 poz. 26. Glosa: Taras Wojciech OSP 2007/3 str. 168). Obowiązek przesłania tego rodzaju zawiadomienia obejmuje również biorącego udział w postępowaniu prokuratora oraz organizację społeczną, wobec której zostało wydane postanowienie o dopuszczeniu jej do udziału w postępowaniu (art. 31 § 2 k.p.a.). WAŻNE: Upływ terminu na zapoznanie się z aktami sprawy nie powoduje że strona nie może przeglądać tych akt (z art. 73 § 1 k.p.a. wynika, iż może to czynić w każdym czasie), a „jedynie" zapewnia organowi możliwość wydania rozstrzygnięcia (decyzji) w prowadzonej sprawie.