Potocznie informacje rozumie się jako treść przekazywaną w odpowiedniej formie przez nadawcę do jej odbiorcy.
Natomiast w rozumieniu nauk o organizacji i zarządzaniu oznacza ona wiedzę potrzebną do określenia i realizacji zadań służących osiąganiu celów organizacji.

Występują następujące punkty patrzenia na informację:
· Obiektywny - wywodzi się z fizyki i matematyki, gdzie informacja oznacza własność fizyczną bądź strukturalną obiektów
· Subiektywny - wg którego informacja to to co umysł jest w stanie przetworzyć i wykorzystać do własnych celów
· Systemowy - informacja jest ciągiem sygnałów lub znaków powtarzanych przez człowieka, dających mu inną, nową wiedzę
· infologiczny - oznacza treść komunikatu przekazywanego za pomocą danych w postaci wykresów, tabel. Stąd też zamienianie z terminem informacja używa się terminu DANE

Na gruncie nauk o organizacji i zarządzaniu dane są pojęciem węższym, gdyż rozumie się przez nie "nieobrobione" i surowe liczby i fakty odzwierciedlające pojedynczy aspekt rzeczywistości.
Natomiast informacja to dane przedstawione po ich zinterpretowaniu, a więc takie, które informują o sytuacji w danym zakresie.

W procesie zarządzania informacją ważna jest:
· jej wyszukiwanie
· gromadzenie
· analiza pod kątem wiarygodności i aktualności

Przetwarzanie i upowszechnianie informacji powinno być adekwatne do potrzeb jej odbiorców. W tym względzie obowiązuje zasada, że im wyższy szczebel w hierarchii zarządzania, tym dostarczanie informacje powinny być bardziej ogólne, gdyż kierownicy najwyższego szczebla potrzebują szerokiej informacji w rozmaitych przekrojach czasowych, która umożliwi im planowanie strategiczne. Średniego szczebla informacji bardziej wyspecjalizowanej o krótszym horyzoncie czasowym, natomiast najniższego szczebla bardzo konkretnej o krótkim horyzoncie czasowym.

Taki rozkład informacji nazywa się piramidą informacyjną, która charakteryzuje gęstość, szczegółowość i zakres informacji. Jest ona odwrócona w stosunku do piramidy strukturalnej charakteryzującej obowiązki, uprawnienia i odpowiedzialności.

Ilość, rodzaj i jakość zbieranych informacji uzależniona jest od:
· odczuwania potrzeby jej pozyskiwania
· chęci ponoszenia wysiłków i kosztów na jej zdobycie
· kwalifikacji i umiejętności kierownika szczebla, na którym sprawuje swoją funkcję

Wymagania stawiane informacji i jej rola w zarządzaniu:
Z punktu widzenia potrzeb organizacji najbardziej użyteczna informacja powinna być:

· aktualna
· wyczerpująca
· dokładna
· konkr4etna
· prawdziwa
· o odpowiedniej częstotliwości dopływu
· istotna dla sprawy
· właściwie opisująca obszar zainteresowań
· oryginalna
· przetworzona w dogodnej dla odbiorcy formie
· kompletna
· dostarczona na czas
· niezbyt kosztowna

Rola informacji w organizacji wyraża się przede wszystkim w
· redukcji niepewności
· weryfikacji intuicji
· ocenie ryzyka planowanych działań i możliwości rozwoju organizacji
· poprawie efektywności działania
· możliwości osiągnięcia przewagi konkurencyjnej
· ocenie działania

Wymaga to, by kadra kierownicza znała dobrze swoje potrzeby informacyjne i określiła
· jakie informacje są niezbędne do realizowanie podstawowych funkcji
· które potrzeby informacyjne są zaspakajane i w jakim stopniu
· w jakim stopniu potrzeby te służą podejmowaniu decyzji i skutecznemu zarządzaniu

Metody zbierania informacji:
Zarządzanie informacją to posługiwanie się zautomatyzowanymi metodami zbierania, przetwarzania i udostępniania. Wobec czego procedura ta zawiera następując modyły tematyczne:
1. Wyszukiwanie i gromadzenie informacji na co składa się:
a. Dobieranieżródeł informacji zgodnie z potrzebami
b. Określanie przydatności poszczególnych źródeł informacji pod kątem umożliwienia osiągnięcia założonych celów
2. Selekcjonowanie i informacji - polega na ocenianiu posiadanej informacji dokonywaniu w nich modyfikacji, ich projektowanie, modyfikowanie, zapisywanie w wersji przetworzonej
3. Upowszechnianie informacji wymagające interpretacji i stosowania prawa autorskiego. Polega na:
a. Określeniu formu upowszechnienia
b. Wdrożeniu systemu

Do zbierania informacji mogą być stosowane następujące metody:
1. Obserwacja - czyli zamierzone planowe postrzeganie pdjęte w określonym celu, umożliwiające uzyskanie odpowiedzi na pytanie co i ile, nie pozwalające natomiast na przekonujące wyjaśnienie przyczyn zjawisk.
Obserwacja może być:
a. Ciągła - zjawiska obserwujemy na przestrzeni dłuższego czasu
b. Próbek czasowych
c. Całościowa - ma miejsce wtedy, gdy obserwuje się wszystkie aspekty danej rzeczywistości
d. Częściowa - wybrane zjawiska
e. Jednostkowa - jedno zjawisko
f. Kompleksowa - obserwuje się całość zjawisk
Do obserwacji można wykorzystać ekspertów, specjalistów, przedawców.
Aby obserwacja mogła uzyskać miano dobrej metody musi być:
a. Obiektywna - nie skażona nastawieniami obserwatora
b. Wierna - ma ujawniać fakty takimi jakimi są
c. Wyczerpująca - ma rejestrować najistotniejsze elementy przypuszczalnie ze sobą powiązane
d. Wnikliwa - należy obserwować dokładnie, precyzyjnie, wnikając w różne aspekty środowiska
2. Wywiady - polegają na zdobywaniu informacji przez stawianie pytań wybranym osobom. Mogą one być przeprowadzane jako rozmowa swobodna prowadzona wg ramowego planu określającego jej temat, kierunek lub jako rozmowa kierowana prowadzona w oparciu o listę sformułowanych pytań, które cytuje się badanemu a odpowiedzi rejestruje w przygotowanym kwestionariuszu.
a. Ankietowanie - pytanie za pośrednictwem drukowanej listy, która dostarcza się badanemu
b. Analizy - umożliwiają wniknięcie w istotę danej rzeczywistości. Mogą im być poddane sprawozdania, raporty, reklamacje, literatura
c. Udział w targach, wystawach, sympozjach
d. Wyjazdy do innych organizacji
e. Kontakty z instytucjami, uczelniami, stowarzyszeniami, zrzeszeniami

Zakres informacji zbieranych w organizacji:
Gromadzone przez organizację informacje powinny pochodzić z trzech obszarów określanych jako otoczenie:
· Własne
· Celowe
· Ogólne

Do głównych obszarów informacyjnych z otoczenia własnego zalicza się:
· Kondycję wyrobów pod kątem m.in. stopnia nowości, etapu, cyklu życia, poziomu upowszechniania
· Sprzedaż - ilość, wartość, struktura asortymentowa, czasowy rozkład wielkości sprzedaży
· Udział w rynku - w porównaniu z głównymi konkurentami
· Wykaz obsługiwanych rynków - stan, charakter każdego rynku
· Stopień strakcyjności rynku
· Komunikacje i wizerunek organizacji, a w tym opinia nabywców o produktach, stopień akceptacji organizacji jej produktów, stopień poinformowania nabywców
· Wyniki finansowe a przede wszystkim zysk w poszczególnych przekrojach np. produktów, rynków, ich segmentów
· Efektywność marketingu np. budżet promocji, dystrybucja, reklama, opakowanie produktów

Otoczenie celowe - informacje powinny określać w szczególności:
· Kto jest klientem i jakie ma potrzeby
· Jakie zmiany rozrysowują się w tym względzie
· Tendencje rozwoju konkurentów
· Wielkośc i kierunek sprzedaży konkurentów
· Rozwój technologiczny
· Zdolności badawczo-rozwojowe
· Spodoby promocji produktów
· Kanały dystrybucji

Informacje o otoczeniu ogólnym powinny dotyczyć:
· Sytuacji demograficznej
· Polityki ekonomicznej i planów rządu
· Zmian w polityce prawnej
· Rozwoju bazy surowcowej w kraju i na świecie
· Ruchu cen surowców
· Trendów rozwoju gospodarki
· Rozwoju międzynarodowych warunków gospodarczych, finansowych i handlowych

Komunikowanie się w organizacji:
Proces komunikowania się obejmuje przekazywanie informacji od jednej do drugiej osoby.

Zarządzanie procesem komunikowania się wymaga rozpoznania barier skutecznej komunikacji i zrozumienia w jaki sposób możliwe jest ich przezwyciężenie.

Barierami tymi mogą być:
· Cechy nadawcy
· Cechy biorcy
· Dynamika interpersonalna w organizacji
· Czynniki występujące w otoczeniu zewnętrznym

Zasadnicze kwestie jakie zawarte są w komunikowaniu się to to, że:
· Dotyczy ludzi
· Polega na dzieleniu się znaczeniami, co oznacza, że jeśli ludzie mają się porozumiewać, muszą zgodzić się co do definicji i terminów, którymi się posługują
· Jest symboliczne, gdyż posługuje się w jego procesie gestami, symbolami, znakami, dźwiękami

W procesie komunikowania się występują następujące elementy:
· Nadawca jako źródło
· Kodowanie
· Komunikat
· Kanał
· Odbiorca
· Dekodowanie
· Szum

Do najpowszechniejszych przeszkód w skutecznym komunikowaniu się osób należą:
· Różnice językowe
· Szum
· Emocje typu: zazdrość, nienawiść, lęk, zakłopotanie
· Niezgodne komunikaty
· Nieufność


Czynniki te właściwe dla komunikowania się osób odnieść można również do komunikowania się w organizacji, na skuteczność którego mają wpływ:
· Oficjalne kanały informacji
· Struktura władzy
· Specjalizacja zadań
· Status własności do informacji

Organizacje mogą również projektować sieci komunikacyjne, celem których jest zazwyczaj uchronienie kierowników wyższych szczebli od przeciążenia zbędnymi informacjami oraz utrzymanie i władzy i pozycji.

Typy sieci komunikacyjnej:
· Y
· Gwiazda
· Okrąg
· Łańcuch

Sieci typu Y i gwiazda są silnie scentralizowane, w których pozycję centralną zajmuje jedna osoba, natomiast okrąg i łańcuch są zdecentralizowane przy czym żaden z jej członków nie może komunikować się z pozostałymi.