Diety za podróż zagraniczną na poziomie 23 zł – to możliwe

Wszyscy pracodawcy zdają sobie sprawę z konieczności wypłacania kierowcom należności przysługujących z tytułu podróży służbowej. Stanowi o tym Kodeks pracy w art. 77 zn.5§1:

"Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową."

Ponieważ od czasu kontrowersyjnej i daleko wykraczającej poza ramy obowiązujących przepisów Uchwały Sędziów Sądu Najwyższego z 2008r. w branży transportowej nie było pewności, czy kierowcom przysługują diety, Ustawodawca ostatecznie rozstrzygnął tą kwestię wprowadzając do Ustawy o czasie pracy kierowców (Dz.U. 04, Nr 92, poz. 879) w art.2 pkt 7 definicję podróży służbowej - kierowca wykonując przewóz na polecenie pracodawcy poza siedzibę przedsiębiorstwa, jest w podróży służbowej:

art.2 pkt 7

podróż służbowa - każde zadanie służbowe  polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy:

a) przewozu drogowego poza miejscowość, o której mowa w pkt 4 lit. a [siedziba pracodawcy], lub

b) wyjazdu poza miejscowość, o której mowa w pkt 4 lit. a [siedziba pracodawcy], w celu wykonania przewozu drogowego.

Kodeks pracy w §2 artykułu 77 zn.5 delegował kompetencje do wydanie rozporządzenia regulującego należności z tytułu podróży służbowej na ministra właściwego w sprawach pracy. W chwili obecnej trwają prace nad nowymi regulacjami w tym zakresie. Nadal obowiązują następujące dwa Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:

- w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U.02, nr 236, poz 1990),

- w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U.02, Nr 236, poz. 1991).

Diety należne za podróż służbową poza granicami kraju są określone w załączniku do drugiego z wymienionych rozporządzeń w różnych wysokościach, uzależnionych od kraju docelowego podróży służbowej. Zostały one ustalone na dość wysokim poziomie zważywszy na to, iż działalność przedsiębiorstw transportowych bardzo często polega na systematycznej i ciągłej realizacji zleceń międzynarodowych. Niewielu pracodawców wie, iż mają możliwość wypłacania diety z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju w wysokości nie niższej niż dieta należna za podróż służbową na obszarze kraju (23 zł). Warunkiem, by taki zapis funkcjonował w danym przedsiębiorstwie jest umieszczenie go w regulaminie wynagradzania, bądź w umowie o pracę. Jeśli w przedsiębiorstwie funkcjonuje organizacja związkowa, to w porozumieniu z nią można regulację taką zawrzeć w układzie zbiorowym pracy:

art. 77 zn.5 § 3.Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony w § 2 określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

§ 4. Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika, o którym mowa w § 2

Powracając do diet krajowych - kierowcy z tytułu podróży służbowej przysługuje m.in. zwrot kosztów  noclegów oraz innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb:

§ 3. Z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

1.) przejazdów;

2.) noclegów;

3.)  dojazdów środkami komunikacji miejscowej;

4.)  innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Z uwagi na to, iż kierowca zwykle dysponuje pojazdem, nie poruszamy tutaj problemu kosztów przejazdów i dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Dieta przysługuje więc na zwiększone koszty wyżywienia w trakcie podróży służbowej i wynosi 23 zł. Dietę liczy się za czas od rozpoczęcia podróży służbowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania. Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

- 8 – 12 godzin – pracownikowi przysługuje połowa diety,

- ponad 12 godzin – należna jest dieta w pełnej wysokości.

W sytuacji, gdy podróż trwa dłużej niż dobę, co u kierowców jest bardzo częste, za każdą dobę przysługuje pełna dieta, a za rozpoczętą dobę:

- do 8 godzin – wypłacana jest połowa diety,

- ponad 8 godzin – przysługuje pełna wysokość diety.

Za nocleg w hotelu lub w innym tego rodzaju obiekcie przysługuje pracownikowi zwrot kosztów potwierdzonych rachunkiem hotelowym. Jeśli natomiast nie został mu zapewniony bezpłatny nocleg, ani też nie przedłożył rachunku, przysługuje mu ryczałt w wysokości 150% wysokości diety (oprócz przysługującej diety za daną podróż służbową). Przy czym ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, jeśli trwał co najmniej 6godzin, między 21 a 7 rano. Warto wiedzieć, że zwrot kosztów noclegu, lub ryczałt za nocleg nie przysługują, jeżeli pracownik miał możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego bądź czasowego pobytu.  

Możliwe jest też wypłacanie kierowcy zaliczki na niezbędne koszty podróży  

Z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju pracownikowi również przysługują diety, zwrot kosztów noclegów i innych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Wysokość diet na poszczególne kraje jest ustalona w załączniku do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. 02, Nr 236, poz.1991). Wypłaca się je pracownikowi w wysokości ustalonej dla państwa docelowego podróży służbowej. Za każdą dobę podróży wypłaca się dietę w pełnej wysokości. Natomiast za podróż służbową:

- do 8 godzin – wypłaca się 1/3 diety,

- ponad ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety

- ponad 12 godzin – należy wypłacić dietę w pełnej wysokości.

Dieta nie przysługuje, jeśli pracownik otrzymał ekwiwalent pieniężny na koszty wyżywienia. Przy czym, jeśli ekwiwalent jest niższy od diety, należy dokonać wyrównania do pełnej wysokości należnej diety. W związku z dietami należy pamiętać o możliwości, jaką daje art. 77 zn.5 §4 Kodeksu pracy.

Jeśli chodzi o zwrot kosztów noclegu w trakcie podróży służbowej poza granicami kraju, to przysługuje on do wysokości limitu ustalonego w załączniku do ww. Rozporządzenia i powinien być potwierdzony rachunkiem hotelowym. W razie nieprzedłużenia takiego dokumentu, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% ustalonego dla danego państwa limitu:

"§ 9. 1. Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia.

2. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu. (...)

4. Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg."

Pracodawca może też w uzasadnionych przypadkach zwrócić pracownikowi koszty za nocleg w hotelu w wysokości przekraczającej ustalony limit. Jednakże taki koszt będzie podlegać już opodatkowaniu w części przekraczającej wyznaczony limit.  

Pracownik wyjeżdżając w podróż służbową powinien otrzymać zaliczkę na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Zaliczka powinna być wypłacona w walucie obcej, jednak za zgodą pracownika, może to też być waluta polska w wysokości będącej równowartością zaliczki w walucie obcej.

Rozliczenia wszystkich kosztów, zarówno w przypadku podróży służbowych na obszarze kraju, jak i poza jego granicami dokonuje się w ciągu 14 dni od jej zakończenia. Wydatki inne niż diety i wydatki objęte ryczałtami powinny być potwierdzone rachunkami. Jeśli uzyskanie takiego dokumentu nie jest możliwe, wówczas pracownik składa oświadczenie o poniesionych wydatkach i przyczynach braku odpowiedniego potwierdzenia rachunkiem. Nie ma obowiązku potwierdzenia rachunkiem diet i ryczałtów. Stąd wniosek, że są to koszty stale podlegające zwrotowi. Przy czym – uwaga – tylko do wysokości określonej w omawianych przepisach nie podlegają one opodatkowaniu.

Wspomniany już problem, czy kierowcom przysługują należności z tytułu podróży służbowej, oraz czy podlegają one opodatkowaniu rozwiązało dodanie w Ustawie o czasie pracy kierowców art.21a w brzmieniu:

Art. 21a. [Pokrycie kosztów] Kierowcy w podróży służbowej, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tego zadania służbowego, ustalane na zasadach określonych w przepisach art. 77 zn.5 § 3-5 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy.

Cytowany zatem przepis jednoznacznie unormował, że kierowcom przysługują ww. należności ustalone na zasadach określonych w omawianym wcześniej art. 77 zn.5 Kodeksu pracy

W związku z powyższym wszystkie należności z tytułu podróży służbowej wypłacane kierowcom  w wysokości przewidzianej w omawianych tutaj przepisach nie podlegają opodatkowaniu – art.21 ust.1 pkt 16 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U: 10, Nr 51, poz. 307):

art.21 ust.1 pkt 16) diety i inne należności za czas:

"a) podróży służbowej pracownika,

b)podróży osoby niebędącej pracownikiem

- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust.13;"

Analizując obowiązek wypłacania diet należy tu podkreślić jeszcze jeden aspekt problemu. Kierowca może dzienny odpoczynek odbierać w pojeździe, o ile jest on wyposażony w homologowane miejsce przeznaczone do spania i znajduje się na postoju (ustawa o czasie pracy kierowców):

"Art. 14. [Nieprzerwany wypoczynek] 1.W każdej dobie kierowcy przysługuje prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Dobowy odpoczynek, z wyłączeniem odpoczynku kierowców o których mowa w rozdziale 4a, może być wykorzystany w pojeździe jeżeli pojazd znajduje się na postoju i jest wyposażony w miejsce do spania."

W świetle orzecznictwa wyposażenie pojazdów w miejsce do spania nie jest równoznaczne z zapewnieniem bezpłatnego noclegu podczas podróży służbowej (Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, interpretacja z dnia 8 września 2008 r., KAN-5802/06/08). Nocleg kierowcy w kabinie samochodu, nawet w przypadku dostosowania jej do takich potrzeb, nie zwalnia pracodawcy z obowiązku pieniężnego zrekompensowania noclegu w trakcie podróży służbowej (Dyrektor Izby Skarbowej w Kielcach, interpretacja z 22 maja 2007 r., PD2-4151-35/07).  Uściślając tę problematykę, Sąd Najwyższy w swoim wyroku stwierdza, że „nie jest zapewnieniem bezpłatnego noclegu kierowcom, którzy – nocując w takich niedogodnych warunkach – ponadto osobiście sprawowali nadzór nad samochodem i mieniem pozwanego pracodawcy” (Wyrok SN z dnia 19 luty 2007, sygn.I PK 232/06).

Reasumując, kierowcom bez względu na to, czy w pojeździe odbierają dzienny odpoczynek, czy też tygodniowy skrócony odpoczynek, należy wypłacać ryczałty za nocleg. Przy czym wysokość diety z tytułu podróży służbowej zarówno na obszarze kraju, jak i poza granicami kraju  może być ustalona w wysokości diety ustalonej na obszarze kraju dla pracownika sfery budżetowej – 23 zł. Natomiast należność za nocleg  spędzony w trakcie podróży służbowej poza granicami kraju i nie potwierdzony rachunkiem hotelowym powinna wynosić 25% ustalonego w załączniku limitu. Jeśli natomiast kierowcom zostanie zapewniony bezpłatny nocleg wraz z infrastrukturą  sanitarno – higieniczną, czyli odpoczynek w hotelu bądź innym tego rodzaju miejscu, pracodawca nie ma obowiązku wypłacać ryczałtów za nocleg.

Powyższy artykuł jest autorstwa Pani Anny Bartkiewicz, prawnika specjalizującego się od kilku lat w prawie pracy i prawie transportowy.

2010-11-25