Opracowała: mgr Sylwia Wysocka- Sollich, psycholog szkolny w ZSZ nr 3 w Gdańsku.
Czym są negocjacje i jak je prowadzić.
„Największą tajemnicą negocjacji jest znalezienie sposobów wrzucenia różnych interesów do jednego kapelusza . „
( Pierre Garbore )
Chociażby z tego względu, iż negocjowanie jest zjawiskiem powszechnym -
(negocjujemy w domu, w pracy, na uczelni, a nawet i na imprezie towarzyskiej), trzeba przyznać, iż istnieje tak wiele różnych definicji negocjacji, prawdopodobnie aż tyle, ile osób próbowało zdefiniować to pojęcie. Wszystkie relacje międzyludzkie mają do pewnego stopnia charakter negocjacji, w których uczestnicy usiłują przekazać coś innym lub coś od nich uzyskać. Z nagocjacjami mamy do czynienia wtedy, kiedy ktoś przy użyciu różnych środków stara się wpłynąć na inną osobę. Warto podkreślić też codzienność faktu, jakim są autonegocjacje: spory, które toczymy sami ze sobą, gdy mamy podjąć jakąś decyzję .
Negocjacje( z łac. Negotium, interes) - rozumiane są jako prowadzenie rozmów w celu doprowadzenia do kompromisu lub uzgodnień. Podstawowe określenie głosi, iż negocjacje są zatem procesem, w którym przynajmniej dwie strony, mające różne opinie, potrzeby i motywacje, starają się dojść do porozumienia w ważnej dla nich kwestii.
Negocjacje rozgrywać się więc mogą na różnych poziomach życia społecznego:
międzynarodowym (dyplomacja )
międzyorganizacyjnym (kooperacja , handel )
wewnątrzorganizacyjnym (kierowanie ludzmi )
międzyludzkim (stosunki interpersonalne )
Rubin i Brown (1975) wyróżniają następujące składowe definicji negocjacji:
angażują one co najmniej dwie strony;
interesy stron są sprzeczne w co najmniej jednym obszarze;
strony przynajmniej częściowo dobrowolnie przystępują do podjęcia tej interakcji niezależnie od uprzednich doświadczeń;
podejmowane działania dotyczą:
podziału bądź wymiany jednego lub więcej dóbr lub zasobów
rozstrzygnięcia jednego lub więcej problemów dotyczących zaangażowanych osób lub stron;
działania polegają zwykle na przedstawieniu przez jedną ze stron żądań lub propozycji, ocenie jej przez drugą stronę, po czym następuje wyrażenie zgody lub wysunięcie kontrpropozycji.
Negocjacje są więc procesem komunikowania się stron, gdy oczekują one, że porozumienie może zapewnić większe korzyści, niż działania niezależne. Mam na myśli oczywiście negocjacje poprawne prowadzone w sposób konstruktywny i kooperacyjny. Bowiem sytuację, w której korzyść jest uzyskiwana tylko przez jedną stronę, nazwać można quasi - negocjacjami, perswazją wymuszającą korzyści czy manipulacją.
Inne możliwe sposoby definiowania negocjacji akcentują różne aspekty tego procesu np.:
negocjacja - jako proces handlowej wymiany ofert, trwający tak długo, aż zostanie osiągnięte porozumienie
istotą negocjacji jest podejmowanie decyzji, w drodze do wzajemnego przekonywania się, argumentacji itd.
W klasycznych negocjacjach wyróżniamy 3 typowe fazy :
PLANOWANIA NEGOCJACJI - etap wstępny
Określenie celów.
Decyzja co do określonej strategii.
Przemyślenie przebiegu negocjacji.
PROWADZENIE NEGOCJACJI - etap zasadniczy (podstawową rolę odgrywają trzy czynniki)
Taktyki - stanowią część przyjętej strategii, obejmują zespół powiązanych logicznie manewrów, których celem jest uzyskanie celów cząstkowych.
Umiejętności - konwencjonalne lub niekonwencjonalne, w zależności od sytuacji.
Zachowania negocjacyjne.
OCENA NEGOCJACJI - etap finalny
Sprawdzenie, czy osiągnięto zamierzony cel.
Stwierdzenie (w razie niepowodzenia), co poszło źle i jak unikać takich błędów w przyszłości.
Ustalić (w razie sukcesu), czemu go zawdzięczamy i jak owe pozytywy utrwalić.
Kryteria skutecznych negocjacji:
Treść negocjacji |
Proces negocjacji |
1. Dobra orientacja, o co toczy się gra. |
1. Wysokie oczekiwania. |
2. Jasna wizja celów. |
2. Dobra znajomość drugiej strony i jej zaplecza, priorytetów, planu działania. |
3. Ustalone priorytety. |
3.Opanowanie kluczowych umiejętności negocjacyjnych. |
4. Gotowy plan negocjacji i gotowość do jego elastycznej zmiany. |
4. Umiejętność pracy w warunkach stresu. |
5. Gotowość do wsparcia najważniej - szych argumentów dowodami. |
5. Stanowczość i pewność siebie.
|
Sukcesu negocjacji nie zapewnią ani uzdolnienia werbalne, ani sam czar osobisty. W negocjacjach nie chodzi więc o elokwencję, zdolność kwiecistego mówienia. Niemniej jednak negocjator musi umieć rzeczowo i klarownie przedstawić swoją propozycję. W przeciwnym razie trudności stylistyczne mogą być odebrane jako „ kręcenie.”
Zdaniem Frayne'a i Haausakera - negocjowanie wymaga dyscypliny, motywacji, otwartości i zaufania. Dlatego osoby nieopanowane, twardogłowe, mylące dumę i godność własną z interesem nie będą skuteczne w negocjacjach żadnego rodzaju. Intencją negocjatora powinno być traktowanie napotykanych trudności jako zadań, które muszą być rozwiązane. Dlatego też on sam poszukuje informacji ułatwiających mu działanie, dzięki czemu wzrasta jego wiedza i kompetencja, a przez to częściej osiąga swoje cele w kontaktach z innymi ludzmi.
Jedną z cech osobowości o dużym znaczeniu dla funkcjonowania w sytuacjach negocjacyjnych jest asertywność, czyli stanowczość w egzekwowaniu swoich praw (osoby o niskim poziomie asertywności mają trudności w wyrażaniu swoich przekonań i uczuć w celu ochrony swych naruszonych praw) oraz tendencje makiawelistyczne, ułatwiające zdecydowanie uczenie się technik manipulacji innymi. Duże znaczenie dla efektywnego funkcjonowania w negocjacjach ma też decentracja interpersonalna - definiowana jako zdolność do widzenia sytuacji społecznej z perspektywy różnych osób. Brak tej cechy wyzwala myślenie egocentryczne, powodujące nieumiejętne odczuwanie społecznych oczekiwań, zła interpretację zachowań i intencji innych oraz częste naruszanie praw innych.
Zasady i techniki prowadzenia negocjacji zawarte zostały w tzw. Dekalogu negocjatora.
DEKALOG NEGOCJATORA :
Negocjator zna dokładnie cel negocjacji, zna zakres swoich uprawnień oraz jest przekonany o skuteczności prezentowanego przez siebie stanowiska.
Negocjator dba o stworzenie zespołu negocjacyjnego, składającego się z aktywnych osób o wysokim stopniu przygotowania profesjonalnego, w tym zawsze prawnika. Negocjator kieruje pracą zespołu negocjacyjnego.
Negocjator - profesjonalista dba o ciągłe rozszerzanie i pogłębianie swojej wiedzy.
Negocjator wszechstronnie i dokładnie rozpoznaje zarówno środowisko, w którym będzie toczyć rokowania, jak również partnerów rokowań.
Obowiązkiem negocjatora jest prawidłowe rozpoznanie rzeczywistego położenia strony, z którą rokuje. Musi też poznać grożące mu ryzyko, które należy zneutralizować lub przed którym trzeba zabezpieczyć się w toku negocjacji.
Negocjator działa zgodnie ze swoimi uprawnieniami, w których jednoznacznie określono tak jego obligatoryjne zadania, jak i zakres swobody działania.
Negocjator dąży do przejmowania inicjatywy negocjacyjnej zarówno w dyskusji, jak i w trakcie pisemnego formułowania uzgodnień odzwierciedlających wyniki negocjacji: negocjator dobiera najbardziej skuteczne formy negocjacji(spotkania oficjalne, spotkania „poza protokołem”, rozmowy w cztery oczy itp.). Negocjator dba o odpowiednie ustalenie kolejności omawiania poszczególnych tematów negocjacji.
Negocjator przestrzega zasady dobrego wychowania oraz uprzejmości, zachowując w każdej sytuacji zimną krew oraz zdolność obserwacji i analizy przedmiotu negocjacji.
Negocjator świadomie nie mija się z prawdą. Posługuje się argumentami (rzeczowymi, liczbowymi, emocjonalnymi itd.) najbardziej dostosowanymi do tematyki oraz mentalności swojego partnera negocjacji.
Negocjator składa rzetelne sprawozdanie z wnioskami zarówno w trakcie, jak i po zakończeniu negocjacji .
Niemalże wszystko może stać się przedmiotem negocjacji, stąd fakt, iż negocjacje toczą się nieprzerwanie najczęściej w postaci nieformalnej, łatwo umyka naszej uwagi. Dlatego też negocjowanie można określić za swoistego rodzaju sztukę i nie sposób formułować jednoznacznych recept na sukces. Jest to umiejętność stosowana w życiu codziennym i przy szczególnych okazjach. Nie jest nam dana z natury, ale możemy uczyć się jej przez całe życie i całe życie ją doskonalić, bowiem umiejętność uczenia się także należy do podstawowych sprawności skutecznego negocjatora - i tu koło się zamyka ...
BIBLIOGRAFIA :
„ Jak negocjować „ - Pierre Casse , Zysk i S- ka Wydawnictwo Poznań 1998
„ Negocjacje w biznesie „ - Zbigniew Nęcka , Wydawnictwo Profesjonalnej Szkoły Biznesu Kraków 1991
„ Praktyczna teoria negocjacji „ - Paweł J. Dąbrowski , Sorbog W - wa
„ Socjologia pracy „ - Henryk Janszek , Jan Sikora , Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej Poznań 1998
1