22.

• kontrola

• regulacja działań organizacji w taki sposób, by ułatwić jej osiąganie celów, zapewnić jej sprawność i efektywność

• etapy procesu kontroli

• ustalenie norm

• jasne, czytelne, zrozumiałe i akceptowane zadania, cele

• mierzenie wyników działalności

• porównanie wyników z normami

• ocena wyników i reakcja

• status quo

• jeśli wszystko jest w porządku to nie należy nic zmieniać

• korekta odchyleń

• gdy wyniki nie spełniają założonych norm, ale też gdy je przekraczają np. gdy firma Gillette Co. wprowadziła nową maszynkę do golenia „Sensor”, popyt był tak duży, że brakowało towaru i trzeba było ograniczyć kampanię reklamową, by nie drażnić klientów.

• zmiana norm

• gdy są zbyt łagodne, zbyt ostre lub gdy zmieniają się warunki np. wchodzi konkurencja

• formy kontroli operacji

• wstępna /ex ante/

• kontrola zasobów, kadry zanim staną się częścią systemu

• zapobieganie nieprawidłowościom zanim powstaną

• równoległa /bieżąca/

• w trakcie procesu przetwarzania

• usuwanie błędów na bieżąco, ale nie może zakłócać procesu produkcji

• końcowa /ex post/

• sprawdzanie produktów, wyników

• jeśli wykryjemy błędy, to już za późno na poprawki, ale przynajmniej wiadomo, że należy przyjrzeć się wcześniejszym etapom produkcji - wprowadzić kontrolę wstępną i/lub bieżącą

np. w Ford Motor Co. kontrola wstępna to zatrudnianie tylko wykwalifikowanych pracowników, określenie norm jakościowych części zamawianych od innych producentów, kontrola bieżąca to sprawdzanie samochodów i elementów wyposażenia w różnych stadiach montażu, a kontrola końcowa to jazda próbna każdego pojazdu

• formy kontroli organizacyjnej

• kontrola biurokratyczna

• forma kontroli organizacyjnej odznaczająca się formalnymi i mechanistycznymi rozwiązaniami strukturalnymi

• umożliwia ścisłą, odgórną kontrolę, ale ogranicza inicjatywę pracowników; sprawdza się np. w urzędach... tam gdzie mamy wielu pracowników (którzy nie identyfikują się zbytnio z firmą i trzeba ich pilnować) i wymagane jest przestrzeganie procedur

• kontrola angażująca pracowników

• podejście do kontroli organizacyjnej oparte na nieformalnych i organicznych rozwiązaniach strukturalnych, wykorzystujące wkład pracowników

• zapewnia elastyczność, innowacyjność i szybkość (dzięki zminimalizowaniu hierarchii); wychodzimy z założenia, że kierownik wskazuje drogę podwładnym, wyznacza cele, ale nie określa dokładnie jak mają wykonywać zadania... pracownicy identyfikują się z firmą, pracują z zapałem i sami się kontrolują

Kontrola biurokratyczna	Kontrola angażująca pracowników
- podporządkowanie	- zaangażowanie
- formalizacja, hierarchia	- normy grupowe, samokontrola
- określone minimalne wyniki	- nastawienie na polepszanie wyników
- wysmukła struktura	- płaska struktura
- wyniki indywidualne	- wyniki grupowe

• kiedy kontrola rodzi opór?

• jest nadmiernie rozbudowana

• jest skoncentrowana na niewłaściwych elementach

• Np. redakcja jakiegoś pisma ocenia ilość artykułów danego dziennikarza (i wg tego ustala płacę), zamiast ich zwrócić uwagę na jakość

• nagradza nieefektywność

• Np. powiększenie budżetu działu pewnej firmy, który w wyniku niegospodarności wyczerpał swoje środki finansowe przed końcem roku; analogicznie - zmniejszenie budżetu, jeśli oszczędny dział nie wykorzystał w pełni swych środków; dlatego pod koniec roku budżetowego w wielu organizacjach wydaje się pozostałe środki, by nie wykazywać oszczędności...

• powoduje strach przed odpowiedzialnością za słabe wyniki

• skuteczny system kontroli

• integracja z planowaniem

• planując ustanawia się takie cele (normy), by łatwo można zweryfikować stopień ich realizacji i ewentualnie wprowadzić zmiany, korekty planu

• elastyczność

• żeby nie trzeba opracowywać nowego sytemu kontroli w razie zajścia zmian

• aktualność

• czyli informacje tak często jak potrzeba

• obiektywizm

• dokładność

• rodzaje kontroli

• wg zasobów

• rzeczowych

• materiały, wyroby, majątek trwały

• społecznych

• rekrutacja, płace, kwalifikacje

• finansowych /ściśle powiązane z pozostałymi zasobami/

• pozyskiwanie kapitału, zarządzanie gotówką, wyniki finansowe

• informacyjnych

• prognozy rynkowe, konkurencja

• wg cech organizacyjnych

• funkcjonalna

• kontrola bieżąca dokonywana przez kierownika

• instytucjonalna

• kontrola końcowa dokonywana przez specjalny, wyodrębniony zespół

• controlling

• planowanie + kontrola + kierowanie /korygowanie/

• wyszukiwanie i eliminowanie najsłabszych ogniw, wąskich gardeł

• zapobieganie /prewencja/ powstawaniu odchyleń - zarządzanie antycypacyjne /przewidywanie trudności/ - sprzężenie wyprzedzające

• koncentracja na przyszłości /a nie przeszłości jak w zwykłej kontroli/

• narzędzia procesu kontroli

• wskaźniki techniczno-ekonomiczne w produkcji

• ekonomiczna wielkość zamówień

• żeby mieć dość dużo surowców dla zapewnienia ciągłości produkcji, a jednocześnie nie za dużo, żeby zminimalizować koszty składowania

• optymalna wielkość partii produktów

• żeby ograniczyć koszty produkcji (dłuższe serie - niższe koszty) i składowania (produkować tylko tyle ile można sprzedać - żeby nam towar w magazynach nie zalegał)

• controlling działań marketingowych / sprzedaży

• analiza obszarów rynku

• okresowe oceny sprzedaży w różnych segmentach

• penetracja rynku

• czyli ocena udziału w rynku i siły konkurencji

• kontrola sprzedaży poszczególnych asortymentów produkcji

• określenie na co jest popyt i jak się on zmienia w czasie

• kontrola efektów działania komórki sprzedaży i akwizycji

• sprawdzanie efektywności pracowników sprzedaży

• analiza klientów

• kontrola kosztów marketingu

• np. czy reklama spowodowała wzrost sprzedaży pokrywający jej koszt?

• wskaźniki finansowe

• megashit: od strony 228 do 245; jest ich od cholery i wyglądają groźnie, więc miejmy nadzieję, że nie będą potrzebne... :P

• czy efektywny system kontroli gwarantuje uzyskanie odpowiedniej jakości produktów lub usług?

Eee... no chyba. Jeśli nie gwarantuje, to znaczy, że jest nieefektywny /zakładając, że mamy odpowiednią technologię, know-how zasoby i chęci/. Wiadomo, że sama kontrola nie wystarczy - trzeba mieć co kontrolować, ale bez skutecznej kontroli na pewno nie uzyska się dobrych wyników - bez kontroli zarząd nawet nie będzie wiedział jakie ma wyniki: czy dobre, czy złe... kontrola umożliwia rozwój i doskonalenie jakości i efektywności produkcji lub usług, a tym samym pozwala przedsiębiorstwu wygrać konkurencję z innymi.

• system kontroli na przykładzie

Intro

W roku 2003 europejskie konsorcjum Airbus Industrie po raz pierwszy prześcignęło amerykańskiego Boeing'a w ilości sprzedanych dużych samolotów pasażerskich - Airbus dostarczył odbiorcom z całego świata 305 samolotów za 24 miliardy dolarów. Obecnie Airbus przymierza się do budowy największego samolotu pasażerskiego w historii - A380, który to program, szacowany na 10,7 mld USD, skupia 27 współudziałowców z całego świata (m.in. szwedzki Saab, fińska Patria, japońskie Fuji Heavy Industries i Mitsubishi Heavy Industries, koreański KAI, australijski Hawker De Havilland, malezyjski Composite Technology Research, brytjski Rolls-Royce, amerykańskie Goodrich, Honeywell i Rockwell Collins).

Kontrola wstępna i controlling

Sukces takiego przedsięwzięcia nie jest możliwy bez skutecznego systemu kontroli. Oczywiście najpierw dokonano kontroli sprzedaży i rynku, z której wynika, że odbiorcy mają zaufanie do produktów marki Airbus i że na rynku jest zapotrzebowanie na nowy samolot, a konkurencja - czyli Boeing - nie podejmuje wyzwania. Równolegle z opracowywaniem projektu samolotu analizowany jest także sposób przyszłego transportu części od podwykonawców z całego świata do zakładów w Tuluzie, gdzie będą montowane samoloty. Należy wykryć i wyeliminować wszelkie ewentualne „wąskie gardła”, które mogłyby w przyszłości spowodować opóźnienia w produkcji. I tak np. początkowo planowano, że kadłuby z Niemiec, skrzydła z Wielkiej Brytanii i usterzenia z Hiszpanii będą transportowane drogą morską do Bordeaux, a następnie barkami (sprecjalne barki już powstają w stoczni De Hoop w Holandii) w górę rzeki Garonny aż do Tuluzy, ale okazało się, że niektóre wielkogabarytowe elementy płatowca nie zmieszczą się pod mostami rzece i od miasta Langon trzeba będzie wieźć je ciężarówkami. Dokładne planowanie i kontrola pozwoliły przewidzieć trudności i uniknąć przykrych niespodzianek (vide pewien wiadukt w Warszawie, który okazał się za niski dla ciężarówek...). Zawczasu także zmodernizowano nabrzeża portów, przez które będą przechodziły dostawy. Jeśli chodzi o transport drogowy, to w niektórych miejscach konieczne okazało się wycięcie drzew lub wykopanie słupów sieci energetycznej, a także wybudowanie kilku obwodnic i przebudowanie zakrętów. 3 listopada odbył się próbny przejazd konwoju mający na celu kontrolę przyjętych rozwiązań i określenie potencjalnych problemów. Innym elementem kontroli wstępnej jest określenie ścisłych norm jakościowych odnośnie części i podzespołów, a także terminów ich dostarczania przez kooperantów. Oczywistym jest fakt zatrudnienia przy projekcie tej rangi wyłącznie najwyższej klasy specjalistów.

Kontrola bieżąca i końcowa

W trakcie montażu w Tuluzie samoloty podlegają cały czas dokładnej kontroli bieżącej mającej na celu wykrywać wszelkie nieprawidłowości czy odstępstwa od norm i natychmiast je usuwać. Firma nie może sobie pozwolić na to, by w nowowyprodukowany samolot za 250 milionów USD okazał się być nielotem... Także czas trwania poszczególnych etapów montażu musi być kontrolowany tak, aby można przeciwdziałać ewentualnym opóźnieniom. Po zmontowaniu każdy samolot przechodzi serię testów zarówno na ziemi jak i w powietrzu, by upewnić się że wszystko działa jak należy. Jeśli wykryte zostaną jakiekolwiek usterki - są usuwane. Później samoloty przelatują do zakładów w Hamburgu, gdzie są ostatecznie wyposażane i ponownie dokładnie sprawdzane, tak aby 500 osób na pokładzie mogło czuć się bezpiecznie. W miarę postępowania produkcji dokładnej kontroli podlegają także koszty (zarówno cząstkowe jak i całkowite), tak aby ich nieoczekiwany wzrost nie pozbawił przedsięwzięcia opłacalności. System kontroli Airbusa wykorzystuje wielkie zaangażowanie swych pracowników i ich chęć udziału w tym bardzo prestiżowym przedsięwzięciu. Dzięki doskonałej organizacji zawsze wiadomo kto jest za co odpowiedzialny, więc pracownicy wiedzą, że winni ewentualnych braków nie pozostaną niewykryci. Jednak oczywiście na samokontroli się nie kończy - mamy tu także do czynienia z elementami podejścia biurokratycznego, z określoną hierarchią i ścisłymi procedurami kontroli. Występuje tu zarówno kontrola funkcjonalna, gdy kierownicy na bieżąco kontrolują działalność swoich zespołów, jak i instytucjonalna - dokonywana przez specjalne zespoły kontrolne np. oblot gotowego samolotu.

Outro

Oczywiście można wyszczególnić jeszcze wiele innych aspektów kontroli, ale już mi się nie chce bzdur wymyślać i wody polewać...

---