Usuwanie niepotrzebnych apostrofów w komórkach

Excel

Przyjmijmy, że otrzymaliśmy skoroszyt Excela zawierający wykaz niepoprawnie sformatowanych NIP. Wszystkie cyfry są umieszczone w jednym ciągu, a każdy wpis w komórce jest poprzedzony apostrofem, np. ‘1112223344. Mimo że komórkom nadajemy format „Specjalne – nr NIP”, to sposób wyświetlania numerów pozostaje bez zmian.

Przyczyną jest apostrof na początku numeru. Niestety, komórek jest tak dużo, że ręczne poprawianie nie wchodzi w grę, a polecenie Zamień nie zdaje egzaminu. Jak pozbyć się tych uciążliwych apostrofów?

Apostrof wpisany na początku wartości liczbowej jest używany jako znak formatujący, który sygnalizuje Excelowi, że wpisaną wartość należy traktować jako tekst. Z tego powodu nie można dla takich wpisów stosować formatu komórki Specjalnenr NIP, działa on bowiem poprawnie tylko wtedy, gdy komórka zawiera wartość liczbową. Jednak istnieje prosty sposób, aby usunąć znak apostrofu z komórek. Załóżmy, że fragment wykazu jest przedstawiony na rysunku 1.

Rys. 1. Przykładowy arkusz z błędnie sformatowanym NIP

Rozwiązaniem problemu jest zamiana wartości tekstowych na wartości liczbowe, co spowoduje automatyczne usunięcie znaku apostrofu.

W tym celu:

1. Do dowolnej pustej komórki wpisujemy liczbę 1. Przyjmijmy, że jest to komórka C1.

2. Zaznaczamy ją i kopiujemy do schowka (skrót Ctrl + C).

3. Zaznaczamy cały obszar zawierający błędnie wpisane NIP.

4. Wybieramy polecenie Edycja/Wklej specjalnie (w Excelu 2007/2010: rozwijamy listę poniżej przycisku Wklej i wskazujemy Wklej specjalnie).

5. W otwartym oknie Wklej specjalnie, w sekcji Operacja, zaznaczamy opcję Przemnóż i klikamy przycisk OK.

6. Wychodzimy z trybu kopiowania naciśnięciem klawisza Esc.

7. Czyścimy komórkę C1.

W komórkach zawierających NIP otrzymamy wartości liczbowe, które bez problemu sformatujemy zgodnie z potrzebami, jak przedstawia to rysunek 2.

Rys. 2. Formatowanie NIP po konwersji na liczbę