NOTATKA SŁUŻBOWA (urzędowa)
Notatkę sporządza się pismem maszynowym albo odręcznie w taki sposób, aby biorący ją do ręki mógł odczytać treść bez żadnego wysiłku.
Sformułowane w treści notatki winno być pisane językiem prostym, najlepiej w tonie urzędowym. Nie stosuje się słów górnolotnych.
Z lewej strony powinien być uwzględniony margines, co pozwala na wpięcie dokumentu do akt sprawy i łatwe odczytanie treści, bez konieczności wypinania z teczki.
Niezależnie od tego, czy notatka będzie wykorzystana wewnątrz jednostki, czy nie, sporządzający ją musi liczyć się z tym, że może być ona wykorzystana jako dokument uzupełniający w postępowaniu przygotowawczym, stąd nie może być pogięta, czy też zawierać błędów ortograficznych.
Informacje zawarte w treści muszą być pełne, tzn. nie można dopuścić do tego aby czytający tę notatkę policjant po raz drugi dokonywał ustaleń, które już wcześniej przeprowadził sporządzający notatkę, ale nic na ten temat nie napisał.
W zależności od wagi sprawy notatka może być sporządzona, w kilku czytelnych kopiach, na których znajduje się oryginalny podpis sporządzającego.
Notatkę pisze się w pierwszej osobie liczby pojedynczej, np. „…widziałem…”. W sytuacji kiedy rozpytujemy osobę na notatkę, wówczas piszemy w trzeciej osobie liczy pojedynczej, np. „…widział…”.
Notatkę podpisuje tylko ten, kto ją sporządził. Osoba przesłuchana na notatkę /przeprowadzono z nią rozmowę/ nie podpisuje się pod jej treścią. Wyjątkowo osoba taka może się podpisać jeżeli mamy pewność, iż notatka taka zostanie użyta tylko i wyłącznie w celach operacyjnych.
UWAGA: Dane osoboznawcze DRUKIEM!