Postępowanie przed organem

Zgodnie z art. 61 par. k.p.a postępowanie administracyjne może być wszczęte na żądanie strony lub z urzędu. Złożenie wniosku przez osobę, która w sprawie nie jest stroną, ani nie działa jako pełnomocnik lub przedstawiciel strony, powinno spowodować wydanie odmownej decyzji z przyczyn formalnych, to jest z powodu braku legitymacji procesowej wnioskodawcy. Organ administracji nie może natomiast wydać rozstrzygnięcia odmawiającego wszczęcia postępowania w sprawie.

Postępowanie wszczyna się z urzędu wskutek podjęcia pierwszej czynności w sprawie przez organ administracji publicznej, który według swej oceny jest właściwy do jej załatwienia w drodze decyzji administracyjnej. W przypadku gdy organ, który podjął taką czynność jest w sprawie niewłaściwy, powinien przekazać sprawę organowi właściwemu, co jednak nie uchyla skutków wszczęcia postępowania przed tym organem.

Gdy przepisy szczególne wyraźnie stanowią, w jakich przypadkach wszczyna się postępowanie z urzędu lub na wniosek, organ jest związany tymi przepisami.

Zgodnie z art. 61 par. 2 organ administracji publicznej może wszcząć postępowanie z urzędu, gdy przepis prawa wymaga wniosku strony, tylko wówczas, gdy uzna, że przemawia za tym szczególnie ważny interes strony i gdy strona wyrazi zgodę na wszczęcie postępowania z urzędu. Przepis ten odnosi się jedynie do sytuacji, w których przepisy szczególne przewidują wszczęcie postępowania wyłącznie na wniosek strony. W przypadku bowiem, gdy przepisy prawa dopuszczają możliwość wszczęcia postępowania na wniosek strony lub z urzędu, organ może wszcząć postępowanie z urzędu na zasadach określonych w tych przepisach. Zgodę strony organ ten powinien uzyskać w toku postępowania, czyli po wszczęciu postępowania z urzędu. Zgoda strony powinna być wyrażona w formie pisemnej. W razie jej braku organ jest zobowiązany wydać decyzję o umorzeniu postępowania.

Wszczęcie na wniosek strony

Złożenie przez stronę wniosku o wszczęcie postępowania automatycznie prowadzi do jego wszczęcia. Organ nie musi wydawać żadnego postanowienia w tej sprawie.

Jest natomiast zobowiązany do powiadomienia wszystkich podmiotów, które mają w danej sprawie interes prawny lub obowiązek o wszczęciu postępowania. Organ administracji nie może poprzestać na twierdzeniach wnioskodawcy co do kręgu osób zainteresowanych w sprawie, ale jest zobowiązany dokonać z urzędu stosownych ustaleń. Niedopełnienie tego obowiązku stanowi naruszenie przepisów o postępowaniu, które może mieć wpływ na wynik sprawy (uchwała składu siedmiu sędziów NSA z 21 października 2002 r. - OPS 9/02 - OSP 2003).

Dodatkowo organ jest zobowiązany do powiadomienia o wszczęciu postępowania również i te podmioty, które są stroną w sprawie, bo dotyczy ona ich interesu prawnego lub obowiązku, ale które powstały po wszczęciu postępowania.