1. Cel i zakres procedury

1. Cel i zakres procedury

1. Cel i zakres merytoryczny

• Procedura określa rodzaje, formę i tryb opracowywania, opiniowania, wydawania
  oraz archiwizowania dokumentacji i zapisów w Organizacji.

1. Zakres geograficzny

• Procedura jest obowiązująca w stosunku do wszystkich opracowanych
  oraz stosowanych dokumentów i zapisów z zakresu ZSZ obowiązujących
  w Organizacji.

2. DEFINICJE

Organizacja - HYTOS

ZA - Zarząd

BZ - Biuro Zarządu

PZJ - Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością

RP - Radca Prawny

JO - Jednostka Organizacyjna

ZSZ - Zintegrowany System Zarządzania zgodny z ISO 9001:2008

DT - Dział Techniczny

Akt normatywny - dokument lub/i zapis, obowiązujący w Organizacji regulujący ogólne lub/i szczegółowe zasady funkcjonowania JO.

3. Właściciel procesu

• Właścicielem procesu jest BZ oraz PZJ i PZŚ.

4. Odpowiedzialności

• Zarządzający JO odpowiedzialni są za nadzorowanie i stosowanie przez podległych pracowników wydanych dokumentów obowiązujących w Organizacji.

5. Rodzaje, forma i tryb opracowywania, opiniowania, wydawania i archiwizowania aktów normatywnych

1. Postanowienia ogólne

• Zestawienie aktów normatywnych, zakres przedmiotowy regulowany przez poszczególne rodzaje aktów, sposób rejestracji, formę emisji oraz odpowiedzialność za emisję, edycję i aktualizację określa Zestawienie aktów normatywnych

• Wszelkie akty normatywne w Organizacji tworzone są z uwzględnieniem powszechnie obowiązujących przepisów prawa i nie mogą być z nimi sprzeczne. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości wewnętrzny akt normatywny przed jego wydaniem podlega konsultacji z RP.

• W celu usprawnienia przepływu dokumentacji w Organizacji Zarządzający JO mogą wyznaczyć osobę/y, która/e będą nadzorować dokumentację posiadaną przez jednostkę (odbierać, przekazywać, uaktualniać, wydawać kopie instrukcji, procedur, itd., opracowywać wykaz posiadanych kopii dokumentów w danej JO). W sytuacji nie wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za dokumentację nadzór nad dokumentacją spoczywa na Zarządzającym JO.

1. Rodzaje aktów normatywnych obowiązujących w firmie

• Akty normatywne dotyczące ZSZ

• Ogólnozakładowe akty normatywne

• Wewnętrzne akty normatywne

• Zewnętrzne akty normatywne

• Dane dotyczące aktów normatywnych przedstawia Zestawienie aktów normatywnych

• Akty normatywne dotyczące SZS

• Procedury PQ

• Zasady i tryb opracowywania, zatwierdzania, emisji, ewidencji procedur, ochrony treści, przeglądu, archiwizacji oraz wprowadzania modyfikacji określa procedura PQ.1

1. Ogólnozakładowe akty normatywne

• Polecenia służbowe

• Podmiotami uprawnionymi do wydawania Poleceń służbowych w Organizacji jest ZA .

• Polecenia służbowe wydawane przez ZA opracowuje BZ, na podstawie wytycznych ZA.

• Polecenia służbowe wydawane są zgodnie z szablonem stanowiącym załącznik do niniejszej procedury

• Oryginały Poleceń służbowych przechowywane są w BZ.

• Pisma okólne

• Podmiotem uprawnionym do wydawania Pism Okólnych w Organizacji jest ZA.

• Pisma Okólne wydawane przez ZA opracowuje BZ, na podstawie wytycznych ZA.

• Pisma Okólne wydawane są zgodnie z szablonem stanowiącym załącznik do niniejszej procedury

• Jednolitą numerację Pism Okólnych prowadzi BZ.

• Oryginały Pism Okólnych przechowywane są w BZ.

• Zarządzenia

• Podmiotem uprawnionym do wydawania Zarządzeń jest ZA.

• Za opracowanie Zarządzenia na podstawie wytycznych ZA odpowiedzialne jest BZ.

• Zarządzenia wydawane są zgodnie z szablonem stanowiącym załącznik do niniejszej procedury

• Zarządzenia przekazywane są za potwierdzeniem zgodnie z rozdzielnikiem podanym w Zarządzeniu, chyba, że treść Zarządzenia stanowi inaczej.

• Jednolitą numerację Zarządzeń prowadzi BZ.

• Oryginały Zarządzeń przechowywane są w BZ.

• Instrukcje ogólnozakładowe

• Instrukcje ogólnozakładowe mogą być opracowywane przez poszczególne JO lub specjalnie powołane przez ZA grupy robocze.

• Opracowany projekt instrukcji ogólnozakładowej podlega konsultacji
  z Zarządzającymi stosownymi JO. Ostatecznego zatwierdzenia treści Instrukcji dokonuje ZA.

• Zatwierdzona instrukcja ogólnozakładowa jest umieszczana na serwerze Organizacji. Zarządzający JO odpowiedzialni są za zapoznanie podległych pracowników z treścią Instrukcji oraz stosowaniem przez nich aktualnych instrukcji ogólnozakładowych

• Zmiany (nowelizacje) instrukcji ogólnozakładowych dokonuje się w trybie przewidzianym dla wydawania instrukcji, przy czym każdorazowo instrukcja ogólnozakładowa publikowana jest w formie tekstu jednolitego uwzględniającego wprowadzone zmiany.

• Nadzór nad instrukcjami ogólnozakładowymi odbywa się wg procedury PQ.1

• Regulaminy

• Regulaminy mogą być opracowywane przez poszczególne jednostki organizacyjne lub specjalnie powołane przez ZA grupy robocze.

• Opracowany projekt Regulaminu podlega konsultacji z Zarządzającymi stosownymi JO. Ostatecznego zatwierdzenia treści Regulaminu dokonuje ZA .

• Zatwierdzony przez ZA Regulamin wydawany jest na podstawie wprowadzającego go Zarządzenia.

• Zarządzenie jest przekazywane do wszystkich JO.

• Wydany Zarządzeniem Regulamin jest umieszczany na serwerze Organizacji. Zarządzający JO odpowiedzialni są za zapoznanie podległych pracowników z treścią Regulaminu oraz przestrzeganie przez nich obowiązujących Regulaminów.

• Oryginały Regulaminów przechowywane są w BZ.

• Zmiany (nowelizacje) Regulaminów dokonuje się w trybie przewidzianym dla ich wydawania, przy czym każdorazowo Regulamin publikowany jest w formie tekstu jednolitego uwzględniającego wprowadzone zmiany.

• Potrzebę wydania, w określonej sprawie, ogólnozakładowego aktu normatywnego Zarządzający JO mogą zgłaszać do BZ lub bezpośrednio do ZA, przedstawiając jednocześnie projekt treści/ wytyczne ogólnozakładowego aktu normatywnego.

1. Wewnętrzne akty normatywne

• Instrukcje wewnętrzne

• Instrukcje wewnętrzne opracowywane, wydawane, aktualizowane, ewidencjonowane i przechowywane są przez poszczególne JO.

• Instrukcje wewnętrzne nie mogą być sprzeczne z pozostałymi obowiązującymi w Organizacji przepisami wewnętrznymi.

• Instrukcje wewnętrzne opracowane przez JO zatwierdza jej Zarządzający.

• Oryginały instrukcji wewnętrznych przechowywane są przez Zarządzających JO.

• Zarządzający JO zobowiązani są prowadzić rejestr obowiązujących Instrukcji wewnętrznych.

1. Zewnętrzne akty normatywne

• Każdy Zarządzający JO ma obowiązek na bieżąco śledzić zmiany w aktach normatywnych związanych z zakresem działalności danej JO i/bądź specyfiką realizowanego zadania, np. korzystając z Internetowego Systemu Aktów Prawnych prowadzonego przez Kancelarię Sejmu: (http://isip.sejm.gov.pl.prawo/index.html)

• W przypadkach jakichkolwiek wątpliwości prawnych Zarządzający JO prowadzą konsultacje z RP.

• Nadzór nad przepisami środowiskowymi sprawuje PZŚ który odpowiedzialny jest za bieżące monitorowanie zmieniających się przepisów w zakresie środowiska, bazując m.in. na prasie fachowej, serwisach prawniczych, stronach internetowych Ministerstwa Środowiska. RP analizuje przepisy prawne odniesione do funkcjonowania PONAR w szczególności do systemu środowiskowego, informując Zarząd o nowych/zmienionych wymaganiach wobec Organizacji. Zarząd na podstawie otrzymanych informacji podejmuje działania gwarantujące spełnienie wymagań - np. przygotowuje zarządzenia, uiszcza opłaty lub nadzoruje opracowane i wdrożenie odpowiednich procedur.
  

• Raz w roku PZŚ dokonuje oceny zgodności z mającymi zastosowanie wymaganiami prawnymi i innymi. Zapisy z tej oceny są zawarte wykazie Aktów Prawnych

• Dodatkowo ocen zgodności z wymaganiami prawnymi przeprowadzamy gdy:

• gdy następuje zmiana wymagań prawnych dotyczących ochrony środowiska,

• po wpłynięciu do Organizacji uzasadnionych skarg, uwag stron zainteresowanych (m.in. klienci, sąsiedzi, itp.),

• przy zmianie decyzji urzędowych wydanych na rzecz Organizacji związanych z prowadzoną działalnością,

• w innych okolicznościach, w których zdaniem PZŚ bądź ZA jest to niezbędne.

• Rejestr oraz zbiór aktualnie obowiązujących w Organizacji norm prowadzony jest przez DT.

6. Przypadki szczególne i uwagi

• Udostępnienie treści aktów normatywnych należących do Organizacji na zewnątrz jest możliwe wyłącznie po uzyskaniu zgody ZA.

7. Zapisy

NAZWA / WYSZCZEGÓLNIENIE DOKUMENTU	MIEJSCE PRZECHOWYWANIA/ ARCHIWIZACJI	OKRES ARCHIWIZACJI
Ogólnozakładowe akty normatywne: Zarządzenia Instrukcje ogólnozakładowe Polecenia służbowe Pisma okólne	BZ BZ/PZJ BZ BZ	bezterminowo bezterminowo 2 lata 3 lata
Zewnętrzne akty normatywne	Konsultacja z Radcą Prawnym (http://isip.sejm.gov.pl.prawo/index.html)
Wewnętrzne akty normatywne (instrukcje wewnętrzne danej J.O.)	JO	2 lata
Akty normatywne dotyczące ZSZ	PZJ	bezterminowo
Normy	DT	bezterminowo

8. Algorytm

• Brak

Dokument aktualny w dniu wydruku: 2012-09-27. Wydrukowany dokument podlega nadzorowi wg procedury PQ.1
PQ.7	HYTOS	Data wydania	18.09.2012
				Nr wydania	I
				Strona/Stron	1/8
NADZOROWANIE DOKUMENTACJI I ZAPISÓW

	Imię i Nazwisko	Data	Podpis
Opracował	Kamil Mól
Sprawdził	Łukasz Karol
Zatwierdził	Szymon Partyka

---