Arkusz kalkulacyjny MS Excel jako pomocnicze
narzędzie w rachunkowości
Arkusze kalkulacyjne zostały stworzone jako elektroniczne ułatwienie żmudnego kopiowania arkuszy księgowych w oparciu o jedną najważniejszą zasadę: prostą matematykę kolumn i rzędów.
Programy te w ostatnim dziesięcioleciu szybko ewaluowały i nadal ewaluują. Są one jedną z szerzej stosowanych kategorii produktów oprogramowania. Spośród wielu arkuszy kalkulacyjnych - do przodujących można zaliczyć arkusze EXCEL.
Główną zaletą programu EXCEL są bardzo szerokie możliwości wykorzystania do różnych celów i przystosowanie do indywidualnych potrzeb użytkowników. Excel pozwala na wpisywanie, redagowanie, analizę i manipulację danymi. Stąd też w szczególny sposób przydaje się do prowadzenia ewidencji osób, rzeczy, wyników działalności itp.
Arkusz kalkulacyjny Excel jest powszechnie znanym programem. Użytkownik rozpoczynający pracę z tym programem ma do dyspozycji bogatą literaturę zarówno na temat jego funkcjonowania, jak i możliwości wykorzystania w biznesie. Może też korzystać z pomocy zawartej w menu programu, połączyć się z witryną http://office.microsoft.com/pl-pl/assistance/CH790018021045.aspx i tam uzyskać niezbędne informacje wraz z demonstracjami przykładowych zastosowań arkusza.
Arkusz kalkulacyjny Excel jest programem dającym użytkownikowi szerokie możliwości wykorzystania do różnych celów. Arkusz pozwala na dokonywanie skomplikowanych obliczeń, sporządzanie wykresów, tworzenie obiektów graficznych. Duży zakres funkcji czasu, daty, finansowych, matematycznych, statystycznych, wyszukiwania i adresu, tekstowych, logicznych, informacyjnych - sprawia, że program może być wykorzystany w wielu dziedzinach.
Arkusz umożliwia też tworzenie własnych baz danych i ich modyfikację oraz sortowanie i filtrowanie danych. Może być w związku z tym używany jako narzędzie pomocnicze do kalkulacji, ewidencji, sprawozdawczości i analizy działalności firmy.
W szczególności może być wykorzystywany do:
analiz sprzedaży, kosztów, przychodów, wyników działalności,
prowadzenia ewidencji magazynowej materiałów i towarów (kartoteki magazynowe, rejestry obrotów magazynowych),
tworzenia arkuszy spisu z natury,
tworzenia wykazów różnic inwentaryzacyjnych,
kalkulacji rzeczywistego technicznego kosztu wytwarzania dowolną metodą (kalkulacja podziałowa prosta, podziałowa ze współczynnikami, doliczeniowa),
sporządzania różnych części sprawozdania finansowego (bilans, rachunek zysków i strat, sprawozdanie z przepływów pieniężnych i zmian w kapitałach własnych,
kalkulacji cen sprzedaży (cen zbytu, detalicznych, hurtowych, gastronomicznych,
analizy kosztów stałych i zmiennych,
tworzenia rejestrów zakupu,
tworzenia rejestrów sprzedaży
analizy sprawozdania finansowego i wskazywania zagrożeń w działalności gospodarczej,
prowadzenie innych dowolnych rejestrów,
prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów,
tworzenie różnego rodzaju baz danych (np. ksiąg inwentarzowych, narzędzi i innych przedmiotów w ewidencji pozaksięgowej itp.).
Przykładowe zastosowania arkusza kalkulacyjnego Excel zawarte są w załączonych plikach.
Plik „Sprawozdanie finansowe demo” zawiera arkusze zawierające bilans, rachunek zysków i strat - wariant porównawczy, oraz 7 arkuszy zawierających wybrane informacje dodatkowe do sprawozdania finansowego. Po wpisaniu w wolne pola dowolnych liczb następuje automatyczne sumowanie składników bilansu lub rachunku zysków i strat.
Plik „Analiza bilansu” zawiera arkusze bilansu, rachunku zysków i strat, analizy wskaźnikowej sprawozdania oraz arkusz ostrzegania o zagrożeniach dla działalności gospodarczej. Zmieniając dane w bilansie lub rachunku zysków i strat możemy zobaczyć jak zmieniają się wskaźniki i ostrzeżenia.
Plik „Kalkulacja” jest przykładem wykorzystania arkusza do skomplikowanej kalkulacji podziałowej ze współczynnikami. Podaje wyniki kalkulacji rzeczywistego technicznego kosztu wytworzenia w bieżącym miesiącu. Po wpisaniu w wolnych komórkach wierszy 31 - 33 ilości produkcji zakończonej oraz produkcji niezakończonej i stopnia jej zaawansowania w następnym miesiącu otrzymujemy rzeczywisty techniczny koszt wytworzenia w następnym miesiącu.
Plik „Próg rentowności” jest przykładem wykorzystania arkusza kalkulacyjnego do rachunku kosztów stałych i zmiennych. Zmieniając cenę sprzedaży, kwotę kosztów stałych i kosztów zmiennych jednostkowych możemy sprawdzić, jak kształtuje się rentowność przy danej wielkości produkcji i sprzedaży. Dane z tabeli ilustrowane są wykresem.