Zastosowanie arkusza kalkulacyjnego Excel w rachunkowości

Arkusz kalkulacyjny to program komputerowy, którego podstawowym zadaniem jest umożliwienie wykonywania różnego rodzaju obliczeń oraz analizy danych liczbowych zestawionych w formie tabelarycznej. Arkusz kalkulacyjny ma także zastosowanie do sporządzania wykresów, tabel oraz wydruków. Stąd też arkusze kalkulacyjne są bardzo popularne i powszechnie wykorzystywane w wielu firmach jako narzędzie do prac biurowych.

Obecnie najbardziej znanym arkuszem kalkulacyjnym jest Microsoft Excel, który wchodzi w skład pakietu MS Office i działa w systemie Windows. Arkusz kalkulacyjny Excel jest programem dającym użytkownikowi szerokie możliwości wykorzystania
do różnych celów i przystosowanie do indywidualnych potrzeb. Bogate możliwości arkusza kalkulacyjnego typu Excel sprawiają, że jest on najpopularniejszą aplikacją biurową używaną do przetwarzania danych liczbowych. Wykorzystanie arkusza kalkulacyjnego zdecydowanie upraszcza i przyspiesza wykonywanie typowych czynności biurowych. Excel to program symulujący na ekranie komputera arkusz obliczeniowy (tabelę obliczeniową), czyli zestawienie liczbowe utworzone przez kolumny i wiersze, do którego można wpisywać etykiety (nazwy), liczby oraz wzory wykonujące obliczenia. Excel jest popularnym narzędziem analitycznym wykorzystywanym
do gromadzenia, przetwarzania i prezentowania danych. Odpowiednie połączenie formuł obliczeniowych z innymi dodatkami programu sprawia, że aplikacja staje się niezastąpionym narzędziem obliczeń statystycznych i analitycznych. Wykorzystanie tych technik daje możliwość przygotowania precyzyjnych zestawień. Za pomocą programu można importować wartości ze źródeł zewnętrznych, definiować własne formularze
i okna dialogowe, sortować zgromadzone w arkuszach informacje itp. Najważniejszym narzędziem arkusza kalkulacyjnego są wbudowane funkcje,
które umożliwiają szybkie wykonywanie różnego rodzaju obliczeń. W zależności od ich przeznaczenia funkcje dzielą się na kategorie: logiczne, informacyjne, tekstowe, statystyczne, matematyczne, daty i czasu, finansowe, bazy danych, wyszukiwania adresu. Wyniki pracy zawarte w arkuszu kalkulacyjnym można wizualizować, tzn. prezentować graficznie w postaci różnego rodzaju wykresów (kolumnowych, słupkowych, kołowych, liniowych, warstwowych), które pozwalają łatwiej zorientować się we wzajemnych zależnościach i tendencjach. Do przydatnych zastosowań arkusza kalkulacyjnego typu Excel w rachunkowości zaliczyć możemy m.in.:

1. sporządzanie różnego rodzaju dokumentów, np. rachunek, faktura VAT,

2. tworzenie baz danych zawierających różnego rodzaju dokumenty, np. arkusz spisu
   z natury, dowód Pz itp.,

3. prowadzenie ewidencji magazynowej materiałów i towarów,

4. zestawienia różnic inwentaryzacyjnych,

5. prowadzenie rejestru zakupów oraz sprzedaży,

6. tworzenie kalkulacji cen sprzedaży (hurtowych, detalicznych),

7. prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów,

8. przeprowadzanie analiz wielkości sprzedaży i osiąganych przychodów, poniesionych kosztów oraz wyników działalności firmy,

9. analizowanie kosztów stałych i zmiennych,

10. tworzenie różnego rodzaju kalkulacji finansowych,

11. sporządzanie pracowniczej listy płac,

12. sporządzanie elementów sprawozdania finansowego firmy (bilans miesięczny, rachunek zysków i strat, sprawozdanie z przepływu środków pieniężnych),

13. tworzenie różnego rodzaju zestawień tabelarycznych służących np. do planowania budżetu firmy,

14. sporządzania różnego rodzaju rejestrów, podsumowań, raportów oraz kosztorysów.

Arkusz kalkulacyjny Excel to nie tylko narzędzie księgowej. Arkusze kalkulacyjne mogą znaleźć zastosowanie w wielu dziedzinach życia, odpowiednio skonstruowane mogą pomóc każdemu.