11.

Zarządzanie polega na „takim kierowaniu wysiłkiem ludzi i środkami, aby zrealizować założone cele przedsięwzięcia w zgodzie z uznawanymi zasadami.” (Roger E. Allen)

W. F. Taylor „Dokładne poznanie tego czego oczekuje się od ludzi, a następnie dopilnowanie by wykonali to w najlepszy i najtańszy sposób.” Istotą zarządzania jest panowanie nad różnorodnością i przekształcanie potencjalnego konfliktu w we współpracę.

zarządzanie = oddziaływanie na zasoby ludzkie, rzeczowe, finansowe, inf. (symboliczne) na zewnątrz i wewnątrz organizacji ukierunkowane na osiągnięcie (cele jednorazowe) lub osiąganie (cele powtarzalne) celów organizacji (celów dominującej w niej koalicji interesariuszy) wynikające z praw własności lub prawa dysponowania nią. Zasobem w org. jest wszystko to, czego ludzie pożądają i czego nie wystarcza dla każdego. Pożądanie to zaszczepione jest przez uniwersalny system kulturowy społeczeństwa. Zasobami mogą być: pieniądze, władza, prestiż, inf., wiedz, pokoje, tel. kom, samochody, miejsca parkingowe, uśmiech szefa lub jego brak (to jest def. podana przez Piotrowskiego na wykładzie z 17.11.03)

J. Gościński „Całość procesu zarządzania to wieloetapowy proces podejmowania decyzji.”

J. Zieleniewski „Formułowanie celu działania, planowanie , organizowanie, pozyskiwanie i rozmieszczenie zasobów. Istotą zarządzania jest podejmowanie decyzji o wyborze celów i ich realizacji.”

A.K. Koźmiński „.......... swego rodzaju wędrówką przez chaos , której istotą jest panowanie nad różnorodnością i przekształcenie potencjalnego konfliktu we współpracę” lub „konstruowanie rzeczywistości z dostępnych zarządzającemu elementów: pomysłów, ludzi i relacji między nimi, instytucji formalno-prawnych, środków materialnych (maszyn, urządzeń, maszyn, materiałów, budynków, wyrobów gotowych, etc.) i pieniężnych, a także praw do dysponowania nimi” [w skrócie: zarządzanie polega na oddziaływaniu na zasoby ludzkie, finansowe i rzeczowe, wewnątrz i na zewnątrz organizacji, z prawem do dysponowania nią.]

A.K. Koźmiński, A.M. Zawiślak - zarządzanie jest społeczną grą o organizacyjne zasoby

zarządzanie zmierza do :

R. Mantenfifel „Zadaniem zarządzania jest zrobienie wszystkiego co możliwe aby doprowadzić do maksymalnego spełnienia celu, jaki stoi przed przedsiębiorstwem. Jest to możliwe tylko wtedy, gdy istnieje .......... w posługiwaniu się środkami produkcji, technologią i czynnikiem pracy.

Pośrednio zarządzanie zmierza do zapewnienia, by większość decyzji podejmowanych na niższych szczeblach organizacji dobrze służyła organizacji.

Organizacje muszą być zarządzane, ponieważ najbardziej ogólnym celem wszelkich organizacji jest przetrwanie i rozwój. Przetrwanie i rozwój z kolei zapewnia współpraca, która jest istotą i zarazem celem zarządzania. Należy pamiętać, że, aby współpraca prowadziła do rozwoju i przetrwania, musi dotyczyć nie tylko wnętrza, ale także partnerów organizacji znajdujących się na zewnątrz niej. Dobra współpraca z partnerami zewn. zwiększa znacznie szanse na stworzenie dobrego image firmy, a co za tym idzie większych szans na pozyskanie wartościowych partnerów i korzystne ułożenie sobie z nimi współpracy. Organizacja powinna również utrzymywać dobre kontakty/współpracę z klientami oraz dostawcami. Prawidłowo ukształtowane stosunki z dostawcami i prawidłowo ukształtowana funkcja zaopatrzenia mogą być źródłem ogromnej przewagi konkurencyjnej organizacji.

Przykład: firma CASPOL, dostawy do drukarni H.Bauer'a

Caspol, dzięki rzetelności i punktualności dostaw papieru do drukarni (czyli dobrej współpracy) stał się jednym z 2 czołowych jej dostawców, co zapewniło mu znaczącą przewagę nad pozostałymi konkurentami. Z kolei, gdyby drukarnia nie wykształciła sobie dobrych stosunków z dostawcami opóźnienia w dostawach miały by poważne konsekwencje dla drukarni (np. problemy z terminowych drukowaniem czasopism).

Organizacje muszą być zarządzane, ponieważ jeden człowiek nie jest w stanie „obsłużyć” tych wszystkich ważnych dla organizacji relacji. („not Hercules contra plures”). Szef musi znaczną część obowiązków powierzyć innym uczestnikom organizacji. Musi tak rozdzielić kompetencje, aby większość decyzji, podejmowana nawet na najniższych szczeblach organizacji, służyła dobrze organizacji.

Przykład: firma JAS FBG, utworzenie oraz poprowadzenie nowej platformy logistycznej w Pruszkowie.

Stworzenie nowej platformy logistycznej jest przedsięwzięciem bardzo kosztownym i wiążącym się z dużym ryzykiem (rentowności). Nie zajął się nim jednak prezes firmy, ani jego zastępca. Zadanie zostało polecone kierownikowi jednostki spedycyjnej firmy Caspol, której część właśnie kupił JAS. Kierownik miał bardzo dobrą opinię ad wykonywanej pracy jednak polecone zad. było dla niego nowością. Taki zabieg był konieczny, ponieważ po pierwsze szefostwo nie miało czasu na realizacje projektu osobiście, po drugie kierownik miał pewne doświadczenia w branży spedycyjnej, po trzecie znał Warszawę i okolice (a więc odpowiednie sklepy, firmy, urzędy ,etc.), podczas kiedy siedziba firmy (czyli też szefostwa) mieściła się w Pawłowicach (Śląsk). Zlecenie tego zadania kierownikowi okazało się być bardzo dobrą decyzją. Podobnie jak dalsze zleceni mu prowadzenia platformy. Stała się najbardziej dochodową spośród 16 placówek w Polsce.

Cechy współczesnego zarządzania wg Peter'a F. Drucker'a:

1. Zarządzanie dotyczy przede wszystkim ludzi. Jego celem jest takie współdziałanie wielu osób, które pozwala zneutralizować słabości oraz maksymalnie wykorzystać talenty i silne strony uczestników. Ludzie są najważniejszym zasobem organizacji. Przykład: przygotowanie case'a na PTOiZ: grupa 3-osobowa, nastąpił podział ról zgodny z predyspozycjami uczestników - osoba, która była dość nieśmiała lecz pracowita zobowiązała się przygotować większość części teoretycznej prezentacji, 2 pozostałe spotkały się z dyrektorem firmy, przeprowadziły z nim wywiad, zebrały materiały dodatkowe (np. próbki produktów firmy) i przygotowały część praktyczną (np. konkurs na managera); następnie podzielono materiał, tak aby każda osoba miała udział w zaprezentowaniu zarówno części teoretycznej jak i praktycznej (wzięto pod uwagę łatwości improwizacji, uczenia się na pamięć i kontaktu z odbiorcą). podziału udało się dokonać w miarę równomiernie. Dzięki takiemu dopasowaniu zadań do predyspozycji rezultat był bardzo dobry, członkowie grupy mogli zrobić to w czym czuli się najlepiej -> redukcja stresu, łatwość w wykonaniu zadania, wyższa jakość wykonanych przez nich zadań

2. Zarządzanie jest głęboko osadzone w kulturze. Oznacza to, że musi uwzględniać uznawane przez daną społeczność normy właściwego zachowania. Wymaga również znajomości specjalistycznego języka z dziedziny prawa, techniki, ekonomii, finansów, socjologii, etc. oraz samego zarządzania. Przykład: rozmowa służbowa z biznesmenami z Chin, aby nie urazić biznesmena z Chin, aby nie urazić go i zyskać sobie jego przychylność, przed przejściem do konkretów należy zapytać o jego rodzinę (jest dla Chińczyka najważniejsza). Na samym początku należy również wymienić się wizytówkami. W przeciwnym razie nie będziemy traktowani jako poważny partner do rozmowy i interesów.

3. Zarządzanie wymaga prostych i zrozumiałych wartości, celów działania i zadań, jednoczących wszystkich uczestników organizacji. Wartości i cele powinny prowadzić do ich emocjonalnego zaangażowania. Przykład: samorząd studencki, podstawowym celem samorządu jest/a przynajmniej powinno być/ zapewnieni jak najlepszych warunków studiowania studentom. Ten cel przyświeca poszczególnym sekcjom, które w swoim zakresie realizują go. Wspólny cel sprawia również, że pomiędzy sekcjami nawiązuje się współpraca, która ma na celu jeszcze lepszy osiągnięcia celu głównego wspólnymi siłami (np. osoby mające na celu zorganizowanie parkingu dla rowerów będą współpracowały z osobami odpowiedzialnymi za fundusz samorządu)

4. Zarządzanie powinno doprowadzić do tego, by organizacja była zdolna do uczenia się, czyli adaptacji do zmiennych warunków oraz stałego doskonalenia się uczestników, a więc nabywania przez nich nowych umiejętności, możliwości, wzorców działania. Ważne jest uzyskiwanie inf. na temat popełnionych przez siebie błędów i wskazówek, w jaki sposób należy te błędy skorygować. Przykład: firma Krueger, Firma musiała dostosować się do norm europejskich, aby móc konkurować z firmami z Europy Zachodniej. W tym celu przeszkoliła personel i uzyskała certyfikat HACCP (system analizy zagrożeń i krytycznych punktów kontroli - jeśli ktoś jest zainteresowany dalsze inf. o HACCP znajdzie na str. www.kruger.pl ). Sam charakter systemu pozwala na otrzymywanie inf. o błędach (w którym etapie produkcji się pojawiają), a co za tym idzie prowadzi do wyeliminowania ich.

5. Zarządzanie wymaga komunikowania się, czyli obiegu inf. wewnątrz organizacji oraz wymiana inf. z jej otoczeniem. Przykład: organizacja wycieczki do Krakowa, aby klasa czwarta mogła pojechać do Krakowa musiała uzyskać zgodę dyrekcji, zatwierdzenie przez v-c dyrektor planu wycieczki, znalezienia nauczycieli, którzy chcieliby pojechać, załatwienia noclegu, wstępu do obiektów, które klasa chciała zwiedzać etc. Całą organizacją zajęły się 2 osoby, które pokierowały działaniami pozostałych uczestników (np. rozdzielają przygotowanie inf. ad zabytków Krakowa, etc.) Na organizację klasa miała niecały tydzień. Dzięki dobremu przepływowi inf. praca nie była dublowana, a najważniejsze rzeczy mogły być załatwione w pierwszej kolejności - np. zbiórka pieniędzy na zaliczkę i bilet na pociąg). Ponad to instrukcje, które zostały rozdzielone były na tyle jasne i jednoznaczne, że każdy faktycznie zrobił to, czego od niego oczekiwano. Dzięki temu osoby organizujące wycieczkę miały czas na załatwienie noclegu, etc. i nie musiały się martwić o sprawy powierzone innym. W rezultacie mimo krótkiego terminu na przygotowania, wycieczka została zorganizowana na dobrym poziomie.

6. Zarządzanie wymaga rozbudowanego systemu wskaźników, pozwalających stale i wszechstronnie (biorąc pod uwagę ważne dla firmy kryteria) monitorować, oceniać i poprawiać efektywności. Przykład1: HACCP; Przykłąd2: rada szczepu/hufca, podczas rady komendant dowiaduje się o stanie poszczególnych szczepów/drużyn, o ich działalności, sukcesach/porażkach oraz potrzebach. Na podstawie tych informacji może ocenić czy cel hufca, jakim jest np. pomoc socjalna, jest realizowana, w jakim stopniu i gdzie wymaga poprawy, zmian. Dzięki temu hufiec może jeszcze bardziej efektywnie pomagać społeczeństwu. Innym wskaźnikiem. Przykład3: anonimowe badania na rynku radiostacji - osoby z centrum badań dzwonią do słuchaczy i pytają ich, jakiej stacji słuchali poprzedniego dnia. Po zakończeniu badań sporządzają raport, na podstawi którego poszczególne radiostacje mogą się zorientować, jak wygląda ich popularność wśród słuchaczy i zarządzić kontynuowanie swojej polityki bądź jej rozwój (jeśli wyniki są dobre) lub zmianę (w przypadku nie satysfakcjonujących wyników).

7. Zarządzanie musi być jednocześnie zorientowane na podstawowy i najważniejszy ostateczny rezultat, jakim jest zadowolony klient. Przykład: wycieczka do Wilna, wycieczka została zorganizowana przez biuro podróży. Teoretycznie wszystkie sprawy były załatwione jak należy - w miarę dobre warunki, przewodnik, autokar, smaczne posiłki, etc. Jednak szef biura podróży polecił przygotowanie planu wycieczki osobie, które nie wzięło pod uwagę faktu, że organizuje wycieczkę dla młodzieży. Skutkiem było miejsce pobytu z dala od centrum Wilna, co okazało się uciążliwe wieczorami (młodzież chciała spędzać je nie w ośrodku lecz na mieście). Mimo więc, że skutkiem zarządzani szefa było stworzenie dobrego planu wycieczki, nie spełniła ona wymagań młodzieży - klienta.

Defensywność zarządzania =

Podstawowe problemy zarządzania w firmie Heineken (na podst. artykułu z BusinessWeek'a z 10.2003)

Obecnie podstawowym problemem managerów Heinekena jest zmiana rynku, na którym działa -> nie można bazować na dotychczasowych rozwiązaniach, potrzebne są nowe, które jednak muszą pozostawać w zgodzie z ponad czterechsetletnią tradycją; zmiany dotyczą:

1. spożycie piwa w USA i Europie maleje (klienci - element sieci organizacji); wzrost zainteresowania winem

2. konkurencja ze strony innych gigantów na rynku - przejęcia mniejszych browarów, konkurencja o rynki europejskie i w USA; śmielsze posunięcia ze str. konkurencji; skutki zbyt ostrożnej polityki poprzedniego prezesa Heinekena;

3. pojawienie się nowych małych konkurentów

4. otoczenia prawne - zaostrzenie regulacji prawnych dot. jazdy po alkoholu

5. otoczenia fizyczne - wyjątkowo deszczowe lato w USA + epidemia SARS

6. zmiany w polityce finansowej - zmniejszenie nadmiernej ostrożności, polityka przejęć (przeznaczenie większych nakładów na przejęcia i fuzje w celu powiększenia wpływów na rynkach europejskich i w USA); wysoki kurs euro -> niższe przychody z USA

7. pozyskanie klientów w wieku ok. 20-25 lat i jednocześnie utrzymanie podstawowych konsumentów (30 -40 lat) -> PR, odpowiednie reklamy (gł. bój o młodych konsumentów); zmiana strategii marketingowej w celu uatrakcyjnienia marki -> zaistniał w wysokobudżetowych produkcjach (m.in. Matrix. Reaktywacja), sponsoring konkursów etc.

8. promocja marki -> nowa ekskluzywna aluminiowa butelka, puszka-beczułka; butelka H. jest rozpoznawany wszędzie; - to najmniejszy problem

Charakterystyka osoby zdolnej do rozwiązywania takich problemów - manager doskonały:

1. manager musi być odporny na zmęczenie i zdolny do wykonywania bardzo zróżnicowanych zadań w całkowicie nienormowanym czasie pracy, który rzadko trwa krócej niż 10-12h dziennie; konieczna jest podzielność uwag, a zarazem zdolność do koncentracji i szybkiego reagowania; oporność na stres i umiejętność chłodnej, spokojnej analizy; -> aby mógł np. analizować na bieżąco posunięcia konkurentów

2. manager powinien mieć specyficzną motywację, będącą połączeniem silnej motywacji (dążenie do osiągnięć prestiżowych i materialnych, potrzeba dominacji, władzy nad innymi => mordercze tempo) oraz „szczypty szaleństwa” (śmiałe, niekonwencjonalne pomysły, wielkie, wygórowane wręcz ambicje dla firmy i siebie), ale także potrzeba tworzenia trwałych wartości, bycia społecznie użytecznym; -> np. podczas wymyślania kompanii reklamowej dla Heinekena, silna motywacja Ruys'a (prezesa) aby Heineken był nr1 na rynku piw

3. manager musi oddziaływać na innych ludzi, zdolność empatii, zrozumienia motywacji innych, umiejętność słuchania, „czytanie między wierszami”, umiejętność aktywnego komunikowania się; -> np. manager od HR w Heinekenie musi wczuć się w role młodzieży i przygotować kampanię pod nią;

4. manager musi posiadać pewne kwalifikacje intelektualne, gł. umiejętność szybkiego uczenia się; umiejętność konceptualizacji /syntezy = zdolność do generowania różnych ogólnych koncepcji firmy w mnie i bardziej dalekiej przyszłości, czyli formułowania alternatywnych odp. na pyt. „co chcemy osiągnąć?” „kim chcemy być dla naszych klientów?”, z tymi koncepcjami prowadzi się pewne myślowe eksperymenty; praca z zespole; np. podczas rozważania możliwości przejęć;

5. manager musi posiadać konkretne umiejętności, jak:

• znajomość języków obcych, a zwłaszcza ang. na poziomie umożliwiającym prowadzenie korespondencji i negocjacji;

• umiejętność obsługi komputera (a szczególnie korzystania z edytorów oraz standardowych pakietów statystycznych i finansowych, a nawet symulacyjnych);

• umiejętność przekonywania, prowadzenia dyskusji, przemawiania, udzielania wywodów, prowadzenia negocjacji;

• rozumienia i samodzielnego tworzenia dokumentów organizacyjnych, a zwłaszcza: kontraktów, opisów pracy, zakresów czynności, schematów organizacyjnych, notatek służbowych, regulaminów, okólników;

• biegła znajomość dokumentacji księgowej i finansowej, a zwłaszcza: bilansów, budżetów, normatywów, wniosków kredytowych, czeków, weksli, faktur, przelewów;

• opanowania zasad i procedur na rynku kapitałowym, finansowym i walutowym;

• umiejętność posługiwania się statystycznymi technikami analizy danych, zwłaszcza w takich obszarach, jak: kontrola jakości, zaopatrzenie, transport i logistyka, finanse i inwestycje kapitałowe;

6. manager musi umieć celowo dysponować swymi osobistymi zasobami, których powinien używać na rzecz organizacji, a których nie da się znormalizować ani wymierzyć = mieć dość wolnego czasu na refleksje, pracę koncepcyjną i pozyskiwanie nowych inf. bez natychmiastowego konkretnego przeznaczenia (np. lektura czasopism etc.) Ruys musi mieć trochę czasu wolnego na przeanalizowanie sytuacji oraz opracowanie nowej strategii firmy, pamiętając jednocześnie, że musi ona być spójna z tradycją/historią browaru

Należy również pamiętać, że dla managera bardzo ważna jest jego reputacja, która mierzona jest przede wszystkim zaufaniem do czynionych przez niego obietnic, do jego słowa, przekonaniem o słuszności jego sądów, trafności podejmowanych przez niego decyzji, posłuchem, jakim się cieszy wśród podwładnych, kolegów, zwierzchników, klientów, dostawców. Tak rozumiany autorytet jest zasobem rzadkim i trudno odnawialnym: łatwo go stracić, trudno zyskać, a jeszcze trudniej odzyskać. Szczególnie istotna jest słowność w sprawach finansowych, terminów, dostaw, gwarancji jakości, etc.

Ujmując to trochę krócej:

1. zarządzanie sobą :

- dążenie do sukcesu,

• planowanie i organizowanie pracy własnej (biuro, dobre notatki)

• inicjatywa

• skuteczność (angażowanie się + kontrola)

• fachowość (autorytet merytoryczny)

• odporność na stres, presję zewn. (emocje)

• elastyczność (adaptacja do nowych ludzi, zadań, etc.)

2. zarządzanie ludźmi:

• motywowanie innych

• planowanie i organizacja pracy zespołowej

• rozwijanie innych

• przewodzenie grupie

• budowanie relacji i współpracy między zespołami

3. budowanie organizacji

• myślenie strategiczne

• orientacja ma klienta

• identyfikacja z organizacją /organizacja to ja/

• budowanie relacji i współpraca z innymi firmami

• otwartość na zmiany

Szef Heinekena spełnia większość z tych punktów (przynajmniej tych o których wiemy).

„Podstawowe problemy w świecie zarządzania nie zmieniają się, zmieniają się natomiast ich rozwiązania.”

Od zawsze podstawowym celem organizacji było przetrwanie i rozwój, a celem zarządzania (czyli managera) zapewnienie jej tego. Zarówno kiedyś jak i obecnie managerowie zarządzając opierają się na informacjach sytuacyjnych o tym, co się dzieje, działo i dziać będzie w organizacji i w jej otoczeniu. Na przestrzeni wieków powstawały coraz to nowsze szkoły, techniki gromadzenia i wykorzystywania tych informacji przez managerów. Nowe rozwiązania najczęściej wychodziły „w praniu”, rzadko były wynikiem jakiejś teorii. Najczęściej teoria komentowała, analizowała, uogólniała i popularyzowała najlepsze w danym okresie (w konkretnym układzie warunków) rozwiązania praktyczne. Następowało więc coraz powszechniejsze ich zastosowanie. Rozwiązania te nigdy się w pełni nie zdezaktualizowały. Mieliśmy raczej do czynienia z procesem „nawarstwiania się” kolejnych rozwiązań i narzędzi, a „skrzynka narzędziowa” managerów/zarządzających stawała się coraz bogatsza, coraz bardziej zróżnicowana, stwarzając możliwości sięgnięcia po narzędzia odpowiednie do zamierzeń i warunków ich realizacji. Tym co jedynie wyróżnia zarządzanie współczesne od tradycyjnego jest niespotykana szybkość działania i jej konsekwencje.

---