Ewidencja kosztów według rodzajów

Koszty w układzie rodzajowym ewidencjonowane są na kontach zespołu 4 „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie”. Konta te ujmują wszystkie koszty powstające w jednostce gospodarczej w związku z zaopatrzeniem, produkcją i sprzedażą wyrobów i usług, jak również zarządzaniem przedsiębiorstwem w danym okresie sprawozdawczym. Na kontach układu rodzajowego nie księguje się przede wszystkim:

• pozostałych kosztów operacyjnych (np. kosztów spowodowanych likwidacją lub sprzedażą środków trwałych),

• kosztów operacji finansowych (np. odsetek od pożyczek i kredytów, ujemnych różnic kursowych),

• kosztów środków trwałych w budowie,

• kosztów pokrywanych z funduszy specjalnych,

• kosztów usuwania skutków zdarzeń losowych.

Do ewidencji kosztów w zespole 4 służą następujące konta: Amortyzacja, Zużycie materiałów i energii, Usługi obce, Podatki i opłaty, Wynagrodzenia, Pozostałe koszty rodzajowe.

Konto „Amortyzacja”

Na koncie tym ujmuje się amortyzację środków trwałych oraz podlegających amortyzowaniu wartości niematerialnych i prawnych, inwestycji w obcych środkach trwałych itp., a także amortyzację nieruchomości (budynków i budowli) wybudowanych na cudzym gruncie, amortyzację obcych środków trwałych otrzymanych do użytkowania na podstawie umowy najmu, dzierżawy i leasingu, z których wynika prawo ich zakupu przez najemcę, dzierżawcę lub leasingobiorcę za ustaloną tymi umowami cenę. Konto to obciąża również amortyzację obcych środków trwałych otrzymanych do użytkowania według innych umów oraz amortyzację środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych służących działalności socjalnej. Natomiast na koncie tym nie ujmuje się odpisów aktualizujących wartość środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, które obciążają „Pozostałe koszty rodzajowe”.

Konto „Zużycie materiałów i energii”

Na koncie tym ewidencjonuje się koszty zużytych w jednostce:

• materiałów podstawowych, czyli surowców materiałów, półfabrykatów i wyrobów obcej produkcji, które służą do uzupełnienia wyrobów własnej produkcji,

• materiałów pomocniczych, które są zużywane przy wytwarzaniu wyrobów i usług oraz na cele utrzymania ruchu,

• opakowań bezpośrednich,

• materiałów wykorzystywanych do pakowania sprzedanych towarów i wyrobów,

• materiałów budowlanych, technicznych i części zapasowych,

• materiałów gospodarczych, biurowych, reklamowych itp.,

• paliw płynnych, stałych i gazowych,

• materiałów wielokrotnego użycia oraz wyposażenia,

• zakupu książek, wydawnictw, druków itp.,

• obcej energii elektrycznej, cieplnej, wody, sprężonego powietrza itp. Do celów technologicznych, energetycznych i gospodarczych zwykłej działalności operacyjnej.

Ponadto konto to ujmuje także zużycie wytworzonych we własnym zakresie wartość materiałów, jeżeli są one magazynowane z materiałami produkcji obcej oraz wartość zakupów materiałów nie przechodzących przez magazyn i bezpośrednio zaliczonych w koszty (np. materiały biurowe, kreślarskie, druki, książki i czasopisma, kalendarze itp.).

Zaliczane do kosztów równowartości zakupu tych materiałów powinno być oparte na dowodach, które zawierają informacje o zużyciu, podpisy zużywających materiały oraz podpisy osób nadzorujących to zużycie itp.

Stosowana do konta „Zużycie materiałów i energii” ewidencja analityczna umożliwia wyszczególnienie zużycia według grup materiałów, tj. materiałów podstawowych, pomocniczych i odpadów oraz energii.

Konto „Usługi obce”

Konto „Usługi obce” obejmuje różnego rodzaju usługi świadczone przez inne jednostki gospodarcze lub osoby fizyczne, które prowadzą działalność gospodarczą, opłacone gotówką, wekslami, czekami itp. Zalicza się do nich przede wszystkim:

• obróbkę obcą, czyli koszty świadczonych przez obce jednostki gospodarcze usług i robót takich jak obróbka termiczna, szlifowanie, farbowanie,

• usługi transportowe, do których zalicza się koszty związane z transportem i spedycją przy zakupie materiałów i towarów, ze sprzedażą produktów, z przewozami obcymi wewnątrz przedsiębiorstwa itp.,

• usługi remontowo-konserwacyjne składników przedsiębiorstwa,

• usługi komunalne i porządkowe np. kominiarskie,

• usługi pocztowe i telekomunikacyjne,

• usługi bankowe, finansowe, maklerskie i związane z zarządzaniem funduszami powierniczymi itp.,

• usługi dotyczące gospodarki rolnej i leśnej, czyli usługi agrotechniczne, sanitarno-weterynaryjne itp.,

• usługi w zakresie ochrony zdrowia,

• usługi najmu sprzętu, lokali, czyli koszty najmu i dzierżawy.

Konto „Usługi obce” nie obejmuje:

• kosztów stanowiących „Pozostałe koszty operacyjne”,

• kosztów likwidacji środków trwałych,

• kosztów o charakterze kar, np. za odwołanie przetrzymywanego taboru, niewykorzystanie lub niezaładowanie wagonów lub innych środków transportowych.

Z powodu różnorodności usług obcych można prowadzić również ewidencję analityczną, która uwzględnia podział na:

• obróbkę obcą,

• usługi transportowe,

• usługi remontowe,

• usługi łączności,

• inne usługi obce.

Konto „Podatki i opłaty”

Na koncie tym ujmowane są wszelkiego rodzaju podatki i opłaty płacone przez przedsiębiorstwo, które obciążają jego działalność. Zalicza się tu :

• podatek od nieruchomości,

• podatek gruntowy,

• podatek od środków transportu,

• opłaty skarbowe, notarialne,

• opłaty administracyjne,

• wpłaty na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON),

• opłaty za wieczyste użytkowanie gruntów,

• podatek VAT należny od zużytych towarów, materiałów, usług i wyrobów własnych na cele reklamy i reprezentacji,

• podatek VAT naliczony, który nie podlega zwrotowi ani odliczeniu od podatku należnego,

• podatek importowy, cło,

• podatek akcyzowy od sprzedaży.

Konto „Wynagrodzenia”

„Wynagrodzenia” są pozycją układu rodzajowego kosztów, która obejmuje wypłaty pieniężne oraz wartość świadczeń w naturze wypłacanych lub wydawanych przez przedsiębiorstwo pracownikom bądź innym osobom fizycznym, w charakterze wynagrodzenia za wykonaną na jego rzecz pracę bez względu na charakter stosunku pracy.

Pod względem rodzaju zawieranej umowy o pracę wynagrodzenia dzieli się na:

• osobowe,

• bezosobowe,

• agencyjno-prowizyjne,

• honoraria.

Konto to nie obejmuje premii, nagród i wynagrodzeń, które są wypłacane ze środków funduszy specjalnych, a także z zysku (po opłaceniu podatku dochodowego oraz z nadwyżki bilansowej w spółdzielniach.

Konto „Świadczenia na rzecz pracowników”

Na koncie tym aktualnie ewidencjonuje się grupę składek na:

• ubezpieczenia społeczne,

• Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,

• odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

Przedsiębiorstwo może jednak ujmować na tym koncie koszty innych świadczeń na rzecz pracowników, tj.:

• dopłaty do biletów miesięcznych pracowników,

• koszty szkolenia i dokształcania pracowników,

• koszty posiłków,

• koszty związane z wyposażeniem pracowników (odzież, obuwie robocze i ochronne itp.) oraz inne koszty BHP,

• pozostałe nieodpłatne świadczenia na rzecz pracowników.

Konto „Pozostałe koszty rodzajowe”

Konto „Pozostałe koszty rodzajowe” obejmuje wszystkie koszty, które nie są ewidencjonowane na innych kontach zespołu 4. są to w szczególności:

• koszty ubezpieczeń rzeczowych,

• koszty racjonalizacji i wynalazczości,

• koszty nie zaliczane do wynagrodzeń (np. stypendia),

• ekwiwalent za zużyte narzędzia, materiały będące własnością wykonawcy,

• inne koszty nie zaliczone do innych wymienionych rodzajów.

Umorzenie Amortyzacja

Zużycie materiałów

Materiały i energii

Rozliczenie zakupu Usługi obce

Rozrachunki

publiczno-prawne Podatki i opłaty

Rozrachunki

z tytułu wynagrodzeń Wynagrodzenia

Świadczenia na rzecz

Różne konta pracowników

Pozostałe koszty

Różne konta rodzajowe

Konto „Rozliczenie kosztów rodzajowych”

W zespole 4 istniej również, oprócz kosztów rodzajowych, konto „Rozliczenie kosztów rodzajowych”. Konto to ma zastosowanie pełne lub ograniczone wtedy, gdy koszty w przedsiębiorstwie są ujmowane:

• na kontach zespołu 4 („Koszty według rodzajów i ich rozliczenie”) oraz zespołu 5 („Koszty według typów działalności i ich rozliczenie”) - pełne,

• tylko na kontach zespołu 4 („Koszty według rodzajów i ich rozliczenie”) - ograniczone.

W niniejszej pracy konto „Rozliczenie kosztów rodzajowych” będzie funkcjonowało w pełni, a więc w tym wypadku konto to służy do przeniesienia:

• kosztów prostych zaewidencjonowanych w zespole 4 („Koszty według rodzajów i ich rozliczenie”) na poszczególne konta w zespole 5 („Koszty według typów działalności i ich rozliczenie”),

• zaewidencjonowanych w zespole 4 kosztów prostych w części dotyczących przyszłych okresów na konto „Rozliczenie międzyokresowe kosztów”, które ujęte jest w zespole 6 („Produkty i rozliczenia międzyokresowe”).

Rozliczenie kosztów

Umorzenie Amortyzacja rodzajowych Koszty produkcji

Sp.

1

Zużycie materiałów

Materiały i energii

Koszty wydziałowe

1 3

Rozliczenie zakupu Usługi obce

Rozliczenia

międzyokresowe

Rozrachunki kosztów

publiczno-prawne Podatki i opłaty 2

Sp. 2

Rozrachunki 1 Koszty Sk.

z tytułu wynagrodzeń Wynagrodzenia ogólnozakładowe

2

Świadczenia na rzecz 1 Koszty sprzedaży

Różne konta pracowników

2

Pozostałe koszty

Różne konta rodzajowe Sk. 1

Ewidencja kosztów według typów działalności

W układzie kalkulacyjnym ewidencjonuje się koszty na kontach zespołu 5 „Koszty według typów działalności i ich rozliczenie”. Na koncie tym ujmuje się koszty działalności gospodarczej w układach według miejsc ich powstawania. Układ ten jest wykorzystywany do kontroli wysokości ponoszonych kosztów w różnych miejscach struktury organizacyjnej jednostki. Typowe konta kosztów tego układu to:

• „Koszty działalności podstawowej”,

• „Koszty działalności pomocniczej”,

• „Koszty wydziałowe”,

• „Koszty zakupu”,

• „Koszty sprzedaży”,

• „Koszty ogólnozakładowe”.

Konto „Koszty działalności podstawowej”

Na koncie tym ewidencjonuje się koszty działalności bezpośredniej zgodnej z celem utrzymania jednostki, czyli działalności produkcyjnej, usługowej lub handlowej. Przede wszystkim obejmuje:

• koszty bezpośrednie realizowanych zleceń produkcyjnych i usługowych lub wytworzonych wyrobów, do których zalicza się:

• materiały bezpośrednie,

• płace bezpośrednie z narzutami,

• inne koszty bezpośrednie np. koszty obróbki obcej,

• koszty zakupu przypadające na zużyte materiały bezpośrednie,

• koszty wydziałowe produkcji podstawowej,

• koszty rozliczane w czasie.

Konto „Koszty produkcji pomocniczej”

Konto to służy przede wszystkim do ewidencji kosztów wydziałów produkcji pomocniczej, które świadczą usługi na rzecz wydziałów produkcji podstawowej i innych komórek oraz odbiorców zewnętrznych. Do wydziałów pomocniczych wyodrębnionych jako miejsca powstawania kosztów zalicza się:

• wydziały energetyczne, które dostarczają wodę, parę, energię elektryczną, sprężone powietrze, chłód itp.; prowadzą one gospodarkę wodno-ściekową; do kosztów tych wydziałów zalicza się koszty utrzymania i eksploatacji urządzeń służących wytwarzaniu, uszlachetnianiu i przesyłaniu energii,

• wydziały transportowe, które świadczą usługi na własne potrzeby, m.in.:

• transport samochodowy (samochody osobowe i ciężarowe, ciągniki, przyczepy),

• transport kolejowy, wodny i powietrzny,

• tzw. brygadę płacową,

• pozostały transport (np. transport konny),

• wydziały remontowe i budowlane zajmujące się remontem i konserwacją: warsztaty, ogólnomechaniczne, ślusarskie, narzędziowe, elektryczne, remontowo-budowlane, stolarskie, pralnie,

• wydziały wytwórcze, które produkują prototypy, narzędzia, przyrządy, części zapasowe, aparaturę, modele, opakowania oraz inne materiały,

• biura konstrukcyjno-technologiczne i laboratoria,

• wydziały świadczące usługi bytowe, tj.:

• zakwaterowanie pracowników np. hotele robotnicze,

• gospodarka mieszkaniowa,

• żywienie przyzakładowe,

• szkoły przyzakładowe i internaty,

• zakładowe placówki służby zdrowia,

• inne wydziały pomocnicze.

Konto „Koszty wydziałowe”

Koszty ujmowane na tym koncie zalicza się do kosztów pośrednich działalności jednostki. Dotyczą one funkcjonowania wydziału produkcyjnego, a więc miejsca, w którym odbywa się produkcja. Działalność wydziału związana jest z określonymi kosztami, do których można zaliczyć:

• koszty amortyzacji i remontów maszyn wykorzystywanych w produkcji,

• pozostałe koszty utrzymania w ruchu maszyn i urządzeń niezbędnych do prowadzenia procesu produkcji (np. transportu),

• koszty kierowania wydziałem,

• koszty związane z tworzeniem ogólnych warunków pracy jak: utrzymanie pomieszczeń, oświetlenie, ogrzewanie, bezpieczeństwo pracy, utrzymanie czystości itp.

Konto „Koszty zakupu”

Konto to służy do ewidencji rzeczywistych kosztów zakupu tj. przewozy, opakowania, płace za prace załadunkowe, przeładunkowe oraz wyładunkowe itp., które nie są objęte ceną zakupu. Do kosztów tych nie zalicza się:

• kosztów przerzutów i przesunięć międzymagazynowych wewnątrz przedsiębiorstwa płac personelu magazynowego,

• kosztów funkcjonowania komórek zaopatrzenia oraz odbioru dostaw, biur itp.,

• kosztów podróży i delegacji związanych z zaopatrzeniem lub konwojem,

• opłat pocztowych,

• kosztów badań, analiz i prób jakości.

Konto „Koszty sprzedaży”

Na koncie tym ujmuje się rzeczywiste koszty sprzedaży objętych ceną sprzedaży. Są to koszty ponoszone przez jednostkę w związku z czynnościami sprzedaży (np. przewóz), które następują po wydaniu zapasów z magazynu. Ponadto do kosztów sprzedaży zalicza się także:

• koszty obsługi zbytu, czyli koszty reklamy, udziału w targach,

• prowizje pośredników w sprzedaży produktów,

• koszty obsługi produkcyjnej (np. napraw gwarancyjnych) oraz ewentualna rezerwa na te koszty,

• podatek akcyzowy płacony od sprzedaży własnych wyrobów.

Konto „Koszty ogólnozakładowe”

Konto „Koszty ogólnozakładowe” służy do ujęcia kosztów pośrednich działalności jednostki związane z zarządzaniem jednostką jako całością. Koszty te dzieli się na:

• koszty administracyjno-gospodarcze:

• wynagrodzenia wraz ze świadczeniami na rzecz pracowników zarządu,

• delegacje i przejazdy krajowe oraz zagraniczne,

• opłaty pocztowe, telekomunikacyjne itp.,

• koszty biurowe,

• pozostałe koszty administracyjno-gospodarcze,

• koszty ogólnoprodukcyjne:

• utrzymanie magazynów materiałów, półfabrykatów i wyrobów gotowych,

• ochrona majątku firmy,

• bezpieczeństwo i higiena pracy,

• pozostałe koszty ogolnoprodukcyjne np. koszty sprzedaży, które nie zostały zaewidencjonowane ze względu na mały udział a kosztach całkowitych.

Konto „Rozliczenie kosztów działalności”

Na koncie tym rejestruje się rzeczywisty koszt wytworzenia przemysłowej produkcji towarowej, ich porównania z planowanym kosztem wytworzenia produkcji oraz wyprowadzenia odchyleń.

Za wyroby gotowe uważa się produkty pracy, które nie podlegają dalszej obróbce, zostały zakończone, skomplikowane, odpowiadają określonym normom lub warunkom technicznym albo warunkom umowy miedzy dostawcą i znajdują się w magazynie. Na równi z wyrobami gotowymi traktuje się sprzedane półfabrykaty własnej produkcji, a ich zaliczenie do produkcji towarowej następuje z chwilą sprzedaży.”

Ewidencja kosztów równolegle w zespołach 4 i 5

Ewidencja kosztów jednocześnie w układzie rodzajowym jak i w układzie kalkulacyjnym daje informacje wykorzystywane przez przedsiębiorstwa do różnych celów, a miedzy innymi umożliwia:

• „poznanie ogólnego poziomu kosztów,

• ustalenie ich struktury,

• przeprowadzenie kalkulacji kosztu jednostkowego,

• przypisanie kosztów fazom działalności jednostki,

• przeprowadzenie analizy kształtowana się kosztów w różnych przekrojach,

• podejmowanie decyzji co do oszczędności kosztów,

• ustalenie cen jednostkowych wytwarzanych produktów,

• sporządzanie sprawozdań finansowych dla różnych potrzeb,

• porównywanie kształtowania się kosztów z firmami podobnej branży,

• wyznaczanie różnorodnych wskaźników dających podstawę do oceny sytuacji gospodarczej i finansowej jednostki.”

Rozliczenia międzyokresowe kosztów

Wszystkie jednostki gospodarcze muszą ustalić koszty przypadające na dany okres sprawozdawczy. W przypadku, kiedy poniesione koszty dotyczą przyszłych okresów rozliczeniowych, trzeba wyłączyć je z rozliczenia i zaewidencjonować na koncie „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” jako koszty przyszłych okresów.

Rozliczenie kosztów w czasie polega na:

• wyłączeniu z kosztów działalności i gromadzenie na odrębnym koncie kwot kosztów za więcej niż jeden okres sprawozdawczy (zwykle miesiąc), a następnie rozliczeniu ich na te okresy, których one dotyczą,

• wliczeniu do kosztów bieżącego okresu sprawozdawczego usług i świadczeń wykonanych na rzecz jednostki (lecz jeszcze nie stanowiących zobowiązania np. z powodu braku właściwego dokumentu), a także kosztów prawdopodobnych, przewidzianych do poniesienia.

W zależności od charakteru i sposobu rozliczania kosztów w czasie jednostki gospodarcze dokonują:

• czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów w przypadku, gdy wydatki lub zużycie składników majątkowych dotyczą miesięcy następujących po miesiącu, w którym je poniesiono (wykupienie polisy ubezpieczeniowej lub prenumeraty czasopism, czynsze z góry za kilka okresów sprawozdawczych, koszty kapitalnych remontów),

• biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów przypadających na miesiąc bieżący, a są to między innymi świadczenia wykonane na rzecz jednostki, ale jeszcze nie określone jako zobowiązania oraz przewidywane koszty, których kwota lub data powstania zobowiązania nie są jeszcze znane (z tytułu napraw gwarancyjnych i rękojmi za sprzedane produkty użytku długotrwałego oraz wynagrodzeń pracowników produkcyjnych, które przysługują za czas urlopu).

Prowadzona do konta „Rozliczenie międzyokresowe kosztów” ewidencja analityczna powinna być prowadzona tak, aby:

• można było w każdej chwili określić wartość czynnych i biernych kosztów,

• ustalić tytuły tworzenia rezerw i kosztów stanowiących przedmiot rozliczeń czynnych,

• określić wartość kosztów uzyskania pożyczek,

• określić wartość kosztów zakupu materiałów pozostających w zapasie w magazynie.

3

7

---