Spedycja - pojęcia podstawowe. Istota spedycji i jej rodzaje
Spedycja to zarobkowe organizowanie przemieszczania ładunków w zastępstwie zleceniodawcy oraz wykonywanie związanych z tym czynności z wyjątkiem samego transportu i czynności dodatkowych.
Istotną częścią działalności spedycyjnej jest praca koncepcyjna, występująca w mniejszym lub większym nasileniu w każdym podmiocie, wymiana informacji między uczestnikami nie tylko procesu transportowego, ale i handlowego oraz załatwianie wszelkiego rodzaju formalności, takich na przykład jak wypełnianie dokumentów transportowych i handlowych.
Spedycję można klasyfikować według różnych kryteriów. Do najczęstszych kryteriów należą:
rodzaj użytego środka transportu - spedycja samochodowa, kolejowa, morska, wodna śródlądowa, lotnicza,
miejsce wykonywania usług spedycyjnych - spedycja miejska, wiejska, portowa, dworcowa, graniczna, targowo-wystawowa,
liczba kolejno użytych środków transportu - spedycja prosta i wiązana,
faza procesu transportowego - spedycja nadania, odbioru, przemieszczania,
rodzaj przesyłanych ładunków - spedycja ładunków masowych, drobnicowych itp.,
wielkość obsługiwanego obszaru - spedycja miejscowa, rejonowa, krajowa, międzynarodowa,
zakres świadczenia usług spedycyjnych - spedycja publiczna, własna.
Spedytor jest koordynatorem i organizatorem procesu transportowego. Odpowiednia organizacja procesu transportowego to stan, w którym wykonywanie wszystkich czynności spedycyjnych przez poszczególnych uczestników tego procesu odbywa się w ustalonej kolejności, w określony sposób i we wzajemnym powiązaniu ze sobą. Efektem tych działań powinna być odpowiednia jakość usługi po możliwie niskich kosztach.
Spedytor zawodowo i za wynagrodzeniem, we własnym imieniu, lecz na rachunek zleceniodawcy podejmuje się wysłania lub odbioru przesyłki towarowej oraz innych czynności związanych z jej obsługą i przewozem.
Na zakres funkcji koordynacyjnej spedytora wpływa rodzaj obsługiwanego ładunku oraz jego podatność na usługi spedycyjne.
Podatność ładunku na usługi spedycyjne to zbiór wymaganych warunków technicznych, technologicznych, organizacyjnych i ekonomicznych, których zespół cech stanowi o zdolności danych ładunków do objęcia ich działalnością spedycyjną.
Spedytor występuje jako doradca i koordynator procesów transportowych obsługujący różne gałęzie transportu, przy założeniu, że znajdzie optymalne rozwiązanie dla swojego klienta. W praktyce jednak na rynku usług spedycyjnych występuje wielu spedytorów specjalizujących się tylko w jednej określonej dziedzinie, na przykład spedycji kolejowej, samochodowej lub lotniczej. Takie zachowania wymusza rynek usług spedycyjnych, gdyż:
liczba możliwości dotyczących sposobu przewozu, może być w praktyce bardzo ograniczona, a nadawca przesyłki często lepiej niż spedytor jest zorientowany w korzyściach wyboru danego wariantu przewozu;
dla klienta firmy spedycyjnej najistotniejszą korzyścią, wynikającą ze współpracy ze spedytorem, jest jego umiejętność rozwiązywania problemów, które wynikają z procesów przewozowych;
spedytor, który specjalizuje się w świadczeniu określonego rodzaju usług jest bardziej efektywny pod względem jakościowym i kosztowym.
Zakres działalności spedycyjnej jest ściśle związany z procesami transportowymi. Procesem transportowym nazywamy ciąg kolejno następujących czynności, stanowiących pewną całość, w wyniku których towar zostanie dostarczony odbiorcy w jak najsprawniejszy sposób.
W procesie transportowym można wyróżnić następujące elementy składowe: czynności przemieszczania, administracyjne, prawne, finansowe i organizacyjne oraz gospodarcze (przygotowanie ładunku do przewozu, kompletowanie, składowanie itp.). Część czynności spedycyjnych mieści się w tej klasyfikacji w grupie czynności administracyjnych i prawnych.
Według innego podziału wśród czynności występujących w trakcie procesu transportowego wyróżnia się:
czynności spedycyjne,
czynności przemieszczania (przewóz, przeładunek, składowanie przejściowe),
czynności dodatkowe (na przykład długookresowe magazynowanie).
Czynności procesu transportowego podzielić można również na następujące grupy:
czynności organizacyjne występujące przed przewozem,
czynności wykonawcze występujące przed przewozem,
czynności wykonawcze występujące w trakcie procesu transportowego,
czynności wykonawcze występujące po przewozie.
Do czynności organizacyjnych, występujących przed przewozem, należy zaliczyć:
Doradztwo. Dotyczyć może wszystkich lub niektórych czynności, takich jak opakowanie i zabezpieczenie ładunku, wybór sposobu przeładunku, na przykład bezpośrednio ze statku na wagon lub pośrednio z wagonu lub statku na plac lub do magazynu.
Kalkulacje. Potrzebna jest znajomość kosztów, taryf, systemów rabatowych i ich związków z wielkością! rodzajem przesyłki, środków transportu, ich wyposażenia i konstrukcji.
Wybór środka transportu lub trasy przewozu. Konieczna jest znajomość nie tylko właściwości poszczególnych gałęzi transportu, ale i przewoźników oraz ich taboru (stan, rodzaj, rozmiary środka transportu, na przykład zanurzenie, długość statku, liczba pojazdów, którymi przewoźnik dysponuje, jego solidność, posiadane ubezpieczenia). Wytyczając trasę przewozu, należy brać pod uwagę nie tylko odległość geograficzną, ale i inne uwarunkowania, na przykład warunki terenowe, przepustowość dróg, węzłów transportowych, przejść granicznych.
Sporządzanie umów o przewóz - również w formie doradztwa.
Organizacja procesu transportowego - opracowanie koncepcji przewozu, zlecanie własnym służbom lub firmom zewnętrznym zadań do realizacji, kontrolowanie poprawności ich realizacji.
Zamówienie środka transportu (np. zabukowanie statku).
Ubezpieczenie ładunku.
Organizacja prac ładunkowych - przygotowanie ładunków, oznakowanie przesyłki oraz przygotowanie środków transportu (na przykład czyszczenie wagonów, statków) oraz zlecenie własnym pracownikom lub firmom zewnętrznym wykonanie robót ładunkowych. Potrzebna jest znajomość specyfiki ładunku (w jakich warunkach można dokonywać przeładunków).
Współpraca z różnymi przedsiębiorstwami i instytucjami (na przykład w przewozach multimodalnych).
Sporządzanie dokumentów przewozowych.
Udzielanie zleceń na wykonanie kontroli ilości, jakości oraz innych usług. Mogą to być usługi takie, jak: magazynowanie, przeładunek, odprawy celne, kontrola fitosanitarna.
Negocjowanie wysokości stawek z przewoźnikami. W niektórych przypadkach klient firmy przewozowej oraz spedytor może uzyskać znaczne obniżki cen.
Kontaktowanie się z uczestnikami procesu transportowego i handlowego. Spedytor informuje zleceniodawcę o możliwościach przewozowych, otrzymuje informację o „odwołaniu" towaru od producenta, informuje o postępach w realizacji zlecenia, brakujących dokumentach, uszkodzeniach (odwołanie w języku spedytorów oznacza wysyłkę towaru z miejsca siedziby nadawcy przesyłki do spedytora, który ma zająć się jego obsługą, np. portową, graniczną).
Zgłoszenie towaru do odprawy celnej.
Zlecanie spedytorom-korespondentom w innych krajach obsługi wysyłanych do nich towarów.
Czynności wykonawcze występujące przed przewozem obejmują:
kompletowanie ładunku,
pakowanie, znakowanie, cechowanie,
składowanie przejściowe,
zabezpieczenie celne,
przekazanie ładunku przewoźnikowi i sortowanie,
przedstawienie ładunku do odprawy celnej,
czynności odbiorcze,
przygotowanie do przeładunku i przeładunek.
Czynności wykonawcze, występujące w trakcie procesu transportowego, to:
dojazd, załadunek, przewóz, wyładunek, powrót taboru,
składowanie przejściowe,
monitoring przebiegu procesu transportowego,
przeładunek na bocznicach klienta z wagonów do magazynów i odwrotnie,
przepakowywanie, sortowanie, segregacja w portach morskich, rzecznych, lotniczych, punktach odprawy celnej oraz magazynach celnych.
Po zakończeniu przewozu występują również pewne czynności, takie jak:
odebranie przesyłki od przewoźnika,
przekazanie przesyłki odbiorcy,
formalności celne,
rozpakowanie i przygotowanie ładunku do odbioru,
fakturowanie, rozliczanie i pobieranie należności,
reklamacje,
odbiór od odbiorcy zobowiązania zapłaty,
sprzedaż przesyłki,
cesja praw do przesyłki.
Zleceniodawca osiąga we współpracy ze spedytorem liczne korzyści. Wynikają one między innymi z następujących działań spedytora:
Spedytor udziela fachowego poradnictwa w trakcie zawierania kontraktu handlowego, wybiera optymalne rozwiązanie, z punktu widzenia czasu, kosztów i jakości, udziela porad w zakresie opakowania czy ubezpieczenia (spedytor potrafi przewidzieć możliwe rodzaje ryzyka, zna warunki ubezpieczenia).
Spedytor zajmuje się sporządzaniem, kompletowaniem i rozdzielaniem dokumentów niezbędnych do prawidłowej realizacji procesu przemieszczania. W niektórych wypadkach przewoźnik nie ponosi odpowiedzialności za realizację usługi, jeśli nadawca nie przygotował w odpowiedni sposób zarówno przesyłki, jak i dokumentów, czym zająć może się spedytor.
Spedytor konsoliduje małe przesyłki od różnych nadawców i tworzy przesyłki całopojazdowe, szuka ładunków powrotnych, dzięki czemu ma możliwość uzyskania upustów od cen, których pojedynczy usługobiorca by nie miał. Niższe koszty za usługi podwykonawców spedytor uzyskuje również dzięki stałej współpracy z nimi.
Firma spedycyjna ma własne placówki. Występuje tu analogia do roli hurtownika w pośrednictwie między spedytorem a producentem - musiałby albo sterować tymi procesami na odległość (koszty telekomunikacji i mała efektywność), albo założyć własną placówkę, na przykład w porcie, co wiąże się ze stałymi kosztami zatrudnienia pracownika.
Udział spedytora w procesie transportowym likwiduje problemy na styku klient - firma usługowa (na przykład przewoźnik). W wypadku przypadkowych kontaktów stanowi gwarancję realizacji płatności z jednej strony i rzetelnego wykonania usługi z drugiej.
Spedytor zna rynek transportowy, ma sieć kontaktów i jest w stanie zaoferować wyższy poziom usług.
Angażuje środki finansowe, na przykład na zabezpieczenia celne, co umożliwia terminowe wykonanie formalności celno-administracyjnych i skrócenie czasu pobytu ładunku w punktach odprawy celnej.
Spedytor jest specjalistą i potrafi odpowiednio zorganizować obsługę transportową, a także rozwiązywać problemy, które często się pojawiają w toku codziennej działalności, co gwarantuje odpowiednią efektywność działań. Dodatkowym argumentem, przemawiającym za korzystaniem z usług spedytora, jest niski stopień przewidywalności zdarzeń, które często mają miejsce w dużej odległości od siedziby zleceniodawcy.
Spedytor nie musi sam wykonywać wszystkich czynności i usług. Mówimy wtedy o spedytorze głównym i jego podwykonawcach, którymi mogą być:
inne firmy spedycyjne,
przedsiębiorstwa przewozowe,
agencje celne,
firmy logistyczne,
firmy ubezpieczeniowe,
inne firmy specjalistyczne, np. rzeczoznawca.
Współpraca ze spedytorem jest korzystna dla przewoźników. Korzyści takiej współpracy to przede wszystkim:
Zwiększenie efektywności sprzedaży i marketingu usług transportowych - firma transportowa nie musi się kontaktować z wieloma usługobiorcami (akwizycją zajmuje się spedytor), nie musi zajmować się marketingiem (występuje tu analogia do funkcji hurtownika w sferze obrotu), co ma duże znaczenie dla mniejszych przewoźników.
Poprawa organizacji przewozów poprzez skracanie czasu postoju środka transportu pod załadunkiem (spedytor odpowiednio wcześniej przygotowuje ładunek i grupuje lub konsoliduje przesyłki w punktach transportowych), poprawa wykorzystania ładowności środka transportu, dzięki konsolidacji przesyłek drobnych.
Mniejsze szkody, dzięki odpowiedniemu przygotowaniu przesyłki.
Obniżenie kosztów i skrócenie czasu wystawiania i kompletowania dokumentów (a przykład agencje celne).
Spedytor inwestuje w infrastrukturę i suprastrukturę - terminale, punkty przeładunkowe magazyny przystosowane do obsługi jednego ładunku lub grupy ładunków (przykładowo, kolej ma wagony uniwersalne, a spedytor - specjalistyczne, np. wagony chłodnie, cysterny).
Przewoźnik nie musi tworzyć działów, w których pracują osoby posiadające specjalistyczną wiedzę dotyczącą prawa handlowego, przepisów celnych, sanitarnych.
Możliwość pozyskania klientów dzięki wszechstronności i wiarygodności spedytora (niektórzy klienci mają większe zaufanie do spedytorów).
Spedytor odciąża przewoźnika od ściągania należności od wielu drobnych klientów.
Rozwija nowe usługi kompleksowe, na przykład logistyczne, nowe formy przewozów - transport kombinowany.
Cechy i kwalifikacje spedytora to przede wszystkim:
kwalifikacje zawodowe - wiedza na temat spedycji, transportu, ładunkoznawstwa i opakowalnictwa, prawa (kodeks handlowy, Ogólne Polskie Warunki Spedycyjne, INCOTERMS), zwyczajów handlowych, taryf, znajomość języków obcych, polityki transportowej, geografii transportu;
umiejętność dokonywania prawidłowej oceny sytuacji i podejmowania decyzji, inteligencja, pamięć, inicjatywa, umiejętność koncentrowania się na sprawach istotnych, zdolności organizatorskie, uczciwość, solidność, uprzejmość i takt, mocne nerwy (spedytor ma kontakt z klientami, podwykonawcami, których działań nie zawsze da się przewidzieć, a odpowiedzialność za zaistniałe nieprawidłowości nie zawsze jest możliwa do ustalenia), zdolności negocjacyjne, umiejętność oceny ryzyka, związanego na przykład z gwarancjami celnymi (klient może nie zapłacić sum poniesionych przez spedytora na uregulowanie należności celnych) i rozwiązywania problemów występujących w toku codziennej pracy (umiejętność osiągania porozumienia z kapitanami statków, służbami celnymi, pracownikami kolei).
Podstawowa wiedza kwalifikowanego spedytora powinna dotyczyć przepisów prawnych i umów oraz porozumień z następujących dziedzin:
handlu - INCOTERMS (stosowane fakultatywnie),
spedycji - umowa spedycji (kodeks cywilny - księga III - zobowiązania, art. 794-804 - charakter posiłkowy), OPWS - Ogólne Polskie Warunki Spedycyjne - stosowane fakultatywnie, jeśli obie strony zgodzą się na ich stosowanie,
transportu - prawo przewozowe, kodeks cywilny (przepisy odnoszące się do transportu), umowa zlecenia (charakter posiłkowy w zakresie nieobjętym innymi przepisami), konwencje międzynarodowe, np. CMR, COTIF, umowa międzynarodowa SMGS,
odpraw celnych i innych, m. in. kodeks celny, rozporządzenia administracyjne.
W spedycji intermodalnej, w której ramach angażuje się pracę co najmniej dwóch gałęzi transportu, spedytor występuje w postaci tzw. operatora transportu multimodalnego (MTO), który bierze odpowiedzialność za kompleksową obsługę przemieszczenia ładunku, stosując jeden uniwersalny dokument transportowy pomimo korzystania z usług wielu różnych gałęzi przewozu.
Spedycja to działalność polegająca na organizowaniu przewozu towaru. Spedytorem jest osoba prawna lub fizyczna, której celem działania jest organizowanie przewozu ładunków.
Aby spedytor mógł właściwie realizować procesy spedycyjne, musi posiadać niezbędną wiedzę pozwalającą na realizację takich czynności, jak:
przyjmowanie zleceń spedycyjnych i udzielanie porad związanych z procesami spedycyjnymi,
wybór środka transportu,
zawieranie umów o przewóz,
ubezpieczanie przesyłki,
sporządzanie dokumentacji transportowej,
odbiór przesyłki od nadawcy,
przygotowanie przesyłki do przewozu,
nadanie przesyłki na środek transportu wraz z dokumentacją transportową,
odbiór przesyłki ze środka transportowego oraz właściwej dokumentacji,
odprawa celna,
przekazanie przesyłki odbiorcy.