arzędzia jakości - mapowanie procesów

29.08.2007.

Mapowanie procesów polega na graficznym przedstawieniu funkcjonowania procesu lub zespołu procesów / operacji i ich wzajemnych powiązań. Mapowanie procesów polega na graficznym przedstawieniu funkcjonowania procesu lub zespołu procesów / operacji i ich wzajemnych powiązań. Do opisu poszczególnych elementów mapy procesu stosuje się odpowiednie symbole graficzne. Zalety: Przyjazny dla użytkownika sposób opisu procesu pozwalający na lepsze zrozumienie zarówno specjalistom jak i osobom postronnym. Symbole stosowane w mapie procesów są znane w wielu krajach co znakomicie ułatwia komunikacie pomiędzy różnymi organizacjami z różnych stron świata. Identyfikowanie kluczowych operacji w danym procesie oraz określenia niezbędnych wejść i wyjść w danej operacji. Identyfikacja operacji zbędnych (nie przynoszących wartości dodanej) takich jak składowanie półproduktów pomiędzy operacjami, transport wewnętrzny itp. Mapowanie procesów jest jednym z pierwszych elementów wielu innych działań (wdrożenia systemu zarządzania jakością, wdrożenia nowych wyrobów do produkcji, analizy FMEA procesu czy Lean Manufacturing). Zobacz również ISO 9001 a odpowiedzialność kierownictwa Mapowanie procesów może być przydatne w niektórych problemach jakościowych gdzie ważne jest zrozumienie sekwencji poszczególnych operacji i identyfikacji operacji w której problem może występować. Symbole graficzne Istnieje wiele symboli graficznych opisujących poszczególne elementy w mapie procesu. W zależności od specyfiki danej organizacji w której jest dana mapa procesu stosowana można spotykać rożne symbole (np. przemysł samochodowy zazwyczaj stosuje nieco inne symbole niż branża IT). W tym artykule przedstawione są dwie grupy stosowanych symboli.

Poniższe symbole są zazwyczaj stosowane w opisywaniu procesów produkcyjnych:

	Pobranie materiału z magazynu, odbiór dostawy
	Magazynowanie, składowanie
	Operacja (np. frezowanie CNC)
	Kontrola (np. odczyt wskazań miernika, pomiar itp.)
	Operacja + kontrola
	Decyzja (kontrola, test itp.)
	Oczekiwanie, opóźnienie
	Transport (wewnętrzny, zewnętrzny itp.)

 

Poniższe symbole są zazwyczaj stosowane do opisów procesów biznesowych lub administracyjnych:

	Dana, infromacja, materiał wejściowy lub wyjściowy
	Proces, operacja, działanie
	Decyzja, test, inspekcja
	Operacja ręczna
	Dokument, zapis do bazy
	Konektor (pomiędzy poszczególnymi stronami mapy procesu)
	Terminator (początek lub koniec mapy)

Wykonanie mapy procesu
- Granice mapy
- Najpierw należy określić granice mapy. Gdzie jest początek i koniec procesu?
- Rysowanie mapy procesów
- Do wykonania mapy procesu możemy zastosować wiele narzędzi od zwykłej kartki z ołówkiem poprzez oprogramowanie typu Office (zarówno płatne jak i darmowe) aż po specjalnie do tego celu stworzone oprogramowanie

Kolejno rysujemy poszczególne operacje w danym procesie i następnie łączymy je ze sobą za pomocą strzałek. Podczas wykonywania mapy procesów proszę zwrócić uwagę na procesy, które czasem są pomijane. Często pomija się:
- Transport międzyoperacyjny
- Składowanie pomiędzy operacjami
- Postępowanie z wyrobem niezgodnym (naprawa po teście / kontroli)

Procesy, które nie wymagają działania maszyn lub ludzi ale muszą być nadzorowane. Na przykład utwardzenie się kleju, schnięcie lakieru itp.
Z każdej operacji powinno być jedno wyjście. Jeżeli jest inaczej to należy zastosować symbol decyzji i właściwie rozdzielić wyjscie. Poniższy przykład przedstawia poprawne i niepoprawne wykonaną mapę.

Przykładowa mapa:

Proszę też zwrócić uwagę co się dzieje w procesach decyzyjnych, jeżeli decyzja jest "na nie" (Np. testy lub inspekcja wyrobu stwierdza wady). Proszę się upewnić jaka wtedy jest ścieżka materiału niezgodnego. Czy jest on poddawany naprawie? A jeżeli tak to czy jest ponownie sprawdzany po naprawie?

Sprawdzenie
Po narysowaniu mapy procesu proszę porównać ją z rzeczywistym procesem i potwierdzić, że poszczególne operacje są właściwie i we właściwej kolejności opisane. Jeżeli to możliwe proszę sprawdzić poprawność mapy w praktyce (dobrze jest z mapą procesu "w ręce" przejść przez kolejne operacje).
Podsumowanie
Podczas opracowania mapy procesu musimy określić jak bardzo mamy zamiar się zagłębić w szczegóły. Oczywiście zależy to co chcemy osiągnąć tworząc mapę.

Mniej szczegółową mapę tworzymy gdy przedstawiamy ogólne zasady funkcjonowania procesu (np. dla Klienta czy kierownictwa), gdzie ważne jest ogólne zrozumienie funkcjonowania procesu.

Bardziej szczegółową mapę stosuje się podczas wdrożenia nowych wyrobów do produkcji lub gdy szukamy przyczyny problemu w procesie, w którym występuje wiele operacji (łączenie z transportem wewnętrznym itp.).

Czasem podczas tworzenia mapy procesów możemy zidentyfikować wiele miejsc gdzie marnotrawiony jest czas (w więc i pieniądze) lub istnieje zagrożenie że wyroby niezgodne mogą być dostarczone do kolejnego procesu (lub do Klienta). To pozwala na ma późniejszą eliminację tych

Przy bardziej skomplikowanych procesach zalecam aby mapę procesu wykonywała grupa ludzi (oczywiście znających dany proces) aby mapa była jak najbardziej dokładna.

---