WYKŁAD 4 (29.01.2011)
Egzamin: 1 termin: 27 lutego 2011, godz 14.00, aula B4
- Literatura: R.K. Wysocki, R.McGary, "Efektywne zarządzanie projektami" , wydanie III, One Press Helion, Gliwice 2005
s. 47- 73, 97- 208, 261- 307
- Treści przekazywane na wykładach
2 termin egzaminu- poprawkowy 13. marca 2011 , godz 14, aula WZ.
Zeszyt tuv nord !! - zdjęcia, itd
rys.1, Rys.2
Technika PERT: Program Evolution and review technique- przykład metod stochastycznych w projektowaniu.
Program Evoluation and Review Technique jest stochastyczną wersją metody CPM. Oznacza to, że czasy wykonywania poszczególnych czynności oraz czas realizacji całego przedsięwzięcia są zmiennymi losowymi. Przyjmuje się, że czasy te mają rozkład normalny, ponieważ uzyskanie inforacji , ile wynoszą parametry rozkładu normalnego dla każdej czynności byłoby trudne, parametry te oblicza statystyk ( lub komputer ) przy użyciu następujących wzorów i na postawie następujących danych dostarczonych przez technologów.
Technika Pert:
Zastosowanie techniki PERT do:
planowania,
koordynowania
sporządzania harmonogramów
kontrolowania
sporządzania kosztorysów
technika pert pomaga ustalić:
kiedy dany projekt zostanie zakończony,
jakie jest prawdopodobieństwo , że dany projekt zostanie zakończony w żądanym terminie.
W technice Pert stosuje się szacunki czasów trwania każdej czynności w projekcie:
czas najbardziej optymistyczny ( a ) - jest to realistycznie zakładając, najkrótszy możliwy czas realizacji danej czynności
czas najbardziej prawdopodobny ( M )
najbardziej pesymistyczny ( b )
wzór. Rys3. Oczekiwany czas wykonyania czynności
Rys. 4 Odchylenie standardowe
Wariancja to klasyczna miara zmienności, jest średnią arytmetyczną kwadratów odchylen różnic poszczególnych wartości cechy od wartości oczekiwanej,
rys,5
Prawdopodobieństwo realizacji projektu w założonym terminie.
Określenie liczby z wyrażającej odchylenie założonego czasu realizacji projektu od czasu oczekiwanego oraz prawdopodobienstwa realizacji projektu w założonym wczesńiej termini 18 dni
rys.6
Prawdopodobieństwo realizacji proejktu:
prawdopodobieńswo realizacji założonego projektu w czasie 18 dni wynosi 95%.
Technika Earned Value ( technika wartości uzyskanej )- dotyczy szacowania kosztów, możliwość monitorowania tego, czy mieścimy się w budżecie, czy nie.
Technika Earned Value polega na kontroli realizacji projektu poprzez porówynwanie zrealizowanego do danej chwili zakresu prac i terminów ich realizacji oraz rzeczywiście poniesionych kosztów z przyjętym w planie bazowym harmonogramem i budżetem projektu.
Należy do kategorii METOD ZARZĄDZANIA PRZEZ POMIAR WYDAJNOŚCI.
Zastosowanie techniki EV wymaga:
zdefiniowa struktruy podziału prac
budwy harmonogramu projektu
utworzenia planu bazowego
bieżącej kontroli: terminów, zakresu, kosztów realizacji projekut
Opracowany i zaakceptowany plan projektu, zapisany jako tzw Plan bazowy, stanowi punkt odniesienia dla planu bieżącego w którym uzględniane są wszystkie aktualne informacje o projekcie.
Podstawowe krzywe techniki EV, rys. 7: 3 podstawowe pojęcia z którymi trzeba się zapoznać !! WAŻNE !!!!
Przykład A:
Załózmy że cały nasz projekt składa się z 2 zadan
- zadanie 1 polega na ułożeniu 20m2 chodnika ( planowane koszty położenia 1m2 chodnika wynoszą 400zł) . Zatem planowana wartość budżetu końcowego BAC tego zadania wynosi 8000
- zadanie 2 polega na położeniu 300m2 trawnika ( planowane koszty położenia 1m2 trawnika 40zl ) . Planowana wartość budżetu końcowego tego zadania wynosi 12 000zł.
- na dzien 30 maja planowano, że bedzie położonych 12m2 chodnika oraz 100 m2 trawnika. W tym dniu sprawdzamy realizację projektu. Okazuje się, że postęp prac wygląda następująco:
- położono 7m2 chodnika, przy czym rzeczywisty koszt budowy 1m2 chodnika wyniósł 45zł.
- położono 125m2, a rzeczywisty koszt 32m2.
Zadanie 1 (ułozenie chodnika)
PV = 12m2 x 400zl= 4800 takie koszty planowalismy poniesc przy tym zadaniu do dnia kontroli
AC= 7m2x 450== 3150 Takie koszty faktyycznie ponieslismy
zadanie 2)
pv= 100x 40= 4000 itd.....
Tradycyjne odchyenie kosztów ( STD ) - WAŻNE !!!!
To odchylebnie jest tradycyjnie mierzone odchyleniem od kosztów planowanych do dnia kontroli. Jeśli ma wartośc dodatnią to znaczy, ze w dniu dzisiejszym tzn w dniu kontroli problemy z płatnościami nie powinny wystąpić.
To odchykenie nie służy tak naprawdę do analizy kosztów, może być najwyżej pomocne w analizie wykorzstania funduszu projektu rys. 8 ( STD ) !!!!!!!
EV ( WAŻNE )
O ile PV odnosie się wyłącznie do planow, a AC wyłącznie do rzeczyhswistości, to EV bierze pod uwagę oba te czynniki tzn liczy ile zgodnie z planem zapłacilibyśmy za rzeczywiście wykonaną pracę
Tak przedstawią się wartość EV dla zadań 1,2 w dniu kontroli ( BCWP )
zad. 1) rys. 9
Odchylenie kosztów CV i harmonogramu SV
CV określa odchylenie od kwoty, która powinnisym byli zapłacic za rzeczywiście wykonaną prace. Ujemna wartość tego odchylenia wynika z tego, ze praca wykonywana jest drzej niz przewidywano, dodatnia wartość wskazuje na to,ze praca wykonywana jest taniej
CV= EV- AC
SV= EV- PV
Okresla odchylenie od ilosci pracy, która miała być zgodnie z planem, po planowanych cenach jednostkowych. Uje,na wartość wskazuje, ze nastopiło opoznienie w realizacji zadania.
Pryzkad 1 odchzlenia. Na podstawie ynakw tryech odchzlen dla yadan 1 i 2 moyna w tzm momencie analiyz stwierdyic, ye kadyenie chodnika wzkonzwane jest ybzt drogo, a jednocyesnie ya wolno. Kadyenie trawnika jest syzbcoen niz planowane i jednoczesnie taniej
rys.10
Wskaźniki kosztów EAC i ETC - WAZNE !!!
- EAC- szacowany koszt końcowy ( według stanu wiedzy w dniu dzisiejszym ). Jest to poprawiona estymacja kosztu z początku projektu
- ETC- szacowany koszt pozostały ( według stanu wiedzy w dniu dzisiejszym ) , oznacza ile jeszcze przewdiuje się wydać na dane zadanie / projekt.
Prawdziwa jest następująca równość:
EAC= AC ( to, co wydaliśmy do tej pory ) + ETC ( to, co jeszcze przewidujemy wydać )
Aby obliczyć koszt końcowy- musze mieć koszt pozostały- i rzeczywisty koszt wykonanych prac.
Wskaźniki kosztów EAC i ETC
Przy szacowaniu kosztów mogą zastnieć 3 charakterystyczne sytuacje:
1) rzeczywiste stawki, które wystąpiły do tej pory, prawdopodobnie już nie zmienią się.
2) rzeczywiste stawki, które wystąpiły do tej pory, były z wyjątkiem wiec nadal beda obowiazywac stawki zakładane w budzecie
3) koszty w przyszłosci będa jeszcze inne i trzeba na nowo rozpocząc cały proces ich szacowania.
Cwiczenie ETC
Wyznaczamy wskaznik ETC ( koszt pozostały do poniesienia ) oraz EAC ( koszt końcowy ) dla kładzenia chodnika przy założeniu nowych cen.
ETC= 13 m2 ( tyle pozostało do zrobienia ) x 450 ( nowa cena, którą uważamy za obowiązująca )= 5850zl.
EAC= 3150 ( tyle zapłacono do tej pory ) + 5850 ( tyle jeszcze przewidujemy zapłacic= 9000
Oszacujemy teraz pozostały koszt do poniesienia ETC i koszt koncowy EAC. Kładzenia trawnika przy przyujeciu zalozenia pierwotnie planowanhych cen
ETC= 175m2 x 40= 7000zl
EAC = 11000
WAŻNE !!!
Budzet koncowy i odchylenie od kosztów
VAC= prognozowane odchylenie od kosztów budżetowanych ( odchylenie na koncu projuektu.
Wyraża się wzorem:
VAC= BAC ( planowany budżet ) - EAC ( koszt końcowy )
rys.11
TCPI: To complete performance index 1 !!!!!!
Do monitorowania pozostałego zakresu prac w projekcie przydatne jest wymagany WSKAŹNIK WYDAJNOŚCI KOSZTU PRAC TCPI :
rys. 12
Wskaźnik ten uwzględnia pozostały zakres prac i pozostałe fundusze, a oznacza wydajność z jaką musi bvyc realizowany pozostały zakres prac w projekcie, aby biorac pod uwage aktualny stan propjektu mozna było zakonczyc prace w ramach budzetu.
W przyp 1- aby zakonczylo sie ono zgodnie z budzetem, powinno byc wykonywane od dnia kontroli z wydajnoscia kosztowa wieksza od dotychczasowego 7% ( TCPI AC ) = ( 8000- 2800) / ( 8000- 3150 _ = 107%, az do konca projektu przy zachowaniu obeznych warunków.
TCPI Index 2.
Do monitorowania pozostałego zakresu prac w projekcie przydatny jest wyagany wskaźnik wydajności harmonogramu prac
TCPI PV = ( BAC- EV)/ (BAC- PV )
rys.13
CPI Wskaźnik wydajności kosztu !!!
CPI = EV/ AC
Stosunek planowanych prac do rzeczywistych kosztów jednostkowych, a takze pozwala skorygowac całkowite koszty zadania projektu. Przy załozeniu stałych stawekl cen, które wystąpiły do tej pory . Rys. 14 !! Oznacza to, ze przy uwzględnieniu zakresu prac koszty połozenia chodnika przekroczyły do dnia kontroli planowany poziom 11% .
SPI Wskaźnik wydajności harmonogramu !!!!!!!
SPI= EV/PV
pozwala obiektywnie ocenic status projektu pod katem zakresu i terminów realizowanych prac.
W przypadku zadania 2 wskaznik SPI wynosi 1,25. ( 5000/4000) Oznacza to,ze prace nad polozeniem trawnika wyprzedzały do dnia kontroli załozony harmonogram czasowy o 25%.
rys. 16 ( MACIERZ )
Zalety i techniki EV
- kompleksowa kontrola realizacji projektu w aspekcie rzeczowym , czasowym, kosztowym
- obiektywna miara postepu projektu, wyrazaona w jednej jednostce niezaleznie od roznych jednostek obimiaru poszczególnych prac..
- identyfikacja rodzaju i wielkjości odchylen budzetu projektu
- analiza trendu wydajmności realizacji projektu
- wczesna prognoza oszacowania kosztu koncowego
Wady techniki EV
- moze byc stosowana wprost tylko do zadan w których istnieje prosta miara zaawansowania zadania powiązana bezpośredni z kosztami zadania ( np wydatki na stopniowy zakup materiałów budowlanych
PODSUMOWUJĄC EV:
Rodzaj systemu wczesnego ostrzegania, o tym, że dzieje się cos nie tak, lub moze cos skutkowac niepowodzeniem !! Może być ona środkiem zaradczym, i mowi o tym, ze mozna podjac pewne działania naprawcze.!!
rys.17
2ga część wykładu !!!
WAŻNE !!!
JAKOŚĆ: Lepiej celować w doskonałość i czasami nie trafić niż w niedoskonałość i trafić za każdym razem.
Jakość jest pamiętana długo potem podczas gdy cena została już zapomniana.
Zarządzanie jakością uzupełnia zarządzanie projektami:
- jakośc zarządzania projektem
- jakość produktu powstającego w projekcie
rys. 18
Jakość w projekcie:
zarzadzanie jakością:
- zarządzanie operacyjne
- powtarzalne procesy
Zarządzanie porjektami:
przedsięwzięcia tymczasowe , niestałe struktury
- dostarczenie unikalnego produktu
Jakość w projekcie:
W wypadku , gdy budowla mieszkalna ulegnie zawaleniu, dopuszcza się skazanie architekta i głównego konstruktora na śmierć - kodeks Hamuurabiego.
Jakość w projekcie ( WAZNE !!! )
Jakość to istotne cechy przedmiotu wyróżniające go spośród innych i stanowiące o jego swoistości pod danym względem.
Jakośc to ogółł właściwości obiektu wiązących się z jego zdolnością do zaspokojenia potrzeb stwierdzonych i oczekiwanych. Stwierdzone i oczekiwane potrzeby są materiałami wejściowymi w procesie określania wymagań projektu. Kluczowym aspektem zarządzania jakością w kontekście projektu jest konieczność przekształcenia oczekiwanych potrzeb w jasno zdefiniowane wymagania poprzez zarządzanie zakresem projektu.
Jakość w projekcie- jakie otoczenie taka jakość
- polityka jakość i organizacji: postępowanie wg planu zapewnienia jakości. Umacnianie świadomości jakości. Analiza i udoskonalanie procesów. Zarządzanie zmianami,
identyfikacja słabych i mocnych elementów
akcje naprawcze i zapobiegawcze
- wymagania jakości klienta
- zapewnienie jakości w projekcie
Jakość a klasa !!!!
Klasa to kategoria lub ocena przypisana obiektowi posiądającemu takie samo zastosowanie funkcjonalne , ale odmienne właściwości techniczne.
Np. Program komputerowy może charakteryzować się wysoką jakoscia ( brak błędów, przejrzyście napisany, podrecznik ) i jednoczesnie niską klasę ( ze względu na ogranoczoną liczbę oferowanych funkcji ) .
Może także wykazywać niską jakość ( wiele błedów ) i wysoką klasę ( liczne funkcje )
Produkt, a projekt: WAŻNE !!!
Jakośc Projektu:
spełnienie oczekiwań klienta
spełnienie oczekiwań organizacji
spełnienie oczekiwań interesariuszy
zgodność wyniku z planami
Jakośc produktu:
zgodność wyniku z wymaganiami
Rys. 20
Interesariusze:
- to osoby i orgnizacje aktywnie zainteresowane projektem
- mają wpływ na projekt
- projekt ma wpływ na nich
- wpływ pozystywny lub negatywny
- cel projektu to wypadkowa celów interesaruszy.
Sponsor:
- inicjuje projekt ( wsparcie idei, identyfikacja początkowego celu i zakresu)
- finansuje projekt, zapewnia zasoby
- ambasador projektu
- decyduje powyżej kompetencji kierownika projektu
Klient a uztkownik
Klient yamawia produkt, to źródło wymagań biznesowych, klient wewnętrzny, lub zewnętrzny
uzytkownik korzysta z produktu, zródło wymagań użytkowych
Interesariusze w projekcie
grupa a: ojciec, ziec, córka, teściowa
b) znajomi, sąsiedzi
c) kierownik budowy, fachowcy, usługodawca
Interesariusze w projekcie:
identyfikacja osób i organizacji ( rola, oczekiwania, zainteresowanie projektem )
- rozpoznanie możliwych reakcji
- kategoryzacja wpływu ( władza, zainteresowanie, wpływ bezpośredni )
Kluczowe kategorie interesariuszy
Decydent:
- zatwierdza kontrakt, przeznacza budzet, wyznacza zasady gry
Uzytkownik- specyfikuje wymagania , weryfikuje wyniki
Jakość spotkania początkowego KICK OFF !!!!
- przekazanie podstawowych informacji na temat projektu
- definicja struktury i kanałów komunikacji
- przegląd planu projektu
- integracja zespołu - określenie celów dla zespołów , wzbudzenie entuzjazmu w zespole.
Planowanie jakości jako część procesu zapewnienia jakości
Definiowanie projektu:
- planowanie przebiegu projektu
- ocena zagrożeń
- zaplanowanie polityki jakości w projekcie
Zarządzanie dokumentacją:
- doświadczenia z przeszłości
- doświadczenia na przyszłość
Techniki planowania jakości:
analiya celowości projekut
drzewo critical to qualitz
quality function deploymentt ( QFD )
matryca House of quality
rys.22
rys.23 drzewo CTQ
QFD- narzedzie pozwalające przełożyć wymagania klienta na język organizacji
- określenie wymagań klienta w postaci mierzalnych parametrów- matryca dom jakości.
Matryca dom jakości pozwala na:
- rozpoznanie potrzeb klienta
- określenie możliwości technicznych organizacji / zespołu projektowego
- określenie priorytetów wykonawczych
- określenie trudności organizacyjnych
- określenie zależności między parametrami technicznymi
- punkt wyjścia do planowania jakości
Planowanie jakości
- mapa procesów wymagających usprawnienia:
1) lessons learned
2) wykresy ishikawy
3) ustalenie priorytetów wartości dla klienta
- plan zarządzania jakością:
1) ścisłe ustalenie zapotrzebowania na wszelkie zasoby
2) organizacyjne ujęcie zapotrzebowania na zasoby w projekcie
3) zaplanowanie alternatywnych dróg/ procesów zmiany planu
- plan zarządzania informacją
1) identyfikacja i kwantyfikacja informacji, które będą zbierane
2) planowanie obiegu informacji i gromadzenia wiedzy
3) zaplanowanie systemu komunikacji w zespole.
Rys.23. Wazne !!!! biężace zapewnienie jakości.
Bieżące zapewnienie jakości
Jakość rezultatów projektu:
- zapewnienie utrzymania parametrów technicznych i wykonawczych
- komunikacja z interesariuszami
- zaangażowanie klienta- kalmnienie milowe
Jakość procesu zarrządzania projektami
- ciągłe zbieranie danych monitorowanie procesów
- pełna przejrzystość i swoboda przepływu informacji
- benchmarking
- modele dojrzałości
- udoskonalenie procesów
- zbieranie informacji ( zarządzanie informacją )
Zarządzanie informacją
- zbieranie danych z testów, pomiarów, analiz statystycznych
- tworzenie raportów
- upowszechnienie i eksponowanie informacji dotyczących:
- jakości produktów projektu
- osiągniętych parametrów projektu
- osiągniętych usprawnień.
Kontrola jakości projektu
Jakość zasilenia --> {PROCES} --> jakość produktu
Kontrola jakości zasilenia --> kontrola jakości procesów --> kontrola jakości produktów projektu.
Kontrola jakości zasilenia: !!!!
- dokładna specyfikacja techniczna
- formalne wymogi
- statystyczne techniki zarządzania jakością
- kompleksowe kontrole zasobów
Kontrola jakości procesu:
1) kontrola wyników procesu na podstawie ustalonych:
- danych standardowych
- dopuszczalnych odchyleń
- odchyleń nadmiernych, wymagających interwencji
2) Monitorowanie:
- wpływu zmian na parametry projektu
- zakres i częstotliwość zmian
Kontrola jakości produktów projektu
- zgodność ze specyfikacją
- pomiar satysfakcji klienta
- wprowadzenie zmian w ramach możliwości technicznych
Ciągłe doskonalenie:
filozofia działania
zaangażowanie całej organizacji
ciągłe uczenie się
stosowanie odpowiednich narzędzi wspierających
zadowolene klienta
zapobieganie zamiast inspekcji
cykl PDCA
ryzyko w projekcie !!
Ryzyko to możliwe zdarzenie lub okoliczność, która w razie wystąpienia może mieć korzystny lub niekorzystny wpływ na cele projektu
- ryzyko ma określone przyczyny oraz jest wystąpi - okreslone skutki- np przyczyną ryzyka może być konieczność uzyskania oficjalnego zezwolenia lub ograniczenia w dostepnosci personelu, z którego można korzystac w trakcie realizacji projektu. Zdarzenie ryzyka byłałaby w tym wypadku sytuacja, w której uzyskanie pozwolenia zajęłoby więcej czasu niż zaplanowano lub w której okazałoby się , że personel niespełnia wymagań związanych z realiizacją określonych zadań. Wystąpienie którego wiek z tyc
Ryzyko pozytywne i negatywne
- ryzyko projektu to zarówno zagrozenia dla celow projektu jak i szanse uzyskania lepszych rezultatów niż zakładano. Zródłem ryzyka jest niepewność obecna w projektach
- zagrozenia dla projektu mozna zaakceptować, jeśli są równoważone przez korzysci płynące z ich podjecia, jnp : akcpeptacja szybkiej sciezki realizacji harmonogramu to ryzyko podejmowane , aby szybciej zakończyć projekt.
Typy ryzyka
1) ryzyko biznesowe - szansa zysku, możliwość strat
2) ryzyko znane
3) ryzyko nieznane
4) ryzyko czyste, jedynie strata.
Skłonność do ryzyka:
osobista skłonność do ryzyka. Osobiste postrzeganie ryzyka, osobiste radzenie sobie z ryzykiem.
Skłonność organizacji do ryzyka: jak ryzykowne projektu podejmuje firma.
Zarządzanie ryzykiem w projekcie:
zarządzanie ryzykiem w projektach powinno prowadzić do maksymalizowania zdarzen pozytywnych, minimalizowania zdarzen negatywnych
Mamy 2 podejscia do zarządzania ryzykiem:
1) zebrać jak najwięcej informacji na temat obszarów występowania i rodzajów ryzyka
2) poprzez aktywne działanie oddiałuje się na poziom ekspozycji projektu na dany rodzaj ryzyka
Czynniki wystąpienia ryzyka:
makroekonomiczne ( ryzyko inflacji, kursy walut, ryzyko prawne, polityczne,
obszar branzowy ( postep, technologie, rozwoj technologii
obszar regionalny ( ryzyko rynkowe, itd)
obszar techniczny
marketingowy
zarządczy
1) makroekonomiczny, 2) obszar branżowy, 3) obszar regionalny
Metody identyfikacji ryzyka:
Techniki gromadzenia infromacji za pomocą :
- burzy mózgów
- technika delficka - opinia ekspertów
- analiza swat
Rodzaje analizy ryzyka:
- jakościowa
- ilościowa
Jakościowa analiza ryzyka:
- jakościowa analiza ryzyk polega na ocenie pradopodobieństwa i skutków wystapienia zidentyfikowanych ryzyk. W procesie dokonuje się hierarchizacji.
Metody jakościowej analizy ryzyk:
1) pradopodobieństwo i skutki wystąpienia ryzyka
2) macierz oceny pradopodobieństwa i skutków wystąpienia ryzyka
3) badanie założeń projektu
Skala ocen jakościowych: 2 parapmetry: 1) prawdopodobieństwo, 2) skutki wystapienia ryzyka.
Prawdopodobieństwo: skala opisowa: bardzo wysokie, wysoie, umiarkowane, itd
Skala liczbowa rosnąca: 0,1 ; 0,2 itd.
Metody ilościowej analizy ryzyk:
1) Analiza drzewa decyzyjnego
2) analiza wrażliwości
3) analiza symulacyjna