Spis treści:
Ogólna charakterystyka organizacji
Podstawowe wiadomości o organizacji
Struktura organizacji
Potencjał kadrowy
Identyfikacja otoczenia organizacji pod kontem jego stabilności/zmienności
Diagnoza istniejących rozwiązań w zakresie kontrolingu
Badania ankietowe
Analiza wyników badań
Rozwiązania organizacyjne kontrolingu w wybranej organizacji
Opis przyjętej koncepcji kontrolingu
Utworzenie stanowiska kontrolera/kontrolerów
Wyodrębnienie środków odpowiedzialności na tle proponowanej struktury organizacyjnej
Szczegółowa organizacja pracy w ośrodkach organizacji
Rozwiązania instrumentalne kontrolingu w wybranej organizacji
Zaprojektowanie systemu informacyjno-sprawozdawczego kontrolingu
Sporządzenie projektu budżetu dla jednego z trzech scharakteryzowanych wcześniej ośrodków odpowiedzialności oraz opis procesu budżetowania
Sporządzenie projektu kontrolingowego rachunku wyników dla wybranego centrum wynikowego
Analiza odchyleń
Wnioski
Ogólna charakterystyka organizacji
Podstawowe wiadomości o organizacji
Filharmonia im. Witolda Lutosławskiego we Wrocławiu, została utworzona uchwałą nr 127 Prezydium Rady Narodowej m. Wrocławia z dnia 16 czerwca 1958 r., w sprawie utworzenia przedsiębiorstwa państwowego p.n. "Państwowa Filharmonia we Wrocławiu" oraz zarządzania nr 77/58 Prezydium Rady Narodowej m. Wrocławia z dnia 16 czerwca 1958 r., w sprawie j.w. - państwowa instytucja kultury z dniem 1 stycznia 1999 r. została przekazana do prowadzenia w ramach zadań własnych Samorządowi Województwa Dolnośląskiego na podstawie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 8 grudnia 1998 r., w sprawie wykazu instytucji kultury o charakterze regionalnym wpisanych do rejestrów prowadzonych przez wojewodów, podlegających przekazaniu do samorządów województw w celu ich prowadzenia w ramach zadań własnych / Dz. U. Nr 148, poz. 971/.
Podstawę prawną działania Filharmonii stanowi:
- ustawa z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. Nr 114, poz 493; tj. Dz. U. Nr 110 z 1997 r., poz. 721 z późn. zm.)
- akt o jej utworzeniu wym. w pkt. 1
- statut prawny.
Filharmonia Wrocławska jest samorządową instytucją kulturalną, która posiada osobowość prawną wpisaną do rejestru instytucji kultury. Głównym zadaniem instytucji jest prowadzenie działalności kulturalnej w celu upowszechnienia muzyki, rozwoju kultury muzycznej, zaspakajania potrzeb i inspiracji muzycznych społeczeństwa oraz prezentowanie kultury polskiej w kraju i za granicą. Zakres działania Filharmonii obejmuje w szczególności:
- prezentacje i upowszechnianie muzycznego dorobku polskiej kultury narodowej, a także najbardziej wartościowych dzieł światowej literatury muzycznej,
- promocja młodych artystów muzyków, tworzenie warunków sprzyjających rozwojowi twórczości i muzycznych talentów,
- edukację muzyczną dzieci i młodzieży poprzez popularyzowanie muzyki wśród dzieci i młodzieży,
- współpraca ze środowiskiem artystycznym, naukowym i społecznym ruchem kulturalnym - realizowana m.in. poprzez organizowanie wspólnie z Towarzystwami Muzycznymi: koncertów, spotkań, odczytów itp.,
- uczestniczenie we współpracy i wymianie artystycznej krajowej i zagranicznej.
Cele i zadania określone wymienione powyżej Filharmonia realizuje poprzez organizowanie koncertów: symfonicznych, oratoryjnych, kameralnych, instrumentalnych i wokalnych, koncertów i audycji szkolnych, a także koncertów dla dzieci.
Filharmonia im. Witolda Lutosławskiego dopiero od 16 lat nosi ten patronat, wcześniej nazywała się Wrocławską Orkiestrą Symfoniczną. Za rok postania Wrocławskiej Orkiestry Symfonicznej uważa się rok 1954. Dyrektorami Państwowej Filharmonii byli: „Józef Karol Lasocki (1954-1958), Adam Kopyciński (1958-1961), Radomir Reszke (1961-1963), Włodzimierz Ormicki (1963-1965), Andrzej Markowski (1965-1968), Tadeusz Strugała (1968-1980), Marek Pijarowski (1980-2001), Lidia Geringer d'Oedenberg (2001-2005)”, a od 2005 r. do dziś dyrektorem generalnym jest Andrzej Kosendiak.
Instytucja zaistnieje od niecałych 57 lat, miała swoje wzloty i upadki. Pracowników zatrudnionych na etat, na samym początku działalności można było policzyć na palach jednej ręki, było ich zaledwie 6. Z roku na rok powiększała się na liczba, rzecz jasna i obecnie pracuje w instytucji około 75 osób.
Struktura organizacyjna
zasady kierowania instytucją oraz kompetencje kierownictwa
Filharmonią zarządza Dyrektor Naczelny, który może pełnić równocześnie funkcję Dyrektora Artystycznego. W przypadku rozdziału funkcji, Dyrektora Artystycznego powołuje i odwołuje Dyrektor Naczelny. Organizację wewnętrzną Filharmonii ustala Dyrektor w regulaminie organizacyjnym, po zasięgnięciu opinii organizatora oraz opinii organizacji związkowych i stowarzyszeń twórców działających w Filharmonii. Dyrektora Naczelnego powołuje i odwołuje organizator z zachowaniem przepisów art. 15 powołanej wyżej ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. Dyrektor Naczelny organizuje pracę Filharmonii, jednoosobowo odpowiada za całokształt jej działalności oraz reprezentuje Filharmonię na zewnątrz. W szczególności odpowiada za właściwy dobór kadr i osób współpracujących, oraz właściwą gospodarkę mieniem i środkami finansowymi pozostającymi w dyspozycji Filharmonii. Dyrektorem Naczelnym Andrzej Kosendiak. Oświadczenia woli w zakresie praw i obowiązków majątkowych Filharmonii składa Dyrektor i Główny Księgowy. W czasie nieobecności Dyrektora funkcję zarządzającego instytucją pełni Zastępca Dyrektora lub Główny Księgowy, a w przypadku ich nieobecności inny pracownik Filharmonii, na podstawie szczególnego upoważnienia udzielonego przez Dyrektora. Komórki organizacyjne są zobowiązane do współpracy i współdziałania przy rozwiązywaniu wspólnych zadań. Organem doradczym i opiniodawczym Dyrektora Naczelnego w sprawach związanych z działalnością Filharmonii jest Rada Artystyczno-Programowa. Tryb powoływania Rady oraz zakres jej kompetencji określa regulamin organizacyjny Filharmonii. Do zadań Rady należy opiniowanie planów rozwoju i działalności Filharmonii, planów repertuarowych i innych zamierzeń programowo-artystycznych, organizacji pracy artystycznej i wykorzystania kadr, planów dokształcania i doskonalenia kadr artystycznych i technicznych. Członków Rady Artystyczno-Programowej Filharmonii powołuje Dyrektor Naczelny po zasięgnięciu opinii organizacji związkowych i stowarzyszeń artystów działających w Filharmonii.
struktura organizacyjna instytucji
Strukturę organizacyjną Filharmonii ilustruje schemat graficzny stanowiący załącznik nr 1 do regulaminu organizacyjnego Filharmonii im. Witolda Lutosławskiego. Strukturę Filharmonii tworzy Dyrektor oraz podległe mu:
- biuro Dyrektora Naczelnego;
- pion Zastępcy Dyrektora ds. Marketingu i Rozwoju
- pion Zastępcy Dyrektora ds. Organizacyjnych i Narodowego Forum Muzyki we Wrocławiu;
- pion Głównego Księgowego;
- pion artystyczny.
Tworzenie oraz przekształcanie struktury wewnętrznej Filharmonii odbywa się w oparciu o zarządzenia Dyrektora Filharmonii. Zastępcy Dyrektora i Główny Księgowy kierują działalnością podległych im komórek organizacyjnych odpowiednio do zadań, przedmiotu i form działania Filharmonii - zgodnie z dyspozycjami Dyrektora w oparciu o przepisy prawa, postanowienia niniejszego regulaminu i ponoszą przed bezpośrednim przełożonym odpowiedzialność w zakresie pełnionej funkcji.
Potencjał kadrowy
zasady funkcjonowania instytucji
Funkcjonowanie Filharmonii oparte jest na zasadach jednoosobowego kierownictwa pełnionego przez Dyrektora, służbowego podporządkowania i podziału czynności służbowych. Komórką organizacyjną kieruje samodzielnie kierownik, jednoosobowo odpowiedzialny przed swoim bezpośrednim przełożonym za zorganizowanie powierzonych im odcinków pracy i wykonanie całokształtu zadań przypisanych komórce organizacyjnej w ramach przydzielonych sił i środków. Kierownik komórki dokonuje podziału zadań pomiędzy jej pracowników z uwzględnieniem ich kwalifikacji oraz opracowuje miesięczną ewidencję czasu pracy i zakres czynności służbowych. Każdy pracownik podlega bezpośrednio jednemu przełożonemu i przed nim odpowiada za całokształt powierzonych mu spraw. Pracownik może otrzymać polecenie służbowe od przełożonego wyższego szczebla - wówczas wykonuje otrzymane polecenie, zawiadamiając o tym niezwłocznie swego bezpośredniego przełożonego. Przy realizacji wspólnych zadań pracownicy zobowiązani są do pełnej współpracy zespołowej w ramach komórki własnej, jak i między działami, w szczególności związanych z przygotowaniem i obsługą koncertów oraz imprez realizowanych lub współrealizowanych przez Filharmonię. Zastępstwa kierowników komórek organizacyjnych ustala bezpośredni przełożony kierownika na jego wniosek.
Obowiązki, uprawnienia i odpowiedzialność stanowisk kierowniczych
Dyrektor jednoosobowo odpowiada za całokształt działalności Filharmonii, a w szczególności: ustala kierunki działania Filharmonii, właściwy dobór kadry; odpowiada za racjonalną gospodarkę finansową i majątkową; zatwierdza program artystyczny Filharmonii; opracowuje kwartalne i roczne plany programowe i finansowe; przygotowuje szczegółowy program działalności Filharmonii; sporządza kwartalne i roczne sprawozdania z bieżącej działalności Filharmonii; ustala politykę kadrową zatrudnienia i płac; współpracuje z patronami, mecenasami i sponsorami Filharmonii, jak również ze związkami zawodowymi; przewodniczy organom doradczym. Organy doradcze działają na podstawie Regulaminu nadanego zarządzeniem Dyrektora. Do zakresu działania Dyrektora należy również: sprawowanie funkcji pracodawcy w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy; przeprowadzanie okresowych ocen pracy pionów i samodzielnych stanowisk; pełnienie roli bezpośredniego przełożonego dla stanowisk pracy mu podporządkowanych zgodnie ze strukturą organizacyjną Filharmonii. Dyrektor organizuje system kontroli wewnętrznej. Sprawuje osobiście ogólny nadzór nad skutecznością wyżej wymienionego systemu. W każdym przypadku ujawnienia nieprawidłowości i nadużyć Dyrektor przeprowadza postępowanie wyjaśniające, a następnie po zasięgnięciu opinii głównego księgowego i radcy prawnego zajmuje stosowne stanowisko zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dyrektorowi Naczelnemu podlegają bezpośrednio:
- pion artystyczny: zespoły artystyczne (stałe np. Orkiestra Symfoniczna Filharmonii im. Witolda Lutosławskiego, Wrocławska Orkiestra Kameralna „Leopoldinum”, Chór Filharmonii im. Witolda Lutosławskiego, Chór Chłopięcy Filharmonii im. Witolda Lutosławskiego; oraz projektowe np. Orkiestra Barokowa Filharmonii im. Witolda Lutosławskiego, czy Kwartet Smyczkowy Filharmonii im. Witolda Lutosławskiego). Dyrektor Naczelny może w razie potrzeby powoływać inne zespoły artystyczne.
- biuro Dyrektora Naczelnego do zadań którego należy: prowadzenie sekretariatu w tym; obsługa prawna (sporządzanie i opiniowanie projektów umów, a także wydawanie opinii prawnych w sprawach dot. Filharmonii); przygotowanie i przeprowadzanie postępowań o udzielanie zamówień publicznych; zarządzanie finansami Filharmonii; współpraca z zagranicą; koordynowanie projektów specjalnych Filharmonii; współpraca ze związkami zawodowymi działającymi w Filharmonii; nadzorowanie spraw socjalnych we współpracy z Komisją Socjalną.
- organy doradcze Filharmonii - tryb działania organów doradczych ustala zgodnie z postanowieniami statutu Dyrektor drogą zarządzenia.
Zastępca Dyrektora prowadzi całość spraw związanych z doskonaleniem organizacji Filharmonii, koordynacji pracy podległych mu działów, nadzorowaniem czynności w zakresie zmian organizacyjnych, zabezpieczeniem majątku Filharmonii, organizacji widowni i promocji, pozyskiwaniu mecenasów i sponsorów, a także koordynacji zadań doraźnych zleconych przez Dyrektora Naczelnego.
Zastępca Dyrektora ds. Organizacyjnych i Narodowego Forum Muzyki we Wrocławiu wykonuje swoje obowiązki przy pomocy pionu Zastępcy Dyrektora ds. Organizacyjnych, do zadań którego należy: sprzedaż i wynajem powierzchni; obsługa klienta; produkcja koncertów; administracja budynku; zaopatrzenie i obsługa; technologia informacyjna i komunikacyjna; zarządzanie kadrami (nabory i szkolenia); zabezpieczenie techniczne prób, koncertów i imprez organizowanych przez Filharmonię; zabezpieczenie majątku Filharmonii; prowadzenie remontów i inwestycji; prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem Instytucji; koordynowanie prac związanych z tworzeniem Narodowego Forum Muzyki we Wrocławiu; zarządzanie i nadzór nad mieszkaniami służbowymi przy ul. Sycowskiej 3.
Zastępca Dyrektora ds. Marketingu i Rozwoju wykonuje swoje obowiązki przy pomocy pionu Zastępcy Dyrektora ds. Marketingu i Rozwoju do zadań którego należą: reklama i promocja; pozyskiwanie środków, sponsoring; organizacja widowni, koordynacja sprzedaży i kas; przygotowywanie publikacji i materiałów informacyjnych (wydawnictwa i Internet); współpraca z przedstawicielami mediów: informowanie o działaniach podejmowanych przez Filharmonię; organizowanie konferencji prasowych; - pozyskiwanie patronów medialnych (biuro prasowe); opracowywanie strategii wizerunkowej Filharmonii; opracowywanie strategii marketingowej oraz nadzór nad jej realizacją po zatwierdzeniu przez Dyrektora; archiwizacja danych.
Do zadań Menadżerów należy: ustalanie z Dyrektorem materiałów niezbędnych do sporządzania, przygotowania i realizacji planu zamierzeń artystycznych Filharmonii w poszczególnych okresach, sezonach; opracowywanie harmonogramów pracy zespołów; sporządzanie tygodniowych, miesięcznych i kwartalnych repertuarów; prowadzenie korespondencji z artystami i agencjami krajowymi i zagranicznymi; przygotowywanie projektów umów z artystami i agencjami i dopilnowanie ich realizacji; przygotowanie budżetu projektów, nadzór nad prawidłową realizacją budżetu; przygotowywanie planów promocji projektów i ich realizacja
Główny Księgowy Filharmonii jest odpowiedzialny za prowadzenie rachunkowości Filharmonii zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591 z późniejszymi zmianami), ustawą z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z dnia 20 grudnia 2005 r. z późniejszymi zmianami), ustawą z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2004 Nr 19 Poz. 177) i innymi obowiązującymi przepisami. W szczególności do obowiązków Głównego Księgowego należy: organizowanie i kierowanie Działem Finansowo-Księgowym w Filharmonii; prowadzenie całości spraw związanych z rachunkowością, finansami, podatkami, ubezpieczeniami, rachubą płac i sprawozdawczością; opracowywanie i przedkładanie do zatwierdzenia zakładowego planu kont wraz z zasadami rachunkowości, prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz wyceny pasywów i aktywów; opracowywanie i przedkładanie do zatwierdzenia (rocznego planu amortyzacji składników majątku trwałego, rocznego planu inwentaryzacji majątku, rocznego planu finansowego Filharmonii); opracowywanie i przedkładanie do zatwierdzenia a następnie nadzór nad wykonaniem (instrukcji kasowej, instrukcji inwentaryzacji); sprawowanie osobiście lub nadzorowanie sprawowanej kontroli formalno-prawnej, merytorycznej i rachunkowej wszystkich dowodów księgowych oraz innych dokumentów powodujących skutki finansowe; osobiste dekretowanie dowodów księgowych poprzez potwierdzenie tego faktu podpisem; organizowanie i nadzór nad przebiegiem inwentaryzacji składników majątkowych; sprawdzanie rozliczeń poinwentaryzacyjnych; sporządzanie raportów finansowych dla Dyrektora Naczelnego o stanie środków pieniężnych i ich płynności; badanie na bieżąco stanu konta na rachunku bankowym i stanu gotówki w kasie; ustalanie i informowanie Dyrektora Naczelnego o najbliższych i dalszych płatnościach oraz o stanie należności i zobowiązań (krótkoterminowych i długoterminowych); osobiste nadzorowanie i wykonywanie terminowego regulowania wszystkich zobowiązań podatkowych, celnych, ubezpieczeniowych i innych publiczno-prawnych; organizowanie i nadzorowanie prowadzenia ewidencji księgowej techniką komputerową; organizowanie i nadzorowanie prowadzenia ewidencji podatkowej i całej dokumentacji rozliczeniowej z tym związanej z podatkiem VAT, dochodowym od osób fizycznych, dochodowym od osób prawnych; organizowanie i nadzorowanie rachuby płac z pełną dokumentacją i ewidencją do celów kosztowych, podatkowych oraz ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego; zapewnienie terminowych wypłat należnych wynagrodzeń dla pracowników Filharmonii i zleceniobiorców; sporządzanie sprawozdań finansowych na koniec okresu sprawozdawczego.
Dyrektor Filharmonii odrębnym zarządzeniem ustanawia rozdział i liczbę etatów na poszczególne komórki organizacyjne.
Załącznik 1 do uchwały nr XIII/183/99 Sejmiku Województwa Dolnośląskiego z dnia 24 września 1999 r. Statut Filharmonii im. Witolda Lutosławskiego we Wrocławiu.
Załącznik 1 do uchwały nr XIII/183/99 Sejmiku…
Załącznik 1 do uchwały nr XIII/183/99 Sejmiku…
Gazeta Wyborcza, artykuł: Filharmonia Wrocławska po sezonie, Adam Domagała, 19.06.2006 r.
50-dziesięciolecie Filharmonii we Wrocławiu 1954-2004, Ewa Kofin, red. Lidia Geringer d'Oedenberg, red. Joanna Engel Małas - cytat
Załącznik 1 do uchwały nr XIII/183/99 Sejmiku…
Regulamin organizacyjny Filharmonii im. Witolda Lutosławskiego we Wrocławiu.
Regulamin organizacyjny Filharmonii im. Witolda Lutosławskiego we Wrocławiu.