Co najbardziej przeszkadza w pracy?
Niespodziewane telefony?
Niezamykające się wiecznie drzwi do pokoju i ludzie, którzy ciągle coś od nas chcą?
To drobiazgi. Naprawdę w pracy przeszkadza brak asertywności!
Wyobraźmy sobie taki dzień.
Idziesz spokojnie korytarzem w stronę swojego pokoju, zamyślony nad projektem, który gryzie Cię już od tygodnia, gdy w drzwiach dogania Cię współpracownik.
Świetnie, że Cię widzę - mówi, ledwie łapiąc oddech z przepraszającym uśmiechem na twarzy - Mam do Ciebie wielką prośbę. Wiem, że jesteś strasznie zajęty, i że powinienem Cię uprzedzić o tym dużo wcześniej, ale czy znalazłbyś jutro chwilę czasu, żeby pomóc mi przeszkolić dwóch nowych serwisantów. Chciałbym, żeby dobrze orientowali się w specyfice działania naszej firmy, jej strategii, misji, sposobach docierania do klienta. Wiesz o co chodzi... Ty im będziesz umiał to najlepiej wyjaśnić, ja znam się tylko na sprawach technicznych - mówi ze zbolałą miną Twój kolega.
I co zrobisz?
Cel jest szczytny, chodzi o dobre wdrożenie do pracy dwóch inżynierów z wielkim trudem znalezionych na rynku. Trzeba ich dopieścić, zmotywować, przekazać z całą energią misję firmy oraz przekonać, że warto popracować w niej kilka lat. Jednak zły jesteś na kolegę, że nie uprzedził Cię wcześniej. Poza tym sam mógłby przecież nauczyć się tych kilku rzeczy
i wtedy Ty nie musiałbyś wciskać w swój dzień pracy kolejnej sprawy.
Ale zgodzisz się, prawda?
Punkt dla Twojego kolegi - właśnie obarczył Cię swoim problemem.
To jest właśnie nagła, pilna sprawa, która może zrujnować Ci cały dobrze zaplanowany dzień.
Mogę się założyć, iż będziesz zły na siebie za to, że się zgodziłeś.
Ty byś go pewnie o coś podobnego nie poprosił...
W tym miejscu mam dla Ciebie kilka pytań:
- Czy zawsze - jeśli nie rani to kogoś innego - robisz to, co chcesz?
- Czy potrafisz - bez zażenowania - prosić o przysługę oraz informować innych o swoich oczekiwaniach?
- Czy umiesz korzystać z prawa do wyrażania własnych poglądów i prosisz o wyjaśnienia, gdy czegoś nie rozumiesz?
Jeżeli na któreś z tych pytań odpowiedziałeś negatywnie, to znak, że nie korzystasz w pełni
z przysługujących nam wszystkim praw. W praktyce wielokrotnie o nich zapominamy
i ulegamy presji otoczenia. Gdy już jednak chcemy o nich przypomnieć innym, to robimy to często zbyt agresywnie.
Czego nam brakuje?
Asertywności!
Wbrew powszechnej opinii asertywność nie polega na stosowaniu technik, pomagających wpływać na reakcje innych osób.
Asertywność to raczej sposób bycia, który ma nam ułatwić życie. Człowiek asertywny nie boi się kontaktów z innymi ludźmi - ani w życiu prywatnym ani zawodowym. Co więcej, jest zadowolony z każdej konfrontacji. Nigdy nikogo nie udaje - zawsze pozostaje sobą, niezależnie od tego, z kim w danej chwili rozmawia. Czuje się autorem swoich decyzji, a podejmując je, analizuje wszystkie „za” i „przeciw”. Przede wszystkim jednak osoba asertywna jest uczciwa wobec siebie i innych - nie unika pokojowych konfrontacji, zawsze komunikuje wszystko wprost oraz przyznaje się do własnych błędów i pomyłek.
Jaka jest różnica między człowiekiem asertywnym a agresywnym?
Człowiek asertywny broni swoich praw, nie naruszając praw drugiej osoby, podczas gdy człowiek agresywny myśli jak zaspokoić własne potrzeby i przyjemności, nie zważając na prawa i potrzeby drugiej strony. Postawa asertywna jest nazywana stanowczością, która nie rani.
Co nie pozwala nam zachowywać się asertywnie? Dlaczego łatwiej zareagować agresywnie lub przyjąć warunki narzucone przez rozmówcę niż bronić swoich praw?
Psychologowie są zdania, że winne są temu nawyki, które już na stałe ugruntowały się
w naszej świadomości.
Wszystko, jak zwykle, zaczęło się bardzo niewinnie. Pewnego razu (bardzo dawno temu) zrezygnowałeś z jakiegoś zadania, przekonany, że tego na pewno nie uda się załatwić. Później znowu wielokrotnie nie podejmowałeś tego wyzwania i w końcu, w Twoim umyśle zakodowało się skojarzenie - zadanie X - nawet nie warto zaczynać - na pewno się nie uda.
W podobny sposób pojawiają się też inne negatywne nawyki związane np. z odwlekaniem momentu podjęcia decyzji: Powiem mu to jutro, gdy będę w lepszej formie; negatywne myślenie o sobie: Pracuję zbyt wolno; opacznie rozumiane, a wpajane nam od dziecka normy powinności np.: Nie powinno się odmawiać, kiedy ktoś o coś prosi; samokrytyka w obliczu porażki: Jak się za coś nowego wezmę, to zawsze coś sknocę.
Tego typu myśli obniżają nasze poczucie własnej wartości, zniechęcają nas do działania, prowadzą do tego, że rezygnujemy z czegoś bez walki lub przyciśnięci do muru wybuchamy. Jeżeli więc akceptujesz postawę asertywną, spróbuj przełamać swoje zakodowane przez lata „nawyki myślowe”. Jest to niestety trudne i wymaga wielu ćwiczeń. Jeśli jednak uda Ci się zmienić sposób myślenia, na pewno poczujesz się lepiej i będziesz łatwiej nawiązywać kontakty z innymi ludźmi. Za każdym razem, gdy czujesz, że masz problem, skorzystaj pomocy zdań proasertwnych, a także swoich praw oraz mocnych stron.
Gdy tylko w Twoich myślach pojawi się jakaś negatywna sugestia, skontruj ją zdaniem, które potwierdza Twoje możliwości, umiejętności czy też prawa.
Takie zdania nazywają się właśnie „proasertywnymi”. Aby były one jednak skuteczne, muszą być wiarygodne, dlatego unikaj wmawiania sobie, że jesteś taki, jakim w rzeczywistości nie jesteś. Układając je, oprzyj się na realistycznym wizerunku własnej osoby, uświadomieniu sobie swoich praw (masz prawo do zaspokajania wszystkich potrzeb pod warunkiem, że nie naruszasz tym samym praw innych osób), jak również na pozytywnych doświadczeniach (wypisz sobie swoje największe osiągnięcia, posiadane umiejętności, zalety osobiste). Tworzone zdania muszą być na tyle prawdziwe, by Twoja logiczna część mózgu (lewa półkula) zaakceptowała je.
Jeżeli stojąc przed dużym wyzwaniem nie jesteś przekonany, czy sobie poradzisz, przypomnij na przykład swoje sukcesy, jakie odniosłeś przy prowadzonych wcześniej projektach
i pomyśl: Mimo, że przy poprzednim zadaniu też początkowo mieliśmy opóźnienie, to udało nam się nadgonić i zakończyliśmy projekt w terminie. Tym razem też powinno się udać.
Podobnie jest z odmawianiem.
Gdy ktoś prosi Cię o coś, czego nie chcesz się podjąć, jednak niezręcznie jest odmówić, wykorzystaj swoje prawa - pomyśl: Jeżeli ktoś ma prawo mnie o coś prosić, to ja mam prawo odmówić.
Każdy ma zawsze prawo odmówić, tak samo, jak każdy zawsze może poprosić. Nie musisz zgadzać się na wszystko, czego od Ciebie inni oczekują i co próbują Ci narzucić.
Musisz ocenić jak ważna jest dla Ciebie dana sytuacja. Jeżeli w ogóle Ciebie nie dotyczy, powinieneś odmówić, nawet jeśli prosi Cię ktoś stojący wyżej od Ciebie w hierarchii służbowej. Możesz tak zrobić mimo powszechnie powtarzanych frazesów typu: „szefowi się nie odmawia”, „szef wydał polecenie, więc trzeba je wykonać”. Pamiętaj, że Twój zwierzchnik zwykle nie wie, jak dużo ważnych spraw masz akurat w danej chwili do wykonania.
W jaki sposób odmówić? Nie powinieneś mówić mu wprost, że nie zrobisz tego, bo nie masz czasu. Najprostszy sposób jest taki: wyjmij swój harmonogram pracy, połóż na biurku
i zapytaj: OK. Mam tyle ważnych spraw do zrobienia. Jeżeli to jest tak pilne, to z której
z ważnych spraw mam zrezygnować?
Po pierwsze uświadomisz mu wówczas, że masz napięty harmonogram i zajmujesz się rzeczywiście ważnymi zadaniami. Po drugie pokażesz, że Twoja odmowa ma racjonalne przyczyny.
Jeżeli jednak w sytuacji, gdy ktoś próbuje zrzucić na Ciebie nagłą, pilną sprawę masz problem z odmawianiem - robisz to z przepraszającą miną, nie mogąc wykrztusić słowa lub atakujesz rozmówcę pretensjami, że Cię w ogóle o coś poprosił - spróbuj zastosować odmowę asertywną.
Jak skutecznie odmawiać, by jednocześnie nie urazić drugiej osoby i nie wdawać się w niepotrzebną polemikę?
Prawidłowa skuteczna odmowa składa się z kilku elementów. Oto one:
• Powiedz NIE. Używaj jednak wyrażenia „nie zrobię” zamiast „nie mogę”.
W przeciwnym razie rozmówca zrozumie, że chciałbyś, ale nie możesz i spróbuje pomóc Ci znaleźć rozwiązanie. Nie używaj też słów „nie chcę”. Oznaczają one Twoje preferencje, rozmówca więc będzie próbował Cię nakłonić do zmiany opinii.
• Koniecznie przedstaw przyczynę swojej odmowy, np. nie przeprowadzę szkolenia, bo mam ważne zadanie do zrobienia.
• Dobrze jest też dodać odpowiednie „zmiękczenie”, by odmowa nie zabrzmiała zbyt oschle i by Twój rozmówca się na Ciebie nie obraził. Nie chodzi jednak o to, aby za nią przepraszać. Dodaj po prostu słowa „przykro mi” i podkreśl, jak ważna jest dla Ciebie druga osoba, mimo że jej odmawiasz. Spróbuj też powiedzieć o swoich emocjach, podkreślając jak trudno Ci było odmówić (np. „nie mogłem spać w nocy”). Możesz też, zanim jeszcze powiesz NIE, uprzedzić rozmówcę, że spodziewasz się z jego strony niezadowolenia, rozczarowania albo poczucia krzywdy. W większości przypadków takie stwierdzenie wywołuje efekt odwrotny i pozwala na łatwiejsze pogodzenie się z odmową.
W jaki sposób sobie radzić, gdy rozmówca nie ustępuje?
Specjaliści uważają, że jednym z błędów, który popełniają osoby uległe, starając się
odmawiać asertywnie, jest zbyt łatwe dawanie za wygraną. Z kolei ludzie agresywni, gdy od razu nie osiągną efektu, wybuchają złością, co tylko pogarsza sytuację. Czasami, gdy rozmówca jest nachalny i za wszelką cenę chce postawić na swoim, zwykła odmowa nie wystarczy. W tym momencie musisz zastosować techniki wspomagające:
• „Trzyczęściowe zdanie”. Jest szczególnie przydatne, gdy ktoś czuje się rozgoryczony Twoją odmową i podkreśla, jak bardzo zależy mu na tym, abyś wyraził zgodę. Swoją wypowiedź powinieneś wtedy zbudować w następujący sposób.
Najpierw zapewnij go, że rozumiesz jego stanowisko (Rozumiem, że bardzo zależy Ci na tym, żebym poprowadził to szkolenie...). Pamiętaj, że inni chętniej nas słuchają, gdy czują, że rozumiemy ich sytuację.
Potem przedstaw swoje emocje związane z faktem odmowy lub z całą tą sytuacją, np.: Trudno mi jest Ci odmawiać, przeżywam prawdziwe katusze, jednak źle bym się czuł, gdybym dzisiaj nie przygotował planów na najbliższe półrocze itp.
Na koniec raz jeszcze przedstaw swoje racje, które zdecydowały o odmowie, ewentualnie zaproponuj inne rozwiązanie, np.: Jeżeli moja pomoc będzie Ci potrzebna również w przyszłości, to omówmy zasady naszej współpracy i terminy szkoleń.
W wielu przypadkach taka wypowiedź powinna zastopować dalszy upór rozmówcy. Gdyby jednak to nie nastąpiło, a on nadal nalegałby na Twoją zgodę, zastosuj następną taktykę.
• Technika „zdartej płyty”. Polega na tym, że w odpowiedzi na ponawiane przez rozmówcę naciski, powtarzasz w kółko zdanie, którego użyłeś, odmawiając mu po raz pierwszy. Nie dodajesz kolejnych argumentów, ani nie usprawiedliwiasz się. Przy tej taktyce każda próba manipulacji podjęta przez drugą stronę - zastraszanie, pochlebianie, wzbudzanie współczucia czy też poczucia winy - jest skazana na niepowodzenie, ponieważ nie musisz odpierać argumentów drugiej strony. Ty tylko przez cały czas powtarzasz swoje.
Rozmówca może jednak czasami użyć takich argumentów, których nie uda Ci się puścić mimo uszu. Należą do nich przypomnienia, czego on dla Ciebie nie zrobił lub wypowiedzi bardzo emocjonalne - np. jesteś moją ostatnią deską ratunku! Nie powinieneś zbyć tych argumentów, stosując technikę „zdartej płytę”, bo go urazisz. Nie możesz jednak wdawać się w niepotrzebną dyskusję. W takiej sytuacji zastosuj jeszcze raz „trzyczęściowe zdanie”, kładąc nacisk na swoje emocje oraz podkreślając, że rozumiesz sytuację rozmówcy: Tak, wiem, że pomogłeś mi w zeszłym tygodniu i jestem Ci za to bardzo wdzięczny. Tym bardziej jest mi trudno Ci odmówić, ale jestem dzisiaj bardzo zajęty.
Przy tak trudnych rozmowach naturalne jest to, że na początku będziesz się denerwować
i dążyć do tego by jak najszybciej rozwiązać problem. Pamiętaj jednak, że gdy się spieszysz, możesz popełnić niepotrzebne błędy. Dlatego w takich sytuacjach mów wolniej, nie odpowiadaj zbyt szybko (daj sobie czas na zastanowienie się) i utrzymuj kontakt wzrokowy z rozmówcą. Dzięki takiemu zachowaniu staniesz się w jego oczach osobą pewną siebie, a Twoja odmowa stanie się dzięki temu bardziej stanowcza i niepodważalna.
Nie unikaj konfrontacji i okazuj swoje emocje.
Bądź zawsze przygotowany na konfrontację swoich poglądów z opiniami innych ludzi. Nie bój się usłyszeć co oni myślą - pamiętaj, że to zawsze są tylko ich opinie i nie musisz się z nimi zgodzić.
Nie tłum w sobie emocji - człowiek asertywny okazuje je w sposób kontrolowany. Nie wstydź się więc pokazać żal, smutek, zażenowanie. Gdy czujesz się wściekły, powiedz to, gdy jesteś szczęśliwy, okaż radość. Jeśli trzeba, uderz pięścią w stół lub podnieś głos. Gdy wyrzucisz nagromadzoną w sobie energię związaną z emocjami - poczujesz się spokojniejszy.
W gorszym stanie będzie może tylko ten stół, w który uderzyłeś pięścią...
Pozdrawiam
Daniel Sukniewicz