1. Informacja Instytucji Zarządzającej PO KL nt. wydatków związanych z zakupem sprzętu w projekcie w ramach cross-financingu

Instytucja Pośrednicząca przekazuje stanowisko Instytucji Zarządzającej wyrażone pismem nr DZF-IV-82252-60-KP/10 NK: 17454/10 z dnia 9 lutego 2010 r. dotyczące kwalifikowania kosztów zakupu sprzętu dla uczestników projektów realizowanych w ramach PO KL.

 Zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL wydatkiem kwalifikowalnym w ramach cross-financingu jest zakup sprzętu rozumianego jako środki trwałe, którego wartość początkowa jest wyższa od 10% kwoty określanej w przepisach podatkowych, uprawniającej do jednorazowego odpisu amortyzacyjnego. Powyższa definicja nie dotyczy pojazdów oraz mebli. Sprzęt zakupiony celem przekazania uczestnikom projektów w ramach PO KL , ze względu na swój charakter prawno-księgowy, co do zasady nie stanowi  środka trwałego. W związku z tym nie może zostać ujęty w ewidencji księgowej środków trwałych Beneficjenta. W konsekwencji zakup sprzętu nie będącego środkiem trwałym nie stanowi wydatku objętego cross-financingiem zgodnie z powyższą definicją.

 Ponadto, zakup sprzętu dla uczestników projektu, jest każdorazowo szczegółowo weryfikowany pod względem zasadności, racjonalności oraz efektywności ponoszenia takiego wydatku. Ocena konieczności ponoszenia takiego kosztu następuje zarówno na etapie oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie, jak i podczas późniejszej weryfikacji wniosków o płatność.

 Należy pamiętać, iż celem głównym projektów realizowanych w ramach PO KL jest wzrost poziomu zatrudnienia i spójności społecznej, a nie przeprowadzanie działań inwestycyjnych, takich jak zakup sprzętu.

 Powyższe stanowisko dotyczy w szczególności zakupów np. nagród dla uczniów (uczestników projektu) przekazywanych im w trakcie realizacji projektu. Wszelkie zakupy sprzętu muszą znaleźć odzwierciedlenie i uzasadnienie we wniosku o dofinansowanie.

 Przekazywanie przez Beneficjenta zakupionego sprzętu innym podmiotom po zakończeniu realizacji projektu nie zwalnia z obowiązku wykazywania takich wydatków w ramach  cross-financingu.

 2. Uproszczenie wymogów dotyczących składania podpisu pod oświadczeniem we wniosku dofinansowanie

Informacja Instytucji Pośredniczącej PO KL nt. stosowania wymogu formalnego złożenia kontrasygnaty przez skarbnika/głównego księgowego

Instytucja Pośrednicząca informuje, iż na podstawie pisma Ministerstwa Rozwoju Regionalnego z dnia 28 stycznia 2010r. o sygnaturze DZF-I-82208-4-PSz/10 podjęto decyzję o odstąpieniu z dniem 29 stycznia br. od stosowania wymogu formalnego złożenia kontrasygnaty przez skarbnika/głównego księgowego w części V. Oświadczenie wniosku o dofinansowanie w odniesieniu do projektów systemowych składanych przez beneficjentów będących jednostkami sektora finansów publicznych.

Przedmiotowe uproszczenie wpisuje się w akcję Ministerstwa Rozwoju Regionalnego „Proste fundusze" i ma na celu ułatwienie aplikowania o środki Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach PO KL beneficjentom będącym jednostkami sektora finansów publicznych.

3. Aktualizacja wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Kapitał Ludzki

13 listopada 2009 r. zostały skierowane do konsultacji zewnętrznych zmienione Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Kapitał Ludzki (PO KL). Wytyczne zakładały znaczące modyfikacje obowiązujących zapisów w szczególności poprzez wprowadzenie: limitów procentowych dla kosztów zarządzania projektem, stałych limitów procentowych dla kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtowo oraz możliwości ryczałtowego rozliczania kosztów bezpośrednich. Nowe wytyczne obowiązywać będą od 1 stycznia 2010 roku.

W związku z koniecznością uzgodnienia z Komisją Europejską zapisów dotyczących kosztów pośrednich oraz w wyniku uwzględnienia części uwag zgłoszonych w trakcie konsultacji, jak również uwag wynikających z przeprowadzonych audytów Instytucja Zarządzająca PO KL podjęła decyzję o tymczasowym wstrzymaniu z wprowadzenia niektórych ze wspomnianych powyżej rozwiązań.

4. Aktualizacja Zasad systemu sprawozdawczości PO KL

6 stycznia br. zostały zatwierdzone zmienione Zasady systemu sprawozdawczości Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

6 stycznia 2010 r. weszły w życie zmienione Zasady Systemu Sprawozdawczości Programu Kapitał Ludzki 2007-2013. W dokumencie uwzględniono zmiany wprowadzone do Wytycznych w zakresie sprawozdawczości Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia 2007-2013 z dnia 15 lipca 2009 r. i uwagi Instytucji Pośredniczących oraz Instytucji Pośredniczących II stopnia Programu Kapitał Ludzki.

Wśród najważniejszych zmian dokonanych w dokumencie znalazły się:

• określono obowiązek monitorowania pomocy publicznej na każdym z poziomów realizacji Programu Kapitał Ludzki z uwzględnieniem rozbudowanej informacji na poziomie Działania i Priorytetu;

• doprecyzowano zakres informacji przedstawianych w sprawozdaniach nt. komplementarności oraz realizowanych projektów systemowych w Programie Kapitał Ludzki;

• zrezygnowano z przedstawiania w sprawozdaniach informacji dotyczących odsetek narosłych od środków zgromadzonych na realizację Działania/Priorytetu (załącznik nr 10) oraz prognozowanych wartości wniosków o płatność, które zostaną zatwierdzone przez IP/IP2 (załącznik nr 11);

• doprecyzowano zapisy Podręcznika wskaźników Programu Kapitał Ludzki;

• zwiększono zakres danych przekazywanych w informacji miesięcznej m. in. o nazwę aneksu w ramach porozumień i umów oraz datę publikacji informacji o podmiotach, które uzyskały wsparcie w ramach prowadzonych naborów wniosków.

Zmienione Zasady Systemu Sprawozdawczości Programu Kapitał Ludzki 2007-2013 uwzględnione zostaną w przygotowywanej nowej wersji Generatora Wniosków Płatniczych, która będzie zawierała załącznik nr 2: Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia do wniosku beneficjenta o płatność. Planowany termin przekazania nowego Generatora Wniosków Płatniczych to I kwartał 2010 r.

5. Rozliczanie projektu - jednym z podstawowych obowiązków jest regularne rozliczanie się z otrzymanych środków finansowych (środki w większości przypadków przekazywane są w formie zaliczki - „z góry”, w wysokości nawet do 100% wartości projektu). Wnioski beneficjenta o płatność (a wiec dokument, w którym opisywane są wszystkie wydatki w ramach projektu, jak również wskazywany jest stan jego realizacji) powinny być składane co najmniej raz na kwartał i jednocześnie nie częściej niż raz w miesiącu. W odróżnieniu od poprzedniego okresu programowania, obecnie nie ma już obowiązku składania obok wniosków o płatność, osobnych sprawozdań z projektów i wszystkie informacje zawierane są w jednym dokumencie. Do wypełnienia wniosków o płatność, służy specjalna aplikacja, którą instaluje się na komputerze o nazwie Generator Wniosków Płatniczych (GWP). Podobnie jak w przypadku Generatora Wniosków Aplikacyjnych, GWP ma pomóc w przygotowaniu dokumentu, ma rozbudowane systemy sprawdzania wewnętrznej spójności dokumentu (automatycznie sprawdza i przelicza wpisane kwoty) oraz rozbudowaną pomoc. Jednym z kluczowych elementów wniosku o płatność jest lista (zestawienie) dokumentów potwierdzających wydatki (faktury, rachunki, listy płac itp.), istnieje jednak również możliwość, że takie zestawienie nie będzie wymagane, a zamiast niego przedstawiany będzie wydruk z systemu księgowego (warunki, jakie musi spełniać skomputeryzowany system księgowy, aby możliwe było przedstawienie raportu bezpośrednio z systemu opisane są w dokumencie „Zasady finansowania PO KL” dostępnym na stronach www.efs.gov.pl). Oprócz danych finansowych opisujących, jak bardzo są zaawansowane wydatki w ramach projektu, dużą cześć wniosku zajmuje opis zrealizowanych w danym okresie działań oraz plan na następny okres.

W odróżnieniu od wymagań stawianych przed beneficjentami w poprzednim okresie finansowania (w latach 2004-2006), w chwili obecnej nie ma wymogu załączania do rozliczenia projektu kserokopii wszystkich faktur i rachunków. Takie rozwiązanie z jednej strony ułatwia i przyspiesza przygotowywanie rozliczenia, jednakże z drugiej strony sprawia, że Instytucja Wdrażająca nie jest w stanie dokładnie zweryfikować wszystkich wydatków na etapie weryfikacji wniosku i może zdarzyć się, iż pomimo uznania wydatków na etapie zatwierdzania wniosku, podczas kontroli projektu wydatki te zostaną zakwestionowane.

Płynność finansowa - utrzymanie płynności finansowej w projekcie (takie rozplanowanie terminów realizowanych wydatków i terminu składania wniosków o płatność, aby w ramach projektu posiadać cały czas środki na realizacje zadań, czyli aby środki przekazywane przez Instytucję Wdrażającą wpływały do beneficjenta w odpowiednich momentach realizacji projektu) było jednym z najpoważniejszych problemów w realizacji projektów. Dobre zaplanowanie budżetu projektu musi wykraczać daleko poza wymagania stawiane na etapie wniosku o dofinansowanie i obejmować zaplanowanie nie tylko wysokości kosztów, ale również dokładne powiązanie wydatków z przygotowanym harmonogramem realizacji projektu, biorąc pod uwagę specyfikę realizowanych wydatków (np. w zakresie konieczności stosowania prawa zamówień publicznych, wewnętrznych procedur beneficjenta, przedziału czasu pomiędzy podjęciem zobowiązania finansowego, a faktycznym dokonaniem płatności itp.). 

Dane uczestników projektu - szczególną uwagę należy zwrócić na obowiązki wynikające z umowy o dofinansowanie, dotyczące przetwarzania danych osobowych uczestników projektu. Każda osoba uczestnicząca w projekcie powinna podpisać deklarację uczestnictwa w projekcie, wraz z oświadczeniem, że spełnia wymogi rekrutacji, jak również podpisać zgodę na przetwarzanie własnych danych osobowych. (Uwaga w przypadku osób niepełnoletnich taka zgoda i oświadczenie musi być podpisane przez rodziców/opiekunów osoby nieletniej). Do gromadzenia danych o uczestnikach służy specjalna aplikacja komputerowa w postaci odpowiednio przygotowanego arkusza kalkulacyjnego pod nazwą PEFS2007. W ramach tej aplikacji wpisywane są dane o wszystkich osobach (m.in. imię, nazwisko, nr PESEL, adres zamieszkania itp.) oraz informacje o wsparciu, jakie dana osoba otrzymała (np. szkolenia, doradztwo itp.), jak również dane dotyczące daty przystąpienia i zakończenia udziału w projekcie. Regularne gromadzenie i przekazywane tych danych jest jednym z podstawowych obowiązków beneficjenta i  jednym z warunków uznania konkretnych osób za kwalifikowane w ramach projektu.

Oznaczanie projektu -  informowanie na każdym etapie realizacji projektu o tym, że projekt jest finansowany w ramach środków pochodzących z Unii Europejskiej, to jeden z podstawowych obowiązków beneficjenta. Dotyczy on nie tylko umieszczania odpowiednich logotypów i informacji o współfinansowaniu projektu na materiałach promocyjnych i informacyjnych (np. publikacjach czy gadżetach promocyjnych), ale również konieczność umieszczania takiej informacji na wszystkich dokumentach dotyczących realizacji projektu. W związku z powyższym należy mieć na uwadze, że taka informacja musi się znaleźć np. na prezentacjach multimedialnych, materiałach szkoleniowych, również pomieszczenia, w których projekt jest realizowany (sale szkoleniowe czy biuro projektu) powinny być odpowiednio oznaczone. Podstawowym założeniem, które musi zostać spełnione, jest uświadamianie wszystkich uczestników projektu, że biorą udział w działaniach finansowanych w ramach Programu. Ponadto informacja ta powinna dotrzeć do wszystkich osób, które mają jakąkolwiek styczność z projektem i jego działaniami (np. w przypadku ogłoszeń prasowych tak informacja także powinna się znaleźć). Wypełnienie obowiązków z zakresu informacji i promocji jest również przedmiotem kontroli w projekcie. Szczegółowe zasady dotyczące tego, w jaki sposób powinny być realizowane działania informacyjne, znajdują się w „Planie Komunikacji PO KL” dostępnym na stronach www.efs.gov.pl.

Szereg obowiązków z zakresu promocji projektów zostało określonych na etapie umowy o dofinansowanie. Zakres minimalnych i obowiązkowych działań, które tam określono, nie zapewni jednak projektowi uwagi i rozpoznawalności.. Pomimo tego iż w obecnym okresie programowania nie przewidziano we wniosku o dofinansowanie specjalnego miejsca na opisanie działań informacyjnych i promocyjnych, działania z tego zakresu powinny pojawić się jako jedno z zadań w projekcie. Promocja projektu powinna zacząć się jeszcze przed jakimikolwiek innymi działaniami z nim związanymi i, co istotne, nie powinna (jak to miało miejsce w wielu projektach) koncentrować się jedynie na etapie rekrutacji uczestników. Dobrze zaplanowane i zrealizowane działania promocyjne będą nie tylko przyczyniały się do sukcesu projektu -  promocja jest często niezbędna, aby zminimalizować ryzyko niepowodzenia przedsięwzięcia - ale również do budowania wizerunku beneficjenta jako instytucji sprawnej i wiarygodnej.

Promocje projektu i jego rezultatów możemy prowadzić także po jego zakończeniu. Przede wszystkim samo poprawne zrealizowanie projektu współfinansowanego z funduszy europejskich jest świadectwem sprawności instytucji. Po drugie, bardzo często w ramach projektu wypracowywane są pewne narzędzia, standardy lub produkty, które mogą zostać wykorzystane również przez inne instytucje. Po trzecie, warto promować projekt (oraz naszą instytucję) poprzez różnego rodzaju konkursy dotyczące dobrych praktyk. Najważniejszym z nich jest konkurs „Dobre praktyki EFS” organizowany corocznie przez Instytucję Zarządzającą. To świetna okazja do  zaprezentowania efektów realizacji projektu. Natomiast jeśli otrzymamy tytuł „Najlepsza inwestycja w człowieka” nasz projekt ma szanse zostać zauważony nie tylko na arenie ogólnopolskiej, ale również unijnej. Ponadto wszelkie tego typu wyróżnienia mogą stanowić dodatkowy atut przy staraniu się o dofinansowanie kolejnych projektów (jako dodatkowy atut w ramach oceny potencjału projektodawcy w części 3.5 wniosku), gdyż świadczą o doświadczeniu i profesjonalizmie projektodawcy.

4

---