H.L. Le Chatelicr-był twórcą cyklu działania zorganizowanego

Faza preparacii

1.Ustalenie celu działania

2.Analiza środków i warunków działania

3 Planowania działania

4.Pozyskiwanie i przygotowanie zasobów

5.Realizacja planu

6.Kontrola realizacji oraz analiza wyników końcowych

BADANIE i USPRAWNIANIE ORG.

1.Zasady podnoszenia efektywności organizacji

2.Przedsięwzięcia organizatorskie

3.Cykl działania zorganizowanego

4. Metoda prognostyczna i diagnostyczna usprawniania przedsiębiorstwa

5.Techniki gromadzenia informacji:

a)analiza dokumentacji

b)techniki badań społecznych/ankieta/wywiad/kwestionariusz/

c)technika obserwacji bezpośredniej

-karta procesu

-karta obiegu dokumentów

-fotografia dnia pracy

-technika obserwacji

migawkowych i

chronometraż

6.Techniki badania przyczyn problemów wyst.w organizacji:

-diagram TSHIKAWY

-diagram PARETO

7. Wybrane techniki aktywizujące myślenie

8.Techniki projektowania współdziałania organizacji i porównywania się z najlepszymi

a)tablice kompetencyjne

b)Benchmarking

Efekt silosu-sprawia, że kierownicy wyższych szczebli zmuszeni są do rozwiązywania problemów niższych szczebli. Odciąga ich-od zajmowania się ważniejszymi sprawami związanymi z klientami i

konkurentami. Pracownicy niższych szczebli, którzy mogliby rozwiązywać te problemy we własnym

zakresie w efekcie nie biorą pełnej odpowiedzialności za rezultaty i postrzegają siebie jako zwykłych

wykonawców i dostawców informacji.

EFEKTYWN.ORG.

Cykl działania zorganizowanego

Metoda diagnostyczna- stan obecny organizacji

Metoda prognostyczna- punktem wyjścia jest stan docelowy

Metoda diagnostyczna- podstawą usprawniania org. jest analiza często szczegółowa elementów składowych istniejącego systemu. Opiera się ona na zarejestrowaniu i zebraniu charakterystycznych cech

za pomocą różnych technik dotychczasowego rozwiązywania org. Zebrane informacje poddawane są

następnie analizie i ocenie krytycznej w celu ulepszenia (racjonalizacji) stanu istniejącego. Metoda

diagnostyczna bazuje na przekonaniu, że organizacje dotychczas funkcjonującego systemu można usprawnić w drodze: identyfikacji, diagnozy i oceny stanu istniejącego, wykryciu wszelkich nieprawidtowości (dysfunkcji) 'zaprojektowaniu i wdrożeniu niezbędnych usprawnień. Procedura metody diagn. wymaga uwzględnienia nast. faz badawczych:

WSTEPNEJ- polegąjącej na określeniu celu i przedmiotu badania(obiektu)

PODSTAWOWEJ-na którą składają się etapy:

I.rejestracii (opisu) wszystkich faktów dotyczących stanu istniejącego Ważne źródła informacji wykorzystywane w metodzie diagnostycznej: Człowiek/maszyna/proces/dokumentacja/wytwór.produkt.usługa/wiedza i doświadczenie pracow

ników/intuicja osób przeprowadzających badania.

Techniki gromadzenia informacji:

A)analiza dokumentacji

B)techniki socjologiczne

C)techniki obserwacji bezpośredniej

II. krytycznej oraz konstruktywnej oceny i analizy stanu istniejącego

III. projektowanie wariantów rozwiązań

Techniki heurystyczne:

a)burza mózgów

b)teclinika635

c)technika synckiyczna

d)teehnika delficka

5 podstawowych sposobów doskonalenia organizacji:

*eliminacja *zamiana *łączenie *dzielenie *upraszczanie

IV.wyboru wariantu optymalnego. W procesie wyboru wariantu optymalnego uwzględnia się kryterium:

celowości, realności, ekonomiczności, bezpieczeństwa i higieny pracy, psychofizjologiczne, ekologiczne.

KONCOWEJ- sktadającej się z etapów: *przygotowanie warunków do wdrożenia i wprowadzenia nowego rozwiązania do praktyki kontrola realizacji i analizy Efektów (wdrażanie)

Faza końcowa-wdrażanie projektu oraz kontrola realizacji *opory i trudności *faza rozruchu i docierania się *reguła przekory *kontrola realizacji projektu i ocena efektów. Podstawowa procedura metody diagnostycznej powinna dać kolejno odpowiedź na następujące pytania:

1.Co i po co badać? (ustalenie celu oraz skonkretyzowanie obiektu badań)

2. Jak jest? (gromadzenie i opis faktów dotyczących stanu istniejącego)

3. Dlaczego tak jest? (uzasadnienie i krytyka tego stanu oraz diagnoza przyczynowa)

4.Co funkcjonuje dobrze a co nie? (ustalenie mocnych i słabych stron)

5. Jak może być lepiej? (projektowanie wariantów usprawnień zwłaszcza w odniesieniu do tego, co źle

funkcjonuje)

6. Jak powinno być? (ocena i wybór wariantu porównawczego)

7. Jakie dodatkowe efekty można uzyskać po wdrożeniu nowego rozwiązania?

Metoda Prognostyczna. Podstawa metody progn. jest przekonanie, że dokonanie istotnego usprawnienia organizacji jest możliwe w oderwaniu od możliwych istniejących rozwiązań, które obciążają

psychicznie organizatora i przez to rzutują ograniczająco na projektowany system. Metoda ta przewiduje:

A) Wyjście od jakiejś wizji organizacji (utopijnej) idealnej

B) Dostosowanie tej wizji do istniejących oraz przewidywalnych warunków technicznych, informacyjnych, ekonomicznych. Podstawą takiego podejścia do organizowania jest wcześniejsze określenie systemu idealnego by następnie konkretyzując go i dostosowując do istniejących warunków

dojść do systemu realnego. Zamiast analizy i oceny stanu istniejącego przeprowadza się analizę najnowszych wzorcowych rozwiązań, czyli istotne jest zbieranie informacji zewnętrznych oraz metoda

idealizacji. Zbieranie informacji wewnątrz org. Przesuwa się na późniejszy po przyjęciu koncepcji rozwiązania co służy raczej do stwierdzenia możliwości jej realizacji niż do dokładnego ustalenia stanu

istniejącego. Metoda prognostyczna wymaga: *wysokiej kwalifikacji projektantów organizatorów.

* bogatego doświadczenia *szerokiego i śmiałego spojrzenia *znajomości i opanowania metodologii

badań naukowych i metod badawczych.

Techniki heurystyczne:

Burza mózgów, metoda delficka, metoda 635, metoda 666, W projektowaniu organizacji metodą progn.

ma miejsce określony tryb określenie celu, f-cji i zadań projekt, systemu * opracowanie koncepcji

systemu idealnego * zbieranie informacji o rzeczywistych warunkach, barierach i ograniczeniach

* projektowanie wariantów rozwiązań kompromisowych * wybór optymalnego(zalecanego)wariantu

* szczegółowe zaprojektowanie systemu * ewentualna weryfikacja i korekta * testowanie systemu

* wdrażanie * kontrola funkcjonowania systemu i analiza efektów

Walory i korzyści metody prognostycznej

1) możliwość zaprojektowania i zastosowania w org. Od podstaw

2) koncentrowanie zespołu projektującego nie na stanie istniejącym, który jest już obarczony przeszłością, lecz na systemie idealnym i szukaniu sposobów zaadaptowania go do istniejących lub przewidywanych

warunków.

3) ominięcie pracochłonnego i kosztownego etapu pełnej rejestracji stanu istniejącego uwalniając tym samym zespól badawczy od groźby zasugerowania się istniejącymi problemami i sytuacjami

4) wyeliminowanie na ogół nieprzyjemnej krytyki stanu istniejącego

5) zgromadzenie wielu wariantów rozwiązań

6) wyższy poziom organizacyjno-techniczny uzyskanego rozwiązania niż w diagnozie prognostycznej

7) wywieranie presji na projektantów organizatorów w kierunku podnoszenia kwalifikacji i doskonalenia warsztatu twórczego i wiedzy na temat istniejących na świecie rozwiązań organizacyjnych.

ANALIZA DOKUMENTACJI Analizując dokumenty należy pamiętać, że wiele z nich odzwierciedla

jedynie stan formalny lub potencjalny badanego zjawiska, często rozbieżny z rzeczywistością. Rozbieżn.te wynikają z: • upływu czasu między datą sporządzenia dokumentu a naszymi badaniami • różnic w postrzeganiu faktów i odzwierciedleniu ich w dokumentach • nieświadomych omyłek i błędów popełnianych w dokumentach • nadmiernych uproszczeń w toku sporządzania dokumentów

RODZAJE DOKUMENTÓW • w sferze org. formalnej: schemat org., regulamin org., księga służb, zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności, regulaminy pracy, wynagradzania • w sferze prawnej: statut umowy • w sferze ekonomiki : plany i programy rozwoju, analizy ekon., wyniki badań

rynkowych(marketingowych), koncepcje rozwoju produktu • w sferze techniki i technologii:

dane dotycz, prowadzonej działalności podstawowej, prace badawczo-rozwojowe, projekty inwestycyjne

• dokumentacja finans.-księgowa: bilans, rachunek zysków i strat, sprawozdanie z przepływu środków

pieniężnych • dokumenty dotyczące zatrudnienia • wskaźniki dysfunkcji: absencji, fluktuacji niskiej jakości

ZASADY BUDOWANIA ANKIETY

• zadawanie pytań od prostych do skomplikowanych • zadawanie pytań od ogólnych do szczegółowych

• logiczne przechodzenie od jednych pytań do drugich • tworzenie spójnych bloków dotyczących określonych grup zagadnień • unikanie pytań sugerujących odpowiedzi • unikanie pytań zagrażających

respondentowi • zrozumiały i poprawny język • ograniczenie liczby pytan (od kilku do kilkunastu)

KWESTIONARIUSZ jest obszerniejszy od ankiety * zawiera znormalizowane odpowiedzi * posiada klucz rozwiązań * pytania powinny być zbudowane w oparciu o takie same zasady co ankieta * służy jedynie do badań jednostkowych przeprowadzonych w sposób bezpośredni * pozwala na całkowita i

pełną analizę badanych zjawisk

TECHNIKI OBSERWACJI BEZPOŚREDNIEJ

•Karta procesu-jest technika kartowania organizacyjnego, dostarcza nam ona informacji o procesie

PROCES-jest to logiczna sekwencja następujących po sobie czynności służąca realizacji poszczególnych

procesów

Reguły budowania karty procesu: • zaangażowanie wszystkich czynników w budowaniu karty procesu

• dokładna i szczegółowa prognoza procesów i jego fragmentów przez ciągłe zadawanie sobie pytań:

1)jaka jest czynność poprzedzająca?

2)co dokładnie dzieje się w trakcie wykonywanej czynności? -jaki jest punkt wyjścia? -czy są podejmowane decyzje? -co następuje po danej czynności?

3)przejrzysta prezentacja kolejnych fragmentów procesów organizacyjnych w formie graficznej.

---