Temat : Istota i cele outsourcingu
Firmy poszukują coraz lepszych metod zarządzania i wykorzystania własnego majątku. Jedną z takich metod, która znajduje coraz więcej zwolenników jest outsourcing.
Pojęcie outsourcing powstało z kompilacji angielskich słów: outside - resource - using.
Definicje outsourcingu.
Outsourcing - ma miejsce wówczas, gdy organizacja powierza wykonanie jakiejś funkcji innemu podmiotowi specjalizującemu się w jej wykonywaniu.
Outsourcing - to wykorzystywanie zasobów zewnętrznych, zamiast pozyskiwania
i wykorzystywania ich lokalnie i sprowadza się do powierzenia niektórych elementów
organizacji firmy innym firmom do odpłatnego zarządzania i wykonywania za nich
określonych funkcjonalnych zadań.
Outsourcing - to przekazanie przez przedsiębiorstwo funkcji pomocniczych innej firmie.
Outsourcing - metodę tę można określić prostym stwierdzeniem: niech każdy robi to, na czym zna się najlepiej.
Kluczową rolę w definicji outsourcingu -odgrywa fakt swobody wyboru sposobu wykonywania danej funkcji. Odróżnia on, bowiem outsourcing od innych relacji między kontrahentami, gdzie wykonawca dostaje instrukcje od zleceniodawcy jak zadanie ma być wykonane. Zleceniodawca w outsourcingu oczekuje określonych wcześniej wyników, natomiast sama realizacja całego procesu pozostaje w gestii wykonawcy.
Outsourcing opiera się na określonych zasadach, które muszą być przestrzegane przez obie strony umowy outsourcingowej od początku jej trwania tak, aby współpraca była udana. W przeciwnym razie umowa może zostać zerwana przedwcześnie.
Główne elementy umowy outsourcingowej:
a/ przedmiot i zakres usług - musi być doprecyzowany opis zakresu usług
b/ jakość wykonania - zgodna z oczekiwaniami zleceniodawcy
c/ system sankcji w przypadku nie wywiązywania się stron z umowy (np. kary umowne)
d/ zapis dotyczący ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa
e/ klauzula tzw. wykonania zastępczego ( firma Y, która będzie w stanie zastąpić firmę X,
gdy ta nie będzie mogła wywiązać się z umowy).
f/ zapisy i oświadczenia dotyczące kompetencji personelu firmy outsourcingowej,
posiadanych certyfikatów, umów z zagranicznymi dostawcami itp.
Najlepsza formuła umowy to taka, która uwzględni cele, jakie strony zamierzają osiągnąć, lecz jednocześnie opisze metody działania, które zostaną zastosowane. Tak formuła zmniejsza margines sporu w przypadku, gdy klient nie osiągnął zamierzonych celów, ale jednocześnie usługodawca wykorzystał wszystkie opisane w umowie środki, by zapewnić ich realizację.
Dobrym rozwiązaniem wydaje się być wdrażanie outsourcingu etapami i wszystkie te etapy powinny być w miarę precyzyjnie zapisane w umowie. Przejęcie opieki nad określoną sferą działalności firmy przez drugą firmę wymaga dobrego poznania się i zdobycia zaufania przez obie strony umowy. Ważnym jest, aby organizacja korzystająca z usług firmy outsourcingowej unikała angażowania się w proces wykonania usługi po wcześniejszym ustaleniu wszelkich zasad i formalności.
Umowa outsourcingowa, patrząc od strony prawnej może przyjmować dwie formy:
a/ typowa umowa o świadczenie usług - powszechnie znana jako umowa - zlecenie.
b/ typowa umowa o dzieło lub konstrukcja, która zawiera elementy pkt a i b.
W praktyce zarządzania pojęcie outsourcingu na dobre zadomowiło się w latach 80-tych
( w Polsce w latach 90-tych i nadal się rozwija), kiedy to utrzymanie pozycji rynkowej stało się wręcz niemożliwe przy rozproszeniu swoich zasobów na różne elementy działalności.
Outsourcing stworzył dla takich firm możliwości specjalizowania się tylko w jednej dziedzinie. Działalność pomocnicza i uzupełniająca przeszła w ręce innych podmiotów, które mogły ją lepiej wykonywać ze względu na to, iż jest to ich działalność kluczowa. Jest to metoda usprawniania funkcjonowania firmy, dzięki czemu pracownicy mogą się skupić na robieniu tego co z punktu widzenia firmy jest dla niej najważniejsze.
Rodzaje outsourcingu:
Kontraktowy - polega na wydzieleniu funkcji z zakładu macierzystego i przekazaniu jej podmiotowi niezależnemu.
a/ zalety
- swoboda wyboru wykonawcy
- uproszczenie struktury organizacyjnej oraz specjalizacja
b/ wady
- konieczność zwolnień pracowników
- ograniczenie możliwości kontroli realizacji funkcji powierzonych
- różnice kultur organizacyjnych obu stron umowy outsourcingowej
Kapitałowy - zachodzi wówczas, gdy wydzielana funkcja ze struktury organizacyjnej przekazywana jest do spółki-córki wyodrębnionej z zakładu macierzystego.
a/ zalety
- unikanie zwolnień pracowników
- możliwość kontroli realizowanych funkcji
- brak niedopasowania kulturowego obu organizacji
b/ wady
- ograniczona swoboda wyboru partnera outsourcingowego
- ograniczenie zmiany sposobu działania
Zanim jednak zostaną podjęte działania dotyczące wyodrębnienia jednostki spełniającej określone funkcje w firmie, należy przeprowadzić ( kadra zarządzająca) szczegółową analizę ekonomiczną oraz rozważyć postulaty za i przeciw takiemu rozwiązaniu biorąc pod uwagę:
- koszty jakie firma ponosi w związku z realizowaniem danej funkcji
- w jakim stopniu zmieniłaby się ich wielkość, gdyby była realizowana na zewnątrz.
Cele outsourcingu:
Koncentracja zasobów na strategicznych celach firmy „core business”
Koncentracja na umiejętnościach firmy, które zapewniają jej przewagę konkurencyjną
Gwarancja wysokiej jakości.
Ograniczenie kosztów.
Dostęp do nowoczesnych technologii i know-how.( opanowanie technologii gwarantujące dokładność i efektywność).
Ograniczenie zatrudnienia.
Zmniejszenie liczby komórek i stanowisk organizacyjnych.
Obszary , w których firmy najczęściej decydują się na outsourcing:
Kompleksowe usługi informatyczne.
Usługi księgowe i finansowo-analityczne
Usługi szkoleniowe.
Usługi transportowe.
Usługi ochrony mienia.
Usługi marketingowe.
Call center.
Zarządzanie personelem.
Zarządzanie dokumentami.
Administracja.
Warunki wewnętrzne umożliwiające współpracę z firmami outsourcingowymi:
Akceptacja przez właścicieli i kierownictwo wydzielania organizacji, z której pewne funkcje mają być wyodrębnione.
Poprawa skuteczności działania organizacji pod względem strategicznym, rynkowym, ekonomicznym, organizacyjnym.
Możliwość zapewnienia kontroli nad działalnością jednostek wydzielonych.
Korzyści dla firmy wynikające z zastosowania outsourcingu:
Zmniejszenie liczby zatrudnionych i zmniejszenie kosztów wynagrodzeń.
Ograniczenie czynności administracyjno-obsługowych i związanych z tym kosztów.
Uproszczenie struktury organizacyjnej.
Poprawa skuteczności działania i jakości obsługi klienta.
Zwiększenie elastyczności działania.
Dostęp do najnowocześniejszych technologii i procesów poprzez dobór odpowiedniego dostawcy gwarantującego również najwyższy poziom usług.
Forma bezinwestycyjnego rozwoju, wszelkie nakłady inwestycyjne ponosi firma outsourcingowa- płaci się za usługę, nie trzeba inwestować w infrastrukturę.
Nie ma potrzeby natychmiastowego trwałego angażowania kapitału firmy w sferę obsługiwaną przez outsourcing.
Zagrożenia wynikające z zastosowania outsourcingu:
Pozbycie się funkcji, które mogą być ważne dla firmy ze strategicznego punktu widzenia przy niewłaściwym określaniu, jakie funkcje powinny być „wyrzucone na zewnątrz”.
Utrata przewagi konkurencyjnej - w związku z pkt. 1.
Obniżenie jakości oferowanych produktów ze względu na korzystanie z obcych źródeł zaopatrzenia.
Niewłaściwe wykonywanie usług przez podmioty wyodrębnione ze struktury.
Groźba utraty przez firmę tożsamości (w efekcie też przewagi konkurencyjnej) ze względu na zatarcie granic, kto i co wytwarza.
Brak całkowitej akceptacji społecznej zwalnianych pracowników.
Posługiwanie się outsourcingiem do zwalniania niewygodnych pracowników.
Dokąd zmierza outsourcing?
Według raportu Accenture, w 2000r. światowe wydatki na outsourcing sięgnęły
1 biliona USD. Najważniejszy jest jednak nie rozmiar zawieranych umów, ale ich charakter. Coraz mniej przedstawicieli kadry kierowniczej uważa outsourcing jedynie za sposób na redukcję kosztów, czy pozbycie się z firmy uciążliwych zadań. Już 65% menedżerów wybiera współpracę na zasadach outsourcingu, aby móc na bieżąco wprowadzać najlepsze praktyki biznesowe. Dzięki temu korzyści ze stosowania outsourcingu pomnożyły się. Firmy, które w pełni korzystają z tej formy współpracy oszczędzają teraz przeciętnie 50% kosztów, podczas gdy w połowie lat 90-tych było to zaledwie 20%.
Outsourcing staje się coraz popularniejszym sposobem na szybką i nieuciążliwą dla firmy zmianą strategii biznesowej. Pozwala na dokonanie takich zmian szybciej niż gdyby przekształcane były wewnętrzne struktury firmy. Jednocześnie ryzyko rozkłada się na oba współpracujące przedsiębiorstwa. Wczasach szybkich zmian rynkowych jest to bezpieczny sposób na wprowadzenie nowego modelu biznesu.
Także w Polsce outsourcing zaczyna być traktowany jako ważny element strategii nowoczesnej firmy. Coraz częściej docenianym przez polskich menedżerów walorem outsourcingu, poza obniżaniem kosztów prowadzonej działalności, jest uproszczenie struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa a co za tym idzie - poprawa zarządzania.
Outsourcing stał się symbolem racjonalnej polityki kosztowej i nowoczesnego zarządzania.
Istota i cele outsourcingu (folie)
Pojęcie outsourcing powstało z kompilacji angielskich słów:
outside - resource - using.
Definicje outsourcingu.
1. Outsourcing - ma miejsce wówczas, gdy organizacja powierza
wykonanie jakiejś funkcji innemu podmiotowi specjalizującemu się
w jej wykonywaniu.
2. Outsourcing - to wykorzystywanie zasobów zewnętrznych, zamiast
pozyskiwania i wykorzystywania ich lokalnie i sprowadza się do
powierzenia niektórych elementów organizacji firmy innym firmom
do odpłatnego zarządzania i wykonywania za nich określonych
funkcjonalnych zadań.
Outsourcing - to przekazanie przez przedsiębiorstwo funkcji
pomocniczych innej firmie.
Outsourcing - metodę tę można określić prostym stwierdzeniem: niech
każdy robi to, na czym zna się najlepiej.
Rodzaje outsourcingu:
Kontraktowy - polega na wydzieleniu funkcji z zakładu macierzystego i przekazaniu jej podmiotowi niezależnemu.
a/ zalety
- swoboda wyboru wykonawcy
- uproszczenie struktury organizacyjnej oraz specjalizacja
b/ wady
- konieczność zwolnień pracowników
- ograniczenie możliwości kontroli realizacji funkcji powierzonych
- różnice kultur organizacyjnych obu stron umowy outsourcingowej.
Kapitałowy - zachodzi wówczas, gdy wydzielana funkcja ze struktury organizacyjnej przekazywana jest do spółki-córki wyodrębnionej z zakładu macierzystego.
a/ zalety
- unikanie zwolnień pracowników
- możliwość kontroli realizowanych funkcji
- brak niedopasowania kulturowego obu organizacji
b/ wady
- ograniczona swoboda wyboru partnera outsourcingowego
- ograniczenie zmiany sposobu działania
Cele outsourcingu:
Koncentracja zasobów na strategicznych celach firmy „core business”
Koncentracja na umiejętnościach firmy, które zapewniają jej przewagę konkurencyjną
Gwarancja wysokiej jakości.
Ograniczenie kosztów.
Dostęp do nowoczesnych technologii i know-how.( opanowanie technologii gwarantujące dokładność i efektywność).
Ograniczenie zatrudnienia.
Zmniejszenie liczby komórek i stanowisk organizacyjnych.
Obszary , w których firmy najczęściej decydują się na outsourcing:
Kompleksowe usługi informatyczne.
Usługi księgowe i finansowo-analityczne
Usługi szkoleniowe.
Usługi transportowe.
Usługi ochrony mienia.
Usługi marketingowe.
Call center.
Zarządzanie personelem.
Zarządzanie dokumentami.
Administracja.
Korzyści dla firmy wynikające z zastosowania outsourcingu:
Zmniejszenie liczby zatrudnionych i zmniejszenie kosztów wynagrodzeń.
Ograniczenie czynności administracyjno-obsługowych i związanych z tym kosztów.
Uproszczenie struktury organizacyjnej.
Poprawa skuteczności działania i jakości obsługi klienta.
Zwiększenie elastyczności działania.
Dostęp do najnowocześniejszych technologii i procesów poprzez dobór odpowiedniego dostawcy gwarantującego również najwyższy poziom usług.
Forma bezinwestycyjnego rozwoju, wszelkie nakłady inwestycyjne ponosi firma outsourcingowa- płaci się za usługę, nie trzeba inwestować w infrastrukturę.
Nie ma potrzeby natychmiastowego i trwałego angażowania kapitału firmy w sferę obsługiwaną przez outsourcing.
Zagrożenia wynikające z zastosowania outsourcingu:
Pozbycie się funkcji, które mogą być ważne dla firmy ze strategicznego punktu widzenia przy niewłaściwym określaniu, jakie funkcje powinny być „wyrzucone na zewnątrz”.
Utrata przewagi konkurencyjnej - w związku z pkt. 1.
Obniżenie jakości oferowanych produktów ze względu na korzystanie z obcych źródeł zaopatrzenia.
Niewłaściwe wykonywanie usług przez podmioty wyodrębnione ze struktury.
Groźba utraty przez firmę tożsamości (w efekcie też przewagi konkurencyjnej) ze względu na zatarcie granic, kto i co wytwarza.
Brak całkowitej akceptacji społecznej zwalnianych pracowników.
Posługiwanie się outsourcingiem do zwalniania niewygodnych pracowników.
Praca pochodzi z serwisu www.e-sciagi.pl