OCENY WYNIKÓW PRACY
Cele okresowego opiniowania
Jedną z podstawowych czynności w kierowaniu pracownikami jest ocenianie wyników pracy
i postępowania podwładnych. Szefowie zawsze - choć niekoniecznie w sposób jawny i w pełni uświadomiony - kierują się swoimi ocenami, gdy podejmują decyzje dotyczące podwładnych. Dotyczy to takich sytuacji, jak: rozdział zadań, tworzenie zespołów, obsada stanowisk i awanse, zatwierdzanie dokumentów do wypłat premii i nagród i awansów, typowanie do szkoleń, karanie, zwalnianie z pracy i wystawianie opinii do nowego miejsca pracy.
W praktyce kłopot z ocenami polega na tym, że pracownik czasami nie wie, na co szef najbardziej zwraca w swojej ocenie uwagę i jaką ma o nim opinię. Ponadto opinia przełożonych bywa czasami dosyć zmienna, zależna od doraźnych wydarzeń, a czasami z kolei nie zmienia się przez lata, mimo że podwładny pracownik bardzo się zmienił. Bywa też, że wieloletni dobry pracownik otrzymuje złą opinię, ponieważ raz naraził się szefowi.
W związku z powyższym celowe jest uporządkowanie opiniowania pracowników w formie okresowych, obiektywnych ocen, w ścisłym powiązaniu z jasnym określaniem celów stawianych przed zespołem i pracownikami. Jeśli oceny takie prowadzone są w sposób rzetelny, a kryteria oceny są istotne i akceptowane przez wszystkich, to zyskują oceniani pracownicy, ich szefowie
i cała firma.
Oceniani pracownicy korzystają, ponieważ:
dowiadują się jasno od swojego szefa, na co będzie zwracał uwagę w ocenie,
są informowani, jak zostali ocenieni,
mogą się z oceną nie zgadzać i mają możliwość składania wyjaśnień oraz domagać się
zmiany oceny,
ocena jest wszechstronna i dotyczy spraw istotnych,
wieloletnia opinia o ich pracy uniezależniona jest od "widzimisię" przełożonego,
mogą wpływać na swoją sytuację w przedsiębiorstwie, ponieważ znana im jest
obiektywna ocena ich pracy,
dobra praca jest dostrzegana i jest to zapisane w aktach.
Szefowie korzystają, ponieważ:
mają regularną (np. co kwartał) okazję, by popatrzeć w sposób całościowy na każdego
ze swoich podwładnych,
mogą jasno powiadomić zainteresowanych, co będzie oceniane i to uwalnia ich
od pretensji podwładnych twierdzących, że nie wiedzieli, czego szef wymaga,
dostają do ręki sprawne narzędzie motywowania podwładnych,
mają ułatwioną sytuację, gdy trzeba uzasadniać decyzje personalne dotyczące podległych
pracowników.
Firma zyskuje, ponieważ:
poprawia się klimat organizacyjny,
ulega usprawnieniu stawianie zadań i rozliczanie z wyników,
kierownicy zobowiązani do prowadzenia systematycznych ocen pracowników postępują
bardziej odpowiedzialnie w sprawach opiniowania podwładnych,
staje się możliwe usprawnienie polityki personalnej w skali całej firmy.
Sposób przygotowania systemu ocen
Przygotowanie gruntu wśród pracowników
Aby system ocen spełnił swoją rolę musi być uznany za potrzebny i zaakceptowany przez załogę pod względem kryteriów oceny i sposobu jej przeprowadzania. Trzeba liczyć się z tym, że nikt nie lubi "być na cenzurowanym", a ponadto wielu osobom ocena może się kojarzyć
z jakimiś niekorzystnymi następstwami (np. zwolnieniami). Pracownicy słabi, którzy dotąd formalnie byli nie do odróżnienia od dobrych, teraz będą bardziej widoczni. Niektórzy kierownicy, nawykli do dowolności w podejmowaniu decyzji personalnych, będą kwestionować potrzebę wprowadzenia obiektywnej oceny, ponieważ system będzie ich zmuszał do jasnego precyzowania swoich wymagań i będzie ograniczał ich zakres dowolności w postępowaniu
z podległymi pracownikami.
Przygotowanie załogi do wdrożenia systemu ocen powinno polegać na wcześniejszym poinformowaniu kadry kierowniczej i pracowników, że taki system będzie wprowadzany.
W informowaniu należy szczególną wagę przywiązywać do wykazania, że zobiektywizowanie ocen poprawi stosunki panujące w firmie i wszystkim wyjdzie ostatecznie na dobre. Kryteria ocen i sposób przeprowadzania oceny powinny być w fazie przygotowań uzgodnione z kadrą kierowniczą i ewentualnie z przedstawicielstwami pracowniczymi. Należy też przeprowadzić szkolenie osób oceniających w zakresie stosowania systemu okresowych ocen.
Warunki, jakie powinien spełniać system ocen
Kryteria ocen powinny dotyczyć przede wszystkim rezultatów wykonywanej pracy. Ponadto ocenie powinna podlegać gotowość pracownika do przyjmowania dodatkowych obowiązków, gdy sytuacja tego wymaga i sumienność w przestrzeganiu norm i zasad obowiązujących
w firmie. Inne kryteria mają znaczenie dodatkowe i mogą być stosowane wobec wybranych grup (np. kadry rezerwowej).
Kryteriów uwzględnionych w kartach okresowych ocen nie powinno być zbyt wiele. Powinny być jasno sformułowane - tak, by były jednakowo rozumiane przez oceniających i ocenianych.
Skala ocen powinna umożliwić dostateczne różnicowanie osób, ale nie powinna być zbyt szeroka, bo wtedy znaczna jej część nie jest wykorzystywana. Doświadczeni oceniający używają skal wielostopniowych (np. nauczyciele stosują w praktyce skalę dziewięciostopniową: stopnie, plusy i minusy), natomiast osoby nie wprawione w ocenianiu najczęściej posługują się skalą pięcio- lub trójstopniową. Dla ułatwienia stopnie dobrze jest opisać (np. poziom niezadowalający, zadawalający, wyróżniający się). Nie ma wyraźnego sensu w liczeniu sum lub średnich, bo to zamazuje jednoznaczność wyniku. W rozmowie oceniającego z ocenianym dotyczącej wyników należy używać stopni dotyczących każdego kryterium osobno.
Okres podlegający ocenie można uzgodnić w zależności od potrzeb; najpraktyczniejsza wydaje się ocena kwartalna.
Zasady oceniania pracowników
Ocena powinna być dokonywana przez bezpośredniego przełożonego (kierownika, wicedyrektora, dyrektora, prezesa).
Na początku okresu, który ma być oceniany, pracownik powinien zostać poinformowany, czego będzie dotyczyła ocena, jakie są wymagania i jaki sposób opiniowania.
Po dokonaniu oceny oceniający powinien indywidualnie rozmawiać z każdym ocenianym.
W rozmowie tej oceniany pracownik zostaje poinformowany o tym, co robi dobrze (lub bardzo dobrze), a w czym ma niedociągnięcia. Jeśli pracownik zgadza się z opinią przełożonego, podpisuje ocenę; jeśli się nie zgadza, może żądać uzasadnienia i ma możliwość przedstawienia swoich wyjaśnień. Gdy przełożony decyduje się podtrzymać ocenę i nie zostaje ona podpisana przez pracownika, powinien zostać włączony przełożony wyższego szczebla, który decyduje
o zatwierdzeniu lub zmianie oceny.
Ocena jest poufna, co oznacza, że jej treść może być znana tylko ocenianemu pracownikowi, jego przełożonemu i szefowi kadr, a w przypadku odwołań, zwierzchnikowi uczestniczącemu
w procedurze odwoławczej.
Jedna kopia karty ocen powinna pozostawać u przełożonego, drugą należy włączyć do akt osobowych pracownika.
Przyczyny nietrafnych ocen
Oceny nie są niczym innym, jak tylko wyrażaniem opinii o ludziach i z tego wynikają typowe dla opiniowania problemy z trafnością ocen.
Osoby oceniające mogą mieć stałą skłonność do wydawania raczej dodatnich opinii o innych; popełniają wtedy błąd łagodności polegający na wydawaniu wysokich ocen większości ocenianym. Czasami robią tak dlatego, że chcą się przypodobać podwładnym.
Inni oceniający wolą się nikomu nie narażać i popełniają błąd tendencji centralnej (prawie wszystkie oceny gromadzą się wokół środkowego punktu skali); takie postępowanie zdarza się
w przedsiębiorstwach, w których są złe stosunki międzyludzkie. Postępują tak często szefowie, którzy nie są zaangażowani w pełnienie swojej roli lub boją się odpowiedzialności.
Czasami szef po prostu nie interesuje się swymi podwładnymi lub ich nie zna i dlatego jego oceny są przypadkowe.
Zdarzają się szefowie, którzy wytwarzają sobie bardzo trwałe stereotypy ludzi, z którymi pracują i żadne zmiany dokonujące się w pracownikach nie są przez nich zauważane.
Czasami oceniający kierują się w swoich opiniach powiązaniami rodzinnymi, sąsiedzkimi lub innymi, albo też są na trwałe uprzedzeni do jakichś grup społecznych (np. do Cyganów, Świadków Jehowy lub innych).
Oceny mogą też być mało trafne, gdy oceniający nie wierzy w sensowność ich wykonywania, czuje się do tego zmuszony, a szczególnie, gdy wyniki ocen nie są potem do niczego wykorzystywane.
Trafność ocen może też być niska, gdy kwestionariusze wypełniane są przez oceniających
w pośpiechu i po terminie.
Osoby oceniane mogą być źródłem nietrafnej oceny, gdy jakaś jedna posiadana przez nich właściwość lub spowodowane zdarzenie "przyćmiewa" inne cechy charakterystyczne (tzw. efekt "halo"); gdy jest to właściwość pozytywna, ocena jest zawyżana, gdy negatywna - zaniżana.
Czasami oceniany jest tak mało widoczny, że szefowi trudno jest zdecydować się na ocenę.
Przedmiotem oceny są wyniki pracy i postępowanie pracownika. Czasami rezultaty pracy danego pracownika bardzo trudno dają się mierzyć, dlatego oceny mają małą trafność.
Cel przeprowadzania ocen i sposób ich wykorzystania przez dyrekcję istotnie wpływają na trafność opinii. Gdy oceny służą szefom do bieżącej pracy z ludźmi, będą bardziej wiarygodne niż wtedy, gdy nacisk położony jest na formalne przeprowadzanie ocen.
4
Management Resource Centre - ICL Wojciech Daniecki
4
Agencja Konsultacyjna Zarządzania Wojciech Daniecki
Management Resource Centre - ICL Wojciech Daniecki