Temat: Zebrania

Bardzo ważnym elementem komuni­kowania się są narady i różnego rodzaju zebra­nia, podczas których są przekazywane informa­cje i podejmowane decyzje dotyczące działalno­ści przedsiębiorstwa.

Ze względu na charakter uczestnictwa orga­nizuje się:

• zebrania zewnętrzne - z udziałem fachow­ców z zewnątrz, np. przedstawicieli banków, księgowych, zleceniodawców,

• zebrania wewnętrzne:

• otwarte - dostępne dla wszystkich pracowników,

• przy zamkniętych drzwiach - uczestnika­mi mogą być tylko osoby zaproszone, np. posiedzenie zarządu.

Celem zebrania może być m.in.:

• przekazywanie informacji,

• kontrola bieżących prac,

• rozwiązywanie problemów,

• podejmowanie decyzji i uchwał,

• wymiana poglądów i doświadczeń.

Zebrania mogą mieć różny charakter i róż­ną rangę. Inaczej będzie zorganizowane spotka­nie dwóch kierowników, którzy ustalają termin przekazania sprawozdania, a inaczej spotkanie np. zarządu spółki z radą nadzorczą. Spotkania te różnią się stopniem sformalizowania, liczbą uczestników i formą ich planowania.

Typowe zebrania to:

• Odprawa - niebyt długie spotkanie (do 60 minut) o charakterze wewnętrznym, robo­czym, mające cel instruktażowy. W niektó­rych przedsiębiorstwach zwoływane jest sys­tematycznie co tydzień, np. w każdy ponie­działek; wówczas szef przekazuje informacje i polecenia dotyczące zadań na cały tydzień.

• Narada - niebyt długie spotkanie (do 60 mi­nut) zebranie pracowników o charakterze wewnętrznym, roboczym, np. narada doty­cząca nowego produktu.

• Posiedzenie - na ogół bardzo sformalizowa­ne spotkanie, wymaga wcześniejszego usta­lenia terminu, powinno być protokołowane, np. posiedzenie rady pedagogicznej, zarzą­du, rady nadzorczej. Może trwać nawet kil­ka godzin.

• Seminarium - forma szkolenia, której celem jest przedstawienie zebranym np. nowych technik i metod stosowanych w pracy biuro­wej. Najczęściej jest to dyskusja prowadzo­na przez prelegenta, której podstawą mogą być przeprowadzone badania i fachowa lite­ratura. Może trwać kilka godzin lub kilka dni.

• Konferencja - spotkanie przedstawicieli róż­nych (lub pokrewnych) dziedzin nauki lub rożnych branż (lub jednej), dotyczące okre­ślonego tematu, np. konferencja na temat oceniania w szkole, zastosowania biotechno­logii w produkcji leków. Konferencje mogą być jednodniowe lub kilkudniowe, wymaga­ją wcześniejszego bardzo szczegółowego pla­nowania zarówno programu wystąpień, jak zakwaterowania i wyżywienia uczestników.

• Kongres - spotkanie naukowców, polityków lub specjalistów określonej dziedziny (np. Kongres Lekarzy Kardiologów). Może trwać nawet kilka dni. Wymaga równie drobiazgo­wego planowania, jak konferencja.

• Zjazd - spotkanie przedstawicieli określonej grupy osób, które np. są ze sobą związane wspomnieniami - zjazd absolwentów wyższej szkoły; czas trwania nawet do kilku dni.

Niektóre zebrania mają bardzo sformalizo­wany charakter, określony przez przyjęty regu­lamin i stosowne przepisy. Na przykład posie­dzenie zarządu i rady nadzorczej spółki musi być zwołane z odpowiednim wyprzedzeniem, uczestnicy powinni być zawiadomieni pisem­nie, a porządek posiedzenia znany wcześniej. Przewodniczący zebrania - prezes zarządu -prowadzi posiedzenia, a sekretarz protokołuje obrady. Przygotowanie takiego zebrania wyma­ga wcześniejszego dokładnego zapoznania się z jego procedurą.

Organizuje się też zebrania, które nie wyma­gają takiej skomplikowanej procedury, jak po­siedzenia zarządu. Na przykład odprawa może być zebraniem odbywającym się raz w tygo­dniu, na którym szef otrzymuje sprawozdanie z bieżących prac oraz wydaje polecenia odno­śnie planowanych zadań w najbliższych dniach, omawiane są też bieżące problemy i trudności. O takim zebraniu wszyscy pracownicy wiedzą, mają termin zebrania odnotowany w swoich terminarzach, a zebraniu przewodniczy szef. Takie zebranie nie musi być protokołowane.

Przygotowanie konferencji lub sympozjum wymaga opracowania założeń tego zebrania oraz wielu prac związanych z jego praktycznym przygotowaniem.

Prace związane z przygotowaniem sympozjum lub konferencji

Opracowanie założeń zebrania

Prace poprzedzające termin zebrania

ustalenie tematyki i celu zebrania ustalenie listy firm i osób, które powinny wziąć udział ustalenie projektu porządku zebrań sporządzenie listy osób, które mogą przygoto­wać materiały i wystąpienia przygotowanie listy kandydatów, którzy mogą pełnić funkcję przewodniczącego zebrania wstępne ustalenie miejsca, terminu i czasu trwa­nia (liczba dni) sympozjum lub konferencji przygotowanie ramowych zasad obsługi i zaopa­trzenia przygotowanie szacunkowego preliminarza kosztów i określenie źródeł ich pozyskania, jeśli takie mają uzasadnienie (wynajem sali, zakwate­rowanie, zaopatrzenie, przygotowanie mate­riałów dla uczestników itp.)

potwierdzenie miejsca i terminu opracowanie szczegółowego programu (np. kto prowadzi spotkanie, kto ma wykłady, gdzie są zakwaterowani uczestnicy, gdzie spożywają posiłki); taki program jest opracowany po usta­leniu tematyki i osób prezentujących wybrane tematy ustalenie wstępnej listy osób zaproszonych przygotowanie materiałów, np. streszczenia wystąpień wysyłanie zaproszeń i przyjmowanie pism z po­twierdzeniem uczestnictwa, na podstawie któ­rych sporządza się ostateczną listę uczestników zebrania i zamawia zakwaterowanie oraz wyży­wienie (jeśli istnieje taka potrzeba) w niektórych wypadkach wskazane jest zamó­wienie biletów do np.: kina, teatru, muzeum

Zaproszenia na zebranie są rozsyłane wraz z materiałami dwa tygodnie przed terminem ze­brania; jeżeli jest to kilkudniowa konferencja, to zawiadomienia należy wysłać wcześnie.

Każ­de zaproszenie powinno zawierać następujące informacje:

• kto zaprasza - w czyim imieniu wysyłane jest zaproszenie, np.: prezes, dyrektor, zarząd, komitet organizacyjny, stowarzyszenie na­uczycieli informatyki, firma,

• kogo się zaprasza - podajemy imię, nazwi­sko i tytuł służbowy osoby zapraszanej lub nazwę firmy, do której zwracamy się z proś­bą o wzięcie udziału (firma wtedy deleguje
  kompetentną osobę),

• rodzaj zebrania - np. konferencja, sympo­zjum,

• temat zebrania - np. sympozjum na te­mat , II Krajowa Konferencja Nauczycie­li Informatyki, temat: Komputery w kształ­ceniu zawodowym,

• program - szczegółowo podana tematyka lub porządek,

podczas zebrania

po zebraniu

otworzyć zebranie i - w razie potrzeby - przed­stawić osoby nieznane lub zachęcić wszystkich zebranych do przedstawienia się przedstawić porządek obrad i zapytać obecnych, czy go akceptują przedstawić osoby, które będą zabierały głos (je­śli taka lista istnieje) pobudzać uczestników do dyskusji. czuwać, aby zebranie się nie przeciągało podać propozycję rozwiązań (w wyjątkowych sy­tuacjach) przestrzegać regulaminu i zapobiegać konfliktom zamknąć zebranie i pożegnać uczestników

przesłać (jeśli tego wymaga regulamin) osobom udzielającym wyjaśnień oraz uczestniczącym w dyskusji ich wypowiedzi w celu autoryzowania dopilnować, aby został sporządzony protokół z zebrania (jeśli tego wymaga regulamin) i wysłany zainteresowanym osobom dopilnować rozliczenia finansowego opracować wnioski dotyczące organizacji przyszłych zebrań (na podstawie zdobytego do­świadczenia) wydać polecenia dotyczące realizacji uchwał ze­brania czuwać nad realizacją uchwał

• czas i miejsce - gdzie odbywa się spotkanie, o której godzinie się rozpoczyna, o której kończy, w jaki sposób można dojechać do miejsca spotkania.

Obowiązki przewodniczącego zebrania

Przed samym zebraniem należy sprawdzić stan techniczny pomieszczeń i urządzeń, przy­gotować szatnię itp.

Bardzo ważną funkcję spełnia przewodni­czący zebrania (prowadzący konferencję lub inne zebranie), od którego w dużym stopniu za­leży zrealizowanie założonego celu zebrania. Do przewodniczącego należy uczestnictwo w przygotowaniu zebrania, prowadzenie go i wykonanie prac po jego zakończeniu.

Międzynarodowe konferencje, zjazdy czy kongresy charakteryzują się tym, że przewodni­czącego i prezydium przeważnie wybierają de­legaci poszczególnych krajów przez aklamację (wybór jest na ogół uzgodniony wcześniej). Na dużych międzynarodowych kongresach jest po­woływane prezydium honorowe, którego lista członków jest wcześniej ustalana. Sekretarza mogą powołać organizatorzy lub przewodni­czący obrad. W szczególnych wypadkach, gdy istnieje możliwość wystąpienia kontrowersji między uczestnikami obrad, przewodniczący ze­brania zostaje wybrany w trybie głosowania (jawnego lub tajnego).

Lista obecności. Listę obecności sporządza sekretarka (lub osoba obsługująca konferencję) przed spotkaniem i wykłada do podpisania przez wszystkich uczestników tuż przed rozpo­częciem obrad. Najkorzystniej jest, kiedy wszel­kiego rodzaju listy sporządzamy w kolejności al­fabetycznej lub hierarchicznej.

Podczas organizowania zebrań (tych we­wnętrznych w firmie) do podstawowych zadań sekretarki należą:

1. Przygotowanie sali, w której ma się odbyć ze­branie, w tym: ustawienie tzw. mównicy (je­śli jest potrzebna) i stolika dla protokolanta (zachowując odpowiednią odległość - dla jak najlepszej słyszalności), odpowiednie przygotowanie stołu prezydialnego (niewy­sokie kwiaty, karafka z wodą), przygotowa­nie stołów oraz miejsc siedzących (powinno być ich więcej aniżeli spodziewanych gości), stoły można ustawić w kształcie:

• koła - podczas zebrań, w których bierze udział stosunkowo mała liczba uczestni­ków i obradom podlegają pewne kwestie sporne (zaletą tego typu stołu jest to, że każdy zabierający głos może liczyć na do­bry jakościowo odbiór przez słuchaczy, ponieważ w każdym miejscu jest jednako­wo dobra słyszalność);

• litery T - zebrania o charakterze oficjal­nym z udziałem stosunkowo małej liczby uczestników;

• litery U - zebrania oficjalne w licznym ze­spole;

• dwóch liter L - podczas prezentacji wśród licznie zebranych.

2. Opracowanie i wysłanie zawiadomień wraz z materiałami niezbędnymi dla uczestników.

3. Przygotowanie sprzętu, np.: rzutnika, ekra­nu do projekcji filmów, sprzętu wideo, tabli­cy, nagłośnienia.

4. Przygotowanie materiałów informacyjnych, np. sprawozdań, katalogów.

5. Nadzór nad pracą szatni i bufetu.

6. Sprawdzenie toalety i przygotowanie miejsca
   dla osób palących.

7. Współpraca z przewodniczącym zebrania na
   wszystkich etapach.




---