Pion służb pracowniczych i jego działy

Pion służby pracowniczej kierowany przez zastępcę dyrektora ds. zasobów ludzkich powinien tworzyć wyspecjalizowane stanowiska i komórki organizacyjne. Może on być podzielony na takie działy jak:

1. Dział spraw osobowych,

2. Dział zatrudnienia i płac,

3. Dział szkolenia,

4. Dział spraw socjalnych i bytowych,

5. Dział analiz i badań społecznych.

Dział spraw osobowych zajmuje się takimi zagadnieniami jak np.:

• opracowywanie planu urlopów pracowników,

• udzielanie pracownikom pomocy w zakresie załatwiania spraw związanych z uzyskaniem zaopatrzenia rentowego i emerytalnego,

• podejmowanie odpowiednich przedsięwzięć w zakresie kształtowania właściwych stosunków międzyludzkich,

• prowadzenie akt personalnych,

• ewidencja czasu pracy.

Dział zatrudnienia i płac zajmuje się:

• analizą zasobów ludzkich,

• planowaniem zatrudnienia i płac,

• obliczaniem indywidualnych wynagrodzeń,

• sprawozdawczością zatrudnienia i płac,

• projektowaniem systemów wynagradzania itp.

Dział szkolenia zajmuje się:

• programowaniem przedsięwzięć szkoleniowych, ich organizacją i

realizacją, w tym opracowywaniem potrzeb w zakresie środków
na szkolenie,

• sporządzaniem obowiązującej sprawozdawczości z zakresu szkolenia,

• załatwianiem innych spraw w zakresie szkolenia stosownie do aktualnej

sytuacji w przedsiębiorstwie,

W niektórych przedsiębiorstwach w strukturze tej komórki organizacyjnej mogą funkcjonować szkoły przyzakładowe lub własne ośrodki szkolenia kadr (mogą być świadczone usługi na zewnątrz przedsiębiorstwa).

Dział spraw socjalnych i bytowych zajmuje się m.in.:

• zabezpieczeniem prawidłowych warunków pracy załogi,

• prowadzeniem akcji wczasowej,

• w niektórych przedsiębiorstwach dział ten może prowadzić akcje kolonijne dla dzieci pracowników,

• organizowaniem czasu wolnego i wypoczynku także w innych formach.

Do zadań działu analiz i badań społecznych należy m.in.:

• badanie predyspozycji zawodowych kandydatów do pracy,

• wartościowanie pracy,

• analiza pracy,

• sondowanie opinii załogi.

Podmioty mające wpływ na zarządzanie kadrami w przedsiębiorstwie i ich rola

Podmioty mające wpływ na zarządzanie kadrami w przedsiębiorstwie można podzielić na:

• podmioty zewnętrzne (działające w otoczeniu przedsiębiorstwa),

• podmioty wewnętrzne (działające w przedsiębiorstwie).

Do podmiotów zewnętrznych należą:

• ośrodki władzy ustawodawczej (np. Sejm) zatwierdzające uregulowania prawne dotyczące pracowników firm (typu Kodeks pracy),

• administracja centralna i terenowa (np. Państwowa Inspekcja Pracy),

• władza sądownicza zajmująca się orzecznictwem prawnym w sprawach pracowniczych,

• centrale związkowe,

• organizacje gospodarcze,

• firmy zajmujące się doradztwem personalnym wspomagające działalność określonych przedsiębiorstw.

Podmioty oddziałujące wewnątrz organizacji, mające największy wpływ na kształt funkcji personalnej to przede wszystkim:

• kierownictwo lub właściciel przedsiębiorstwa,

• menedżer personalny,

• kierownik liniowy,

• pracownik,

• związek zawodowy,

• doradca do spraw personalnych.

Głównym zadaniem kierownictwa bądź właściciela przedsiębiorstwa jest:

Tworzenie zasad realizacji poszczególnych funkcji składających się na proces zarządzania zasobami ludzkimi

Od pracowników jako podmiotów zarządzania zasobami ludzkimi można oczekiwać między innymi:

• Gotowości do przyjmowania odpowiedzialności za własne zachowanie i karierę zawodową,

• Zrozumienia potrzeby elastyczności oraz współpracy z odpowiednim menedżerem liniowym i menedżerem personalnym.

Rolą związków zawodowych jest:

Współtworzenie tych zasad oraz reprezentacja interesów pracowników przy rozwiązywaniu różnych problemów personalnych

Wszystkie wymienione podmioty zarządzania personelem powinny móc liczyć na wsparcie ze strony doradcy personalnego, szczególnie przy rozwiązywaniu nietypowych kwestii personalnych.

Tabela 1. Rola kierowników linowych na poziomie strategicznym

Pełnione role	Charakterystyka
Rola realizatora	Przekładanie strategii personalnej przedsiębiorstwa na osiąganie w sposób sprawny i efektywny celów biznesu w obszarach odpowiedzialności poszczególnych kierowników. Aktywny udział w procesie pozyskiwania i rozwoju pracowników.
Rola inspiratora	Określenie wymaganego profilu kapitału ludzkiego swoich pracowników. Ustalenie celów dla swojego zespołu i dobieranie mierników oceny ich wykonania. Propagowanie filozofii jakości wśród swoich pracowników. Identyfikowanie pracowników o wysokim potencjale rozwoju.
Rola mentora	Aktywne wspieranie pracowników w sprawach związanych z wykonywaną przez nich pracą oraz z ich rozwojem zawodowym. Informowanie pracowników o celach i przewidywanych efektach strategii personalnej. Pomaganie pracownikom w osiąganiu wysokiej efektywności pracy. Określanie mocnych stron pracowników, potencjału rozwoju oraz wskazywanie istniejących ograniczeń.

Źródło: A. Pocztowski, Zarządzanie zasobami ludzkimi, PWE, Warszawa

Rola kierowników liniowych w zarządzaniu zasobami
ludzkimi na poziomie operacyjnym

Przykładowymi zadaniami kierowników liniowych na poziomie operacyjnym zarządzania zasobami ludzkimi są:

1. przygotowanie opisów stanowisk pracy,

2. przeprowadzenie wywiadów z osobami nowo przyjmowanymi,

3. decydowanie o obsadzie stanowisk pracy w ramach posiadanego budżetu,

4. określenie potrzeb szkoleniowych,

5. prowadzenie szkoleń,

6. kierowanie wykonywaniem zadań,

7. monitorowanie dyscypliny,

8. stosowanie nagród i kar,

9. ocenianie pracowników,

10. wnioskowanie o przeszeregowaniu pracowników,

11. kształtowanie relacji społecznych w przedsiębiorstwie.

Rola kierowników liniowych w podejmowaniu decyzji personalnych wynika z faktu, iż są oni odpowiedzialni za zarządzanie procesami pracy w przedsiębiorstwie, a także za dostarczanie akcjonariuszom wartości ekonomicznej, klientom satysfakcji z towarów lub usług oferowanych na rynku, personelowi stworzenie odpowiednich warunków pracy i płacy.

Tabela 2. Podstawowe zadania kierownictwa i sztabu personalnego w realizacji funkcji personalnej

Działania	Sztab personalny	Kierownictwo
Planowanie kadry	Analiza warunków zewnętrznych i wewnętrznych w przedsiębiorstwie, Analiza pracy i przygotowanie opisów stanowisk, Opracowanie planów kadrowych	Określenie celów, filozofii i strategii zarządzania kadrami Przyjęcie horyzontu (zakresu) planowania, Akceptacja planów
Pozyskiwanie kadry	Przygotowanie sposobów rekrutacji i selekcji oraz opracowanie narzędzi w tym zakresie np. ogłoszenia, formularze zatrudnienia, testy. Bezpośrednie uczestnictwo w procesie rekrutacji i selekcji	Ustalenie metod i trybu doboru, Przeprowadzanie wywiadów z kandydatami, Decydowanie o zatrudnieniu, Wprowadzenie pracownika do pracy
Rozwój i motywowanie kadry	Przygotowanie narzędzi i procedur ocen, Organizowanie doskonalenia kadr, Konsultacje w sprawach rozwoju kariery, przemieszczeń i tworzenia zespołów kierowniczych	Przeprowadzenie oceny pracowników i dostarczenie im informacji zwrotnej Instruowanie i doskonalenie on the job, Decydowanie o przeniesieniu (awansie) kadry i tworzeniu zespołów
Działania	Sztab personalny	Kierownictwo
Odejścia kadry	Uczestnictwo w zwolnieniach kadr, Doradztwo w sprawach emerytur, rent, Utrzymywanie więzi z pracownikami	Podejmowanie decyzji o zwolnieniach, Dbałość o kulturę rozwiązania stosunku pracy i więź z odchodzącymi
Kontrola funkcji	Przygotowanie oceny funkcji, procedury, narzędzi, metod, Kontrola przestrzegania przepisów dotyczących zatrudnienia, zwolnień, Gromadzenie i prowadzenie dokumentacji personalnej Rozwój systemu informacji personalnej	Ustalenie celu, sposobu i zakresu (kryteriów) kontroli, Wykorzystanie wyników oceny

Źródło: T. Listwan (red.), Zarządzanie kadrami, Wydawnictwo C.H. BECK, Warszawa

DZIAŁY KADR MAJĄ:

• podejmować działania mające na celu integrowanie praktyki zarządzania personelem z celami i strategią przedsiębiorstwa,

• opracowywać dla poszczególnych elementów procesu kadrowego narzędzia i procedury,

• opracowywać propozycje rozwiązań pojawiających się problemów personalnych,

• prowadzić kartoteki pracowników,

• ponosić odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów,

• przekazywać informacje kierownikom liniowym co winni realizować w zakresie realizacji funkcji personalnych,

• udzielać wsparcia merytorycznego menedżerom liniowym i poszczególnym pracownikom.

KIEROWNICY LINIOWI POWINNI:

• skutecznie i zgodnie z zasadami etyki kierować pracą podległych pracowników,

• ponosić odpowiedzialność za stosowanie i realizację funkcji wynikających z ZZL,

• współpracować z menedżerem personalnym w zakresie tworzenia i wdrażania konkretnych rozwiązań,

• wdrażać zasady ZZL wśród kierowanych zespołów,

• rozliczać się ze skutków finansowych swych działań w zakresie ZZL.

Źródło: A. Pocztowski, Zarządzanie zasobami ludzkimi, PWE, Warszawa, za: Bramham J., Benchmarking for People Managers, IPD, London

1

---