Metody pracy kierowniczej

Tematyka opracowań zaliczeniowych:

Sekretariat kierownika

Poniższe opracowanie zostało napisane w oparciu o następujące materiały:

• „Praca menadżera” Zygmunt Dowgiałło, Wydawnictwo Znicz, Szczecin 1999;

• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie;

• „Instrukcja kancelaryjne” Zbiór przepisów, Wydawnictwo Firex, Warszawa 1998;

• „Sekretariat” - miesięcznik, Wydawnictwo Infor;

• „Jak prowadzić sekretariat używając komputera” Wydawnictwo MADAR, Zabrze 2000;

oraz egzemplifikacje empiryczne.

Sekretariat, zwany również Kancelarią, jest jedną z najważniejszych instytucji w przedsiębiorstwie. W rozwijającym się przedsiębiorstwie ilość dokumentów ciągle wzrasta. W stosunku do działalności podstawowych (produkcyjnej, usługowej i handlowej) sekretariat i prace administracyjno-biurowe pełnią w firmie funkcje usługowe. Właściwa organizacja prac biurowych i sekretariatu pozwala na właściwe zarządzanie informacją, a co się z tym wiąże, obniża koszty działalności przedsiębiorstwa. Na prawidłową pracę w sekretariacie wpływ mają przede wszystkim:

1. Rozwiązania techniczne (wyposażenie w odpowiednie urządzenia),

2. Obieg informacji.

W pracy biurowej wykorzystywane są wszystkie urządzenia, których zadaniem jest przyspieszenie i polepszenie jakości tworzenia i rejestracji dokumentacji, łączności czy komunikacji. Urządzenia te można podzielić ze względu na zastosowanie służące do:

1. Łączności i komunikacji (telefony, telefaksy, modemy);

2. Liczenia i pisania (maszyny do pisania, komputery, kalkulatory);

3. Ewidencji (kartoteki);

4. Powielania i produkcji (kopiarki, skanery).

W dzisiejszym sekretariacie instalowane są najczęściej komputery wyposażone dodatkowo w kilka urządzeń, takich jak drukarka, modem, skaner, itp. Z jego pomocą oraz stosując odpowiednie oprogramowanie możliwa jest obsługa większości prac biurowych.

Stosując coraz nowsze urządzenia i maszyny zwiększamy jakość i szybkość przekazu informacji.

Obieg informacji. Głównym efektem pracy biurowej jest informacja. Można powiedzieć, że informację dzielimy na:

1. Informację strukturalną, jak faktury, rejestry, kwity;

2. Informację niestrukturalną, jak dokumenty, listy, pisma, raporty.

Te właśnie informacje strukturalna i niestrukturalna sprawiają najwięcej kłopotów w przedsiębiorstwie, dlatego w celu regulacji prawnej wprowadza się „Instrukcję Kancelaryjną” określającą zasady i tryb wykonywania czynności w celu zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów.

Instrukcja powinna zawierać między innymi:

1. Postanowienia ogólne.

Zawierające stosowane określenia, nazewnictwo i skróty.

2. System kancelaryjny. Wykaz Akt. Podział na kategorie archiwalne.

Określający system rejestracji, nadawania numerów, podział na klasy symboli, podział akt pod względem wartości archiwalnej

3. Podział czynności kancelaryjnych.

Określająca zakres i czynności przyjmowania, rejestrowania, rozdzielania dokumentacji.

4. Zasady obiegu korespondencji.

Określające zasady obiegu i zadeklarowania ważności.

5. Przeglądanie i przydzielanie korespondencji.

Określa przebieg przyjmowania, rozdziału i przekazywania korespondencji z naciskiem na sprawdzanie dat, pieczęci i wartości.

6. Oznaczanie i rejestrowanie korespondencji i akt spraw.

Określa stosowanie odpowiedniej symboliki i numeracji.

7. Załatwianie spraw.

Określa sposoby załatwiania odpowiedzi na pisma.

8. Sporządzanie czystopisów.

Określa sposób sporządzania korespondencji (format), umieszczanie dat i inicjałów.

9. Powielanie dokumentów, sporządzanie odpisów i kserokopii.

Określa zasady sporządzania kopii, odpowiedniej sygnatury i ewidencjonowania.

10. Podpisywanie pism, umieszczanie pieczęci urzędowej.

Określa dane i podpis aprobanta oraz umieszczania pieczęci.

11. Doręczanie i wysyłanie korespondencji.

Określa zasady przygotowania i przesyłania przesyłek.

12. Przechowywanie akt.

Określa zasady przechowywania akt i korespondencji oraz spisu i terminatek.

13. Przekazywanie akt do archiwum.

Określa zasady przeglądu i archiwizacji akt.

14. Wykorzystanie informatyki.

Określa się zasady wykorzystania informatyki, powierzania nadzoru i przechowywania danych.

15. Postępowanie w przypadku reorganizacji lub zniesienia komórki.

Określa zasady postępowania z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej.

16. Kontrola pracy biurowej.

Określa zasady i kontrolujących oraz opracowywanie dokumentacji z kontroli.

17. Postanowienia końcowe.

Określa zasady postępowania nie określone powyżej i osoby odpowiedzialne za organizację pracy i obieg akt.

18. Wykaz załączników.

Ujmuje się wykaz dokumentacji z umieszczeniem jego wzoru i zasad prowadzenia (wypełniania).

Analizując obieg informacji i dokumentacji można zauważyć, że informacja musi ulec wstępnej selekcji, następnie rejestracji, po czym sprawy do załatwienia muszą zostać przekazane do odpowiednich działów (pracowników) i zarejestrowane w taki sposób, by możliwa była kontrola stopnia ich realizacji oraz fakt ich załatwienia.

Jak każde stanowisko pracy, także sekretariat musi posiadać kandydata z odpowiednim wykształceniem i predyspozycjami. Charakteryzuje to zakres zadań i obowiązków, warunki pracy, a także specyfikacja pracy oraz cechy i umiejętności.

Sekretarka, to już nie jest pani Marysia robiąca kawę czy herbatę, która dostaje ręcznie napisane kilka słów od swojego szefa, z czego ma zredagować pismo do poważnej instytucji, a każdy kontakt wewnątrz i na zewnątrz, każda informacja czy dokument jest przechowywany na biurku, w szafie i przetwarzany i kontrolowany tylko przez nią.

Sekretariat obsługuje w tej chwili osoba wszechstronna posiadająca doświadczenie i odpowiednie wykształcenie, odporna na stres, odpowiedzialna, umiejąca pracować w zespole i mogąca pokierować zespołem, niejednokrotnie „prawa ręka” szefa, posiadająca czasami nielimitowany czas pracy.

W nowoczesnych i prężnych firmach, w których każdy pracownik ma zazwyczaj do dyspozycji komputer oraz nastąpiła wąska specjalizacja poszczególnych działów i pracowników, powoli zanika konieczność posiadania sekretarki w znaczeniu osoby, która prowadzi korespondencję firmową. W najszybszym stopniu zanika ich rola jako maszynistek przepisujących pisma na maszynie.

Szukasz gotowej pracy ?

To pewna droga do poważnych kłopotów.

Plagiat jest przestępstwem !

Nie ryzykuj ! Nie warto !

Powierz swoje sprawy profesjonalistom.

---