CASE STUDY
SGH, SP, 2006L
Przychodnia Medolek
Wstęp
W gminie Medyka powstała nowa prywatna przychodnia, założona przez parę młodych lekarzy: Krystynę i Tadeusza. W kwestiach organizacyjnych pomagała im siostra Łucja. Bardzo szybko znaleźli się chętni do współpracy lekarze różnych specjalności. Prowadzony początkowo w domu gabinet przyjęć zamieniony został na wynajmowany w pawilonie kompleks gabinetowy. Prowadzone od początku tradycyjne papierowe kartoteki pacjentów i innych informacji związanych z pracą Przychodni urosły do tego stopnia, że ich obsługa zaczęła być stanowczo zbyt czasochłonna. Założyciele postanowili zainwestować w nowoczesny system informatyczny, tak aby móc pozbyć się trzech potężnych szaf z segregatorami. Uzyskana przestrzeń pozwoli im na wygospodarowanie miejsca na wygodniejszą poczekalnię dla pacjentów. Liczą też, że być może komputery usprawnią ich pracę i będzie można przyjmować równolegle większą liczbę pacjentów w posiadanych już gabinetach. Z tak sprecyzowanymi oczekiwaniami Tadeusz został wysłany do Przemyśla, w celu sprawdzenia oferty firm, które zajmują się tworzeniem systemów komputerowych. Ponieważ nie miał za dużo czasu, wybrał pierwszą, która wydawała mu się dostatecznie przyzwoita: „Przemyśl'ane Rozwiązania IT”. Po krótkiej rozmowie umówił się na spotkanie z Analitykiem Systemowym wspomnianej firmy (Stanisławem) na miejscu w przychodni, tak aby w szerszym gronie mogli przedyskutować , jaki dokładnie system jest tam potrzebny.
Spotkanie 1. Fragment zapisu z dyktafonu.
Analityk: Powiem Państwu, że po tym, co mi przedstawiliście, wydaje mi się, że zastosowanie w tym przypadku systemu informatycznego będzie bardzo sensowne. Musimy jednak podejść do problemu metodycznie i wykonać pełną analizę Państwa potrzeb i możliwości….Dopiero wtedy będziemy w stanie ostatecznie rozstrzygnąć, co możemy Państwu zaproponować. Przede wszystkim musimy poznać Państwa cele, to znaczy co chcecie osiągnąć.
Tadeusz: Widzi Pan, właściwie każde z nas widzi kwestię komputera trochę z innej strony. Uzgodniliśmy jednak, że przynajmniej zaoszczędzimy sporo miejsca na szafach z segregatorami, jeżeli zamiast nich postawimy tu komputer do trzymania tych wszystkich danych. Ten argument najbardziej przekonuje siostrę Łucję, gdyż pozwoli na stworzenie obszerniejszej i wygodniejszej poczekalni, a nasi pacjenci będą w ten sposób lepiej znosić oczekiwanie na wizytę. Z drugiej strony, osobiście mam nadzieję, że wprowadzenie komputera jednak raczej przyspieszy naszą pracę, a nie spowolni, ale tu już mamy pewne obawy.
Krystyna: Moja szwagierka, która pracuje na poczcie opowiada mi często, jak to po wprowadzeniu komputerów w placówce mają ciągle jakieś problemy i ciągle im tam na komputerze inaczej pokazuje niż w zeszycie, który prowadzą dla kontroli.
Analityk: Zapewniam Państwa, że to, co obserwujemy w niektórych instytucjach, to nie jest ogólna zasada przy informatyzacji. W przypadku Państwa firmy dołożymy wszelkich starań, żeby zaprojektować system tak, żebyście mogli Państwo jak najefektywniej pracować, przy jak najmniejszych, lecz czasem niezbędnych modyfikacjach procedur postępowania. Oczywiście pewnych zmian nie da się czasami uniknąć, ale proszę mi wierzyć, że to się na dłuższą metę Państwu opłaci.
Tadeusz: I ja mam taką nadzieję, liczę jednak na to, że mimo wszystko, obsługa przy pomocy komputera będzie szybsza, niż z naszą obecną kartoteką. To już będzie oznaczało zwiększenie naszych możliwości przyjmowania pacjentów.
Łucja: Skoro mamy przyjmować więcej pacjentów, to musimy mieć większą i wygodniejszą poczekalnię. Ja się nawet tego komputera nauczę, żeby tylko tą okropną szafę można było stąd zabrać.
Krystyna: Tu się przynajmniej wszyscy troje zgadzamy, przynajmniej pozbędziemy się szaf. Ale jak wspomniał Tadeusz, czy jest szansa, że komputer faktycznie przyspieszy naszą pracę? Nie za bardzo się na tym znam, więc nie mogę określić konkretnie jak bym to widziała. Może Pan nam zechce coś podpowiedzieć?
Analityk: Pozwólcie Państwo, że podsumuję najpierw trochę to, co do tej pory powiedzieliście. Chcecie stworzyć dla Waszej przychodni System Informatyczny, aby zużywał mniej miejsca w lokalu oraz pozwalał na szybszą pracę. Myślę, że mogę to potraktować jako Państwa cel. Oczywiście mogę już teraz zaproponować wiele konkretnych rozwiązań i opowiedzieć Państwu o różnych możliwościach systemów informatycznych. Zawsze jednak trzeba mieć najpierw zdefiniowany cel i wszystko co Państwu zaproponuję, musicie sami ocenić pod kątem przydatności rozwiązania dla realizacji swojego celu.
Spotkanie 2. Fragment zapisu z dyktafonu.
Łucja: Najważniejszy dla nas zawsze będzie pacjent. Musimy mu zapewnić miłą i szybką obsługę na recepcji oraz profesjonalne porady lekarskie, ale tam już nam komputer raczej nie pomoże.
Stanisław: Niekoniecznie. Jeżeli lekarz przyjmujący pacjenta będzie miał dostęp do komputera w gabinecie, a w ten sposób do wszelkich danych pacjenta ( w tym poprzednich jego chorób i wizyt), a także bazy leków, to prawdopodobnie będzie w stanie postawić dokładniejszą diagnozę lub dobrać bardziej skuteczny zestaw leków.
Krystyna: To moglibyśmy też wstawić komputery w gabinecie lekarza? To znaczy, że te dane pacjenta trzeba by z recepcji przynosić zamiast na kartach zdrowia, np. na jakichś dyskietkach? Nie wiem, czy my te dyskietki nadążymy nagrywać….
Stanisław: Krysiu, dyskietki będą całkowicie zbędne. Wszystkie dane mogą zostać przekazane poprzez sieć komputerową. Przykleimy do ściany kilka kabelków i nic nie trzeba będzie nosić. Co więcej, w takim systemie można wprowadzić moduł analizy chorób, który przyjmującemu lekarzowi automatycznie przedstawi najistotniejsze informacje o stanie pacjenta. Nie mówię, że komputer wyręczy lekarza i sam postawi diagnozę, ale przynajmniej dostarczy szybko lekarzowi informacji, które są do tego potrzebne!
Tadeusz: No, to byłoby świetne, wchodzi pacjent, a ja od razu widzę na ekranie jego przewlekłe choroby, stale zażywane leki, dane z ostatniej wizyty... Ech to tylko, stetoskopem posłuchać, pisać receptę i następny...
Łucja: Tadzik! Przecież my tych pacjentów z nikim na wyścigi nie przyjmujemy! Ważne, żeby poradę dobrą dostał.
Stanisław: Mam nadzieję, że jedno z drugim możemy tutaj połączyć, bo szybko dostępne dane pacjentów pozwolą udzielić porady i szybko, i dokładnie.
Łucja: Ja bym tak w ten komputer nie wierzyła, ważne tylko, żeby pacjent był wyleczony. Niech i taką dobrą poradę dostanie jak dotąd, ale jak Staszku mówisz, że kart zdrowia nie trzeba będzie nosić to i faktycznie szybciej będzie.
Stanisław: Cieszę się, że udało mi się Was przekonać. Możecie mi powiedzieć, jakie informacje notujecie w tych kartotekach pacjentów?
Krystyna: Takie jak wszędzie: nazwisko, adres, wiek, pesel, potem mamy informacje ogólne o stanie zdrowia i kartę wizyt, jakie ma u nas umówione. Jak na początku mieliśmy mniej pacjentów, to dzwoniliśmy dzień przed, albo w dniu wizyty, jak była po południu, żeby przypomnieć. To zawsze było dla pacjentów bardzo miłe, ale ostatnio nie damy rady już przeglądać tych kartotek, żeby te informacje wyłowić, a prowadzić osobnego rejestru dla przypomnień też nie ma czasu.
Stanisław: Gdy dane o wizytach będą notowane w systemie informatycznym, wyszukiwanie informacji o zbliżających się wizytach będzie bardzo łatwe i szybkie. Jeżeli pacjent poda swój numer telefonu komórkowego, to system może mu samodzielnie wysyłać przypomnienie smsem przez internet, a tym samym siostra na recepcji będzie miała więcej czasu dla pacjentów. Wracając jeszcze do tych danych w kartotekach, są tam informacje osobowe o pacjencie, dane teleadresowe, informacje o poszczególnych zaplanowanych wizytach ...
Tadeusz: …O zaplanowanych i o już odbytych. Jak pacjent przychodzi kolejny raz, to zaglądamy czasem, czy już u nas nie był, w jakim był stanie i jakie leki dostał. Jak mu się poprawia, to dalej dostaje te leki, a jak nie, to szukamy innego sposobu leczenia. Możemy mu zlecić jakieś specjalistyczne badanie, usg, mocz, krew, zależnie od potrzeby. To potem trzeba go od razu umówić na wizytę, żeby z wynikami przyszedł.
Stanisław: Chciałbyś go umawiać od razu w gabinecie, żeby już nie musiał w recepcji czekać?
Tadeusz: Ale ja nie znam terminarza zapisów, skąd mam wiedzieć, czy termin zaproponowany przez pacjenta nie będzie już zajęty?
Stanisław: Tak jak już Krysi tłumaczyłem, wszystkie dane dzięki sieci komputerowej będą dostępne na każdym podłączonym komputerze. To nie będzie żaden problem, żebyś mógł sprawdzić we własnym gabinecie, czy termin jest wolny i go zarezerwować.
Łucja: Ale ja nie wiem, czy znowu tak wszyscy nasi lekarze będą chcieli pacjentów samodzielnie jeszcze na wizytę rejestrować. I tak narzekają, że ledwo się w terminach wizyt wyrabiają.
Stanisław: Oczywiście na recepcji tak samo będzie można zapisać pacjenta na kolejną wizytę, ale zapewniam Cię Łucjo, że lekarzowi takie zapisanie zajmie mniej niż minutę.
Łucja: No skoro tak, to zgoda, ale przynajmniej żebym mogła później sprawdzić, czy taką wizytę to lekarz zapisał, czy na recepcji ktoś.
Stanisław: Oczywiście. Co więcej możemy sprawdzać kiedy i o której godzinie pacjent został zapisany i przez kogo.
Krystyna: A o której godzinie wszedł na wizytę i wyszedł, też by się dało?
Stanisław: W pewnym przybliżeniu. Nie będziemy raczej zakładać systemu kamer ale komputer może automatycznie zanotować datę i godzinę, kiedy lekarz wyświetla w komputerze dane pacjenta i wizyty - to by odpowiadało „wejściu pacjenta”, a także kiedy notuje przepisane leki i zabiegi, to by już było prawie „wyjście pacjenta”. Dokładniej niestety się nie da, chyba że za pomocą, jak mówiłem systemu kamer, ale to był żart, bo to bardzo drogie rozwiązanie i chyba nie jest potrzebna dokładność co do otworzenia i zatrzaśnięcia drzwi?
Tadeusz: Tak, no tak. Myślę, że tak jak mówisz, to zupełnie wystarczy. A jak możemy zanotować jaki pacjent i kiedy, to może też by się dało zrobić dla każdego lekarza wykaz recept, które wystawił w danym dniu? To na koniec miesiąca by już było łatwo rozliczenie do kasy chorych zrobić.
Stanisław: Jak chcecie, to możemy zrobić i wykaz recept wystawionych przez wybranego lekarza w wybranym okresie, czy to dzień, czy miesiąc. A można by też zaprogramować taki raport, który całe rozliczenie dla kasy chorych drukuje, tylko mi musicie powiedzieć jak to się robi, ale to może później. Rozumiem, że rozliczanie lekarzy z ich pracy także Was interesuje. Jakie dane w związku z tym są Wam potrzebne?
Spotkanie 3. Fragment zapisu z dyktafonu.
Stanisław: Tym razem chciałbym się dowiedzieć jak pracujecie, albo jak wyobrażacie sobie wykonywanie funkcji, o których rozmawialiśmy ostatnio. Wiem już, że przede wszystkim Pacjent, więc powiedzcie mi proszę, jakie czynności kolejno są wykonywane jeśli pacjent chce się zapisać na wizytę. Podchodzi do blatu w recepcji i co dalej?
Łucja: Pytamy czy jest już umówiony na wizytę, a jeśli tak, to kierujemy go do odpowiedniego pokoju. Musimy też sprawdzić, czy jego karta została tam zaniesiona i dajemy znać czekającemu tam lekarzowi, że pacjent przyszedł.
Stanisław: A jeśli pacjent chce się dopiero umówić?
Łucja: To pytamy do jakiego lekarza i sprawdzamy, czy ten ma jakieś wolne terminy. Jak znajdziemy, to proponujemy go pacjentowi. Jeśli termin wizyty pasuje, to pacjent jest zapisany, jak nie, to szukamy następnego terminu później, aż się uda. Zapisujemy pacjentowi na kartce, kiedy ma przyjść i życzymy miłego dnia. Zwykle zaraz następny się pojawia i z nim to samo, i tak aż do zamknięcia prawie.
Stanisław: No dobrze. A jak to jest z wizytami, jak się odbywają?
Tadeusz: Najpierw wizyta musi być umówiona, nawet mieliśmy zwyczaj dzwonić do pacjenta z przypomnieniem. Jak się już pojawi, to lekarz dostaje wszystkie dane ,tego pacjenta, jego chorób, wcześniejszych wizyt, leczenia, itp. Nawet jak te karty są kompletne, to i tak trzeba trochę z pacjentem porozmawiać, dowiedzieć się jak się teraz czuje. Jesli to wiemy i patrzymy na poprzednie choroby, to już coś widać, ale jeszcze jakieś badanie stetoskopem, czy usg robimy, żeby jeszcze parę informacji zdobyć i diagnozę można postawić. Jak nie można, to na dodatkowe badania się go kieruje. Ale zwykle można od razu, więc zapisujemy leki i życzymy wyzdrowienia. A leki, to czasem potrwa, bo zawsze trzeba sprawdzić co już brał, albo czasem jakiś kod na receptę w książce sprawdzić, ale większość nas to te kody na pamięć zna.
Stanisław: A jak pacjent się nie zgłasza w wyznaczonym terminie?
Łucja: To trzeba do niego zadzwonić, co się stało? Różne rzeczy mogą się przytrafić, trzeba człowieka zrozumieć. Proponujemy niech na inny termin przyjdzie, jakoś się umawiamy, na kiedy pacjentowi pasuje. Ale bywa, że rezygnują całkiem, to się wizytę wtedy wykreśla.
Stanisław: Jeśli pacjent był na wizycie, to czy po jego wyjściu nadal potrzebujecie informacji, że taka wizyta się odbyła? Czy można te dane usunąć?
Tadeusz: Absolutnie, przecież następnym razem musimy wiedzieć, kiedy był ostatnio, a na dodatek, jakie dostał leki! Czy jak nie będziemy tych wizyt usuwać to się nam nie zmieszczą w komputerze?
Stanisław: Na pewno będą te dane zajmowały więcej miejsca na dysku, ale dyski to teraz nie problem. Zaplanujemy dane tak, żeby się jakoś mieściły. Będziemy po prostu w pewnym momencie musieli ustalić pewne ograniczenia, np. w ilu maksymalnie słowach można przebieg takiej wizyty opisać.
Raport Analityka do Szefa Projektu. Fragmenty.
Podczas wywiadów z kierownictwem firmy oraz użytkownikami przyszłego systemu informacyjnego, zdefiniowane zostały podstawowe cele i funkcje systemu, zob. załącznik A, zależności między tymi funkcjami - zał.B, oraz podstawowe przepływy danych - zał.C. Na tym etapie prac analitycznych zebrane zostały informacje o wykorzystywanych w Medoleku danych i zależnościach między nimi.
Podstawowym obiektem zainteresowaniem pracowników jest pacjent, wraz z jego chorobami, wszystkimi informacjami o zastosowanym wcześniej leczeniu, zabiegach, badaniach specjalistycznych. Z drugiej strony, do sprawnej organizacji pracy potrzebne są dane o pracujących tam lekarzach, ich specjalnościach, gabinetach, w których przyjmują, wypisanych receptach. Jako element pomocniczy należałoby w systemie zamieścić bazę leków.
Udało mi się określić również część relacji zachodzących między wymienionymi kategoriami danych. Wiadomo, że każdy pacjent może mieć wiele chorób, a każda z nich może być na wiele sposobów leczona. Choroby mogą występować równolegle, lub jedna po drugiej. Każda choroba może być leczona za pomocą różnych metod i środków. Pacjent zapisuje się na wizytę, kiedy cierpi na jakąś chorobę, czasami na kilka równocześnie, wtedy w ramach jednej wizyty może otrzymać poradę w związku ze wszystkimi swoimi chorobami. W przychodni przyjmuje wielu lekarzy i pacjent zapisuje się na daną wizytę do jednego wybranego, ale nie koniecznie tego, który jest jego lekarzem rodzinnym. Każda wizyta to indywidualne spotkanie jednego lekarza z jednym pacjentem. Lekarze mają swoje specjalizacje, czasami jeden lekarz ma dwie specjalizacje, większa liczba specjalizacji jest teoretycznie możliwa, ale jeszcze się w Medoleku nie zdarzyła. Lekarze są przypisani do gabinetów, w których pracują. Gabinety są wyposażone, przygotowane pod kątem określonej specjalizacji . Obecnie są tam dwa gabinety internistyczne i po jednym specjalistycznym. W czasie wizyty lekarz, w związku z podjęciem leczenia określonej choroby, wypisuje pacjentowi receptę. Może ich wypisać kilka na jednej wizycie. Na jednej recepcie może się znaleźć wiele leków.
Na podstawie powyższych założeń przygotowany został wstępny model danych, zob. zał.D. Osiągnięcie ostatecznej formy tego modelu zostanie wykonane, zgodnie z planem prac, w przeciągu dwóch tygodni. Następnie opracowany zostanie fizyczny model danych i do tworzenia systemu będą mogli przystąpić programiści. Zakończenie prac analitycznych przewidywane jest zgodnie z harmonogramem.