ISTOTA I ZNACZENIE KONTROLI W PROCESIE ZARZĄDZANIA
Kontrola to proces, przez który kierownicy zapewniają, by rzeczywiste działania były zgodne z działaniami planowanymi.
Kontrola w teorii zarządzania jest uznawana za jedną z funkcji zarządzania. Jest traktowana jako element cyklu sprawnego, zorganizowanego działania. Traktuje się ją
z reguły jako zakończenie jednego i punkt wyjścia następnego cyklu działań zorganizowanych o charakterze powtarzalnym.
Za pomocą kontroli mierzy się postęp w realizacji celów i umożliwia kierownikom wykrycie dostatecznie wcześnie odchyleń od planu dla podjęcia działań korygujących, zanim będzie za późno.
Kontrola kierownicza jest systematycznym działaniem na rzecz ustanowienia norm efektywności przy planowanych celach, zaprojektowania informatycznych sprzężeń zwrotnych, porównywania rzeczywistej efektywności z wyznaczonymi normami, ustalania odchyleń i pomiaru ich znaczenia oraz podejmowania wszelkich kroków potrzebnych do zapewnienia, by wszystkie zasoby przedsiębiorstwa były wykorzystywane najskuteczniej i najsprawniej do osiągania jego celów.
FUNKCJE I RODZAJE KONTROLI
Kontrola w organizacji pełni sześć podstawowych funkcji:
1.funkcję sygnalizacyjną
2.funkcję instruktażowo-doradczą
3.funkcję korygującą
4.funkcję profilaktyczną
5.funkcję pobudzającą
6.funkcję dydaktyczno-wychowawczą.
FUNKCJA SYGNALIZACYJNA
Kontrola informuje o stopniu realizacji zadań rzeczowych i wyników finansowych oraz zakłóceniach.
FUNKCJA INSTRUKTAŻOWO-DORADCZA
Realizowana jest przede wszystkim w trakcie kontroli, poprzez wskazanie sposobów likwidacji odchyleń od stanu wymaganego.
FUNKCJA KORYGUJĄCA
Kontrolujący w przypadku ustalenia negatywnych odchyleń od wzorca podejmuje działania zapewniające przywrócenie stanu wymaganego.
FUNKCJA PROFILAKTYCZNA
Kontrolujący, wskazując na błędy i uchybienia oraz udzielając wskazówek co do zasad działania zapobiega niekorzystnym zjawiskom w działalności firmy.
FUNKCJA POBUDZAJĄCA
Kontrolujący skłania do osiągnięcia lepszych efektów działania. Funkcja określana jako inspirująca albo kreatywna.
FUNKCJA DYDAKTYCZNO-WYCHOWAWCZA
Kontrola wskazuje na zasadność wartościowania interesów indywidualnych
i zbiorowych.
Wyróżniamy 4 podstawowe rodzaje kontroli:
- wstępną
- sterującą
- akceptującą lub odrzucającą
- końcową
KONTROLA WSTĘPNA
Ma ona stwierdzić przed podjęciem działania, czy zaplanowano wszystkie potrzebne zasoby: ludzkie, rzeczowe i finansowe oraz czy w momencie rozpoczęcia działania będą one na wyznaczonym miejscu, w stosownych rodzajach, ilościach i o odpowiedniej jakości. Plany mogą wskazywać na potrzebę zatrudnienia nowych pracowników, zakupu nowych urządzeń i materiałów oraz zaprojektowania i wytworzenia nowych produktów i wyrobów.
KONTROLA STERUJĄCA
Ma wykrywać odchylenia od jakiejś normy lub celu i umożliwić dokonanie korekt przed zakończeniem sekwencji działań.
Kontrola sterująca jest skuteczna jedynie wtedy, gdy kierownik na czas uzyska dokładne informacje o zmianach w otoczeniu lub realizacji pożądanego celu.
KONTROLA AKCEPTUJĄCA LUB ODRZUCAJĄCA
Kontrola ta jest szczególnie pożyteczna jako instrument dodatkowego sprawdzania.
Tam, gdzie bezpieczeństwo odgrywa podstawową rolę, albo tam, gdzie w grę wchodzą duże nakłady, kontrola akceptująca zapewnia kierownikom dodatkowy margines bezpieczeństwa.
KONTROLA KOŃCOWA
Mierzy wyniki zakończonego działania. Ustala się przyczyny wszystkich odchyleń od planu lub normy, a wnioski wykorzystuje do podobnych działań w przyszłości. Kontrola końcowa służy też jako podstawa nagradzania lub motywowania pracowników.
Większość organizacji do realizacji swoich celów stosuje kombinację wszystkich czterech rodzajów kontroli.