Roczne jednostkowe sprawozdanie finansowe

1. Zakres rocznego sprawozdania finansowego

Zgodnie z ustawą z 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76 poz. 694), zwanej dalej znowelizowaną ustawą, jednostki prowadzące i zamierzające kontynuować działalność gospodarczą zobowiązane są sporządzić na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych roczne sprawozdanie finansowe za rok obrotowy, który powinien pokrywać się z rokiem podatkowym. Sporządza się je w języku polskim i w walucie polskiej.

Na roczne sprawozdanie finansowe składają się w każdym przypadku:

1. wprowadzenie do sprawozdania finansowego,

2. bilans,

3. rachunek zysków i strat

4. dodatkowe informacje i objaśnienia

Większe jednostki, podlegające obowiązkowi rocznego badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta działającego z ramienia podmiotu uprawnionego do takiego badania (mowa o nich w punkcie 2), sporządzają dodatkowo:

-rachunek zmian w kapitale (funduszu) własnym,

-rachunek przepływów pieniężnych

Wzory bilansu, rachunku zysków i strat oraz zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym, stanowiące załączniki do znowelizowanej ustawy. Jednostka może w razie potrzeby zwiększać szczegółowość pozycji wykazywanych w tych wzorach. Wzory wypełnia się w złotych lub w zaokrągleniu do tysięcy złotych. Uważamy, że nie ma przeszkód co do tego, aby przewidziane w załącznikach do ustawy wzory wypełnione były w razie takiej potrzeby w tysiącach złotych z jednym znakiem po przecinku. Sformułowanie art. 45 ust. 5 ustawy o dopuszczalności zaokrąglania danych liczbowych do tysięcy złotych nie przeczy temu. Niemniej przyjęty sposób zaokrąglania danych powinien być konsekwentnie stosowany we wszystkich wzorach (bilansie, rachunku zysków i strat itp.). Wypełnienie formularza GUS F-02, statystyczne sprawozdanie finansowe na dzień 31.12.2003 r., sporządzonego zarówno przez jednostki , w których rok obrotowy równy jest kalendarzowemu, jak i stosujące inny okres kolejnych 12 miesięcy (bilans oraz rachunek zysków i strat - w tysiącach złotych z jednym znakiem po przecinku), nie zwalnia jednostki od sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego według wzorów załączonych do ustawy.

2. Obowiązek publikacji rocznego sprawozdania finansowego

Roczne sprawozdanie finansowe większych jednostek podlegają ogłoszeniu w Monitorze Polskim B, z wyjątkiem rocznych sprawozdań finansowych większych spółdzielni, które ogłasza się na łamach Monitora Spółdzielczego. Większymi jednostkami są:

- wszystkie kontynuujące działalność spółki akcyjne, banki i zakłady ubezpieczeń; zalicza się do nich m.in. jednostki działające na podstawie przepisów prawa o publicznym obrocie papierami wartościowymi, funduszach powierniczych oraz przepisów o funduszach inwestycyjnych, a także emerytalnych - również powstałe dopiero w 2003 r., o ile nie połączyły swoich ksiąg rachunkowych za lata 2003 i 2004, oraz

- pozostałe, prowadzące działalność gospodarczą i kontynuujące ją na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego jednostki, zarówno posiadające jaki nie posiadające osobowości prawnej, także samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, które w roku obrotowym poprzedzającym rok, za który sporządzono sprawozdanie finansowe, tj. w 2002 r., osiągnęły lub przekroczyły granicę dwóch z trzech następujących wielkości:

- średnioroczne zatrudnienie 50 osób, przeliczone na osoby pełnozatrudnione,

- suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego - równowartość w walucie polskiej 2.500.000 euro, to jest przy zastosowaniu kursu NBP na 31.12.2002

- przychód netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy - równowartość w walucie polskiej 5.000.000 euro,

Ustalając przychód netto ze sprzedaży, pod uwagę bierze się:

- przychody netto ze sprzedaży towarów, a więc bez przychodów ze sprzedaży materiałów,

- przychody netto ze sprzedaży produktów, to jest wyrobów, robót i usług (w razie sporządzania przez jednostkę wariantu porównawczego rachunku zysków i strat, kwota przychodu netto ze sprzedaży produktów nie podlega korekcie - zwiększeniu lub zmniejszeniu - o „zmianę stanu produktów” i o „koszt wytworzenia świadczeń na własne potrzeby”)

- przychody netto z operacji finansowych

Netto oznacza, że przychód nie obejmuje podatku od towarów i usług i jest obniżany o rabaty, opusty, skonta itp. zmniejszenia obrotów. Nie uwzględnia się w obliczeniu pozostałych przychodów operacyjnych oraz zysków nadzwyczajnych.

Mimo że obowiązkowi badania podlega także sprawozdanie finansowe spółki handlowej (zarówno kapitałowej, jak i osobowej) za rok obrotowy, w którym spółka ta przejęła inną spółkę(i) lub powstała z zawiązania łączących się spółek, to:

- jeżeli spółka przejmująca nie spełnia przytoczonych wyżej warunków, aby zaliczyć ją do „większych” (za podstawę przyjmuje się dane łączne połączonych spółek, za rok poprzedzający połączenie) bądź

- nowo zawiązana spółka nie jest spółką akcyjną, to jej roczne sprawozdanie finansowe za rok obrotowy, w którym nastąpiło połączenie spółek, nie podlega publikacji w Monitorze Polskim B.

3. Podstawy sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego

Roczne sprawozdanie finansowe powinno prawidłowo oraz rzetelnie i jasno przedstawić sytuację majątkową, finansową i wynik finansowy jednostki.

Punkt wyjścia do jego sporządzenia stanowią prawidłowo prowadzone i zamknięte księgi rachunkowe. Oznacza to w szczególności, że:

- uzgodniono konta ksiąg pomocniczych (ewidencję analityczną) z właściwymi kontami księgi głównej (ewidencją syntetyczną) i nie tylko pod względem formalnym, ale i merytorycznym (np. wyjaśniono i rozliczono kredytowe salda zasobów czy odbiorców lub debetowe salda dostawców);

- skompletowano i ujęto w księgach zamykanego roku dokumenty dotyczące ogółu operacji dokonanych w tym roku (dotyczy to zwłaszcza dostaw i usług) lub wystawiono na te operacje i dokumenty zastępcze; uwzględniono też wpływ na salda kont zdarzeń, jakie nastąpiły po zakończeniu roku, ale przed zamknięciem ksiąg:

- ustalono rzeczywiste stany kont bilansowych drogą przeprowadzonej w obowiązujących terminach inwentaryzacji, a więc spisu z natury zasobów, jeżeli na rok sprawozdawczy przypadał obowiązek inwentaryzacji danej ich grupy oraz uzgodnienia stanów kont bankowych i rozrachunkowych lub weryfikacji merytorycznej i formalnej poprawności sald pozostałych aktywów i pasywów; o ile inwentaryzację przeprowadzono na inny dzień aniżeli dzień bilansowy, to stan konta, stwierdzony w wyniku inwentaryzacji, zwiększa i zmniejsza się o obroty, jakie nastąpiły między dniem inwentaryzacji a dniem bilansowym, zaś ew. różnice między stanem księgowym i stanem ustalonym drogą inwentaryzacji wyjaśnia i rozlicza w księgach roku sprawozdawczego,

-przeliczone płatne w walucie obcej aktywa i pasywa na stosowny, obowiązujący na dzień bilansowy, kurs;

- zaktualizowano wartość aktywów, które utraciły w całości lub części wartości, po której dotychczas figurowały w księgach (np. zapasy uszkodzone lub niechodliwe, nieprzydatne lub wycofane z użytkowania środki trwałe, wygasłe lub nieprzydatne prawa, udziały i papiery wartościowe o obniżonej wartości, należności przedawnione, umorzone lub których ściągalności budzi wątpliwość) oraz utworzone rezerwy na powstałe, lecz niezgłoszone do zapłaty (pokrycia) koszty i straty bądź inne przyszłe zobowiązania;

- naliczono odsetki;

- dokonano księgowań związanych z zamknięciem rocznym, w tym również polegających na właściwym rozgraniczeniu kosztów ( w tym podatku dochodowego od osób prawnych) i przychodów między rok zamykany i lata następne, a następnie;

- uzgodniono na dzień bilansowy:

• salda kont księgi głównej z saldami podbudowujących je kont ksiąg pomocniczych,

• salda i obroty kont księgi głównej (syntetyczne) z zestawieniem ich obrotów i sald,

• obroty dziennika (lub zestawienia dzienników częściowych) z obrotami wynikającymi z zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.

Po dokonaniu tych prac zamknięte księgi rachunkowe powinny zawierać salda lub obroty wykazywane w sprawozdaniu finansowym na wzorach rachunku zysków i strat oraz bilansu, przy uwzględnieniu m.in. że:

- stany zasobów pomniejszają dotyczące ich umorzenia i odpisy aktualizujące,

- stan zapasów materiałów i towarów zwiększają dotyczące ich koszty zakupu oraz korygują odchylenia od cen ewidencyjnych i odpisy aktualizujące,

- stany należności pomniejszają dotyczące ich odpisy aktualizujące,

- należności i zobowiązania dzieli się na długo- i krótkoterminowe, z dalszym wyodrębnieniem grup rozrachunków; także inne aktywa oraz zobowiązania i rezerwy dzieli się na długo- i krótkoterminowe.

Powinno też nastąpić uporządkowanie, w dostosowaniu do sposobu prowadzenia ksiąg, w podziale na miesiące, dowodów księgowych i ich odłożenie, jak również urządzeń składających się na księgi rachunkowe, w tym także prowadzonych za pomocą komputera, oraz dokumentów inwentaryzacyjnych - w sposób przyjęty w jednostce.

Aczkolwiek w zamkniętych już księgach rachunkowych nie powinny - w zasadzie - być dokonane dalsze zapisy, to może się jednak zdarzyć, że:

- do jednostki dotrą informacje o zdarzeniach, jakie nastąpiły wprawdzie po dacie bilansu, a nawet po dacie zamknięcia ksiąg, ale które stawiają w nowym świetle niektóre istotne, wykazane w sprawozdaniu finansowym wielkości (art. 54 znowelizowanej ustawy),

- na akceptowany przez jednostkę wniosek biegłego rewidenta (podmiotu uprawnionego) badającego księgi i sprawozdanie finansowe w jej rocznym sprawozdaniu finansowym i księgach mogą nastąpić zmiany, pozwalające na bardziej prawidłowe i rzetelne przedstawienie obrazu sytuacji jednostki,

- rada nadzorcza lub walne zgromadzenie uchwaliły zmiany w niezbadanym przez biegłego rewidenta rocznym sprawozdaniu finansowym, akceptowane przez zarząd, który odpowiada za prawidłowość ksiąg i sprawozdań finansowych.

W każdym z tych przypadków konieczne jest wprowadzenie do wstępnie zamkniętych ksiąg odpowiednich dodatkowych zapisów i ponownie ich zamkniecie, a w ślad za tym dokonanie odpowiednich zmian w ostatecznym rocznym sprawozdaniu finansowym.

Ostateczne zamkniecie ksiąg, polegające na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania w nich zapisów, powinno nastąpić w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego.

4. Podpisywanie rocznego sprawozdania finansowego

Roczne sprawozdanie finansowe, sporządzone nie później niż w ciągu 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego, podpisuje - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu. A zatem sprawozdanie osób prawnych podpisują wszyscy członkowie zarządu.

Podpisy, te poświadczające autentyczność przekładanych informacji liczbowych i słownych, są stawiane na każdym wzorze wchodzącym w skład sprawozdania finansowego a więc na wprowadzeniu, bilansie, rachunku zysków i strat, dodatkowych informacjach i objaśnieniach a także zestawieniu zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunku przepływów pieniężnych. Obowiązek taki wynika z art. 45 ust. 2 i 3 ustawy, w którym mowa jest o tym, co składa się na sprawozdanie finansowe oraz z art. 52 ust. 2 określającego, kto podpisuje sprawozdanie finansowe, a więc wszystkie jego składowe.

Sprawozdanie finansowe spółek cywilnych, jawnych, partnerskich i komandytowych - podpisują wszyscy jej właściciele, zaś jednostek postawionych w stan likwidacji lub upadłości - ich likwidator lub syndyk. Jeżeli w spółce partnerskiej powołano zarząd, to jego członkowie, a nie właściciele podpisują sprawozdanie finansowe. W przypadku spółek komandytowych sprawozdanie podpisują komplementariusze.

Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia, dołączonego do sprawozdania finansowego.

Roczne sprawozdanie finansowe - przed zatwierdzeniem -należy przedłożyć właściwym organom nadzorującym jednostkę, jak na przykład radzie nadzorczej, komisji rewizyjnej, radzie pracowniczej.

5. Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego

Wykazany w rocznym sprawozdaniu finansowym zysk może być podzielony, pod warunkiem jego uprzedniego zatwierdzenia, a więc zaakceptowany tego sprawozdania przez właścicieli. W myśl bowiem, więcej lub mniej jednoznacznych zapisów Kodeksu cywilnego, Kodeksy spółek handlowych czy Prawa Spółdzielczego podziałowi podlega aprobowana przez właścicieli kwota zysku za rok obrotowy, z tym że w przypadku osób prawnych, zobowiązanych do poddania swego sprawozdania corocznemu badaniu przez podmiot uprawniony (biegłego rewidenta), dodatkowy warunek stanowi wydanie przezeń o tym sprawozdaniu opinii bez zastrzeżeń lub z zastrzeżeniami.

W razie poniesienia przez jednostkę straty właściciele decydują o sposobie jej pokrycia.

Roczne sprawozdanie finansowe zatwierdza, nie później niż 6 miesięcy od dnia zakończenia roku obrotowego, właściwy dla jednostki organ zatwierdzający, to jest organ, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutu umowy lub na mocy prawa własności jest do tego uprawniony.

Organami zatwierdzającymi sprawozdanie są:

- spółki akcyjne(także Skarbu Państwa) - zwyczajne walne zgromadzenie; walne zgromadzenie zatwierdza też roczne sprawozdanie finansowe spółki znajdujące się w toku likwidacji;

- spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (także Skarbu Państwa) - zwyczajne zgromadzenia wspólników; zgromadzenie wspólników zatwierdza też roczne sprawozdanie finansowe spółki znajdującej się w toku likwidacji;

- spółdzielni - walne zgromadzenie; walne zgromadzeni lub związek rewizyjny zatwierdza też roczne sprawozdanie spółdzielni znajdującej się w toku likwidacji;

- przedsiębiorstwa państwowego - rada pracownicza, a w razie jej braku - organ założycielski; organ założycielski zatwierdza też roczne sprawozdanie przedsiębiorstwa państwowego znajdującego się w toku likwidacji;

- samodzielnego publicznego zakładu opieki zdrowotnej - jego organ założycielski, którym zazwyczaj jest odpowiedni samorząd terytorialny;

- spółki, spółdzielni lub przedsiębiorstwa państwowego w stanie upadłości -sędzia - komisarz;

- spółki komandytowej, partnerskiej, jawnej, cywilnej, także znajdującej się w stanie likwidacji oraz osoby fizycznej - jej właściciele.

6. Badanie rocznego sprawozdania finansowego

Roczne sprawozdanie finansowe, podlegające ogłoszeniu w Monitorze Polski B lub Monitorze Spółdzielczym, wymaga przed zatwierdzeniem zbadania przez podmiot uprawniony (biegłego rewidenta).

Przepisy ustawy o rachunkowości w brzmieniu obecnie obowiązującym nie nakazują już badania - raz na 3 lata - sprawozdań finansowych niepodlegających corocznemu badaniu.

Nie oznacza to jednak, iż badanie takie, któremu jednostka poddaje się dobrowolnie, nie jest celowe, Jego zalety to m.in.:

- upewnienie się, że dane wykazano w sprawozdaniu finansowym poprawie,

- okazja do zweryfikowania i w miarę potrzeby usprawnienia systemu księgowości,

- ułatwienie rozmów z bankami i dostawcami.

Jednostka nie ma obowiązku sporządzania w takim przypadku zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym ani rachunku przepływów pieniężnych. Opinię i raport z takiego badania sporządza biegły rewident według tych samych zasad i kryteriów co z badania obowiązkowego. Niemniej sprawozdanie takie nie podlega publikacji w Monitorze Polski B, a opinia nie musi, choć może, być złożona do rejestru sądowego. Koszty takiego badania stanowią koszty uzyskania przychodu.

Podział wyniku finansowego (zysku netto) osób prawnych, zobowiązanych do poddania corocznemu nadaniu sprawozdania finansowego, może nastąpić - jak wspomniano dopiero po wrażeniu przez podmiot uprawniony (biegłego rewidenta) - w wyniku badania - opinii bez zastrzeżeń lub z zastrzeżeniami o tym sprawozdaniu. Z mocy prawa nieważne jest jednak badanie przeprowadzone przez podmiot uprawniony (biegłego rewidenta)

- niespełniający warunków nieodzownych do wyrażenia bezstronnej i niezależnej opinii o zbadanym przez siebie sprawozdaniu finansowym

- niepowołany przez organ zatwierdzający jednostki, chyba że statut, umowa lub inne wiążące jednostkę przepisy przewidywały powołanie podmiotu uprawnionego (biegłego rewidenta) przez inny organ, jak np. radę nadzorczą lub komisje rewizyjną. Nie powinien to być jednak zarząd, bowiem nie może on sobie sam dobierać kontrolera swojej działalności.

7. Udostępnienie rocznego sprawozdania finansowego

Jednostka:

a) składa w sądzie rejestrowym właściwym dla danej jednostki (Krajowym Rejestrze Sądowym) -roczne sprawozdanie finansowe, opinię biegłego rewidenta, jeżeli sprawozdanie podlegało obowiązkowi badaniu, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysków lub pokryciu straty, a w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek akcyjnych, spółdzielni oraz przedsiębiorstw państwowych - także sprawozdanie z działalności jednostki; powinno nastąpić w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego; jeżeli jednak sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w terminie 6 miesięcy od dnia zakończenia roku obrotowego, to należy złożyć w sądzie w ciągu 15 dni po tym terminie sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności, a także opinię biegłego rewidenta, jeżeli badanie zostało zakończone;

b) jeżeli jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych składa do właściwego urzędu skarbowego wraz z zeznaniem o ostatecznej wysokości dochodu, pełne zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe, ale bez sprawozdania z działalności, a także opinię i raport biegłego rewidenta, jeżeli sprawozdanie podlegało badaniu, a spółki kapitałowe przedkładają także odpis uchwały walnego zgromadzenia (zgromadzenie wspólników) zatwierdzającej roczne sprawozdanie finansowe - w ciągu 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego, nie później jednak niż przed upływem 9 miesięcy od zakończenia roku obrotowego (nie załącza się natomiast sprawozdania finansowego do wstępnego zeznania o dochodzie rocznym)

c) jeżeli jest pod rządami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - przekazuje współwłaścicielom pełne roczne sprawozdanie finansowe, które stanowią załączniki do ich zeznania o wysokości dochodu, składanego we właściwym urzędzie skarbowym do 30 kwietnia roku następnego.

Większe jednostki, zobowiązane do publikacji swego rocznego sprawozdania finansowego, składają ponadto 15 dni od daty jego zatwierdzenia:

- do Wydziału Wydawnictwa i Poligrafii Gospodarstwa Pomocniczego Urzędu Rady Ministrów, 02-903 Warszawa, ul. Powśińska 69/71 - wymagające publikacji w Monitorze Polskim B 9( dotyczy innych jednostek aniżeli spółdzielnie) lub - do Krajowej Rady Spółdzielczej, Redakcji Monitora Spółdzielczego, 00-013 Warszawa, ul. Jasna 1 - wymagające publikacji w Monitorze Spółdzielczym (dotyczy spółdzielni), wprowadzenie do sprawozdania finansowego, bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym, rachunek przepływów pieniężnych (ale bez dodatkowych objaśnień i informacji), opinię biegłego rewidenta, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu starty.

Dotyczy to jednak wyłącznie jednostek podlegających obowiązkowi corocznego badania. Jednostki, których sprawozdania finansowe są badane na ich życzenie, mimo że wymóg taki nie wynika z ustawy, nie mają - jak wspomniano obowiązku ich publikowania.

8. Sankcje

Zarówno osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, jak i kierownik jednostki odpowiadają za:

- niesporządzenie sprawozdania finansowego,

- sporządzenie go niezgodnego z ustawą o rachunkowości lub

- zawarcie w sprawozdaniu nierzetelnych danych,

Ponadto kierownik jednostki odpowiada za:

- niepodanie rocznego sprawozdania finansowego badaniu, jeżeli taki obowiązek istniał,

- niezłożenie rocznego sprawozdania do ogłoszenia,

- niezłożenie rocznego sprawozdania do właściwego sądu rejestrowego (Krajowego Rejestru Sądowego).

Nie jest natomiast zagrożone karą niezatwierdzenie sprawozdania finansowego w ciągu 6 miesięcy od dnia zakończenia roku obrotowego, chociaż do czasu zatwierdzenia sprawozdania zysk nie może być dzielony.

Praca pochodzi z serwisu www.e-sciagi.pl

1

---