PODEJŚCIE SYSTEMOWE DO ZARZĄDZANIA ZASOBAMI

Zasoby organizacyjne - ogół rzeczy, ludzi, informacji i środków finansowych, jakie organizacja posiada lub którymi może dysponować, chociaż prawnie nie stanowią jej własności.

Zasoby w organizacji - zasoby trwałe: uczestniczą w wielu cyklach wytwórczych, np. maszyny, linie produkcyjne, środki transportu; materiały: zasób, który bardzo często jest zużywany w jednym cyklu wytwórczym, np. surowce.

Procesy wytwórcze => produkt (produkcyjne => produkt materialny); produkt dzielmy na materialny, intelektualny(oprogramowanie, opracowanie, wyniki badań), usługi.

ZARZĄDZANIE

Zarządzanie - zestaw działań (obejmujący planowanie, podejmowanie decyzji, organizowanie, przewodzenie, tj. kierowanie ludźmi i kontrolowanie) skierowanych na zasoby organizacji (ludzie, rzeczowe, informacyjne) wykonywanych z zamiarem osiągnięcia celów organizacji w sposób sprawny i skuteczny.

Cykl Deminga - schemat ilustrujący podstawową zasadę ciągłego ulepszania (ciągłego doskonalenia, Kaizen), stworzoną przez Williama Edwardsa Deminga, amerykańskiego specjalistę statystyka pracującego w Japonii. 1)ZAPLANUJ (ang. Plan) : Zaplanuj lepszy sposób działania, lepszą metodę. 2)WYKONAJ, ZRÓB (ang. Do) : Zrealizuj plan na próbę. 3)SPRAWDŹ (ang. Check) : Zbadaj, czy rzeczywiście nowy sposób działania przynosi lepsze rezultaty. 4)ZASTOSUJ (ang. Act) : Jeśli nowy sposób działania przynosi lepsze rezultaty, uznaj go za normę (obowiązującą procedurę), zestandaryzuj i monitoruj jego stosowanie.

Sprawność = Efektywność = efekt/nakład

Wymiar ekonomiczny (ROE Return of equity, zwrot kapitału własnego, ROA Return on assets, zwrot z aktywów, ROI Return on investment, zwrot z inwestycji).

Skuteczność - na jakim poziomie cel został zrealizowany = wynik/cel [%]

Planowanie - wytyczanie celów organizacji (zadania jakie chcemy zrealizować), alokacja - przypisanie, przyporządkowanie.

CEL (system S1) -> ALOKACJA -> PODSYSTEMY (S11, S12,…) -> podsystemy złożone (S121, S122,…)

Podejmowanie decyzji - decydowanie o najlepszym sposobie osiągnięcia celów, wybór trybu działania spośród zestawu dostępnych możliwości.

Organizowanie - określenie najlepszego sposobu grupowania działań i zasobów.

Przewodzenie - (kierowanie ludźmi) motywowanie załogi organizacji do pracy w interesie organizacji, zapewnienie, by członkowie organizacji współpracowali ze sobą w interesie organizacji.

Kontrolowanie - obserwowanie postępów organizacji w realizacji jej celów i wprowadzenie korekt do bieżących działań.

WYTYCZNE DO TWORZENIA STRATEGII ZARZĄDZANIA DZIAŁALNOŚCIĄ PODTSAWOWĄ ORGANIZACJI

1. Identyfikacja zasadniczych celów

2. Kontrola różnorodności

3. Rozbijanie problemów na części

4. Powstrzymywanie rozrastania się organizacji (kalkulacja, analiza, w jaki sposób się przyczyni)

5. Struktura organizacji dostosowana do potrzeb klienta

CECHY PLANU DZIAŁANIA

1. Jasny

2. Zrozumiały

3. Akceptowany

4. Modyfikowalny

5. Spójny z wewnętrznymi możliwościami organizacji

6. Spójny z ograniczeniami zewnętrznymi

7. Możliwość nadzorowania

8. Pobudzający do działania

INZYNIERIA SYSTEMÓW TECHNICZNYCH

Teoria systemów

System - uporządkowana dwójka S=<E,φ>, E={e1, e2, …} elementy składowe, φ relacje(struktura)

Prawidłowości systemowe

1. Prawo powszechności - każde celowe działanie realizowane jest w systemie

2. Prawo przenikalności - ten sam obiekt może należeć do różnych systemów (przenikalność przez funkcję)

3. Prawo funkcjonalności - o przynależności obiektu do systemu decyduje jego funkcja a nie położenie

4. Prawo ogólności - każdy system może funkcjonować na użytek zewnętrzny bądź wewnętrzny

5. Prawo zamienialności - każdy system się zmienia

ZARZĄDZANIE PRZEDSIĘWZIĘCIEM

Przedsięwzięcie - niepowtarzalny proces składający się ze zbioru skoordynowanych działań, z podaniem dat rozpoczęcia i zakończenia, podejmowany dla osiągnięcia celu spełniającego określone wymagania z uwzględnieniem ograniczeń dotyczących czasu, kosztów i zasobów (PN-ISO 10006:2005 „Zarządzanie jakością w przedsięwzięciach”)

Zarządzanie przedsięwzięciem - planowanie, organizowanie , monitorowanie, nadzorowanie i raportowanie wszystkich aspektów przedsięwzięcia oraz motywowanie wszystkich uczestników do osiągnięcia celów przedsięwzięcia.

Plan zarządzania przedsięwzięciem - dokument specyfikujący co jest niezbędne do spełnienia celu przedsięwzięcia

Plan jakości - dokument specyfikujący, które procedury i związane z nimi zasoby należy zastosować, kto i kiedy powinien je realizować w odniesieniu do określonego przedsięwzięcia, wyrobu, procesu lub umowy.

Wszystkich procesów dotyczących zarządzaniem przedsięwzięciem jest 11 (PN-ISO 10006:2005)

PROCESY DOTYCZĄCE ZASOBÓW

1. Planowanie zasobów

2. Nadzorowanie zasobów

PROCESY DOTYCZĄCE PERSONELU

1. Ustanowienie struktury organizacyjnej przedsięwzięcia

2. Przydzielenie personelu

3. Kształtowanie zespołu

PROCESY DOTYCZĄCE WSPÓŁZALEŻNOŚCI

1. Inicjowanie przedsięwzięcia i opracowanie planu zarządzania przedsięwzięciem

2. Zarządzanie interakcjami

3. Zarządzanie zmianą

4. Zamknięcie procesów i przedsięwzięcia

PROCESY DOTYCZĄCE ZAKRESU

1. Opracowanie koncepcji

2. Opracowanie i nadzorowanie zakresu

3. Definiowanie działań

4. Nadzorowanie działań

PROCESY DOTYCZĄCE CZASU

1. Planowanie zależności między działaniami

2. Oszacowanie czasu trwania

3. Opracowanie harmonogramu

4. Nadzorowanie harmonogramu

PROCESY DOTYCZĄCE KOSZTÓW

1. Szacowanie kosztów

2. Opracowanie budżetu

3. Nadzorowanie kosztów

PROCESY DOTYCZĄCE KOMUNIKOWANIA

1. Planowanie komunikowania

2. Zarządzanie informacją

3. Nadzór nad komunikowaniem

PROCESY DOTYCZĄCE ZAKUPÓW

1. Planowanie i nadzór nad zakupami

2. Dokumentacja wymagań dotyczących zakupów

3. Ocena dostawcy

4. Zawieranie umów

5. Nadzorowanie umów

PROCESY DOTYCZĄCE RYZYKA

1. Identyfikacja ryzyka

2. Ocena ryzyka

3. Postępowanie z ryzykiem

4. Sterowanie ryzykiem

Identyfikacja ryzyka - główne obszary identyfikacji ryzyka:

• proces - ryzyko dotyczące procesu uwzględnia ryzyko występujące w różnych fazach realizacji wyrobu, takich jak: projektowanie i rozwój, produkcja, eksploatacja

• wyrób - ryzyko dotyczące wyrobu uwzględnia ryzyko występujące w samym wyrobie: projektowe, technologiczne, funkcjonalne (użytkowe)

• organizacja - ryzyko dotyczące organizacji uwzględnia ryzyko występujące w zasadach zarządzania, systemie jakości, możliwościach wykonawczych

Ocena ryzyka

Ryzyko (Rn) = P-stwo zdarzeń x Skutek, skutek: czas opóźnienia w realizowaniu, przekroczenie budżetu, funkcjonalność, kary umowne. Jeżeli mamy R1, R2, …, Rn ryzyk określamy kryterium decyzyjne.

Postępowanie z ryzykiem

• redukowanie, minimalizowanie, ograniczanie

• przeniesienie (np. ubezpieczenia)

• monitorowanie, nadzorowanie, tolerowanie

Sterowanie ryzykiem

1. Identyfikacja - identyfikacja zagrożeń i ich źródeł

2. Analiza - ocena ryzyk pod kątem ich zagrożenia i skutku

3. Redukowanie - środki i mechanizmy służące wpływaniu na ryzyka

4. Monitorowanie - bieżąca ocena ryzyka i informacja o ryzyku

1. …..

Powyższy proces przebiega wielokrotnie na etapie przeglądu wymagań klienta, projektowania, zakupów, produkcji oraz po zakończeniu przedsięwzięcia.

---