System motywacyjny dla firmy

System motywacyjny dla firmy powinien być kompleksowy, a to oznacza, że powinien spełniać cztery funkcje:

• Po pierwsze: Zapewniać odpowiednich pracowników w firmie, to znaczy skłaniać pracowników do włączenia się do zespołu i do podtrzymywania swego zatrudnienia w firmie przez cały czas niezbędny do realizacji zadań. Temu celowi służą przede wszystkim płace podstawowe, różne dodatki i świadczenia, gwarancja bezpieczeństwa zatrudnienia, jakość stosunków i warunków pracy oraz warunki do rozwoju. W przypadku wyjścia pracownika
  z dotychczasowej jednostki organizacyjnej i wejścia do innego zespołu istotnego znaczenia nabiera zachowanie prawa do przyznawanych innym pracownikom podwyżek płac, dodatków i świadczeń. Nie bez znaczenia może też być zmiana warunków zapewniających poczucie bezpieczeństwa zatrudnienia, dobrych warunków pracy, perspektyw rozwojowych i awansowych.

• Po drugie: Skłaniać do realizacji celów (zadań), to znaczy mobilizować do osiągania wyników. Temu celowi służy System Zarządzania Przez Cele (ZPC). Ocena wyników jest tutaj powiązana z podziałem ruchomej części wynagrodzenia pracownika / kierownika zespołu. System wynagrodzeń pieniężnych powinien być uzupełniony zestawem wyróżnień rzeczowych i niematerialnych (honorowych) przywiązanych do osiągnięć w realizacji celów, na których kierownictwu instytucji/ firmy szczególnie zależy.

• Po trzecie: Umacniać sposoby zachowań pożądanych z punktu widzenia celów i kultury organizacyjnej firmy oraz eliminować zachowania niepożądane. Temu celowi służą przede wszystkim okresowe oceny postępowania i rozwoju uczestnika zespołu oraz przywiązane do nich wyróżnienia. Proponujemy zatem prosty system okresowych ocen pracowniczych powiązanych z uczestnictwem w realizacji zadań. Najczęściej oceny wyników i postępowania w trakcie realizacji zadań wykorzystywane są później w przydziale dalszych zadań, przy awansowaniu pracowników, przeszeregowaniach, nagradzaniu, karaniu, korygowaniu metod pracy, typowaniu do szkolenia i ocenie jego efektów, zwalnianiu z pracy w zespole i wystawianiu opinii. W zależności od celów, do jakich wykorzystywane będą oceny pracownika / kierownika, dobierane są kryteria ocen, procedury, osoby oceniające i zasady gromadzenia danych.

• Po czwarte wreszcie: System motywacyjny powinien stymulować do rozwoju osobistego i zawodowego, w kierunku zgodnym z potrzebami firmy. Temu celowi służy przede wszystkim stworzenie pracownikowi perspektywy rozwojowej w zespole
  i w firmie oraz zaprojektowanie ścieżki kariery oraz ustalenie programów rozwojowych.

Po wprowadzeniu nowej metodologii i organizacji zarządzania przeprowadzone muszą być szkolenia dla całej kadry kierowniczej w zakresie metody Zarządzania przez Cele (ZPC), zasad motywowania w obrębie tej formuły organizacyjnej i sposobów praktycznego stosowania niniejszego systemu. Ponadto musi zostać przeprowadzona szczegółowa akcja wyjaśniająca zasady działania nowego systemu, po to, by uzyskać dla niego pełną akceptację pracowników. Działania te mają na celu psychologiczne i społeczne „ugruntowanie” nowego systemu w świadomości kadry kierowniczej i pracowników oraz harmonijne przejście do jego stosowania.

Wartościowanie prac

Aby skonstruować racjonalny system motywowania finansowego pożyteczne może być zróżnicowanie w trakcie kompletowania zespołu płac podstawowych, w relacji do wartości (znaczenia) danej pracy dla całego zespołu i firmy.

Aby stworzyć kryteria podziału korzyści materialnych dotyczące „znaczenia” prac dla realizacji zadań firmy, należy wykonać wartościowanie. Poniżej przedstawiono przykładowe rodzaje prac i metodykę ich wartościowania.

Korzyści z wartościowania prac:

• profesjonalnie przygotowana siatka płac podstawowych w jednostkach organizacyjnych,

• przekonanie pracowników i kierowników, że w firmie płaci się za to, co ma wartość
  dla firmy, ale też sprawiedliwie i wszechstronnie uwzględnia się wkład w wykonanie zadań służbowych,

• akceptacja różnic płacowych między stanowiskami pracy przez pracowników,

• możliwość zbudowania kompleksowego, spójnego systemu płacowego, uwzględniającego zróżnicowanie funkcji biznesowych stanowisk (ewentualnie w ramach formuły Zarządzania Przez Cele),

• stworzenie merytorycznych, akceptowanych podstaw do gradacji stanowisk, co jest konieczne do ustalania kolejności awansów, ścieżek karier i planów rozwoju kompetencji zawodowych pracowników i kierowników.

Kroki konieczne do wykonania wartościowania stanowisk:

1. Jakie mamy stanowiska pracy (formalnie i realnie)

1. Określenie treści prac na zidentyfikowanych stanowiskach

1. Stworzenie listy stanowisk wzorcowych

1. Sformułowanie listy kryteriów wartościowania stanowisk

1. Wykonanie wartościowania stanowisk

1. Określenie gradacji stanowisk

1. Opracowanie propozycji siatki płac zasadniczych.

Realizacja praktyczna:

Zadanie 1. Ekspercka diagnoza formalnego systemu motywacyjnego działającego
w jednostkach organizacyjnych (na podstawie dokumentów i wywiadów).

Rezultat: Raport diagnostyczny.

Zadanie 2. Identyfikacja typowych stanowisk pracy i zespołów ze względu na kryteria
biznesowe w centrali i jednostkach regionalnych oraz określenie, na czym polega efektywność biznesowa tych stanowisk (zespołów).

Rezultat: Propozycja kryteriów oceny efektywności pracy stanowisk i zespołów (oraz ich kierowników).

Zadanie 3. Seria sesji roboczych zespołu „sędziów kompetentnych” nt. wyodrębnionych stanowisk pracy w centrali i jednostkach organizacyjnych nt. kryteriów oceny efektywności
i doboru kryteriów wartościowania prac.

Rezultat: Raport podsumowujący propozycje zespołu „sędziów kompetentnych”.

Zadanie 4. Wartościowanie prac wykonywanych na stanowiskach w jednostkach - poprzez zespół „sędziów kompetentnych”.

Rezultat: Zwartościowane stanowiska pracy i gradacja stanowisk wraz z propozycją „widełek” płacowych w poszczególnych typach jednostek.

Przykładowe kryteria wartościowania prac

1. Wiedza - wykształcenie, znajomość metod, technik, narzędzi, rozwiązań

2. Doświadczenie zawodowe (lata i rodzaje)

3. Trudność problemów rozwiązywanych na stanowisku pracy

4. Umiejętność pracy z klientami

5. Inicjatywa, pomysłowość, samodzielność

6. Komunikowanie się

7. Odpowiedzialność za: finanse, zespoły, przedsięwzięcia, relacje z jednostkami
   organizacyjnymi, jakość rozwiązań, bezpieczeństwo ludzi / danych

8. Zarządzanie strukturami organizacyjnymi, przedsięwzięciami, ludźmi

9. Dyspozycyjność

10. Wykonywanie pracy w dużym stresie (psychicznym, fizycznym)

Poziomy spełniania kryteriów

Proponujemy pięć poziomów spełniania kryteriów przez daną pracę i tyleż możliwych punktów oceny:

1 punkt - poziom elementarny 2 punkty - poziom podstawowy

3 punkty - poziom średni 4 punkty - poziom wysoki

5 punktów - poziom bardzo wysoki

Definicje kryteriów wartościowania stanowisk pracy

i poziomów spełniania kryteriów

Kryterium 1. WIEDZA ZAWODOWA

Definicja kryterium

Kryterium to określa, jaki minimalny poziom w zakresie wiedzy zawodowej / specjalistycznej jest potrzebny do sprawnej realizacji zadań na stanowisku pracy. Pod pojęciem “wiedza” należy rozumieć: poziom wykształcenia, przygotowanie specjalistyczne (teoretyczne)
w zakresie metod i technik działania, stosowanych rozwiązań, narzędzi.

Definicja poziomów spełniania kryterium (przykład dla następnych kryteriów)

1	Do wykonywania tej pracy/ zadań wystarczy wiedza na poziomie szkoły podstawowej lub zasadniczej zawodowej (z uprawnieniami specjalistycznymi, jeśli są konieczne).
2	Do wykonywania pracy/ zadań potrzebna jest wiedza na poziomie szkoły średniej (z uprawnieniami specjalistycznymi, jeśli są konieczne).
3	Do wykonywania pracy potrzebna jest wiedza odpowiadająca szkole pomaturalnej lub wyższej szkole zawodowej/ studiom licencjackim.
4	Do wykonywania pracy wymagane jest wykształcenie wyższe.
5	Do wykonywania pracy wymagane jest wykształcenie wyższe wzbogacone wysokim poziomem wiedzy specjalistycznej (w tym staże zawodowe, studia podyplomowe, kursy, samokształcenie).

Kryterium 2. DOŚWIADCZENIE ZAWODOWE

Definicja poziomów spełniania kryterium

1	Do wykonywania pracy nie jest potrzebne doświadczenie zawodowe, można tę pracę podjąć bezpośrednio po szkole.
2	Do wykonywania pracy potrzebna jest niewielkie doświadczenie zawodowe, typu ukończony staż na stanowisku, krótki okres przyuczenia do pracy.
3	Do wykonywania pracy potrzebne jest małe (ale co najmniej roczne) doświadczenie w danym zawodzie lub doświadczenie w wykonywaniu podobnych prac.
4	Do wykonywania pracy wymagane jest średnie (co najmniej 3-letnie) doświadczenie zawodowe.
5	Do wykonywania pracy wymagane jest duże doświadczenie zawodowe, poparte pracą na różnych stanowiskach w danym zawodzie lub doświadczenie z zakresu różnych dziedzin, zawodów, specjalizacji.

Kryterium 3. TRUDNOŚĆ ROZWIĄZYWANYCH PROBLEMÓW

Definicja kryterium

Kryterium to opisuje w jakim zakresie osoba pracująca na danym stanowisku musi rozwiązywać problemy techniczne, organizacyjne, prawne, ekonomiczne, społeczne. Uwzględnia się tu różne stopnie trudności, złożoności problemów, a także czy problemy mają charakter rutynowy, czy dostępna jest pomoc w ich rozwiązywaniu, czy wymagają samodzielnego podejmowania decyzji.

Definicje poziomów spełniania kryterium

1	Praca ma charakter rutynowy. Gdy pojawiają się problemy, są one rozstrzygane przez zwierzchnika.
2	Problemy pojawiające się na tym stanowisku są niezbyt trudne. Rozwiązywanie polega na zastosowaniu jednej z dobrze opisanych metod działania, zgodnie z procedurami. Proponowane rozwiązania są w szczegółach konsultowane ze zwierzchnikiem.
3	W pracy pojawiają się problemy o średnim stopniu złożoności i trudności, wymagające od pracownika samodzielnego zastosowania wiedzy specjalistycznej.
4	Praca wymaga rozwiązywania trudnych i złożonych problemów specjalistycznych oraz przedstawiania wariantów rozwiązań dla decydentów. Wskazane jest twórcze myślenie i poszukiwanie informacji/ konsultacji specjalistycznych na zewnątrz firmy.
5	Praca wymaga umiejętności samodzielnego twórczego przewidywania i definiowania problemów. Problemy są niezwykle trudne i złożone, dotyczą działań w szerokiej skali. Ich rozwiązywanie wymaga wiedzy z różnych dziedzin. Pomoc jest trudno dostępna.

Kryterium 4. UMIEJĘTNOŚĆ PRACY Z KLIENTAMI

Definicja kryterium

Kryterium to określana w jakim zakresie na stanowisku pracy mamy do czynienia
z zadaniami wymagającymi umiejętności rozpoznawania rynku, pozyskiwania klientów
i utrzymywania ich, a także operowania złożonymi nowoczesnymi zbiorami informacji
o klientach z wykorzystaniem metod informatycznych..

Definicja poziomów spełniania kryterium

1	Prace na stanowisku nie wymagają pracy z klientami.
2	Prace wymagają prostych kontaktów z klientami, na temat typowych spraw, bez konieczności prowadzenia dużych zbiorów informacji o klientach.
3	W pracy pojawiają się zadania wymagające samodzielnego utrzymywania relacji z klientami i wykazania się umiejętnością utrzymywania znacznej ilości danych o grupie klientów, ale dotyczy to standardowych i prostych produktów.
4	Praca wymaga dużych zdolności do utrzymywania trudnych relacji z wymagającymi klientami. Większość zadań angażuje wysokie umiejętności w prowadzeniu trudnych produktów. Wykonuje się operacje na dużych zbiorach informacji o klientach.
5	Praca wymaga wybitnych zdolności w prowadzeniu działalności handlowej. Wszystkie zadania dotyczą najtrudniejszych produktów i najbardziej wymagających klientów. Wykonuje się złożone operacje analityczne na dużych zbiorach informacji.

Kryterium 5. INICJATYWA, POMYSŁOWOŚĆ i SAMODZIELNOŚĆ

Definicja kryterium

Kryterium to określa w jakim zakresie od osoby zatrudnionej na tym stanowisku wymaga się inicjatywy, rozwijania lub adaptowania pomysłów i rozwiązań. Uwzględnia się tu także, czy praca wymaga wykazywania samodzielności oraz elastyczności działania.

Definicje poziomów spełniania kryteriów

1	Na tym stanowisku inicjatywa i samodzielność nie są wymagane.
2	Od osoby zajmującej to stanowisko wymaga się aby raz na jakiś czas wykazała się własna inicjatywą lub dokonywała usprawnień dotyczących zakresu własnej pracy.
3	Praca na tym stanowisku wymaga przejawiania inicjatywy i elastyczności działań. Oczekuje się, że pracownik będzie się wykazywał pomysłowością i czasami będzie proponował innowacje, głównie polegające na adaptacji rozwiązań już opracowanych.
4	Duża część zadań na tym stanowisku wymaga pomysłowości, kreowania nowych niestandardowych rozwiązań i samodzielnego działania
5	Istotą pracy na tym stanowisku jest kreatywność, autorskie opracowywanie nietypowych rozwiązań i samodzielne działanie. Od pracownika wymaga się stałej inicjatywy, a także umiejętności samodzielnego organizowania sobie pracy.

Kryterium 6. KOMUNIKOWANIE SIĘ

Definicja kryterium

Kryterium to określa rodzaj kontaktów na tym stanowisku i wymagania stawiane pracownikom w zakresie sprawnej wymiany informacji oraz umiejętności interpersonalnych.

Definicje poziomów spełniania kryterium

1	Na tym stanowisku wymiana informacji jest rutynowa, nie wymaga specjalnych predyspozycji w nawiązywaniu kontaktów. Kontakty wymagają jedynie zwykłej grzeczności i uprzejmości.
2	Od osoby zajmującej to stanowisko wymaga się, aby kontaktowała się z pracownikami niektórych innych komórek. Komunikacja ma charakter branżowej wymiany informacji. Wymagana jest rzetelność i dokładność informacji.
3	Praca na tym stanowisku wymaga kontaktów z różnymi komórkami w firmie i sporadycznych kontaktów zewnętrznych. Wymagana jest umiejętność sprawnego komunikowania się, a także umiejętność prowadzenia instruktażu / szkolenia.
4	Praca na tym stanowisku wymaga dość szerokich kontaktów w ramach firmy i poza nią. Konieczne są umiejętności interpersonalne na wysokim poziomie, w tym umiejętność przekonywania, doradzania, negocjowania i szkolenia.
5	Istotą pracy na tym stanowisku są stałe kontakty z różnymi komórkami w firmie i rozległe kontakty instytucjami zewnętrznymi - klientami / dostawcami. Wymagane są bardzo duże umiejętności nawiązywania i utrzymywania kontaktów, w tym przekonywania, negocjowania, doradzania, wpływania na innych., łagodzenia napięć.

Kryterium nr 7. ODPOWIEDZIALNOŚĆ

Definicja kryterium

Kryterium to określa w jakim zakresie osoba na danym stanowisku jest odpowiedzialna
za realizowane przedsięwzięcia i jakość rozwiązań / wykonanych prac, finanse, zespoły, współpracę z jednostkami organizacyjnymi, bezpieczeństwo ludzi / danych.

Definicje poziomów spełniania kryterium

1	Odpowiedzialność jest minimalna, praca na tym stanowisku jest pod stałym nadzorem zwierzchnika
2	Od osoby zajmującej to stanowisko wymaga się podstawowej odpowiedzialności za jakość i terminowość wykonania powierzonych zadań, współpracę w ramach zespołu.
3	Praca na tym stanowisku związana jest z pełną odpowiedzialnością za samodzielnie wykonywaną pracę (w tym odpowiedzialność materialna), a także współpracę w ramach zespołu i współpracę z innymi komórkami organizacyjnymi firmy.
4	Osoba na tym stanowisku jest odpowiedzialna za jakość wysoko specjalistycznej pracy własnej, znaczne środki finansowe lub za pracę zespołu realizującego przedsięwzięcia. Odpowiada za bezpieczeństwo danych i/lub pracowników sekcji / działu, budżet przedsięwzięcia / sekcji / wydziału, a także za współpracę z innymi komórkami organizacyjnymi w firmie oraz za współpracę z instytucjami zewnętrznymi.
5	Na tym stanowisku mamy do czynienia ze znaczną odpowiedzialnością finansową lub pośrednią odpowiedzialnością za pracę większości pracowników firmy, bezpieczeństwo danych / pracowników, budżet i wynik finansowy oddziału, a także za współpracę z innymi komórkami organizacyjnymi firmy i współpracę zewnętrzną.

Kryterium 8. ZARZĄDZANIE

Definicja kryterium

Kryterium to określa w jakim zakresie na danym stanowisku realizowane są funkcje kierowania - zarządzanie przedsięwzięciem, zarządzanie zespołem ludzi, zarządzanie strukturami organizacyjnymi.

Definicje poziomów spełniania kryterium

1	Na tym stanowisku nie są realizowane funkcje zarządzania.
2	Na tym stanowisku zdarzają się zadania wymagające doraźnie zaplanowania działań zespołowych, koordynacji wykonania i nadzoru nad przebiegiem prac innych osób.
3	Praca na tym stanowisku związana jest ze stałym kierowaniem zadaniami, realizowanymi przez niewielki zespół pracowników.
4	Osoba na tym stanowisku kieruje sekcją lub działem, bądź złożonym przedsięwzięciem ważnym z punku strategii firmy.
5	Na tym stanowisku mamy do czynienia z zarządzaniem złożoną strukturą organizacyjną - na szczeblu samodzielnej jednostki organizacyjnej firmy.

Kryterium 9. DYSPOZYCYJNOŚĆ

Definicja kryterium

Kryterium to uwzględnia konieczność wykonywania pracy poza normalnymi godzinami
lub poza miejscem zamieszkania.

Definicje poziomów spełniania kryterium

1	Na tym stanowisku dyspozycyjność nie jest wymagana.
2	Na tym stanowisku sporadycznie zdarzają się zadania wymagające wykonywania pracy poza normalnymi godzinami lub poza miejscem zamieszkania.
3	Na tym stanowisku okresowo, cyklicznie konieczne jest wykonywanie pracy poza normalnymi godzinami lub poza miejscem zamieszkania.
4	Na tym stanowisku praca jest trudna do zaplanowania, wymaga częstego pozostawania do dyspozycji kierownictwa poza normalnymi godzinami lub dość częste są delegacje.
5	Na tym stanowisku mamy do czynienia z pełną dyspozycyjnością pracownika - bardzo często musi wykonywać pracę poza normalnymi godzinami i/ lub pozostaje “pod telefonem” lub bardzo częste są wyjazdy służbowe.

Kryterium 10. PRACA W WARUNKACH STRESU

Definicja kryterium

Kryterium to uwzględnia napięcia towarzyszące wykonywaniu zadań, związane bądź z fizycznymi warunkami pracy (zagrożenia bhp), bądź wynikające z presji psychicznej
(np. duża trudność zadań, presja czasowa, brak odpowiednich środków działania, napięcia
w kontaktach z ludźmi, duże ryzyko).

Definicje poziomów spełniania kryterium

1	Na tym stanowisku praca jest spokojna, rytmiczna, bez napięć.
2	Na tym stanowisku sporadycznie zdarzają się napięcia lub okresowo pojawiają się drobne uciążliwości fizycznych warunków działania
3	Na tym stanowisku okresowo pojawiają się zadania realizowane w warunkach presji psychicznej albo okresowo praca jest realizowana w uciążliwych warunkach fizycznych.
4	Na tym stanowisku mamy systematycznie do czynienia z dość dużymi napięciami psychicznymi albo fizyczne warunki pracy okresowo stwarzają zagrożenia.
5	Na tym stanowisku praca wykonywana jest stale w warunkach bardzo silnego stresu psychicznego lub występuje stałe zagrożenie fizyczne.

Przykładowe wyniki wartościowania prac

Nr	Kryterium Nazwa pracy / zadania	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	Σ
1	Projektowanie Systemów	5	5	5	5	5	5	3	3	5	4	45
2	Dobór Systemów	5	5	5	5	5	5	3	3	4	3	43
3	Kierowanie Podprojektem	4	4	4	5	5	5	4	4	3	4	42
4	Analizy Operacji i Projektowanie	4	5	4	4	5	5	4	4	3	4	42
5	Nadzór nad Wdrożeniem Systemu	4	5	4	4	4	5	4	4	4	4	42
6	Instalacja i Serwis Systemu	4	4	4	4	5	4	4	4	4	4	41
7	Konserwacja Systemu	4	4	4	4	5	4	4	4	3	4	40
8	Testowanie Aplikacji	4	5	3	4	4	4	4	4	3	3	38
9	Koordynacja i Logistyka w Projekcie	4	4	4	3	4	5	4	4	3	3	38
10	Prowadzenie Spraw Finansowych	4	5	4	3	3	4	4	3	2	2	34
11	Kontrola Zgodności Realizacji Projektu z Planem	5	5	3	3	3	4	4	1	2	1	31

Po wykonaniu wartościowania prac w projekcie, jak w powyższym przykładzie, można skonstruować tak zwane „widełki płacowe; na przykład:

punktacja od 30 do 31 - płaca podstawowa od 1.500 do 2.000

od 36 do 37 - - „ - od 3.000 do 4.000

od 44 do 45 - - „ - od 6.000 do 8.000

---