System informatyczny

SPIS TREŚCI

I. Dane o obiekcie ........................................................................................... 3

II. Zakres systemu informatycznego ............................................................... 4

III. Funkcje systemu ......................................................................................... 8

IV. Wymagania i ograniczenia projektu .......................................................... 9

V. Łączność międzyterminalowa ................................................................... 10

VI. System informatyczny - bazy danych ...................................................... 12

VII. Działanie pojedynczej bazy wiedzy - uproszczony schemat blokowy ... 13

I. DANE O OBIEKCIE

Projekt systemu informatycznego dotyczy Ośrodka Szkolenia Kierowców i Przysposobienia Politechnicznego w Piotrkowie Trybunalskim, działającego na podstawie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej nr 8706 z dn. 10.10.1994r. Kierownikiem placówki jest Tomasz Klukowski. Ośrodek zatrudnia dziesięciu pracowników. W organizacji ośrodka zastosowano strukturę poziomą o następującym schemacie:

Rys. 1.1. Schemat organizacji ośrodka

Rys. 1.2. Schemat organizacji ośrodka w liczbach

Ośrodek oferuje usługi w zakresie:

• kursów specjalistycznych

• kursów kierowców i kandydatów na kierowców

• jazd instruktażowych i doszkalających.

II. ZAKRES SYSTEMU INFORMATYCZNEGO

INSTRUKTORZY:

• program szkoleniowy dot. placu manewrowego

• plan egzaminów wewnętrznych (praktycznych)

• plan egzaminów państwowych (praktycznych)

• grafik obsługi technicznej pojazdów

WYKŁADOWCY :

• program szkolenia teoretycznego dla zaawansowanych

• program szkoleniowy dot. ruchu drogowego

• program szkoleniowy dla osób dokształcających

• program szkolenia indywidualnego

• program szkoleniowy w ramach „zielonej szkoły”

• plan egzaminów wewnętrznych (teoretycznych)

• plan egzaminów państwowych (teoretycznych)

KADRY I KSIĘGOWOŚĆ :

• ewidencja osób zatrudnionych

• grafik urlopów

• ewidencja zwolnień chorobowych

• lista płac

• ewidencja przychodów i rozchodów

BIURO OBSŁUGI KLIENTA (BOK) :

• ewidencja klientów

• dokumentacja kursowa

• przyjmowanie zgłoszeń na kurs i jazdy doszkalające

Baza „Instruktor” ma na celu pomoc jak i usprawnienie pracy związanej z praktycznym procesem szkolenia. Stanowić ma również kompendium wiedzy dotyczącej technicznej obsługi pojazdu. Przedmiotowy program umożliwi właściwą realizację zadań, bez potrzeby ingerencji zwierzchnika jednostki.

Proponowane oprogramowanie: pakiet MS Office 97 (ze szczególnym
uwzględnieniem programów: Excel, Outlook), Prawo jazdy 2000,
specjalistyczne, komputerowe symulacje kierowania pojazdem wraz z
wirtualnym schematem placu manewrowego.

Baza „Wykładowca” przedstawia całokształt zagadnień wymaganych w procesie szkolenia w oparciu o Dziennik Ustaw oraz Zarządzania i Instrukcje Ministra Transportu i Spraw Wewnętrznych. Zadaniem programów, wchodzących w skład „Wykładowcy” jest ułatwienie pracy wykładowcom, jak również ekonomiczniejszy i niosący ze sobą większe możliwości proces wizualnego szkolenia kandydatów na kierowców.

Proponowane oprogramowanie: pakiet MS Office 97 (ze szczególnym
uwzględnieniem programów: Excel, Outlook), Prawo jazdy 2000
(przepisy dot. prawa o ruch drogowym, testy, znaki drogowe, schematy zasad
pierwszeństwa przejazdu) itp.

Baza „Kadry i Księgowość” stworzona została z założeniem usprawnienia większości procesów występujących w tych ciałach. Dotyczą one koordynacji między zatrudnieniem a płacami, a także analizy księgowań po stronie „winien” i „ma”. Działania takie umożliwiają podejmowanie racjonalnych decyzji finansowych w zakresie rozwoju firmy.

Proponowane oprogramowanie: pakiet MS Office 97 (ze szczególnym
uwzględnieniem programów: Word, Excel, Access), programy do sporządzania
miesięcznych deklaracji ZUS (np. Płatnik - produkt firmy PROKOM Software
S.A.), oraz do prowadzenia książki przychodów i rozchodów (np. Księga
Podatkowa - firmy CDN Ltd.).

Baza „BOK” niweluje problemy i nieścisłości związane z obsługą klientów i potencjalnych klientów. Dodatkowym atutem jest możliwość zabezpieczania danych osobowych, co w przypadku funkcjonowania ustawy o ochronie takich danych wydaje się być faktem dość znaczącym. Programy bazy poszerzają możliwości komunikacyjne biura obsługi o wykorzystanie faxu i poczty elektronicznej.

Proponowane oprogramowanie: pakiet MS Office 97 (ze szczególnym
uwzględnieniem programów: Word, Excel, Access), specjalistyczne
oprogramowanie, stworzone z myślą o planowaniu tygodniowego rozkładu
pracy dla wszystkich instruktorów, program do obsługi
telefonu i faxu za pomocą modemu np. Fax Talk Communicator (dołączany do
modemów firmy Zoltrix) lub w pełni polski niezbyt drogi InFAX firmy INEX
Software, klient poczty elektronicznej np. MS Outlook Express
(preferowana wersja: 5.0) lub freewareowy Pegasus Mail, przeglądarki stron
WWW.

Wszystkie wymienione programy działają w oparci o system operacyjny MS Windows 95¹⁾. Dla stabilniejszej pracy systemu preferowaną wersją jest wersja OSR2 lub mniej ekonomiczna druga, poprawiona wersja MS Windows 98.

W przypadku komunikacji międzyterminalowej skorzystano z sieci globalnej Internet. Kontakt taki odbywać się będzie przy pomocy wspomnianego wyżej klienta poczty elektronicznej, FTP, oraz codziennie aktualizowanych serwisów stron WWW (znajdujących się na serwerze komercyjnym np. Polboxu). Do części tych informacji istnieje możliwość ograniczonego dostępu (weryfikacja hasłowa). Do przeglądania stron WWW wykorzystać będziemy można natomiast bezpłatny pakiet MS Internet Explorer 5.0, czy też spolszczoną wersja Netscape Communicatora -
Sylabę Komunikator, w najnowszej wersji 4.7.

Dostęp do sieci uzyskiwany będzie z poszczególnych terminali za pomocą modemu. W przypadku połączenia tego typu wymagane będzie doinstalowanie z pakietu MS Windows karty Dial-Up. Instalacja taka pozwoli, przy użyciu protokołu TCP/IP na łączenie się z serwerami telefonicznymi typu PPP, RAS i Netware Connect.

W celu ochrony danych, wszystkie komputery powinny być wyposażone w odpowiednie oprogramowanie antywirusowe, tj. np. AntyViral Toolkit Pro (AVP), czy też MkS_Vir dla MS Windows.

III. FUNKCJE SYSTEMU

Podstawowymi funkcjami, jakie z założenia ma spełniać omawiany w projekcie system informatyczny, są:

• ułatwienie pracy poszczególnym komórkom firmy

• skrócenie czasu pracy związanej z ewidencją i księgowaniem

• wielopoziomowe planowanie ewidencji zleceń na jazdy i doszkolenia

• ciekawsze i bardziej skuteczne przekazywanie wiedzy zarówno praktycznej, jak i teoretycznej

• rozbudowa sektora komunikacyjnego o możliwość związane z wykorzystaniem faxu i sieci Internet

• szybkie przekazywanie informacji (klient poczty elektronicznej, FTP, WWW), bez konieczności kontaktu bezpośredniego - oszczędność czasu

• oszczędność powierzchni przestrzennej, dzięki wykorzystaniu cyfrowej metody utrwalaniu danych (na nośnikach magnetycznych: dyskietka, dysk twardy, bądź optycznych - płyta CD-R/RW).

IV. WYMAGANIA I OGRANICZENIA PROJEKTU

Data wdrożenia projektu przewidziana jest na styczeń roku 2000. System zbudowany będzie w oparciu o komputery klasy PC, działające w środowisku MS Windows 95 OSR2 lub MS Windows 98 SE. Mimo, iż na rynku dostępna jest już wersja MS Windows 2000 doświadczenie skłania do korzystania z poprawionych - bardziej stabilnych wersji tego środowiska. Również dla profilu przewidzianych zadań systemy MS Windows 95 OSR2 oraz MS Windows 98 są w pełni wystarczające. Projekt przewiduje zakup dziesięciu komputerów, po jednym dla każdego z pracowników, oraz jedengo zestawu multimedialnego, będącego stałym wyposażeniem sali wykładowej.

Dane techniczne dot. zestawu multimedialnego:

Płyta główna PII BX - Asus P3B-F, procesor Intel Pentium III 450, SDRAM 256 MB, HDD Seagate 28 GB BARRACUDA (UDMA 66, 7200 rpm), CD-ROM LG 40x (opcjonalnie, zamiast CD-ROM; DVD LG 8080B + dekoder DVD Real Magic), karta graficzna VooDoo III STB 3000 32 MB AGP, monitor 21” CTX EX 1200, karta muzyczna Sound Blaster Live BOX, FDD 3,5', urządzenia peryferyjne.

Dane techniczne dot. pozostałych zestawów:

Płyta główna FIC 503+ na chipsecie VIA MVP 3, procesor AMD K6-2-400, SDRAM 64/128 MB, HDD Seagate 8,4 GB, karta graficzna RIVA 128 8MB ZX AGP, monitor CTX VL550, karta muzyczna Sound Maker 128XG na chipsecie Yamaha 724, modem Zoltrix Spirit 56K PCI, FDD 3,5', urządzenia peryferyjne.

W przypadku komputerów dla kadr, księgowości i biura obsługi klienta dodatkowo drukarki: 1x HP LJ 1100 A, 2x HP 610C, oraz nagrywarka CD-RW, w celu ochrony i archiwizacji danych.

V. ŁĄCZNOŚĆ MIĘDZYTERMINALOWA

Jak już wcześniej wspomniałem, w wyniku wysokich kosztów jakie niesie ze sobą połączenie (dedykowane) stałego łącza, do dziesięciu niezależnych od siebie terminali zrezygnowałem z tego rozwiązania, zastępując go bardziej ekonomicznym połączeniem (zwykłym) modemowym. Dzięki zainstalowaniu na komputerach oprogramowania TCP/IP, każda z nich stanie się prawdziwym węzłem sieci Internet. Mając dodatkowo do dyspozycji oprogramowanie klienta programów poczty elektronicznej, FTP czy WWW będziemy mieli możliwość korzystania z nich bez pośrednictwa komputera węzłowego (hosta). Jak wiadomo programy do obsługi poczty elektronicznej, WWW, czy też FTP są oprogramowaniem pośredniego przekazywania informacji. Dzięki sieci Internet i odpowiedniemu oprogramowaniu mamy również możliwość bezpośredniego kontaktu między kilkoma użytkownikami komputerów. Wykorzystując programy takie jak mIRC (licencjonowany), bądź MS Net Meeting (freeware), istnieje możliwość zorganizowania internetowego zebrania, konferencji, czy też wideokonferencji, pod warunkiem, że nasz zestaw wyposażony jest dodatkowo w kamerę internetową.

Podsumowując, korzystanie z sieci Internet otwiera nowe, szerokie możliwości w dziedzinie szybkiej komunikacji. Dysponując modemem i odpowiednim oprogramowaniem będziemy mieli możliwość, w zależności od naszych potrzeb na pośredni lub bezpośredni (wykorzystywany zwłaszcza jeśli użytkownicy znajdują się w dwóch różnych strefach taryfy telefonicznej) kontakt z innymi użytkownikami sieci globalnej.

VI. System informatyczny - podstawowe bazy danych

Lp.	Rodzaj bazy	Przeznaczenie	Użytkownik	Rodzaj zbioru
1.	Zestawienie usług oferowanych przez firmę	Informacja dla klienta	Biuro Obsługi Klienta	Podstawowy mdb
2.	Cennik	Informacja dla klienta, wystawianie dowodów wpłat	Kadry i Księgowość, Biuro Obsługi Klienta	Podstawowy mdb
3.	Ewidencja kursantów ^1)	Pełna informacja o kliencie	Wszystkie komórki organizacyjne	Podstawowy mdb
4.	Ewidencja zleceń	Grafik tygodniowy	Biuro Obsługi Klienta, Instruktorzy	Podstawowy mdb
5.	Ewidencja przychodów i rozchodów ^2)	Dana do PIT	Kadry i Księgowość	Podstawowy mdb lub baza programu Księga Podatkowa
6.	Ewidencja pracowników	Pełna informacja o pracowniku, dane dla ZUS	Kadry i Księgowość, Dyrektor	Podstawowy mdb lub baza programu Płatnik
7.	Ewidencja środków trwałych	Naliczanie amortyzacji	Kadry i Księgowość	Podstawowy mdb

Wszystkie wymienione wyżej bazy zostały opracowane przy użyciu programy MS Access 97, będącego częścią pakietu MS Office 97. Każda z baz jest integralną częścią bazy głównej. Między poszczególnymi bazami istnieją logiczne powiązania, dzięki zastosowaniu w nich wspólnych pól wiążących.

VII. DZIAŁANIE POJEDYNCZEJ BAZY WIEDZY - UPROSZCZONY SCHEMAT BLOKOWY

¹⁾ Wszystkie programy muszą posiadają licencję producenta; wyjątek stanowią programy typu freeware.

¹⁾ Szablon tej bazy znajduje się w załączniku nr 1.

²⁾ Szablon tej bazy znajduje się w załączniku nr 2.

3

KIEROWNIK

Modem

KADRY I KSIĘGOWOŚĆ

2

INSTRUKTORZY NAUKI JAZDY

BOK

WYKŁADOWCY

1

2

4

1

Identyfikacja Autoryzacja

Serwer dostępu do sieci

e-mail FTP

Internet

WWW

Telnet

Stacja robocza

Modem

Stacja robocza

Rys. 1.5. Schemat połączenia międzyterminalowego

Modem

Serwer dostępu do sieci

Identyfikacja Autoryzacja

Modem

załaduj (bazę)

START

wczytaj (dane)

dane  liczba

komórka := dana

aktualizuj pola wiążące

wyświetl (zawartość)

szukaj formuły (*.dane.*)

istnieje formuła  true

oblicz (formuła)

STOP

+

-

-

+

---